Если ваше руководство настаивает, чтобы в мотивации сотрудников, была общая ответственность за укомплектованность всех объектов, то добавьте этот показатель как дополнительный при расчете премии. Таким образом у вас появятся уже два показателя в системе мотивации это укомплектованность территории, закрепленной за конкретным менеджером, и общая укомплектованность всех объектов сети. Хотя я считаю, что за общий показатель укомплектованности в сети может и должен отвечать только руководитель отдела подбора персонала. Поэтому не советую в мотивацию менеджера по подбору персонала включать второй показатель общая укомплектованность сети.
2. Текучесть персонала на закрепленной территории.
Для того чтобы выставить показатель по данному пункту, вам необходимо выяснить среднемесячную текучесть на всех объектах сети. Допустим, среднемесячная текучесть персонала составляет 45%. Тогда выставляете показатель не более 40% текучести персонала на закрепленной территории. Данный показатель должен периодически пересматриваться. Как только данный показатель начинают выполнять все сотрудники отдела подбора два месяца подряд, показатель меняется и ставится следующая планка, которую мы так же пересматриваем через определенное время при выполнении тех же условий. Делаем это до тех пор, пока вы не достигнете тех показателей, которые считается нормой в данном бизнесе или которых хочет видеть ваше руководство.
Не включайте общий показатель текучести персонала по всей сети в мотивацию сотрудника отдела подбора персонала, это все-таки показатель, за который должен отвечать руководитель отдела.
При внедрении данного показателя вы одновременно внедряете его и для руководителей объектов. Согласитесь, не всегда на текучесть персонала может повлиять менеджер по персоналу, а вот если и руководитель объекта и специалист будут в этом заинтересованы, вы быстро добьетесь необходимого результата.
Как выглядит данная система мотивации указано в таблице ниже. Вес этих показателей я бы поставила одинаковый 50/50, так как они важны одновременно. Так же, когда в мотивации всего два показателя, необходимо сделать акцент, что для получения минимальной премии необходимо выполнить хотя бы один показатель. Таким образом, если менеджер выполнил один показатель, допустим укомплектованность, а показатель по текучести персонала не выполнил, то он получает только премию за один показатель, а вот если он выполнил все два показателя, то соответственно получил премию за оба показателя.
Рассмотрим еще примеры прописания мотивации сотрудников отдела подбора персонала. Остановимся так же на двух основных показателях, которые необходимо включить в мотивацию. За каждым сотрудником отдела подбора персонала закрепляется определенное количество объектов. Здесь лучше делать деление по территориальному управляющему, так как они сильно заинтересованы в персонале на объектах, и они так же могут общаться с менеджером по персоналу. Согласить, удобней если у менеджера по персоналу один территориальный управляющий, чем несколько. Тем более, как и у всех руководителей, так и у территориальных управляющих существуют свои методы в управлении персоналом. Если вы видите, что количество вакансий низкое, то тогда можно за одним специалистом по подбору персонала закрепить двух или трех территориальных управляющих. Обычно к этому приходим, как только начинаем выполнять плановые показатели и постепенно оптимизируем количество персонала в отделе подбора.
Итак, давайте разберем показатели, которые важно включить в мотивацию сотрудников:
1. Количество открытых вакансий на закрепленной территории.
Данный показатель мы выставляем в планы ежемесячно, с корректировкой, так как в зависимости от сезонности, смены руководителей объектов показатель может меняться. Если же территория стабильна, то показатель просто уменьшается для мотивации сотрудника отдела к улучшению показателей.
Например, у менеджера по подбору персонала в работе по его территории 60 вакансий, на следующий месяц вы ставите ему уже в план 50, потом 40 и т.д. При условии, что территория стабильная, и больших изменений на ней не происходит. А вот если на закрепленной территории произошла смена руководителей в двух и более объектах, а такие случаи бывают, как показала моя практика, то мы корректируем план. Например, мы оставляем в плане по открытым вакансиям, удержать туже планку 60 вакансий. Либо ставим ему чуть повышенную или чуть пониженную планку по количеству открытых вакансий. Здесь необходимо отталкиваться от текущей ситуации.
При этом данный показатель мы фиксируем еженедельно и как выполненный показатель берем средний показатель в течение месяца. Ниже приведен пример, как это фиксируется.
Вы еженедельно, наверняка, отправляете общую отчетность по открытым вакансиям в сети, берите эти данные и для просчета данного показателя. Если же вы не отправляете отчетность еженедельно, выберете определенный день недели, когда вы будете фиксировать показатели, об этом необходимо сказать вашим сотрудникам, чтобы в дальнейшем не возникали вопросы, откуда вы взяли эти данные.
2. Количественный показатель разницы между принятыми и уволенными сотрудниками.
Данный показатель показывает насколько быстро сотрудник отдела подбора персонала подбирает подходящих сотрудников на замену тем, которые увольняются. Его хорошо использовать, когда вам необходимо, допустим, заменить всех сотрудников с гражданством СНГ, на сотрудников с гражданством РФ или идет смена руководителей объектов, и мы понимаем, что он начал менять сотрудников. Если у вас существует система мотивации, то вы можете внедрить этот показатель как один из способов оценки работы сотрудников отдела подбора персонала.
В зависимости от вашей укомплектованности объектов и других задач, которые перед вами поставило вышестоящее руководство, вы выставляете какую разницу вы хотите получить при выполнении данного показателя:
от 0 до 5 ситуация по укомплектованности на объектах стабильна;
от 5 до 15 происходит постепенная частичная замена сотрудников, но некритичная нехватка в персонале;
от 15 до 25 срочные замены сотрудников, или острая нехватка в персонале.
Фиксируется данный показатель раз в месяц после закрытия приема в отделе кадров (есть определенный день, после которого на прием сотрудники в текущем месяце не принимаются, так как отдел кадров закрыл месяц). Я фиксирую это следующим образом:
Это пример фиксации результатов, вы же можете использовать удобную для вас форму. Либо сразу же включать данные в основную таблицу мотивации сотрудников для просчета. Я же веду статистику на ежедневной основе чтобы сотрудники так же видели, как идет выполнение их показателей.
Вы заметили, что я не указала количественный показатель. Его я прописываю в положении по мотивации труда: по каким условиям и при каких обстоятельствах какой показатель я выставляю как плановый. При этом я делаю акцент, чтобы получить минимальную премию необходимо обязательно выполнить первый показатель. Если первый показатель не выполнен, а второй показатель выполнен, то премия не выплачивается.
Итак, мы с вами разобрали основные моменты в материальной мотивации сотрудников отдела подбора персонала.
Кроме материальной мотивации на данный момент активно используется нематериальная мотивация. Давайте с Вами разберем, какие ее элементы можно внедрить.
Нематериальная мотивация
В основном в массовом подборе персонала работают сотрудники, которые только начали свой трудовой путь, либо с минимальным опытом работы в данной сфере. В связи с этим данных сотрудников можно хорошо замотивировать нематериально.
Нематериальная мотивация сотрудников отдела персонала близка с подобной мотивацией менеджеров по продажам. А учитывая, что мы тоже занимаемся продажами, то вы можете внедрять такие же программы нематериального стимулирования.
Лучший сотрудник месяца в отделе.
Данная мотивация напрямую связана с выполнением сотрудниками их KPI. Мы смотрим кто выполнил все показатели и выполнил их лучше других. Данного сотрудника на общем ежемесячном совещании отдела подбора персонала, где мы подводим итоги прошедшего месяца, хвалим, и если у вас в компании это принято, дарим грамоту «лучшего в отделе» или «сотрудник месяца».
Минус данной мотивации: если более трех раз подряд лучшим сотрудником становился один и тот же сотрудник, то она перестает работать в нужном для вас ключе. Сотрудники прекращают бороться за лучшие результаты, так как начинают думать, что зачем стремится, все равно лучшим сотрудником будет Оля.
«Доска почета».
Это доска с фиксацией результатов ваших сотрудников, где вы ежедневно фиксируете результаты сотрудников по отношению к выполнению плана. Так же, как дополнительный показатель, на доске результатов я прописываю процент выполнения всей воронки по подбору персонала, который также показывает насколько эффективно работает специалист отдела подбора. Таким образом у вас получается рейтинг сотрудников, а так же вы визуализируете результаты работы сотрудников. Визуализация результатов всегда способствует тому чтобы сотрудники могли улучшить свои результаты.
На доске мы, в зависимости от изменения результатов работы сотрудников, меняем их местами, то есть вверху у нас указан сотрудник с лучшими результатами, внизу, соответственно, сотрудник с худшими результатами. Таким образом, у вас постоянно меняется лидер данной таблицы-рейтинга.
Геймификация.
Учитываем, что в отделах подбора персонала в основном работают молодые, активные сотрудники поколения Z. Поколение, которое трудно мотивировать и вовлекать в рабочие процессы, которое часто сидит в телефонах и сильно зависит от гаджетов.
Их основное отличие от других поколений:
1. они рано выходят на рынок труда, чаще всего сразу же после окончания школы, а ВУЗ они выбирают с заочной или вечерней формой обучения, так как хотят заработать свои деньги;
2. они рано начинают вести общественную жизнь и деятельность;
3. они самостоятельны и интернет им всегда помогает в решении всех вопросов;
4. они трудно заводят друзей;
5. они сложно ориентируются в пространстве;
6. видеоигры это основной их интерес.
Поэтому в работу нашего отдела подбора персонала, так же необходимо внедрять либо элементы геймификации, либо целиком периодически проводить геймификацию для отдела.
Геймификация может содержать элементы материальной и элементы нематериальной мотивации одновременно.
Когда необходимо внедрять геймификацию в отделе подбора:
1. Эффективность и результативность отдела необходимо поднять;
2. Сотрудники начали перегорать и необходимо поднять корпоративный дух и дух соперничества в отделе.
При внедрении элементов геймификации вам необходимо понять, какая игра их раззадорит, и за какой приз они действительно будут бороться. Можно, конечно, провести собрание и задать напрямую эти вопросы, но тогда элемента неожиданности и интереса при внедрении игры вы не получите. Поэтому обратите внимание на то, что интересует ваших сотрудников, какие увлечения у них есть, какие фильмы или игры активно обсуждают сотрудники отдела.
Геймификацию нельзя проводить по аналогии в других компаний, а так же нельзя проводить ее постоянно. Сотрудникам может надоесть постоянно, находится в игре. Также, слишком короткая игра может не принести необходимый для вас результат, а при слишком длинной игре им может надоесть играть в одно и тоже.
Для поколения Z, важна вовлеченность, быстрая переключаемость, разноплановость задач. В связи с этим игра должна вовлекать сотрудников, при этом они должны понимать, что задачи с каждым ходом игры могут усложняться, также они не повторяются. То есть сотрудники не должны догадываться о следующем шаге, который им придется сделать, тогда вовлеченность в игре будет большая.
Промежуток времени, на который необходимо запускать игру зависит от сроков, поставленных перед вами задач. Но не запускайте геймификацию на неделю, как минимум ее оптимальнее проводить месяц, идеальный срок 3 месяца.
Приз для победителей должен быть существенным, а не тот который сотрудники могут позволить купить себе с одной заработной платы.
Идеально внедрять геймификацию, когда в компании есть CRM-система, а так же автоматизированная система подбора. Если данных систем у вас в компании нет, то вы должны продумать визуализацию игры и как фиксировать результаты сотрудников в игре.
Льготы трудовой дисциплины.
Очень хорошая нематериальная мотивация: всем хочется в пятницу уйти на час пораньше, либо получить раз в месяц один оплачиваемый выходной. За что сотрудник получит данную льготу в отделе, вы можете решить сами. Я же люблю отпускать сотрудников, которые выполнили воронку подбора персонала за неделю на 100 и более процентов, на 1 час пораньше. Все хотят уйти и борятся за данную возможность до последнего.
Таким образом, мы рассмотрели несколько примеров нематериальной мотивации, которые я внедряю в своем отделе, важно внедрять ту нематериальную мотивацию в отделе, которая будет интересна вашим сотрудникам, и они будут стремиться выполнять необходимые показатели.
Отчетность отдела подбора персонала
Как правило, когда мы приходим работать в новую компанию, мы знаем, что в отделе подбора персонала уже имеется своя отчетность. Очень редко, приходя в компанию, мы сталкиваемся с ситуацией, когда отчетность в отделе подбора персонала отсутствует. Я всегда просматриваю все отчетности отдела подбора, а так же уточняю у сотрудников, как часто они ведут отчетность, откуда они берут информацию для заполнения, а так же определяю время, которое они тратят на заполнение всех отчетов.
Идеально, когда в компании есть автоматизированная система подбора персонала и любую отчетность можно выгрузить, а как быть, если системы нет? Тогда мы сталкиваемся с MS Excel, и отчетность заполняем в данном документе. И здесь важно понимать, какие отчеты действительно необходимы руководству, не дублируют ли они информацию, а так же, насколько быстро они составляются.
Приведу пример: когда я пришла в новую компанию и увидела, что для того чтобы собрать информацию для еженедельной отчетности по количеству открытых вакансий сотрудники тратили целый день! Это было связано с тем, что сотрудникам отдела подбора персонала приходилось обзванивать всех руководителей объектов и уточнять у них информацию по количеству открытых вакансий. Сами понимаете, не всегда сразу дозванивались, директор может быть занят, либо просто элементарно не владеет информацией по потребности на его объекте (и с такими случаями приходилось сталкиваться). К тому же данная информация не всегда была корректной, так как руководители любили преувеличивать число вакансий для того чтобы сотрудник отдела подбора персонала обратил внимание на его объект и присылал больше соискателей, чем на другие объекты. А есть руководители, которые в принципе никогда не закрывали вакансии, им нравился сам процесс подбора персонала и т.д.