Порядок установки, модификации и обслуживания объектов ИТ-инфраструктуры
Регламент доработки, тестирования и внесения изменений в ИТ-системы
Положение о распределении прав доступа к ИТ-системам
Положение об информационной безопасности
и многое другое
Под формами документов подразумеваются различные образцы и шаблоны: технические задания, заявки, планы, отчёты, приказы, договора, SLA-соглашения и др.
11. Проведение аудита (оценки) ИТ-архитектуры по чек-листу и аналитических работ
Необходимо разработать и заполнить чек-лист с детальными требованиями (более 100). Фрагмент приведён на Рис. 1.3. Способы оценки требований: наблюдение за работой ИТ-систем и оборудования, наблюдение за работой ИТ-персонала, интервью и опросы сотрудников, изучение документов и отчётов (включая историю значений показателей, историю операционных рисков и др.). На основе проведённого аудита составляется план задач для проработки выявленных недостатков и включается в план развития (оптимизации) ИТ-архитектуры на следующий период (этап 1).
12. Сбор новых требований и задач к автоматизации и цифровизации от подразделений
Требования и задачи к автоматизации формируются непрерывно (практически ежедневно). Они должны быть сгруппированы и ранжированы по приоритетам (важности и срочности). Срочные задачи могут оперативно выполняться в рамках методологий гибкого управления Agile (Scrum, Kanban). Крупные глобальные задачи включаются в план развития ИТ (этап 1).
Рис. 1.1. ИТ-архитектура (на примере банка, фрагмент) и карточка (набор параметров) ИТ-системы
Рис. 1.2. Архитектурная модель программного продукта (на примере Business Studio)
Рис. 1.3. Фрагмент чек-листа «Диагностика и аудит ИТ-архитектуры организации»
Рис. 1.4. План-график проекта по построению ИТ-архитектуры (диаграмма Ганта)
2. ИТ-архитектура организации и система регламентации ИТ-департамента
Цифровая трансформация, роботизация и внедрение самых современных информационных технологий является несомненным трендом на долгие годы вперёд. Всё это нуждается в качественной регламентации и моделировании. Т.е. важно не просто внедрять новые технологии, а сопровождать и обеспечивать все проекты и разработки детальной системой регламентации и моделей. В этой главе рассмотрим структуру (Рис. 2.1) данной системы и приведём примеры отдельных её компонентов. Структура показывает, какой полный набор моделей и документов в идеале должен иметь современный ИТ-департамент средней и крупной организации (многих отраслей, особенно самых высокотехнологичных).
Рис. 2.1. Структура системы регламентации ИТ-департамента (виды моделей и документов)
При разработке данной схемы автор учитывал следующие факторы.
Возможности систем бизнес-моделирования (Microsoft Visio, Business Studio [5] и др.) по разработке соответствующих моделей и документов. Это ключевой фактор, т.к. не имеет смысла говорить о каких-то моделях и включать их в рекомендуемую структуру, если их разработку не поддерживают современные ИТ-системы.
Готовые типовые решения «Большая библиотека системного аналитика и ИТ-архитектора» [1]
Успешные практики и проектный опыт [6]
Актуальные задачи и потребности ИТ-департаментов ведущих организаций
Требования национальных и международных стандартов и методологий в области ИТ (включая ITILInformation Technology Infrastructure Library, TOGAF The Open Group Architecture Framework, ArchiMate, ISO/IEC/IEEE 42010 и др.)
Сразу следует обратить внимание, что данная схема не является абсолютной истиной и должна дорабатываться (корректироваться) под конкретную организацию. Т.е. можно перемещать разные компоненты (блоки) между категориями (группами), удалять, добавлять новые. Но предложенные подходы являются универсальными и применимы для широкого круга задач.
Рассмотрим более подробно, что входит в каждый из компонентов схемы (Рис. 2.1) с примерами.
1. Нормативные документы (ИТ)
Данная группа включает непроцессные верхнеуровневые нормативные документы: политики, положения, порядки. Процессные регламенты относятся в группе «4. Процессы и процедуры (ИТ)».
Наиболее важные документы данной группы, которые должны быть разработаны и постоянно актуализироваться.
Политика информационных систем
Политика в области обеспечения качества ИТ (IT quality assurance)
Политика информационной безопасности
Положение об ИТ-архитектуре
Положение об архитектуре, функционировании и развитии компьютерной сети
Положение об организации ведения и архитектуре электронных баз данных
Порядок проведения регламентных работ в ИТ-инфраструктуре
Порядок установки, модификации и обслуживания объектов ИТ-инфраструктуры
Порядок доработки, тестирования и внесения изменений в ИТ-системы
Положение о разработке программных продуктов
Порядок подготовки, организации и выполнения ИТ-проектов
Плюс дополнительные категории (группы) нормативных документов: информационная безопасность, обеспечение непрерывности и восстановление деятельности. Чем крупнее организация, тем больше нормативных документов требуется для регламентации всей деятельности в области ИТ.
2. Организационные регламенты (ИТ-персонал)
Данная группа включает: должностные инструкции (всех сотрудников ИТ-департамента), положения о подразделениях (входящих в состав ИТ-департамента), положения о рабочих группах и комитетах (в сфере ИТ), организационная структура ИТ-департамента (Рис. 2.2).
Дополнительный важный компонент учебные материалы и тесты для персонала ИТ-департамента, которые должны быть обязательно проработаны и постоянно актуализироваться.
Рис. 2.2. Организационная структура ИТ-департамента (фрагмент)
3. Формы документов (ИТ)
Данная группа включает: приказы, заявления, служебные записки, договора, планы, отчёты, анкеты, чек-листы, технические задания (ТЗ), бизнес-требования (БТ) и т.п. Наличие детально проработанной библиотеки форм документов позволяет эффективно спроектировать и исполнять бизнес-процессы и соответствующие им технологии (автоматизация).
4. Процессы и процедуры
Данная группа включает: дерево (реестр) ИТ-процессов (Рис. 2.3), модели ИТ-процессов и процедур, показатели KPI ИТ-процессов (Рис. 2.4), матрицы распределения ответственности и ролей в процессах, практики ITIL. Виды ролей, которые желательно утвердить по каждому ИТ-процессу: владелец (ответственный), бизнес-аналитик (системный аналитик), риск-офицер (риск-менеджер), исполнитель (участник). Примеры построения бизнес-архитектур, описания и оптимизации процессов, цифровой трансформации приведены в книге [6].
Рис. 2.3. Дерево (реестр) ИТ-процессов и процедур, фрагмент
Рис. 2.4. Показатели KPI ИТ-процессов, фрагмент
5. Архитектура приложений, технологий и баз данных
Данная группа включает: архитектура приложений (модели ИТ-систем и связей), архитектура технологий, системных компонентов и платформ, архитектура баз данных, модели потоков данных, задачи и требования к ИТ-системам, матрицы прав доступа к ИТ-системам, полномочий.
6. Другие модели и материалы
Данная группа включает: стратегические карты ИТ и цели, реестр рисков ИТ-систем, модели технической архитектуры (оборудование), модели сетевой архитектуры (ЛВС, Active Directory и др.), модели (графики) ИТ-проектов, другие аналитические и технические модели.
Расчёт уровня зрелости системы регламентации и моделей ИТ-департамента
На основе Рис. 2.1 можно разработать чек-лист (см. Рис. 1.3), с помощью которого оценить уровень развития (проработки) каждого компонента и затем получить агрегированную оценку для системы в целом.
Предлагаемая шкала: 2 полностью проработано и используется, 1 проработано и используется частично, 0 отсутствует. Формула: сумма оценок разделить на максимально возможный суммарный балл по всем компонентам. Автору известны организации, у которых данный чек-лист показывает 100 %, т.е. максимальный уровень зрелости. А значит и другие организации могут приблизиться к совершенству, выполнив соответствующие работы.
Ещё раз обратим внимание, что важно не просто разработать все необходимые регламенты и модели, а постоянно поддерживать их в актуальном состоянии, исполнять на практике и развивать. Только в таком случае всё это имеет ценность и даёт долгосрочные конкурентные преимущества.
Электронную версию чек-листа в формате Excel можно получить у автора по контактам, указанным в конце книги.
Уровни ИТ-архитектуры
Если рассмотреть ИТ-архитектуру в широком понимании, то на основе компонентов из Рис. 2.1 все модели и документы можно разделить на 6 уровней (см. Рис. 2.5), между которыми существует большое количество разносторонних связей и влияний. Основное влияние идёт сверху вниз. На основе стратегии ИТ разрабатываются (актуализируются, оптимизируются) процессы и процедуры, нормативные документы верхнего уровня. Для исполнения процессов и процедур формируется ИТ-персонал (организационная структура, системы мотивации, корпоративная культура и т.п.). Далее выполняется проработка архитектуры приложений и баз данных, которые автоматизируют процессы и процедуры. Параллельно строится архитектура технологий, системных компонентов и платформ, на которых работают приложения. Последний уровень физический, т.е. техническая и сетевая архитектура.
Рис. 2.5. Распределение моделей и регламентов, составляющих ИТ-архитектуру, по уровням
Построение полноценной и комплексной системы регламентации и моделей в области ИТ, а также ИТ-архитектуры в целом это трудоёмкая и длительная задача, требующая высокопрофессионального подхода. Чтобы не разрабатывать большинство документов и моделей с чистого листа, рекомендуется использовать «Большую библиотеку системного аналитика и ИТ-архитектора» [1].
3. От процессного управления к цифровой трансформации и роботизации
На сегодняшний день многие крупные и средние организации полностью или частично описали (регламентировали) свои процессы и построили корпоративные архитектуры (комплексные цифровые модели своей деятельности). Начинается (а где-то уже активно идёт) переход к следующему этапу цифровая трансформация и роботизация.
С каждым годом всё больше процессов в крупных и средних организациях будут выполняться в автоматическом режиме (без участия человека) в ИТ-системах или на специальном оборудовании. И рано или поздно этот показатель достигнет значения 75 % (3/4) от числа всех процессов и более.
Уже сейчас в разных отраслях активно применяются технологии искусственного интеллекта, роботизации, дополненной реальности, самообслуживания, технологии обработки больших данных и другие инновационные решения. Соответственно численность штата департамента информационных технологий сильно увеличивается, а ИТ-директор и ИТ-архитектор становятся одними из главных действующих лиц.
Основные определения
Автоматизация это включение информационных систем (программного обеспечения) в алгоритм (модель) выполнения процесса и минимизация (но не исключение) участия в нём человека. Соответственно функция, которая выполняется человеком с помощью ИТ-системы, называется автоматизированной.
Цифровизация это автоматизация процесса с использованием максимально широкого набора самых современных технологий. При этом цель не просто минимизировать участие человека в процессе, а оптимизировать и кардинально перестроить процесс в соответствии с лучшими практиками и инновациями.
Цифровая трансформация относится уже не к отдельным процессам, а к работе организации в целом. Это изменение стратегии развития, бизнес-модели (модели ведения бизнеса) и корпоративной архитектуры (см. Рис. 3.2), линейки продуктов (услуг) и каналов продаж, корпоративной культуры на основе передовых технологических решений и цифровизации.
Процессы, выполняемые в автоматическом режиме (далее А-процессы) это все процессы организации (в широком смысле), которые выполняются полностью в автоматическом режиме, т.е. без прямого участия человека. Возможно вмешательство человека в процесс при реализации событий операционных рисков (ошибок, сбоев, внешних угроз), но в самой модели (логике) процесса участие человека не прописано.
В это определение могут входить любые виды процессов: основные (реализация продуктов и услуг), обеспечивающие и управляющие.
Сравнение обычных процессов и А-процессов
Рассмотрим 12 факторов, их сравнение и изменение при переходе от обычных процессов к А-процессам (см. Табл. 3.1). Более детальные пояснения по нескольким факторам приведены после таблицы.
Табл. 3.1. Сравнение обычных процессов и А-процессов
Пункт 1. Меняется концепция и правила работы бизнес-аналитиков. Раньше они тратили очень много времени на проведение интервью исполнителей процессов, чтобы узнать все детали и нарисовать модели (карты) процессов, либо актуализировать их. Теперь всё основное время будет уходить на изучение ИТ-архитектуры и специфики информационных систем (программных продуктов), механизмов их интеграции, способов хранения и передачи данных, интервью с разработчиками (программистами) и ИТ-архитектором.
Пункт 2. Меняются нотации (правила) для графического описания процессов. Самые распространённые нотации (Cross Functional Flow Chart, EPC event-driven process chain и др.) могут не подойти, т. к. для отображения А-процессов требуется в несколько раз больше типов фигур и видов связей (стрелок). Наиболее подходящие и перспективные нотации в данном случае это BPMN (business process model and notation) см. Рис. 3.1, ArchiMate, UML (unified modeling language). Они имеют много спецификаций и возможностей для моделирования А-процессов и ИТ-систем любого уровня сложности и детализации.
Пункт 5. Необходимо детальное моделирование ИТ-архитектуры организации. Это не просто иерархический реестр (таблица или справочник) ИТ-систем, а указание большого объёма важной информации.
Множественные связи между ИТ-системами, интеграция.
Заполнение карточек (спецификаций, параметров и требований) по ИТ-системам.
Связи с другими объектами в корпоративной архитектуре (бизнес-процессы, организационная структура, показатели KPI, операционные риски, документы).
Моделирование аппаратной инфраструктуры (ИТ-оборудования), структур баз данных, сетевой архитектуры и указание связей всего этого с ИТ-системами.
Управление задачами и требованиями по доработке ИТ-систем и ИТ-архитектуры в целом.
Пункт 7. В рамках цифровой трансформации уменьшается использование ручного труда, а значит существенно уменьшается количество ошибок, задержек и проблем в работе сотрудников, уменьшается вероятность операционных рисков. Но вместе с этим существенно возрастают потенциальные убытки от наступления события риска. Например, сбой в ИТ-системе в массовом бизнес-процессе крупной организации может за несколько минут повлечь убытки на несколько миллионов рублей. Поэтому необходимы профессиональные инструменты и методики по управлению операционными рисками, обеспечению операционной надёжности и информационной безопасности [3]