Рассмотрим три раздела бюджета, за которые непосредственно отвечают закупки в операционной деятельности:
– основное технологическое сырье и материалы (комплектующие, рабочие среды, энергоносители, например, – природный газ, электроэнергия, руды, кислоты, ингибиторы, стабилизаторы, катализаторы, анти-слеживатели, ионообменные смолы, и пр.)
– оборудование, запчасти и комплектующие для обслуживания и ремонта основных производств, услуги и работы, связанные с диагностикой, монтажом и ремонтом технологического оборудования
– инвестиции для проведения модернизации/реконструкции действующих производств (Brown Field) в рамках проведения остановочных капитальных ремонтов (совмещение актуально для непрерывных производственных циклов)
Как рассчитать бюджет раздела основное
технологическое сырье и материалы?
Исходные данные мы получаем из производственного управления дивизиона/завода, которое рассчитывает план производства исходя из плана продаж, с учетом складских остатков и мощностей производства, сезонного спроса и особенностей логистической структуры.
Зная номенклатуру основного технологического сырья, расходные технологические коэффициенты и установленные неснижаемые нормы хранения, мы рассчитываем необходимый объем с учетом аварийного запаса или нормативного резервирования (кратность товарной партии, срок годности/хранения, время на доставку и пр.). Далее, зная основных или авторизованных поставщиков и оперируя конъюнктурным обзором цен или ценой действующего долгосрочного договора, мы рассчитываем стоимость необходимого сырья и формируем укрупненный график поставок в соответствии с планом производства.
С материалами тоже нет ничего сложного, ориентируемся по расходному коэффициенту или на оптимальную грузовую партию (ж.д. цистерна, минераловоз, вагон, автоцистерна, камеон), норму и сроки хранения, рассчитываем страховой запас, формируем график обновления с учетом транспортировки и складских площадей. Как правило на материалы имеется не один, а несколько постоянных поставщиков с возможностью замещения и они технологически, как правило, взаимозаменяемы. Договоры с такими поставщиками заключают рамочные с фиксированной ценой на заявляемый объем, поэтому рассчитать стоимость поставки не сложно.
В бюджете закупок основного технологического сырья и материалов, как правило, содержатся следующие показатели, характеризующих эффективность бизнес-процесса «Закупки»:
• количество;
• цена;
• стоимость;
• необходимое авансирование поквартально или ежемесячно;
• оборачиваемость;
• дебиторская и кредиторская задолженности на начало и окончание отчетного периода;
• запасы сырья и материалов;
• исполнение бюджета закупок в натуральных показателях;
• исполнение бюджета закупок по сумме (ценовой фактор).
Бюджет основного технологического сырья и материалов, тщательно прорабатывают и анализируют, т.к. в себестоимости готовой продукции расходы на эту статью могут занимать более 60%. Организация работы в составе КФГ по формированию бюджета снижает риски завышения закупочных цен, т.к. решение принимается коллегиально и прозрачно, включая контролирующие финансовую службы и службу экономической безопасности.
Как рассчитать бюджет раздела оборудование,
запчасти и комплектующие для обслуживания
и ремонта основных производств?
В режиме эксплуатации и обслуживания (основного и вспомогательного) технологического оборудования, техническими специалистами и экспертами собирается информация о выходе из строя, аварийных внеплановых остановках, критическом износе или не достижении паспортных или проектных показателей. Эта информация отображается в дефектных ведомостях и включается в график проведения ремонтов и замены морально устаревшего оборудования. Дефектная ведомость после анализа критичности и приоритетности, привязывается к графику проведения ремонтных и восстановительных работ, переформатируется в ресурсную закупочную ведомость, расценивается закупщиками (могут использоваться данные последнего закупа, с поправочными коэффициентами), определяются оптимальные сроки поставки максимально приближенные к графику проведения ремонтов. Особенностью бюджетирования для ремонтных работ, является тот факт, что сводные дефектные ведомости могут содержать до 10 000 наименований номенклатурных позиций для одного цеха. Что предпринимать в таких случаях? В первую очередь, использовать возможности автоматизированной системы SRM, например, соответствующий модуль в SAP или Flexible Dates в Oracle, где Вы сможете загрузить сводную спецификацию или закупочный лот и выгрузить статистические данные из системы. Второй способ: разместить сводную спецификацию или лот на ЭТП (электронная торговая площадка) собственной или авторизованной под Ваш бизнес, получить расценку позиций и дополнительный перечень возможных поставщиков. Что касается технически сложных, критических позиций или позиций, которые не закупали ранее, то надо делать полную проработку рынка с запросами предложений от поставщикови формированием полного Тендерного задания на Запрос предложения (англ. Request for Proposal, RFP) или Запрос цены (англ. Request for Quotation, RFQ) для бюджетной оценки. Формирование бюджета технического обслуживания и ремонтов (ТОиР) довольно трудоемкий и длительный процесс, поэтому не надо дожидаться контрольных сроков предоставления информации для бюджетирования. Регламентируйте этот процесс обмена информации с Управлением технического обслуживания и ремонтов (УТОиР) на постоянной основе в составе КФГ.
Как рассчитать бюджет раздела инвестиции
для проведения модернизации / реконструкции
действующих производств?
Инвест-проект на модернизацию/реконструкцию действующих производств нацелен на снижение расходных технологических коэффициентов, внедрение энергосберегающих технологий, замену морально устаревшего оборудования, расширения номенклатуры выпускаемой продукции или выпуска новых видов продуктов. Разработанные Базовый проект (Basic Engineering) и Рабочая документация (Detail Engineering) имеют лист поставщиков (Vendor list), ведомость оборудования и материалов (Material equipment lists) и компоновочные решения (Layout Solutions) с указанием массо-габаритных характеристик. Эти данные служат исходной информацией для формирования опросных листов и тендерных заданий на проработку позиций, указанных в вышеописанных документах. Эту работу надо организовать совместно с профильными специалистами Проектного офиса, организованного непосредственно на производственной площадке и делегировать высококвалифицированных закупщиков в его состав до завершения проекта, оставив функциональное подчинение Центральной функции закупок.
Как рассчитать бюджет раздела высокобюджетные
инвестиции по строительству новых
производственных комплексов и объектов?
Формирование бюджета крупного инвестиционного проекта отличается от проектов модернизации/реконструкции действующих производств. Очень часто такие проекты имеют срок реализации от 3-х до 5-ти лет с общим бюджетом более 1 млрд. дол. США. Как правило, в российской действительности, в отличие от подобных зарубежных проектов финансирование начинается после рассмотрения бизнес-идеи, выбора технологии и лицензиара, оценки объектов-аналогов, основных поставщиков ключевого оборудования и исходных данных для задания на проектирование. В такой постановке задачи, закупщики начинают прорабатывать закупочный бюджет параллельно с выдачей разделов Проектной документации (Basic Engineering) не имея рабочей документации (Detail Engineering), компоновочных решений и идентификации оборудования. В дальнейшем, это приводит к значительным корректировкам в закупочном бюджете, изменению проектных решений и как следствие нереальным срокам реализации проекта.
Как правильно организовать Цикл закупок
инвестиционного проекта с формированием
бюджета?
1. Выбрать на конкурсной основе ключевого технологического партнера (потенциальный генеральный подрядчик или генеральный проектировщик).
2. Выбрать лицензиара технологии, ключевых поставщиков оборудования, основных конструкционных материалов.
3. Проработать оборудование с длительным сроком изготовления и поставки или имеющее патентные ограничения (Long Lead Items).
4. Предоставить исходные данные для проектирования от ключевых поставщиков.
5. Выбрать подрядчика на подготовительные работы 0-го цикла по единичным фиксированным расценкам и подписать рамочные договора по основным материалам.
6. Разработать логистические схемы поставок инертных материалов, бетона, металлоконструкций.
7. Разместить заказы на изготовление и поставку нестандартного оборудования.
8. Разместить заказы на основное и стандартное оборудование и материалы.
9. Организовать инспекции и управление поставками (контрактами), таможенной очистки, хранения и выдачи в монтаж.
10. Подписать договоры по шеф-монтажу и пуско-наладке.
11. Подготовить рекламации, доукомплектовать, сформировать дефектные ведомости (punch-list) после пусковых «холодных» испытаний (прокрутка без подачи сред), организовать претензионную работу.
Чем отличается планирование операционных
и проектных закупок?
1. В операционных закупках планирование на уровне позиций, включает в себя номенклатурное планирование (ежегодное, ежеквартальное), поддержание целевого запаса (используя формулу оптимального размера заказа и точки формирования заказа), аварийные (которые не планируются, формируется запас).
2. В проектных закупках планирование на уровне «пакетов» -объектов WBS (Иерархическая Структуры Работ) по проекту, включает в себя календарно-сетевой график проекта-пакеты закупок, работ, потребность СМР-подрядчиков (заказ-наряд).
Выполняя последовательно мероприятия, описанные в Цикле закупок инвестиционного проекта (при наличии Проектной и Рабочей документации) – формирование бюджета закупок в соответствии с графиком проекта вряд ли претерпит критические изменения.
Как учесть стоимость функции закупок
Кроме бюджета закупок, существует еще термин Стоимость функции (Cost function). В стоимость закупочной функции могут входить следующие расходы (в каждой компании это устанавливается индивидуально):
• ФОТ с учетом налогов и отчислений
• больничные
• страховка сотрудников
• расходы на мобильную связь и интернет
• командировочные расходы
• аренда и ремонт офисных помещений, оборудования и мебели
• расходы на оргтехнику
• расходы на подписные издания и публикации
• расходы на посещение выставок
• аренда автотранспорта
• расходы на обучение, тренинги и курсы повышения квалификации
• консультационные услуги и привлечение внешних экспертов
• расходы на корпоративные мероприятия (Team Building)
• юридические и аудиторские услуги
• банковское обслуживание
• представительские расходы
Существует простая формула по оценке эффективности стоимости функции к управляемому бюджету закупок (для операционной деятельности), за который непосредственно отвечает закупочное подразделение.
Пример:
Управляемый закупочный бюджет – 1,5 млрд. дол. США/год
Стоимость закупочной функции – 10 млн. дол. США/год
Расчет коэффициента эффективности: (10 000 000 / 1 500 000 000) х 100 = 0,67.
Многие консалтинговые компании сходятся во мнении, что, если этот коэффициент менее 1, то затраты на функцию считаются оптимальными, если приближаются к 1, то надо разбираться с целевыми расходами, производительностью (загрузкой) и эффективностью сотрудников. Существуют еще другие методики, но эта самая простая и показательная, на наш взгляд.
2. Тендерное задание
В этом разделе, давайте коснемся темы подготовки Тендерного задания (Invitation to Bid, Invitation to tender), его структуры и основных требований к нему. Необходимо отметить, что Тендерное задание на выбор поставщика МТР, отличается от ТЗ (не путайте с техническим заданием) на выбор поставщика Услуг (Работ). Любое Тендерное задание должно содержать три вида требований:
• технические и квалификационные
• коммерческие
• гарантийные
Тендерное задание для МТР
Технические требования, максимально детально описывают предмет потребности в Опросном листе (Request for information, RFI) и содержат следующую информацию:
• подразделение инициатор или наименование проекта;
• наименование и область применения МТР;
• исходные данные, массогабаритные характеристики, чертежи, монтажные схемы;
• основные технические и эксплуатационные характеристики: производительность, среды, исполнение, паспортные параметры, в т.ч. рабочее давление, температура, плотность, требования к материалам с учетом агрессивности, абразивности, условия эксплуатации, категория взрыво- и пожаро- опасности, требования к электрооборудованию и к КИП и А, вибрация, шум, требования к лако-красочным и анти-коррозионным покрытиям и пр.;
• задание на разработку и проектирование для поставщика;
• задание на изготовление, тестовые или стендовые испытания перед отгрузкой;
• временные рамки или условия, ограничивающие заказчика;
• особые условия.
Технические требования не должны содержать ограничений для других производителей и указывать на конкретного производителя и поставщика. Даже если указан проектный производитель в техдокументации, штампе чертежей или монтажных схемах, с идентификационным кодом, ТУ или каталожным номером по проекту – необходимо указать на возможность альтернативных предложений для поставщиков – участников конкурсной процедуры.
Коммерческие требования, дополняют технические требования и содержат следующую информацию:
• условия и базис поставки;
• цена и общая стоимость поставки (фиксированная или расчетная ориентировочная), с расшифровкой стоимости разработки технической документации, изготовления оборудования, стоимости доставки, стоимость запчастей пусковых и на гарантийный срок эксплуатации, стоимости страховки, стоимости шеф-монтажных и пуско-наладочных услуг, стоимости обучения;
• сроки доставки и график исполнения договора, в т.ч. шеф-монтажа, пуско-наладки и обучения (если в этом есть необходимость);
• условия финансирования;
• требования к документации и товаро-сопроводительной документации;
• требования к упаковке и транспортировке;
• наличие сертификатов и разрешений на поставку и эксплуатацию;
• экспедайтинг (инспекции) со стороны заказчика;
• санкции ненадлежащего исполнения договора (сроки, качество, скрытые дефекты, изменение стоимости, не достижение гарантийных или паспортных показателей);
• гарантии и финансовая ответственность.