Чаще всего исследователи в качестве риска отмечают нарушение конфиденциальности и потерю контроля над ресурсами и функциями, а также указывают на то, что аутсорсер не всегда досконально разбирается в специфике деятельности заказчика.
В дополнение к выше перечисленным рискам, авторы выделяют:
Риски внешней среды заказчика:
• смена руководства;
Риски внутренней среды исполнителя (внешние для заказчика):
• прием на услуги без предварительной экспертизы качества учета предыдущих периодов:
• неверная оценка объема оказываемых услуг;
• несоблюдение условий договора;
• халатное отношение к обязанностям сотрудниками исполнителя;
• технические сбои оборудования исполнителя;
• перестраховка при уплате налогов и сборов;
• неадекватное управление аутсорсинговой компанией.
Риски внутренней среды заказчика:
• неверная постановка целей;
• неверный выбор аутсорсинговой компании;
• недостаточная проработка условий договора;
• навязывание невыгодных условий контакта аутсорсинговым компаниям;
• некорректная передача процессов;
• слишком быстрый рост бизнеса заказчика;
• некорректное отношение к сотрудникам исполнителя;
• неадекватное управление отношениями с исполнителем на всех этапах взаимодействия.
Дополняя труды предшественников, авторы предлагают собственную интерпретацию преимуществ, недостатков, ограничений и рисков финансового аутсорсинга.
Преимущества. Использование преимуществ финансового аутсорсинга позволяет организациям повысить управляемость и качество выполнения переданных на аутсорсинг процессов, снизить стоимость содержания финансовой службы и риски штрафных санкций, сконцентрироваться на осуществлении основных видов деятельности, развитии компании, повысить общую конкурентоспособность.
К преимуществам относятся:
Стандартизация. Крупные опытные аутсорсинговые компании, владеют методологией, позволяющей стандартизировать сложные процессы финансового аутсорсинга, что, в свою очередь, позволяет избегать дублирования функций и поддерживать оптимальный количественный и качественный состав проектной команды в долгосрочной перспективе. Это особенно актуально для организаций с разветвленной филиальной структурой, а также для инвестиционных фондов, приобретающих новые бизнесы.
Оптимизация. Оптимизация процесса – это выбор лучшего варианта из множества возможных. Оптимизация выполнения учетных функций начинается еще в процессе формирования стоимости услуг, когда будущий исполнитель в лице аутсорсинговой компании оценивает необходимый количественный и качественный состав проектной команды, используя специальную методику. Спустя определенное время, которое зависит от размера и сложности переданных на аутсорсинг финансовых функций, исполнитель, детально ознакомившись с деятельностью заказчика, оценивает возможность дополнительной оптимизации. Это можно сделать за счет дополнительной автоматизации учетных процессов, сокращения времени задержек и количества ошибок в документах, предоставляемых поставщиками и сотрудниками заказчика, устранении дублирующих функций на стороне заказчика, внедрения лучших практик финансового аутсорсинга. В компании, оказывающей услуги финансового аутсорсинга, мониторинг возможностей для оптимизации происходит на регулярной основе, что позволяет заказчикам быть уверенными в оптимальности работы выделенной проектной команды.
Объективность и независимость. Сотрудники, работающие на проекте заказчика, не подчиняются последнему, поэтому у них значительно меньше причин для субъективного отношения к выполняемой работе, чем у штатных сотрудников. Данное обстоятельство позволяет сотрудникам проектной команды отражать информацию максимально объективно.
Доступ к дополнительным ресурсам, включая редкие. Время от времени в хозяйственной деятельности каждой компании возникают нестандартные ситуации и вопросы, решение которых требует наличия узкоспециализированных знаний, которыми сотрудники заказчика, как правило, не обладают. В этом случае сотрудничество с аутсорсером дает доступ к такого рода ресурсам, что позволяет заказчику оперативно решать нестандартные ситуации и узкоспециализированные вопросы без найма дополнительного персонала.
Пример 1:
Руководством компании, бухгалтерский и налоговый учет которой находился на аутсорсинге и занимающейся оптово-розничной торговлей продуктами питания, было решено запустить производство собственной линии продуктов. Компания обратилась к аутсорсеру за разъяснением схемы бухгалтерского учета и налогообложения строительства завода собственными силами и последующего производства продуктов питания, поскольку подобным опытом не обладала. Помимо этого, потребовались юридические консультации по вопросу требований, предъявляемых российским законодательством к производству продуктов. Аутсорсер оперативно оказал консультацию силами своих специалистов.
Пример 2:
Компания заключила крупный контракт, вследствие чего за последующие 3 месяца объем первичных документов вырос на 40 %. Аутсорсер оперативно добавил в проектную группу необходимое количество специалистов и задержек в обработке документов не произошло.
Адаптивность. Если заказчик использует почасовую модель формирования стоимости услуг аутсорсера, то он получает преимущество в виде высокой адаптивности расходов при колебании размеров собственной выручки, поскольку переводит постоянные затраты на поддержание финансовой службы в переменные, которые будут зависеть от объема документов, снижающегося при снижении выручки. Данная модель особенно выгодна стартапам и небольшим западным представительствам, которым дорого нанимать бухгалтера на полный рабочий день ввиду отсутствия полной загрузки.
Непрерывность. Аутсорсинговая компания обеспечивает непрерывность оказания услуг финансового аутсорсинга независимо от увольнений, болезней и отпусков ее сотрудников. Это снимает проблему подбора кадров и распределения нагрузки на штатных сотрудников заказчика во время отсутствия одного из специалистов.
При использовании услуг финансового аутсорсинга, контролирующие органы по всем вопросам, связанным с проверками, контактируют с ответственными сотрудниками аутсорсинговой компании напрямую, не отвлекая заказчика от основной деятельности. Учитывая российскую специфику, такой подход позволяет упростить процедуру прохождения налоговых проверок и снизить риски незаконной выемки документов, которая может привести к полной остановке деятельности компании. Контролирующие органы, оценивая профессионализм сотрудников аутсорсера, сопровождающих проверку, не злоупотребляют своими полномочиями, а действуют исключительно в рамках закона.
Преемственность. Если заказчик решает по каким-либо причинам покинуть текущего поставщика услуг финансового аутсорсинга, то сотрудники аутсорсинговой компании окажут полную поддержку по переходу к ведению учета собственными силами или к другому провайдеру услуг, что сделает переход максимально комфортным, поскольку у всех сотрудников поставщика услуг есть инструкции, описывающие работу вверенных участков, и нет личностного отношения к такого рода фактам. В дополнение к этому, расторгнуть договор с поставщиком услуг значительно проще, чем уволить штатного сотрудника.
Использование инноваций. Аутсорсеры постоянно ищут пути для развития своего бизнеса и первыми начинают использовать передовые технологии, повышающие эффективность и качество оказываемых услуг, что позволяет заказчиками без дополнительных вложений пользоваться последними достижениями науки и техники.
Оперативность реагирования. Этот фактор зависит от количества клиентов, которых ведет один консультант аутсорсинговой компании. Чем выше количество, тем ниже оперативность реагирования на запросы заказчика, однако при этом и ниже стоимость услуг, поскольку заказчик оплачивает только необходимое количество часов работы консультанта. Если оперативность реагирования является критически важной, то необходимо оплачивать полный месяц работы консультанта, который в этом случае будет заниматься только одним клиентом и сможет максимально оперативно отвечать на запросы.
Прозрачность. Прозрачность – это важнейшая составляющая инвестиционной привлекательности компании, позволяющая принимать верные инвестиционные решения. Использование услуг финансового аутсорсинга позволяет заказчикам пользоваться лучшими практиками, основанными на многолетнем опыте поставщика услуг и методиками, позволяющими сделать данный блок работ максимально понятным и прозрачным для руководства заказчика и инвесторов.
Пример:
Инвестор принимал решение о покупке компании, производящей бытовую химию, выбирая из двух наиболее подходящих вариантов. В процессе проверки ведения бухгалтерского и налогового учета объектов потенциального инвестирования с целью оценки рисков, аутсорсер компании «А» предоставил детальную информацию об учетных процессах: перечень работ, нормативы, распределение сотрудников по участкам, количество обрабатываемых документов, стоимость, регламент взаимодействия, описания рабочих мест, схему контроля качества и обучения специалистов, а также отчеты внешних и внутренних аудиторов, и другие. Компания «В», ведущая учет собственными силами, ограничилась предоставлением штатного расписания бухгалтерской службы и отчетом о проведении внешнего аудита. Формат подачи информации, который продемонстрировала компания «А», показал высокопрофессиональное отношения к вопросу финансов в целом и ведению бухгалтерского и налогового учета, в частности, поэтому инвестору было значительно проще проводить анализ компании «А» в части управления финансами.
Высокий уровень профессионализма. Поскольку ключевая компетенция, которую продают аутсорсинговые компании – это экспертиза специалистов, то серьезное внимание уделяется поддержанию высокого уровня профессионализма работников, оказывающих услуги клиентам. В крупных компаниях существуют корпоративные центры обучения, в которых на основании специально разработанных программ повышают свою квалификацию специалисты разных уровней. Контроль соответствия требуемой квалификации производится, как правило, на ежегодной основе с помощью аттестации. Помимо этого, сотрудников поддерживают методологи, в задачи которых входит изучение действующего законодательства, контроль качества и поддержка в сложных узкоспециализированных практических вопросах. Поскольку работники аутсорсинговой компании сталкиваются с проектами в разных отраслях бизнеса, то спектр их знаний и навыков значительно шире, чем у специалистов, работающих в штате заказчика. Все это в совокупности позволяет поддерживать профессионализм на уровне, недоступном для собственных штатных работников.
При приеме на работу в мелкие и средние компании типична ситуация, при которой профессионализм главного бухгалтера (финансового директора) проверяют очень условно, в основном полагаясь на интуицию и косвенные признаки, такие как: окончание дневного факультета известного ВУЗа и большой опыт работы в определенной области. Однако такой подход не защищает от ошибок, последствия которых при определенных обстоятельствах могут быть достаточно масштабны. В случае использования финансового аутсорсинга этот риск несет аутсорсер.
Финансовая ответственность. При ведении бухгалтерского и налогового учета собственными силами все штрафные санкции контролирующих органов компания будет уплачивать за счет собственных средств. Возместить такой ущерб с главного бухгалтера или иных работников бухгалтерской службы крайне затруднительно, поскольку это можно сделать только на основании решения суда и, в любом случае, ответственность будет ограничена размером одной месячной оплаты труда. Ясно, что для компании это будет экономически невыгодным, поскольку на подготовку и сам судебный процесс будет потрачено гораздо больше средств, чем возможная компенсация понесенного ущерба со стороны сотрудников. Иначе дело обстоит в случае использования финансового аутсорсинга. Крупные аутсорсинговые компании, заботясь о своей репутации, возмещают заказчикам штрафные санкции, полученные в случае неквалифицированных действий своих сотрудников, как правило, не доводя дело до суда. Даже в случае возникновения судебной тяжбы, значительно проще будет решать данный вопрос с поставщиком – юридическим лицом, чем с собственным штатным сотрудником – физическим лицом.
Соблюдение конфиденциальности. Относительно соблюдения конфиденциальности существуют среди исследователей и практиков противоречивые мнения. Одни считают, что финансовый аутсорсинг повышает риски утечки конфиденциальной информации, другие – что снижает.
Теоретически, конфиденциальная информация может быть передана третьей стороне в результате официального запроса компетентных органов, с помощью подкупа должностных лиц, взлома мест хранения информации извне и по неосторожности.
В первом случае и аутсорсинговая компания, и штатные сотрудники заказчика обязаны предоставить информацию.
Во втором (подкуп должностных лиц) – обнаружить, кто является лицом, которого необходимо подкупить при ведении учетных функций собственными силами, значительно легче, чем выявить специалиста, непосредственно отвечающего за проект заказчика. Однако, от подкупа не застрахованы ни аутсорсинговые компании, ни их клиенты и факт передачи на аутсорсинг учетных процессов рисков утечки информации не добавляет.
В третьем (взлом мест хранения) – в крупных аутсорсинговых компаниях уровень защиты информации находится на одном уровне с банковскими системами, поскольку оглашение факта утечки информации может привести к краху всего аутсорсингового бизнеса.
В четвертом (по неосторожности) – от влияния человеческого фактора не застрахован никто. Вероятность наступления этого события примерно равна в обоих случаях.
Таким образом, если подходить к оценке возможности утечки информации с теоретической точки зрения, то возможность примерно одинакова и при ведении учета своими силами, и при финансовом аутсорсинге. Если смотреть реалистично, вероятность утечки информации со стороны штатных сотрудников выше, чем от специалистов аутсорсинговой компании.
Увеличение прибыльности и капитализации. Передача второстепенных функций, к которым относятся учетные процессы, на аутсорсинг позволяет руководству компании сосредоточить внимание и усилия на развитии бизнеса и повышении капитализации. Управление учетными процессами само по себе не увеличивает ни выручку, ни капитализацию компании, при этом для качественного управления требуется время и объемные специализированные знания. При таких исходных данных этот процесс выгоднее передать на аутсорсинг профессионалам и освободить время руководства для управления процессами развития, которые в конечном итоге приведут к увеличению прибыльности и (или) капитализации, в зависимости от того, на что будут направлены высвободившиеся ресурсы: на наращивание прибыли или увеличение капитализации.