Якщо звернути увагу на працівників успішних малих компаній, то ви побачите, що вони сумлінно і багато працюють, зазвичай навіть більше, ніж персонал великих корпорацій. Водночас заробляють вони менше, у них менше можливостей для професійного розвитку і менші масштаби діяльності. Подивіться на це з точки зору талановитої людини, яка бажає багато чого досягти в житті. Які її перспективи в малому бізнесі? Якщо вона дуже добре працює, то швидко «впреться головою у стелю». Навіть якщо така людина стане найвищим керівником у маленькій компанії, однаково проблем матиме більше, ніж перемог. До того ж, намагаючись досягти високих результатів у своїй роботі, такий працівник неминуче буде брати на себе все більше і більше суміжних областей, обростати обов’язками, втім значну частину часу займатиметься не тим, про що мріяв, а просто буде справлятися з хаосом. Можна сказати, що в малому бізнесі є тільки один плюс – він може перетворитися у великий.
Щоб компанія продовжувала зростати тривалий час, необхідно подолати безліч бар’єрів, зокрема впоратися з проблемами в керуванні людьми. Як консультант я спілкуюся з великою кількістю керівників та працівників і в малому бізнесі часто натрапляю на людей, які навіть не усвідомлюють правил гри, в яку вони грають, та законів, що стосуються управління людьми.
Часто керівниками стають просто хороші фахівці, які вміло роблять свою справу, але й гадки не мають про те, як організувати роботу підлеглих. Більшість з них вважають, що інструменти керівника – це накази, заохочення та покарання. До того ж вони навіть із наказами не вміють поводитися професійно та не мають уявлення про те, як правильно їх віддавати, як контролювати виконання, як отримувати звіти. Упевнений, вам зустрічалися такі керівники відділів продажів, які недавно ще були хорошими продавцями. Вони компетентні в роботі з клієнтами, але не знають, що робити з підлеглими. Улюблений коник, якого вони постійно сідлають, – «роби, як я». Вони наївно думають, що головний інструмент керівника відділу продажів – власний приклад і поради щодо переговорів.
Колись і я був таким керівником, наївно вважаючи, що якщо наша компанія торгує комп’ютерами, то головне – це продажі і від цього залежить весь успіх. Продавцем я був непоганим, і всі інші працівники компанії із задоволенням спостерігали за тим, як я це роблю. Звичайно ж, оплески тішать самолюбство, але неможливо створити успішну компанію за принципом «зірка та всі інші», для великих досягнень потрібна командна робота.
Бути такою «зіркою» теж справа нелегка, але створити дійсно успішну компанію і досягти високих результатів з таким підходом не вийде. Для справжнього успіху потрібні не тільки професійні навички у продажах або знання технології виробництва, ключовим моментом є здатність налагодити управління діяльністю. Це не щось неймовірно складне, закони управління групою людей старі як світ. Однак правдою є і те, що їх дуже непросто застосувати в невеликій компанії, де кожна людина і кожна гривня лічені.
У цій книжці ви зможете знайти відповіді на питання, що лежить в основі управління компанією і найголовніше – як це застосувати на практиці навіть у невеликій компанії.
Розділ 1. Командна гра
Найперше, з чим варто розібратися, – це значення поняття «адміністрування». Більшість людей абсолютно переконана, що адміністрування – це просто умовність, яка не має жодного стосунку до реальної роботи та є штучною. Зазвичай адміністрування сприймають як синонім бюрократії – марне псування паперу, що тільки ускладнює роботу і не має жодної користі: звіти, наради, різноманітні бланки. Здається, що все це створено для того, щоб заважати роботі. Замість того щоб просто виробляти та продавати, люди змушені витрачати час на заповнення якихось папірців. Навіть у тлумачному словнику вказано, що адмініструвати – це «керувати бюрократично, за допомогою наказів і розпоряджень замість конкретного керівництва». Неймовірно, але факт – бюрократія замість конкретного керівництва! Тому не варто дивуватися, що адміністрування має погану славу, а адміністратори уявляються якимось канцеляристами, які не цікавляться діяльністю, а тільки перекладають папери.
Напевно, тому, коли у компанію приходить консультант із питань керування – іншими словами, фахівець з адміністрування, – працівники не зустрічають його оваціями. А коли керівник компанії намагається налагодити роботу системи планування або впровадити регулярні звіти, співробітники сприймають це як зазіхання на свою свободу та гідність і ставляться до таких нововведень вороже. Однак усі чомусь забувають просту істину – для того щоб була гра, мають бути певні правила.
Спробуйте уявити собі футбольний чемпіонат, у якого немає заздалегідь запланованого календаря ігор, таблиць із результатами, системи підрахунку балів, правил жеребкування та інших адміністративних інструментів. Звичайно, гра не полягає в цих календарях або звітних таблицях, однак що було б, якби всі ці інструменти зникли у футболі? Світ би втратив грандіозну гру.
Будь-яку діяльність можна розділити на дві складові: технологічну та адміністративну. Наприклад, у роботі продавця технологією є те, як він спілкується з клієнтом, як демонструє йому переваги продукту, як залагоджує конфліктні ситуації та укладає угоду. Навіть якщо цей продавець працює самостійно, йому все одно потрібно вести хоч якесь адміністрування, щонайменше акуратно записувати клієнтів у блокнот і підраховувати, скільки товару він продав. Необхідність цього зрозуміла, адже якщо він не буде щоденно підраховувати обсяг продажів, то не зможе проаналізувати, які технологічні дії підвищують його результати. Він навіть не зможе збагнути, йдуть його справи добре чи погано. Якщо він не вестиме записи по роботі з клієнтами, то вже через місяць не зможе згадати деталей співпраці з кожним із них, що з часом вплине на його продажі. Від роботи продавця залежить робота виробництва та відділу закупівель, і якщо продавець не планує обсяг своїх продажів, виробничники та закупники також не зможуть планувати свою роботу. Якщо людина працює у команді, адміністрування стає важливою складовою її діяльності, адже дозволяє узгодити дії кожного працівника з іншими членами команди.
Мабуть, ця ідея видається незвичною, однак тільки за допомогою вмілого адміністрування можна створити цікаву гру, гру, що надихає! Парадокс у тому, що у свідомості багатьох людей адміністрування – це щось жахливе та занудне, а гра – поняття протилежне, сповнене емоціями та задоволенням. Адміністрування асоціюється з формальностями, а гра – зі свободою та драйвом, тож давайте розставимо всі крапки над «і».
Людям дійсно подобається грати в ігри. Навіть якщо немає можливості самому взяти участь, одне лише спостерігання за грою може подарувати задоволення. Зацікавлення та емоції, які викликає чемпіонат з футболу, ні з чим не порівняти – цілі міста завмирають під час фінального матчу, головною темою розмов стає обговорення, як грали «наші». Подивіться на комп’ютерних гравців, що змагаються з віртуальними монстрами, – вони «прокачують» своїх героїв, вигадують тактику, вони готові витрачати на це весь свій час. Такі люди настільки захоплюються, що їх неможливо відтягнути від комп’ютера, і, що кумедно, перемоги у комп’ютерній грі нічого не дають їм у реальному житті. Однак гравці зазвичай згодні жертвувати реальним життям заради драйву, який відчувають під час гри. Гра поглинає всю їхню увагу, вони витрачають на неї свій час, а іноді навіть здоров’я. Скоріш за все ви колись казали собі: «От би цю енергію та у правильне русло, якби він стільки енергії спрямував на роботу!» І це – правда. Захоплена людина не тільки отримує дивовижні результати, а й задоволення від самої гри.
Ви ж не вважаєте, що видатні спортсмени, які ставлять неймовірні рекорди, роблять це заради грошей і необхідності годувати сім’ю? Звичайно, нагороди – це приємно. Коли нагороди у грі дозволяють тобі не турбуватися про хліб насущний, а повністю віддаватися грі – це чудово. Однак люди грають в ігри просто тому, що їм подобається грати, вони люблять підійматися на вершину гори, ставати чемпіонами у своїй сфері діяльності. Як же зробити так, щоб робота стала грою і дарувала стільки ж емоцій, як дарують звичайні ігри? Насамперед для цього потрібно розуміти, як влаштована гра.
Перше, що має бути у будь-якій грі, – це власний вибір людини. Для того щоб грати у гру по-справжньому, людина мусить сама обрати цю сферу діяльності, у неї має бути власне бажання щось довести, досягти певної мети. Спробуйте змусити грати у футбол людину, яка цього не хоче, або спробуйте затягнути на стадіон людину, яка ненавидить командні ігри. Згадайте тих бідолах, яких батьки відправили навчатися на юристів, а вони мріяли займатися мистецтвом. У кращому випадку людина дарма витратить кілька років у виші та рано чи пізно почне займатися улюбленою справою. У найгіршому – хтось дійсно стане юристом з примусу і буде з огидою працювати до кінця життя, не відчуваючи задоволення від свого заняття і, як правило, без значних результатів у діяльності.
Важко створити шедевр, якщо ти не любиш справу, якою займаєшся. Напевно, через це так складно керувати солдатами, які потрапили в армію з тієї лише причини, що не знайшли способу відкосити. Розумієте, ці хлопці, вже перебуваючи у війську, продовжують активно боротися за те, що не грають у гру «армія», вони активно доводять, що не мають до неї жодного стосунку. Їхня улюблена гра у війську – змагатися між собою в тому, хто зробить менше роботи, та рахувати дні до дембеля. Для них армія – це не гра, а радше в’язниця. І зверніть увагу на професійних військових, які самостійно обрали для себе цей шлях. Вони ніби зліплені з іншого тіста, більшості дійсно подобається їхня діяльність. Незважаючи на складнощі та небезпеку, їх переповнює гордість за свою справу. Різниця лише в тому, що одні грають у гру за власним бажанням, а інші опинилися на бойовому полі під впливом обставин.
Зауважте, що багатьом людям набагато простіше захопитися тим, щоб прикінчити якихось віртуальних героїв на комп’ютері, ніж щиро доєднатися до того, що виведе їхню компанію у лідери ринку. Це дуже кумедно і нелогічно, втім люди можуть щиро вважати, що успіх компанії – це не їхня справа, а ось масове винищення поросят в Angry Birds – те, на що дійсно варто витрачати життєві сили. Одна й та сама людина може пристрасно вболівати за улюблену футбольну команду і бути абсолютно байдужою до успіхів компанії, в якій працює. Причина цього тільки в одному – для багатьох людей компанія, куди вони ходять на роботу, не є тим, чому вони бажають перемоги.
Як ви думаєте, що відповість пересічний працівник компанії на запитання: як ти вважаєш, яка головна ціль нашої компанії? Мій досвід підказує, що в малому бізнесі ви досить часто почуєте у відповідь: «Прибуток». Це означає, що працівник вважає сенсом існування компанії, у котрій працює, примноження багатства власника. Природно, що у цьому разі ні про привабливість мети, ні про бажання грати, ні про творчість не може бути й мови. Навіщо йому грати у гру «зробимо нашого боса багатшим»? Можливо, звичайно, цей працівник отримує якусь частину від прибутку і тому зацікавлений в її збільшенні. Однак у такому випадку він грає у гру «заробити якомога більше», а це також не командна гра. Керівників дивує те, що співробітники мають низьку мотивацію, слабке бажання працювати, але хто ж захоче ганяти по полю м’яч заради того, щоб у кишені боса дзвеніло? Якщо це дійсно так, то головні цілі компанії не викликають у них бажання до цих цілей доєднатися, не викликають емоцій, можна сказати, що ці люди поза грою.
Основна причина такої ситуації – відсутність у компанії важливих цілей, які члени команди вважають привабливими, або ж нерозуміння таких цілей. Якщо людина не розуміє головних цілей діяльності, гри не буде. Вона може за власним бажанням прагнути досягнення головних цілей компанії, тільки якщо знає про них і, звичайно, якщо керівник правильно просуває такі цілі. Просто уявіть собі людину, якій сказали копати яму, але не пояснили, для чого це потрібно. Тільки робот у такій ситуації викладатиметься на повну. Однак, якщо людині пояснити, що яма потрібна для того, щоб забезпечити дитячий будинок гарячою водою, ви побачите, як зміниться його ставлення до справи, з’явиться наснага та енергія.
Постановка головних цілей групи відноситься до адміністрування, а не до технології діяльності компанії. Так, у футболі технологією є прийоми, які гравці використовують на полі і якими вони мусять володіти досконало, а формулювання мети – «надерти зад супротивнику» – це адміністрування. Без такої мети найвитонченіші технологічні прийоми не мають сенсу.
Наступна невіддільна складова гри – це правила, котрі формують межі гри та описують можливі дії. Якщо правил немає, то гри немає, якщо правила руйнуються, гра зникає. Якщо б у футболі не було конкретних правил, а кожен гравець діяв так, як йому спаде на думку, гра б перетворилася на хаос. Так і у компанії мають діяти конкретні правила, що визначають права та обов’язки членів команди. Звичайно, будь-які правила створюють обмеження, які необхідні для того, щоб гра тривала. Досить часто, коли в малому бізнесі запроваджують такі правила, як певний розклад роботи, вимоги до зовнішнього вигляду, стандарти звітності, це викликає незгоду серед працівників.
На це є дві причини. Перша цілком зрозуміла: річ у тім, що запровадження нового правила, яким би розумним і корисним воно не було, – це зміна вже чинного, негласного правила, що дозволяло працівникові одягатися на роботу за власним смаком.
В одній з моїх компаній була введена нова політика[1], яка регламентувала зовнішній вигляд працівників, макіяж працівниць та використання парфумів. Навіть після того, як мої колеги ознайомилися з цією політикою, довелося докласти багато зусиль, щоб досягти виконання цих вимог. Правила були логічними і простими, адже жодна розумна людина не сперечатиметься з тим, що професійний зовнішній вигляд персоналу викликає у клієнтів більше довіри, а яскравий макіяж та їдкий одеколон її руйнують. Однак керівникам довелося докласти чималих зусиль, щоб ці правила виконувалися. Після неодноразових зауважень директор компанії був вимушений ввести ранковий «фейс-контроль» на вході в офіс. Порушників просто не пропускали, відправляли додому, щоб вони довели до ладу свій зовнішній вигляд. Тільки за допомогою цього досить жорсткого нововведення вдалося досягти того, щоб всі працівники дотримувалися правил. Формування та впровадження таких правил – це адміністрування, яке, звичайно, створює обмеження в діяльності, але без цього неможливо виконувати роботу.
Тому коли вводяться якісь нові правила, що суперечать тим, що були встановлені раніше, можливо, навіть негласні, необхідно їх роз’ясняти працівникам, треба домовлятися про такі зміни. Адже для того, щоб існувала гра, необхідне бажання кожного члена команди виконувати правила. Якщо правила змінюються, потрібно це узгодити з членами команди, інакше вони продовжуватимуть стару гру або навіть створять власну гру «нумо покажемо керівникам, що вони помиляються». У будь-якому разі гарної гри не буде.
Інша причина, що викликає незгоду при введенні нових правил, глибша, вона зачіпає прагнення людей до самовираження. Будь-яка людина прагне самовираження. Якщо хтось відчуває, що його у цьому намагаються обмежити, він сприймає це як спробу нашкодити його індивідуальності.