Что является предметом закупок и на какие категории они делятся? Давайте разберемся.
МТР, работы, услуги
Процедура выбора контрагента во многом зависит от предмета закупки. Выделим основные три категории.
МТР (материально-технические ресурсы) – это сырье, материалы, оборудование, комплектующие, программные продукты (системы автоматизации технологических процессов), энергоносители и др., а также услуги, входящие в объем поставки. К подобным услугам относятся поставка технической документации, стоимость доставки, получение разрешительных документов на поставку и применение (если это предусмотрено контрактом).
Работы – это работы, связанные со строительством, реконструкцией, модернизацией, ремонтом или демонтажем зданий, сооружений или объектов, монтажом оборудования и коммуникаций, если стоимость этих услуг не превышает стоимости самого объекта строительства.
Услуги – это работы, которые не вошли в категорию работ и их затраты некорректно относить к себестоимости выпускаемой готовой продукции, т. е. они не формируют стоимость основных средств компании.
Некоторые компании к этим категориям относят по иным критериям, например, услуги – любые нематериальные продукты, в том числе интеллектуальные, работы – все, что связано со строительством и ремонтом, товары – материальные продукты, а также программное обеспечение (системы автоматизации технологических процессов).
Соответственно, различаются и механизмы выбора контрагента. Так, при закупке серийных товаров главными критериями выбора будут, скорее всего, цена и условия поставок, а для закупки консультационных услуг – квалификация и опыт исполнителя.
Иногда бюджетная строка закупок укрупняется или не детализируется. Например, в ней присутствует статья «запчасти, узлы и агрегаты к основному технологическому оборудованию» без уточнения, сколько и когда планируется их закупить, а сами закупки инициируются по возникновению потребности, со статусом «срочной заявки», в рамках установленных лимитов. Подобный̆ подход делает систему планирования более гибкой̆, но заметно менее контролируемой̆.
Как видно, контроль целесообразности закупок в явном виде отсутствует. Можно предположить, что эта функция лежит в первую очередь на подразделении финансового блока или инициатора, отвечающих за корректирование окончательного бюджета расходов и соотношения их с планом доходов от продаж перед представлением на утверждение руководства.
Обычно на такие «детали» подразделения, отвечающие за бюджетирование, обращают внимание редко в том числе из-за высокой̆ загруженности, так как разработка и утверждение бюджета нередко проходят в весьма интенсивном режиме и с множеством этапов.
Решений данной проблемы, которая может привести к срыву поставок или отклонению от бюджетной оценки, может быть несколько. Например, «фильтр целесообразности» на нескольких уровнях контроля:
• закупочное подразделение, отвечающее за проведение закупок;
• финансовое подразделение и управляющее подразделение инициатора, отвечающие за разработку и утверждение бюджета расходов;
• подразделение экономической безопасности или внутренний аудит, отвечающие за внутренний̆ контроль хозяйственной̆ деятельности;
• правление или специализированные коллегиальные комитеты (инвестиционный и тендерные комитеты).
План закупок также обязательно должен быть увязан с текущим состоянием запасов, возможно, удовлетворить возникшую потребность можно путем использования ранее приобретенных МТР или их аналогов (медленно оборачиваемые запасы регулярно закупаемой номенклатуры или с длительным сроком ввода в эксплуатацию по инвест. проектам).
Резюме
Следует отметить, что принципы управления закупками практически не изменились со стародавних времен (надлежащего качества, в необходимом количестве, у проверенных поставщиков, по оптимальной цене, в нужном месте и в конкретное время, надежным транспортом). А что касается требований, методов и необходимых ресурсов, они значительно расширились. Значение управления закупками в современных условиях нельзя недооценивать, поскольку эффективное управление закупками позволяет компании сэкономить от 10 до 25% закупочного бюджета (по данным консалтинговых агентств в России). Разработка закупочной и категорийной стратегий, эффективного бизнес-процесса и цикла закупочной деятельности, направленных на достижение компанией стратегических целей и задач, оказывают положительное влияние на финансовые показатели и повышение конкурентоспособности компании. Управление закупками и вовлечение поставщика в бизнес-процесс влияют на успешный вывод на рынок новых товаров, создавая конкурентное преимущество. Взаимосвязь между внедрением стратегического управления закупками и достижением стратегических целей компании – очевидный факт.
На основании разработанных и утвержденных в компании методов закупок менеджмент получает возможность повысить эффективность и подконтрольность проводимых закупок. Экономический эффект выражается в экономии средств бюджета компании. Подконтрольность также в конечном счете ведет к снижению затрат: закупается только то, что объективно необходимо заказчику.
2. Планирование закупок – чья это функция?
Планы – это только набор намерений. Если они тут же не перерастают в конкретные действия, направленные на достижение ваших целей. Но важно помнить, что каждая минута, потраченная на планирование, будет потом экономить огромное количество времени и денег. Д. В. Брейтенбихер
Планирование – одна из важных задач компании с целью организации эффективной работы производственных предприятий и является наиболее результативным способом снижения расходов и издержек. Планирование распространяется на основные направления деятельности компании, их взаимодействие и координацию (продажи, производство, закупки, финансы). Оно основывается на анализе стратегии развития компании, прогнозировании спроса на готовую продукцию, на анализе и оценке необходимых ресурсов.
Идеология планирования состоит из определения целей и задач компании, определения долгосрочной стратегии и методов достижения поставленных целей, их ресурсного обеспечения, разработки мероприятий, информирования лиц, ответственных за их реализацию и распределение задач. Результатом качественного планирования являются снижение внеплановых остановок производства, минимизация вынужденных простоев оборудования и обслуживающего персонала, сокращение сроков выполнения заказов, возможность эффективно управлять складскими запасами, пересмотреть нормы, лимиты и неснижаемые остатки, сделать процесс производства более прозрачным и управляемым и в целом повысить эффективность работы компании. Укрупненно процесс производства продукции состоит из трех блоков:
• закупки сырья, оборудования, материалов, комплектующих;
• производства продукции;
• распределения готовой продукции.
Этапы процесса планирования:
• планирование продаж;
• планирование производственного процесса;
• планирование закупочной деятельности.
В процессе планирования используют укрупненные и уточненные планы. Существует целый набор уточненных планов для отдельных направлений деятельности или объектов планирования.
Рисунок 1. Планирование закупок
Уточненные планы обеспечивают повышенную точность планирования.
План производства формируется на основании плана продаж. Для того чтобы обеспечить достаточно высокую точность планирования производства, необходимо использовать уточненный план продаж, а не укрупненный. Последовательность действий можно представить следующим алгоритмом событий: на основе укрупненного плана продаж формируется уточненный план продаж, затем на его основе формируется уточненный план производства, и уже на основе уточненного плана производства строится укрупненный план производства.
Закупки планируются с целью обеспечения производственного процесса и поддержания регламентированного уровня производственных и складских запасов, т. е. план закупок формируется на основе планов производства. На основе уточненного плана производства строится уточненный план закупок, и лишь на его основе – укрупненный план закупок. Планирование закупок является центральным элементом системы планирования всей деятельности предприятия. От эффективности планирования закупок сырья, оборудования, материалов и комплектующих зависят объем и качество производимой продукции, бесперебойность процесса снабжения производства, соблюдение сроков изготовления продукции и выпуск продукции в рамках плановой себестоимости.
Основные цели планирования закупок – это удовлетворение потребностей производства и рациональное использование ресурсов предприятия. Существует риск, что, стремясь обеспечить непрерывный производственный цикл, закупщики будут стремиться увеличить объемы закупаемых МТР, что приведет к неоправданному увеличению складских запасов и дополнительному отвлечению финансовых средств компании. Сдерживающим фактором являются показатель медленно оборачиваемых запасов и превышение регламентных норм хранения.
Существуют четыре типа затрат, связанных с созданием запасов:
• затраты на приобретение дополнительных ресурсов (цена и объем закупки);
• затраты на размещение заказа (сумма затрат на ведение переговоров с поставщиками и заключение договора);
• производственные затраты (стоимость производства дополнительного объема и подготовки производства);
• затраты на хранение запасов (стоимость дополнительных площадей хранения).
Кроме рисков создания сверхнормативных запасов и замораживания денежных средств, существуют риски, вызванные дефицитом МТР на складе, дополнительными затратами на срочное приобретение этого ресурса на худших коммерческих условиях и потерями от технологических простоев, риски задержки выпуска товарной продукции, упущенной выгоды и материальных потерь в случае отзыва заказа и, как следствие, падения репутации и конкурентного статуса компании.
Возникает противоречие между необходимостью бесперебойного обеспечения производства (за счет роста объемов закупок и создания запасов), отвлечения дополнительных оборотных средств и дефицитом ресурсов (за счет минимизации складских запасов). Эффективное планирование закупок позволяет найти баланс между вложениями в запасы и требуемым уровнем покупательского сервиса.
В процессе планирования потребности в МТР решаются следующие задачи: