В-третьих, при организации работы уделите большое внимание четкому планированию. Для того чтобы все работало как швейцарские часы, огромное внимание нужно уделить тотальному планированию вашей деятельности.
План работы отдела нужно составлять на год, полугодие, квартал и неделю. При этом ставить в известность весь отдел об изменениях во времени проведения поставленных мероприятий. Для этого нужно быть в теме преобразований в компании, а также планируемых кадровых назначений.
Пункты планинга:
1. Планировать – установить порядок действий.
· Спрогнозировать правильный курс.
· Установить цели.
· Развитие стратегии (решить, как и когда достичь цели).
· Составить программу (установить приоритеты, последовательность и временные интервалы шагов).
· Бюджетировать (определить и выделить ресурсы).
· Установить процедуры (стандартизировать методы работы).
· Сформировать линию поведения по важным, часто встречающимся вопросам.
2. Организовать работу – выстроить систему работ для достижения эффективного выполнения цели.
3. Направлять – действовать на достижение желаемого результата.
· Делегировать полномочия.
· Мотивировать на работу.
· Координировать работу, особенно в наиболее эффективных комбинациях.
· Управлять изменениями.
4. Контролировать.
· Определить, какие данные необходимы, как и когда.
· Образовать стандарты исполнения.
· Определить степень отклонения от целей и стандартов.
· Откорректировать планы, запланировать заново и повторить цикл.
· Подвести итоги.
Информационную кампанию по любым вопросам нужно продумывать заранее, чтобы согласовать ее с руководством, продумать выпускаемые материалы, а может быть, даже успеть подготовить их и согласовать.
Большое внимание уделите анализу ситуации на каждом из пунктов деятельности. Если что-то пошло не по задуманному изначально плану, подготовьте альтернативные пути достижения поставленных задач.
Для этого нужно помнить о цикле планирования – от цели к реализации:
· Анализ ситуации.
· Выработка альтернатив.
· Оценка альтернатив.
· Выбор альтернатив.
· Постановка задач.
Для того чтобы оценить альтернативные варианты решений, нужно в первую очередь сформулировать все возможные варианты решения. После этого сформулировать все значимые критерии (лучше выписать, что вы хотите учесть, когда будете делать выбор). Взвесить или согласовать критерии. После этого оцените варианты решений в соответствии с вашими критериями-соображениями. Можно оценить каждый вариант по шкале от -2 до +2, где -2 будет означать полное несоответствие выбранному критерию, -1 покажет простое несоответствие, 0 – данный вариант критерия не будет иметь никакого влияния на критерий, +1 будет означать, что решение положительно скажется на критерии, +2 будет означать полное соответствие варианта критерию. После этого рассчитайте решение.
Распланируйте задачи:
· Составьте список задач.
· Оцените длительность выполнения каждой задачи.
· Зарезервируйте время.
· Примите решение по приоритетам, изменениям и делегированию.
· Проанализируйте результаты.
Необходимо также выбрать адресные группы планируемой PR-кампании. Выделяют три вида целевых аудиторий.
Первичная. Это та аудитория, на которую вам нужно повлиять, изменив ее мнение о компании.
Вторичная – это лидеры мнений, оказывающие влияние на первичную аудиторию.
Третичная. Она включает в себя группы (ассоциации и др.), влияющие как на первичную, так и на вторичную группы.
Для каждой из групп необходимо разработать отдельные сообщения.
Помимо планирования работы в общем, не нужно забывать о частном. Рекомендуем вести мониторинг публикаций, тем, заявленных в СМИ, и подготовку на них ответов.
Нужно запоминать все вопросы для решения, поступившие от журналистов, выловленные в соцсетях, анализировать потенциальные риски и уязвимости, для того чтобы избежать неприятностей.
Потому что, как правило, такие вопросы очень часто задаются в ходе мероприятий, к теме вопроса не имеющих никакого отношения.
Задача вторая. Связь со СМИ
Что нужно сделать пресс-службе с нуля? Во-первых, составить список средств массовой информации, с которыми компания точно будет работать – то есть тех, кто так или иначе связан с компанией или организацией и будет рассматривать темы, предложенные вами. И начать нужно с тех редакций, что находятся рядом с вами, и самых авторитетных редакций.
Знакомство всегда надо начинать с начала – то есть со знакомства с редактором. Тут важно заручиться поддержкой нового для вас СМИ, определить время их выхода в эфир, чтобы точно успевать с новой информацией к началу выпуска, или сдаче номера в печать, или часу, когда дежурный выключает свой компьютер и идет в школу за ребенком. Все изменения в редакционной жизни хорошо держать в поле зрения, чтобы точно знать, что ваши сообщения не провалятся в день отправки и дойдут до адресата.
Примечания
1
Ворошилов В. В. Современная пресс-служба. М.: КноРус, 2009. С. 56.
2
Кочеткова А. В., Тарасов А. С. Современная пресс-служба. М.: Эксмо, 2009. С. 87.
3
Ильченко С. Н., Кривоносов А. Д. Современная пресс-служба. СПб.: С.-Петерб. гос. ун-т, 2005. С. 52.
4
Егина Е. Функции пресс-службы [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.advertiser-school.ru/pr-theory/press-service-functions.html.
5
Егина Е. Функции пресс-службы [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.advertiser-school.ru/pr-theory/press-service-functions.html.