Владимир Завертайлов, Екатерина Королёва, Екатерина Мамонтова
Лягушка под соусом Помодоро. Все секреты техник продуктивности, чтобы успевать всё и даже больше
Предисловие. Почему мы написали эту книгу
«Ты сидишь и бесконечно скроллишь поток новостей. Иногда выскакивая через VPN в запрещённые социальные сети. Или не запрещённые. Думскроллинг или думсёрфинг (англ. doom «злой рок», «гибель» и scroll «прокручивать, листать») «болезненное погружение в новостную ленту, где превалируют плохие вести». С надеждой, что вот ещё чуть-чуть, ещё едва-едва появится МОТИВАЦИЯ! Мотивация наконец-то заняться чем-то полезным. Нужным. Продуктивным.
А пока в башке крутится мысль: Я не могу заставить себя
Бывает? Часто?
Бывает и не такое. В погоне за пресловутой продуктивностью мы ищем все новые и новые методики. Программки. Техники. Лайфхаки. Чтобы превратить свою жизнь в один бесконечный, сраный чек-лист.
Мне бы хотелось (и весь мой жизненный опыт показывает, что это возможно), чтобы у вас, уважаемый читатель, получалось и держать под контролем рутину, и оставалось время (а главное энергия) действовать спонтанно. И двигаться к самой важной для вас цели» Владимир Завертайлов, автор этой книги и CEO SingularityApp.
В поисках пресловутой продуктивности кто-то углубляется в теорию: зачитывается Глебом Архангельским с его «Тайм-драйвом» или Дэвидом Алленом и его бестселлером «Как привести дела в порядок». А может быть, пробует «Джедайские техники» от Максима Дорофеева.
Кто-то в надежде стать эффективным откладывает эти полезные книжки в сторону и пробует на практике самые разные инструменты планирования: начинает с блокнотов и «умных» бумажных ежедневников (те обещают магические перемены в жизни только заполняй!), а заканчивает мучительным тестированием пачки онлайн-сервисов: в одном такие возможности, в другом другие, в третьем третьи. А можно всё сразу?!
Кто-то даже попадается в сети инфоцыган с их «волшебными» курсами, после которых жизнь уже никогда не будет прежней (сочувствуем).
Скажем честно: мы всё это тоже проходили (ну, кроме инфоцыган на них у нас, увы, стойкая аллергия). Читали много, долго и рьяно. Пробовали больше 20 сервисов для планирования: российских и зарубежных, для ПК и для мобилок, на Windows и MacOS, с такими и сякими возможностями. Но идеальный для себя планировщик так и не смогли найти. Поэтому принялись писать в 2018-м свой собственный SingularityApp.
С той поры мы поддерживаем и развиваем свой продукт, с которым легко хранить дела и задачи, события и напоминания, проекты и списки, фокусироваться на главном и успевать больше, не превращая жизнь в один бесконечный чек-лист. А ещё постоянно изучаем техники продуктивности и погружаемся в глубины глубин работы человеческого мозга, чтобы делать наш планировщик удобнее и функциональнее для каждого пользователя.
За 4 года у нас накопилось достаточно знаний и материала, чтобы написать эту книгу. И надеемся, с ней у вас наконец-то получится превратить мечты о продуктивности в простую привычку быть эффективным такую же автоматическую, как почистить зубы:)
Владимир Завертайлов, Екатерина Королёва, Екатерина Мамонтова
Введение. Что не так с «продуктивностью» и когда её возвели в культ
Давайте представим типичного «успешного человека» 21 века. Наверное, он стройный и подтянутый, потому что находит время на спорт. Он мало спит, потому что каждый час в сутках слишком дорог. Каждая его минута расписана: он никогда не лежит на диване и не тупит в телик. Не смотрит сериалы, приговаривая «ещё одну серию, и спать». У него всё под контролем: домашние дела, рабочая рутина, встречи, события. Возможно, что даже секс у него по расписанию: во вторник и четверг или в среду и пятницу. Принимая душ, он учит разговорный английский. Пока чистит зубы приседает. Потому что нельзя тратить время на ерунду, каждое действие должно быть полезным!
Представили? Хочется быть таким же ужаленным в одно место?! Очень вряд ли.
Нам всем, кажется, хочется другого. Чтобы дедлайны не кошмарили, а помогали сдавать работу вовремя. Чтобы встречи и звонки никогда не терялись, а мы не выглядели бакланами в глазах тех, кому что-то пообещали. Чтобы рутина не съедала всё время, оставляя после себя лишь тлен и уныние. Нам просто хочется больше контроля над своей повседневной жизнью. И больше свободы и спонтанности, чтобы действовать так, как хочется, а не так, как «получается».
Нам всюду втирают, что нужно быть ультрапродуктивным. Что планирование своего времени главный секрет успеха. Что мы должны стать лучшей версией себя. Но давайте отбросим эти пустые маркетинговые фразы и перестанем себя гнобить за то, что в очередной раз всё пошло не так. Перестанем равняться на каких-то гуру. Гнаться за морковкой перед нашим носом. И каждый раз сдаваться, когда список задач покраснел от просроченных дел и нападает на нас своими бесящими уведомлениями.
Что, если мы посмотрим на планирование не как на волшебную таблетку от всех бед, а как на посудомоечную машину? Да, вроде бы, можно мыть тарелки руками по-старинке, но с посудомойкой можно сэкономить 1520 минут на что-то более приятное, чем оттирание сковородки от котлет. Так вот, эта книга инструкция к вашей личной посудомойке в мире планирования:)
В ней мы поговорим о том, что нам мешает быть продуктивными. Какие методы и приемы есть, чтобы стать эффективнее. И как вести списки дел так, чтобы не забросить планирование спустя пару недель неудачных попыток (попробуем сделать их наконец-то удачными). Но сначала немного истории.
Когда и откуда появился культ продуктивности
Продуктивность возвели в культ, и иметь бесконечный список дел сегодня почетно. Но был ли человек помешан на бурной деятельности и планировании всегда? Вообще нет.
Сложно сказать, как относились к работе люди до нашей эры они ведь ничего не записывали, кроме петроглифов в виде ёлочек и сцен охоты.
Древние авторы, от которых остались хоть какие-то трактаты, зачастую были аристократами и вряд ли трудились не покладая рук физически. И хотя те же Афины были городом торговцев, где каждый старался заработать, древние афинские философы вроде Платона и Аристотеля считали, что упорный труд мешает более важным вещам в жизни. Для них было важно иметь достаточно свободного времени для размышлений и обсуждения идей.
Да и в целом убеждение, что чем больше времени человек проводит за работой, тем меньше времени он может потратить на развитие мудрости или нравственности, было крайне распространенным в Древних Греции и Риме. Отчасти дело было в том, что экономика этих государств функционировала за счёт рабства, а значит и труд был не слишком почетным занятием. Какая уж тут ультрапродуктивность с её культом:)
В средние века праздность порицалась церковью, но это не мешало аристократам по-прежнему не вкалывать самостоятельно. Ритуалы средневекового рыцарства, как и сейчас покатушки по столице на страшно дорогих тачках, часто были показной демонстрацией свободного времени, которое было у богатых людей. И снова никакого культа продуктивности:)
Перелом случился в эпоху протестантства. Протестанты, особенно кальвинисты, верили в три идеи:
1) любая работа важна и является достойным занятием;
2) праздность и веселье хотя и не грех, но особенно не приветствуются;
3) накопление огромного богатства это нормально, если его реинвестировать и не позволять деньгам развращать вас (католики и лютеране так не думали).
Многие исследователи связывают культ работы (и вытекающий из него позже культ продуктивности) с наследием пуританизма веткой того самого протестантизма. Макс Вебер считал, что пуританизм во многом определил капиталистическую систему труда. А одним из самых известных адептов трудоголизма и продуктивности в то время был Бенджамин Франклин. Он советовал: «Не теряйте времени. Всегда занимайтесь чем-то полезным. Исключите все ненужные дела».
С промышленной революцией людям пришлось работать больше: теперь это был не сезонный труд в полях, а те классические рабочие часы ежедневно, которые мы знаем. Ремесленный труд был овеян мистикой и секретами, передающимися из поколения в поколение нельзя было вот так просто взять, прийти с улицы, поучиться токарному делу и стать мастером. По крайней мере, тогда. Но к концу девятнадцатого века, когда производственные компании озадачились производительностью и стали нанимать особых консультантов в этой сфере, случился переворот в сознании.
Один из известных спецов того времени инженер Фредерик Уинслоу Тейлор. Он выбрал «научный» подход и предложил организовать рабочий процесс вокруг производительности: отказаться от мистики и секретов ручного труда (когда секреты передавались из поколения в поколение и вход в профессию был сложным), разложить этот процесс на простые стандартизируемые операции и ввести обучение, потенциально посильное каждому.
Так появились измерения объема и качества работы сотрудников (за стандарт брался труд первоклассных работников), вознаграждения и наказания для повышения эффективности. И вскоре погоня за эффективностью захватила не только промышленную сферу ежедневники стали топовым продуктом уже в конце 1800-х годов.
В двадцатом веке продуктивностью «болели» только на рабочих местах дома в свободное время можно было тупить у телевизора или как-то иначе предаваться сладостному «дольче фар ниенте[1]».
Но с развитием технологий гаджеты оказались всегда с нами работодатели, клиенты, партнеры ожидают, что вы в курсе всех дел 24/7, отвечаете на письма 24/7, решаете вопросы 24/7. А с ростом самозанятости любые часы, потраченные будто бы «впустую» (равно «не на работу») стали казаться преступлением. Ведь в этот час кто-то другой что-то делает и обходит нас в результатах. Вот почему культ продуктивности никогда ещё не был таким сильным, как сейчас нам кажется, что можно и нужно успеть сделать как можно больше.
Но вместе с тягой к вездесущему планированию и достижениям в духе «быстрее, выше, сильнее» рядом идёт разочарование. Очередность примерно такая:
1) Мы знаем, что все великие люди планируют. Значит, планировать это круто.
2) Мы знаем, что для планирования нужен инструмент.
3) Мы скачиваем приложение-планировщик (которых на рынке сейчас масса).
4) Мы сливаем туда все-все-все задачи.
5) Мы смотрим на этот кошмарный список, пугаемся, теряем всякую мотивацию планировать дальше и продолжаем жить, как раньше.
По этому кругу можно ходить очень долго, если не поменять свои «базовые настройки». А именно минимизировать потери времени и внедрить приемы и методы, которые помогут сделать больше работы за меньшее количество времени. О них поговорим в следующих главах. А пока сосредоточимся на том, что нам мешает быть продуктивными и крадет кучу времени.
Глава 1. Откуда берутся потери времени
Мы планируем, чтобы успевать больше, не забывать про важное и не терять рутинные задачи в ежедневном потоке. Казалось бы, ну чего тут сложного: выписал задачи, и щёлкай их по одной, пока не кончатся. Увы, всё не так просто, потому что в дело вмешивается время. Точнее, его потери.
Причин для временных потерь много. Поговорим о самых распространенных.
Причина первая. Пожиратели времени, они же хронофаги
Хронофаги, как черные дыры, которые поглощают наше время, а вместе с ним и наши возможности, силы, жизнь. Бывают контролируемыми и неконтролируемыми.
Неконтролируемые поглотители времени образуются там, где сталкиваются интересы двух и более человек. И начинается. «Петр Сергеевич задерживается». «Перерыв 20 минут». «Беговая улица стоит».
К таким хронофагам отнесятся:
автомобильные пробки;
ожидание в приемных;
ожидание в очередях;
ожидание опаздывающего на встречу человека;
отключение электричества.
Предусмотреть их появление невозможно. Но подстелить соломку на такой случай очень даже. Для этого в вашем планировщике задач стоит создать сразу несколько списков:
Книги список книг, которые давно хотелось прочесть. Его периодически стоит просматривать и скачивать себе новую книгу в качестве оружия против хронофагов.
Звонки все дела, которые требуют уточнений и согласований, удобно помечать тегом #позвонить. Когда образуется пробка на дороге, можно открыть этот список и потратить время с пользой.
Вопросы полезно держать также список вопросов для размышления в своём планировщике. Есть минутка думаешь о важном, а не о том, что первым придет в голову вроде «А почему это Петрович на меня сегодня как-то не так зыркнул?!». От мыслей о Петровиче пользы не случится, а вот спланировать отпуск в вынужденно свободное время на здоровье!
Вопросы к другим людям удобно хранить в планировщике одном месте. Подробнее о работе со списками в главах 5 и 6
Контролируемые хронофаги более хитрые. Обычно они подкрадываются, когда нас накрывает неконтролируемый хронофаг. Например, пока перезагружается компьютер после установки ПО, мы лезем в социалочки. А когда приходим в себя, оказывается, что прошло 40 минут, а не 5.
К контролируемым хронофагам относятся:
компьютерные игры;
социальные сети;
проверка почты;
веб-серфинг;
телефонные разговоры;
любые другие приятности и зависимости, питаемые дофаминовым циклом.
Обычно гормон дофамин высвобождается, когда мы совершаем приятное для себя действие или решаем какую-то задачу. Поскольку действует он мимолетно, то все продукты с дофаминовым циклом такие залипательные и обладают наркотическим эффектом: лайки от публикаций в соцсетях и прочие социальные одобрения подстегивают ваш дофамин, и вот вы уже спустили в соцсеть полтора часа своего времени. А всё потому, что дофамин высвобождается в мозге уже в ожидании награды (даже если её не последует), и мы готовы гнаться за этим чувством постоянно в поисках всё большей дозы этого гормона.
Контролируемые хронофаги побеждаются только дедлайнами. Вместо блуждающей уборки с минутками рефлексии жесткие 2 часа на чистоту во всей квартире. Вместо эндорфинового шторма от целого дня прогулки по торговому центру выделенные 3 часа с четким планом покупок. Про коварные соцсети вообще молчим (в идеале, 15 минут в день и баста). Лимиты времени на приложения и статистика экранного времени в смартфоне в помощь.
Установленные лимиты на самые опасные с точки зрения потерь времени приложения не панацея статистика показывает, сколько действительно времени потрачено на приложения.
Причина вторая и очевидная. Прокрастинация
Прокрастинация мешает вовремя разбираться с рабочими и личными задачами, строить реалистичные планы и нормально отдыхать. Легко попасть в замкнутый круг откладывания дел на потом, но не так-то просто из него сбежать.
Самое простое и «народное» объяснение проблемы лень и безответственность. «Я просто ленивый, неорганизованный, поэтому постоянно ничего не успеваю и тяну до последнего». На деле это не так от прокрастинации может страдать даже самый ответственный и трудолюбивый человек на планете. Достаточно лишь подхватить эту привычку и оказаться в круге откладывания, который подпитывает сам себя.
Обычно «прокрастинатор» проходит три стадии:
1. Задача только появилась, и кажется, что времени в запасе много, а пока можно заняться чем-то другим, совсем не приоритетным, приятным и случайным. На этом этапе дело может заранее пугать своим масштабом, а может, наоборот, выглядеть слишком легким.
2. Дедлайн начинает поджимать, задача выглядит сложнее: всё ещё непонятно, с какой стороны к ней подойти. Пугает неизвестность, и растет стресс от одной мысли о деле, хочется себя «успокоить» рандомными занятиями, которые просты, привычны и обещают быструю награду. Прокрастинация «спасает», давая возможность сбежать от проблемы.