1.2. Основополагающие элементы
В данном разделе дается описание основополагающих элементов, необходимых для работы в области и понимания дисциплины управления проектами.
1.2.1. Проекты
Проект – это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата.
♦ Уникальные продукт, услуга или результат. Проекты реализуются для достижения целей путем создания поставляемых результатов. Цель – это конечный результат, на который должны быть направлены работы; стратегическая позиция, которую следует занять; задача, которую следует решить; результат, который следует получить; продукт, который следует произвести; или услуга, которую следует оказать. Поставляемый результат – это любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность оказать услугу, которые необходимо получить для завершения процесса, фазы или проекта. Поставляемые результаты могут быть материальными и нематериальными.
Достижение целей проекта может произвести один или несколько из перечисленных ниже поставляемых результатов:
• уникальный продукт, который может быть либо компонентом другого продукта, либо улучшением или исправлением какого-то продукта, либо сам по себе новым конечным продуктом (например, устранением дефекта в конечном продукте);
• уникальная услуга или способность предоставлять услугу (например, бизнес-подразделение, поддерживающее производство или дистрибуцию);
• уникальный результат, такой как конечный результат или документ (например, исследовательский проект приносит новые знания, которые можно использовать для определения наличия тенденции или выгоды какого-либо нового процесса для общества);
• уникальное сочетание одного или нескольких продуктов, услуг или результатов (например, программное приложение, связанная с ним документация и услуги службы технической поддержки).
Те или иные элементы могут повторяться в некоторых поставляемых результатах и операциях проекта. Данное повторение не меняет фундаментальных и уникальных характеристик работ проекта. Например, офисные здания могут строиться из одинаковых материалов или одной и той же строительной бригадой. Однако каждый строительный проект остается уникальным по своим главным характеристикам (например, местоположение, проектное решение, окружающая среда, обстановка, участвующие люди).
Проекты предпринимаются на всех уровнях организации. В проекте могут участвовать один или несколько человек. В проекте может участвовать одно структурное подразделение организации или несколько структурных подразделений различных организаций.
В качестве примеров проекта можно привести, среди прочего:
• разработку новых фармацевтических препаратов для рынка;
• расширение экскурсионных туристических услуг;
• слияние двух организаций;
• совершенствование бизнес-процесса в организации;
• приобретение и установка нового компьютерного аппаратного обеспечения для использования в организации;
• разведка нефтяных месторождений в регионе;
• модификация компьютерной программы, используемой в организации;
• проведение исследований для разработки нового производственного процесса;
• строительство здания.
♦ Временное предприятие. Временный характер проектов указывает на наличие определенного начала и окончания. Определение «временный» не обязательно означает, что проект рассчитан на короткое время. Окончание проекта наступает, когда верным является одно или несколько из следующих утверждений:
• достигнуты цели проекта;
• цели не будут или не могут быть достигнуты;
• финансирование на осуществление проекта исчерпано или больше не может быть выделено;
• потребность в проекте отпала (например, заказчик больше не хочет завершения проекта, изменение в стратегии или приоритетах требует прекращения проекта, руководство организации дает указание прекратить проект);
• исчерпаны человеческие или материальные ресурсы;
• проект прекращается по юридическим причинам или соображениям целесообразности.
Проекты являются временными, но их поставляемые результаты могут существовать и после окончания проекта. Проекты могут давать поставляемые результаты социального, экономического, материального или экологического характера. Например, проект по возведению памятника государственного значения производит поставляемый результат, который, как ожидается, останется на века.
♦ Проекты служат движущей силой изменений. Проекты служат движущей силой изменений в организациях. С точки зрения бизнеса, цель проекта состоит в переходе организации из одного состояния в другое для достижения конкретной цели (см. рис. 1–1). Обычно считается, что до начала проекта организация находится в исходном состоянии. А желаемый результат изменения в ходе осуществления проекта описывается как будущее состояние.
Некоторые проекты могут предполагать создание переходного состояния, когда выполняется несколько вытекающих один из другого шагов для достижения будущего состояния. Результатом успешного завершения проекта является переход организации к будущему состоянию и достижение конкретной цели. Дополнительную информацию по управлению проектом и изменениями смотрите в документе «Управление изменениями в организациях: практическое руководство» (Governance of Portfolios, Programs, and Projects: A Practice Guide) [6].
Рис. 1–1. Переход организации к новому состоянию с помощью проекта
♦ Проекты позволяют создавать бизнес-ценность. PMI определяет бизнес-ценность как чистую, количественно определяемую выгоду, получаемую от бизнес-предприятия. Выгода может быть материальной, нематериальной или и той, и другой. В бизнес-анализе бизнес-ценностью считается полученная выгода в таких формах, как время, деньги, товары или нематериальные активы, в обмен на какое-то вложение. См. «Бизнес-анализ для специалистов-практиков: практическое руководство» (Business Analysis for Practitioners: A Practice Guide, стр. 185)[7].
Под бизнес-ценностью проектов понимается выгода, которую в результате осуществления конкретного проекта получают заинтересованные стороны. Выгода от реализации проекта может быть материальной, нематериальной или и той, и другой.
В качестве примеров материальных элементов можно назвать:
• денежные средства,
• акционерный капитал,
• инженерные сети,
• основные средства,
• инструменты,
• долю рынка.
В качестве примеров нематериальных элементов можно назвать:
• гудвилл (деловая репутация и коммерческий опыт),
• узнаваемость марки,
• общественное благо,
• товарные знаки,
• соответствие стратегии,
• репутацию.
♦ Контекст инициации проекта. Руководители организаций инициируют проекты в ответ на факторы, влияющие на состояние дел в их организациях. Существует четыре основных категории данных факторов, которые позволяют лучше понять контекст проекта (см. рис. 1–2):
• обеспечение соответствия нормативно-правовым, юридическим или социальным требованиям;
• удовлетворение запросов или потребностей заинтересованных сторон;
• реализация или изменение бизнес- или технологических стратегий;
• создание, совершенствование или исправление продуктов, процессов или услуг.
Рис. 1–2. Контекст инициации проекта.
Данные факторы влияют на текущую операционную деятельность и бизнес-стратегии организации. Руководители реагируют на данные факторы с целью обеспечить жизнеспособность организации. Проекты дают организациям средство для успешного осуществления изменений, необходимых для принятия мер в отношении данных факторов. Данные факторы должны быть, в конечном счете, увязаны со стратегическими целями организации и бизнес-ценностью каждого проекта.
В таблице 1–1 показано, как взятые для примера конкретные факторы можно сопоставить с одной или несколькими основными категориями факторов.
Таблица 1–1. Примеры факторов, которые вызывают необходимость в создании проекта.
1.2.2. Важность управления проектом
Управление проектом – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Управление проектом осуществляется посредством надлежащего применения и интеграции процессов управления проектом, установленных для данного проекта. Управление проектом дает организациям возможность исполнять проекты результативно и эффективно.
Результативное управление проектом помогает отдельным лицам, группам, а также государственным и частным предприятиям:
♦ достигать бизнес-целей;
♦ удовлетворять ожидания заинтересованных сторон;
♦ быть более предсказуемыми;
♦ повышать вероятность успеха;
♦ поставлять нужный продукт в нужное время;
♦ разрешать проблемы и вопросы;
♦ своевременно реагировать на риски;
♦ оптимизировать использование ресурсов организации;
♦ выявлять, возобновлять или прекращать неудачные проекты;
♦ управлять ограничениями (например, содержанием, качеством, расписанием, стоимостью, ресурсами);
♦ балансировать влияние ограничений на проект (например, увеличение содержания может потребовать увеличения стоимости или сроков);
♦ лучше управлять изменениями.
Плохое управление проектом или отсутствие управления проектом может привести к:
♦ нарушению установленных сроков,
♦ превышению стоимости,
♦ плохому качеству,
♦ доработкам,
♦ бесконтрольному расширению проекта,
♦ репутационным потерям организации,
♦ неудовлетворенности заинтересованных сторон,
♦ неспособности достичь целей, ради которых проект был организован.
Проекты – это главный способ создания ценности и выгод в организации. В современной бизнес-среде руководителям организаций необходимо уметь осуществлять управление в условиях более ограниченных бюджетов, сжатых сроков, недостатка ресурсов и быстро меняющихся технологий. Бизнес-среда характеризуется высокой динамичностью с ускоряющимися темпами изменений. Чтобы сохранить конкурентоспособность в условиях мировой экономики, компании активно переходят к управлению проектами с целью добиться неуклонного получения бизнес-ценности.
Результативное и эффективное управление проектом следует считать стратегической компетенцией в организации. Оно позволяет организации:
♦ увязывать результаты проекта с бизнес-целями,
♦ более успешно конкурировать на своих рынках,
♦ добиваться устойчивости своей организации,
♦ реагировать на воздействия изменений бизнес-среды на проекты с помощью надлежащей корректировки планов управления проектами (см. раздел 4.2).
1.2.3. Взаимосвязи между управлением проектом, программой, портфелем и управлением операционной деятельностью
1.2.3.1. Общие сведения
Применение процессов, инструментов и методов управления проектом создает в организации прочную основу для достижения поставленных целей и решения стоящих перед нею задач. Проект может управляться по трем разным сценариям: как самостоятельный проект (вне портфеля или программы), в рамках программы, или в рамках портфеля. Когда проект реализуется в составе портфеля или программы, руководитель проекта взаимодействует с руководителем портфеля и программы. Например, для осуществления нескольких целей и задач организации может потребоваться осуществить несколько проектов. В таких ситуациях проекты могут быть сгруппированы вместе в одной программе. Программа – это ряд связанных друг с другом проектов, вспомогательных программ и мероприятий программы, управление которыми координируется для получения выгод, которые были бы недоступны при управлении ими по отдельности. Программа не означает «большой проект». Очень большой проект можно назвать «мегапроектом». Для ориентира, мегапроекты имеют стоимость 1 млрд. долл. США и более, оказывают влияние на 1 млн. человек и более и осуществляются в течение многих лет.
Некоторые организации могут использовать портфель проектов с целью результативного управления несколькими программами и проектами, которые осуществляются одновременно в данное время. Портфель – это проекты, программы, вспомогательные портфели и операционная деятельность, управляемые как группа с целью достижения стратегических целей. На рис. 1–3 представлен пример взаимосвязей между портфелями, программами, проектами и операционной деятельностью в конкретной ситуации.
Управление программой и управление портфелем отличаются от управления проектом по их жизненным циклам, операциям, целям, основной задаче и выгодам. Однако портфели, программы, проекты и операционная деятельность во многих случаях связаны с одними и теми же заинтересованными сторонами и могут требовать использования тех же ресурсов (см. рис. 1–3), что может вести к возникновению конфликтной ситуации в организации. Ситуация такого типа усиливает необходимость координации внутри организации с помощью управления портфелями, программами и проектами в целях обеспечения реалистичного баланса в организации.
На рис. 1–3 представлена схема структуры типового портфеля, на которой показаны взаимосвязи между программами, проектами, общими ресурсами и заинтересованными сторонами. Компоненты портфеля сгруппированы вместе в целях обеспечения результативного руководства и управления этой работой, которая помогает реализовать стратегические и первоочередные задачи организации. Организационное планирование и планирование портфеля оказывают влияние на компоненты в результате приоритизации с учетом рисков, финансирования и других соображений. Представление в разрезе портфеля позволяет организациям увидеть, как стратегические цели представлены в портфеле. Данное представление в разрезе портфеля дает также возможность обеспечить реализацию и координацию руководства соответствующими портфелями, программами и проектами. Данное согласованное руководство делает возможным авторизованное выделение человеческих, финансовых и материальных ресурсов с учетом ожидаемых показателей и выгод.
Рис. 1–3. Портфель, программы, проекты и операционная деятельность
Представление об управлении проектом, программой и портфелем с точки зрения организации:
♦ в центре управления программой и проектом стоит задача осуществления программ и проектов «правильным» образом,
♦ основная задача управления портфелем состоит в осуществлении «правильных» программ и проектов.
В таблице 1–2 представлен сравнительный обзор портфелей, программ и проектов.
Таблица 1–2. Сравнительный обзор управления проектом, программой и портфелем
1.2.3.2. Управление программой
Управление программой определяется как применение к программе знаний, навыков и принципов для достижения целей программы и получения выгод и контроля, которые были бы недоступны при управлении компонентами программы по отдельности. «Компонент программы» означает проекты и другие программы, входящие в состав данной программы. Управление проектом сосредоточено на взаимозависимостях внутри проекта с целью определить оптимальный подход к управлению им. При управлении программой основное внимание уделяется взаимозависимостям между проектами, а также между уровнями проекта и программы с целью определить оптимальный подход к управлению ими. Действия, связанные с данными взаимозависимостями между уровнями программы и проекта, могут включать в себя: