К сложным структурам кадровой службы относятся структуры, построенные по функциональному признаку или иным признакам, например, географическому, продуктовому, проектному, процессному и т. д.
Функциональная структура предполагает выделение внутри службы кадров структурных подразделений и их специализацию в соответствии с видами кадровой работы.
Количество функциональных структурных подразделений и распределение задач между ними зависят от объема работ по каждому направлению деятельности службы.
Возглавляется служба руководителем или директором по персоналу, которому подчиняются руководители функциональных структурных подразделений.
Такая структура создается в крупных организациях и позволяет более эффективно решать конкретные задачи по управлению персоналом.
Кроме того, при такой структуре руководство службы имеет возможность сосредоточиться на стратегических вопросах управления персоналом. При этом к руководству отделами службы могут быть привлечены профильные специалисты.
Для успешного функционирования такой службы большое значение имеют грамотно налаженный и четко структурированный процесс контроля за исполнением поручений и установление ответственности исполнителей.
Еще один тип сложной структуры службы управления персоналом построен не на функциональном разделении обязанностей между внутренними структурными подразделениями, а на области ответственности этих подразделений.
Другими словами, все отделы службы управления персоналом могут выполнять одинаковые функции, но обеспечивать деятельность территориально разобщенных структурных подразделений, отдельных проектных групп, отдельных производственных направлений или направлений деятельности организаций, оказывающих разные услуги.
Существует также понятие матричной организационной структуры службы управления персоналом. В этом случае кадровая служба может иметь любую постоянную структуру – линейную или функциональную, но специалисты этой службы входят в состав временных проектных групп. Кадровые специалисты в этом случае имеют двойное подчинение – руководителю кадровой службы и руководителю проектной группы. При этом руководитель проектной группы определяет содержание труда специалистов, а руководитель кадровой службы осуществляет контроль за выполнением поставленных в рамках проекта задач.
Участки кадровой работы
Функции кадровой службы (службы управления персоналом) достаточно разнообразны. Выполнение этих функций может быть поручено отдельным специалистам или структурным подразделениям в зависимости от структуры кадровой службы.
Выделяют следующие основные участки кадровой работы:
– ведение кадровой документации и документации по личному составу;
– осуществление кадрового учета;
– обеспечение хранения документации по личному составу;
– формирование кадрового резерва и обеспечение движения кадров;
– поиск, привлечение, подбор и отбор персонала;
– организация и проведение оценки персонала;
– организация и проведение аттестации персонала;
– организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры персонала;
– организация обучения персонала;
– организация адаптации и стажировки персонала;
– организация оплаты труда персонала;
– разработка и реализация социальной политики в области персонала;
– разработка и реализация системы стратегического управления персоналом организации;
– организация труда и разработка мер по обеспечению безопасности труда.
В связи с тем, что все направления деятельности по управлению персоналом тесно взаимосвязаны между собой, функциональное наполнение каждого участка работы будет индивидуально для каждой организации и для каждого отдельного специалиста.
Работы, выполняемые в рамках одного направления конкретным структурным подразделением или специалистом, детально прописываются в локальных нормативных актах кадровой службы – положениях об отделах и должностных инструкциях работников.
Ведение кадрового делопроизводства и кадрового учета предполагает следующие виды работ:
– подготовку проектов локальных нормативных актов в сфере кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом;
– документирование трудовых отношений с работниками;
– ведение трудовых книжек;
– оформление и ведение регистрационных форм;
– ведение информационно-справочной работы по кадровой документации, включая формирование личных дел работников, оформление личных карточек работников;
– подготовку документации к передаче в архив, оформление номенклатуры дел структурного подразделения;
– ведение табельного учета, учета рабочего времени;
– подготовку справок и выписок из документов;
– обеспечение взаимодействия кадрового структурного подразделения с пенсионным фондом, органами социального страхования, службами занятости и т. д.
Работа по поиску, привлечению и отбору персонала включает в себя следующие действия:
– анализ рынка труда;
– формирование требований к кандидат у на вакантную должность;
– поиск персонала посредством рекрутинга, прямого поиска, хедхантинга;
– работу с кадровым резервом;
– взаимодействие с вузами, центрами занятости, кадровыми агентствами;
– размещение информации о вакансиях на различных ресурсах;
– реализацию методов аутсорсинга, лизинга, аутстаффинга персонала;
– анализ резюме соискателей, проведение собеседований, тестирование и отбор кандидатов, отвечающих требованиям вакансии.
Формирование кадрового резерва – это деятельность, включающая в себя следующие виды работ:
– расчет потребности в персонале, анализ факторов текучести персонала, составление прогнозов изменений в штатной и организационной структурах организации;
– разработку перечня должностей, подлежащих резервированию;
– формирование списков кандидатов на резервируемые должности;
– проведение тестирования, оценки, аттестации кандидатов на должности кадрового резерва;
– комплексное планирование карьеры персонала.
Деятельность по формированию резерва, как правило, ведется в комплексе с деятельностью по оценке персонала и его развитию. Оценка персонала включает разработку плана оценки персонала, проведение мероприятий по оценке персонала, включая аттестацию, тестирование квалификации сотрудников, личностных показателей и др.
Движение кадров подразумевает текучесть кадров, связанную как с объективными причинами обновления трудового коллектива, так и с продвижением работников по карьерной лестнице. Эта деятельность включает следующие составляющие:
– анализ текучести кадров, выработку и реализацию мер по ее коррекции;
– определение фактической и прогнозируемой потребности в персонале;
– планирование карьеры персонала;
– оптимизацию расстановки персонала;
– документальное оформление движения кадров.
Движение кадров напрямую связано с развитием персонала.
Участок работы, связанный с обучением и развитием персонала, включает следующий комплекс мер:
– определение потребности в обучении персонала;
– разработку планов профессиональной карьеры работников;
– организацию повышения квалификации, переподготовку руководителей и специалистов через обучение по различным программам;
– организацию производственной практики студентов;
– подготовку и разработку учебных планов и программ;
– привлечение сторонних обучающих центров и учебных заведений для обучения и сертификации работников в соответствии с требованиями профессиональных стандартов.
Повышение эффективности труда, совершенствование системы оплаты труда и реализация социальной политики осуществляются службой кадров посредством проведения следующих мероприятий:
– разработки, совершенствования и внедрения современных систем оплаты труда и премирования;
– формирования коллективного договора;
– нормирования труда;
– организации работы по аттестации рабочих мест;
– совершенствования графиков работы организации, режима сменности;
– ведения и анализа статистики по трудовым показателям;
– социального страхования персонала;
– разработки форм социальной защиты персонала;
– организации фонда материальной помощи;
– взаимодействия с Пенсионным фондом Российской Федерации;
– осуществления медицинского и других видов страхования работников;
– выплаты ссуд и пособий;
– предоставления возможности прохождения санаторно-курортного лечения и т. д.
Должностной и численный составы службы кадров (службы управления персоналом)
Должностной и численный составы службы зависят от многих факторов, включающих масштаб организации, общее количество работников, текучесть кадров, объемы работы по управлению персоналом и документированию трудовых отношений.
Установить необходимое количество работников службы можно с помощью метода расчета явочной численности.
Формулы расчета явочной численности приведены в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров (утв. Постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 № 78).
Этот метод основан на вычислении общей трудоемкости всех видов нормируемых и ненормируемых работ, выполняемых структурным подразделением за год, и последующим делением этого показателя на полезный фонд рабочего времени одного работника за год.
Нормируемые работы – это те операции, для которых рассчитаны и установлены нормативы времени. Они приведены в указанном выше сборнике и исчисляются в человеко-часах.
Ненормируемые, соответственно, – это те операции, для которых установленных норм нет.
Для ненормируемых работ нормы могут быть рассчитаны самой организацией с помощью таких оргпроектных методов, как фотография и самофотография рабочего дня.
Фотография и самофотография представляют собой таблицы, в которые самим работником или наблюдающим вносятся следующие показатели: вид работы – начало – окончание – длительность (в часах) – объем или норма выработки.
Эти таблицы позволяют высчитать средний показатель трудоемкости каждого ненормируемого вида работ. Кроме того, они содержат объем выполняемых нормируемых работ, который необходим для расчета их годовой трудоемкости.
Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется по формуле:
где Т
н
Н
bphj
V
1
i = 1, 2…, n – виды выполняемых работ.
То есть для каждого вида нормируемой работы рассчитывается годовая трудоемкость, а потом эти показатели суммируются.
Нормы времени в этой формуле рассчитываются с помощью коэффициента, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени работников «К» принимается равным 8 % на выполнение единицы нормируемой работы:
где Н
вp
T
оп
Годовая трудоемкость ненормируемых работ, то есть не предусмотренных сборником определяется по формуле:
где Т
нн
Н
врмj
V
j
j = 1, 2…, m – виды работ.
Так же как и для нормируемых работ, для каждого вида ненормируемой работы рассчитывается годовая трудоемкость, а потом эти показатели суммируются.
Общая годовая трудоемкость всех видов работ рассчитывается по формуле:
где Т
о
Численность работников, необходимая для выполнения работ по комплектованию и учету кадров (Ч), исчисляется по формуле:
где Ч – численность работников, чел.;
Ф
п
В сборнике указывается, что Ф
п
Метод расчета явочной численности является трудоемким и может иметь некоторую погрешность, так как не всегда удается отследить весь объем работ кадрового структурного подразделения.
Альтернативой при расчете количества работников кадровых служб может быть применение нормативов предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти, утвержденных Постановлением Минтруда России от 5 июня 2002 г. № 39.
Несмотря на то, что этот правовой акт разработан для федеральных органов исполнительной власти, коммерческие организации могут применять его в качестве рекомендательного.
Должностной состав службы определяется руководством организации в соответствии с теми задачами, которые на нее возлагаются.
При наименовании должностей специалистов службы кадров работодатель может опираться на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также на Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом.
Обязательность применения этих нормативно-методических документов предусмотрена только для отдельных должностей и профессий, если с выполнением работ по ним связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, установленных в правовых актах РФ (ст. 57 ТК РФ).
В остальных случаях работодатель может сам выбирать наименование должностей. Вместе с тем нельзя забывать, что работа специалистов, как правило, регламентируется на локальном уровне должностными инструкциями, составлять которые необходимо, опираясь на типовые квалификационные характеристики и должностные обязанности, приведенные в квалификационном справочнике и профессиональных стандартах.
Руководители и специалисты кадровой службы
Должности работников в сфере кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом делятся на три категории – руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители).
В основном эти виды деятельности обеспечиваются руководителями и специалистами.
В соответствии с ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов) к категории «Руководители» относятся следующие должности:
– заведующий отделом (по управлению кадрами и трудовыми отношениями) (код 22046);
– начальник отдела (управления кадрами и трудовыми отношениями) (код 24696);
– менеджер по персоналу (код 2403).
К категории «Специалисты» относятся следующие должности:
– инженер по подготовке кадров (код 22675);
– инспектор по кадрам (код 22956);
– специалист по кадрам (код 26583);
– техник по труду (код 27072);
– экономист по труду (код 27755).
Должность табельщика (код 26904) относится к категории «Другие служащие».
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих содержит следующие квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов, связанных с деятельностью по кадровому обеспечению и управлению персоналом:
1) заместитель директора по управлению персоналом;
2) начальник отдела кадров;
3) начальник отдела подготовки кадров;