Вот почему так важно постоянно ставить перед собой новые цели, разбивать их на более мелкие задачи и четко продумывать каждый шаг. Только так вы сможете держать под контролем любую рабочую ситуацию и предугадывать возможные результаты развития событий.
Чем отличается задача от цели? Если цель это результат, то задача это ответ на вопрос: как это сделать?
Таким образом, когда вы ставите перед собой новую цель, вам нужно разработать стратегию действий, а именно продумать задачи, которые необходимо решить, чтобы цель была достигнута. Для достижения одной глобальной цели порой приходится решать десятки задач. Чем глобальнее ваша цель, тем больше шагов вам нужно будет сделать на пути к ее достижению.
Цель есть образ результата, она не только предваряет осознанную деятельность, но и упорядочивает ее, делает осмысленной. Постановка цели это взгляд в будущее, элемент, который позволяет сконцентрировать силы и энергию на том, что должно быть достигнуто. Цели задают направление движения.
Важно понимать, что изначально цель, которую вы перед собой ставите, может казаться вам нереальной и трудно достижимой. Однако как только вы осознаете и проработаете задачи, которые необходимо выполнить для ее достижения, цель тут же станет для вас гораздо более реальной и даже ощутимой. Более того, вы начнете четко осознавать, какие ресурсы вам нужны и какие конкретные шаги вам необходимо предпринять, чтобы достичь цели.
Если не разбить цель на задачи, то можно от нее отказаться просто в силу того, что вы не будете до конца осознавать, как можно ее достичь. Именно по этой причине постановка задач это первый и самый главный шаг, который вы должны сделать, как только поставите перед собой новую цель.
Чтобы в практике управления избегать случаев, когда проблемы и поставленные задачи могут трактоваться неправильно, необходимо различать проблемы и ситуации, а также корректно ставить задачи.
Вспомним ситуацию 60-х гг. XX в.: «В целях усиления борьбы с вредителями Министерство сельского хозяйства Китая объявило, что за каждую сданную саранчу будет выплачен 1 юань. Теперь все крестьяне разводят саранчу»
Когда есть сформулированная цель и понятен желаемый результат, необходимо определить задачи на пути осуществления планов и выбрать оптимальные варианты решения конкретных задач.
Пример 1. У вас есть проблема низкие продажи вашего продукта через интернет-ресурс.
Цель увеличить продажи на 10 % за счет продвижения бизнеса в социальных сетях.
Задачи собрать команду из SMM-менеджера, веб-дизайнера, редактора и копирайтера, разработать и согласовать стратегию продвижения, рассчитать бюджет, запустить пилотные продажи, проанализировать результаты.
Возможные варианты. 1. Обратиться к HR-менеджеру с запросом на подбор персонала. 2. Разместить заявку на бирже фриланса. 3. Организовать поиск в соцсетях. 4. Устроить поиск в ближнем кругу знакомых и коллег.
Пример 2. Антон недавно открыл свою фирму под личным брендом.
Проблема потенциальному потребителю марка продукта незнакома.
Цель организовать рекламную кампанию.
Задачи реклама в СМИ, наружная реклама заведения, таргетированная реклама в соцсетях и интернете, подбор специалистов, расчет бюджета.
Приоритетная задача рассчитать бюджет предстоящей рекламной кампании.
Возможные варианты. 1. Обратиться к финансовому менеджеру с запросом на расчет расходов. 2. Произвести расчет самостоятельно. 3. Разместить запрос в специализированной организации.
Умение грамотно ставить цели, строить план достижения этих целей, находить и распоряжаться внешними ресурсами, ловить удачу и использовать возможности, анализировать результат все эти качества обеспечивают успех в достижении цели любого уровня.
Не нужно жалеть ни времени, ни сил на разработку стратегии действий, продумывание задач и возможных вариантов их решения. Поверьте, когда вы достигнете желаемого результата, все ваши усилия окупятся с лихвой.
Не стоит думать, что процесс достижения цели это нечто стихийное и неконтролируемое. Напротив, это очень непростой и при этом увлекательный процесс, который вы можете и должны полностью контролировать.
Наработка вариантов решения
Наработка вариантов решения задачи происходит исходя из потенциальных возможностей, наличия внешних и внутренних ресурсов и инструментов.
Поэтому, когда вы поставили перед собой конкретную задачу и намерены наработать варианты ее решения, первое, что вы должны сделать, это оценить те ресурсы, которые уже есть, а также те, которые вы можете получить, приложив к этому определенные усилия.
Какие ресурсы могут вам понадобиться для решения конкретной задачи? Вот основные из них:
1) кадры: сотрудники, которые работают в вашем коллективе и которых вы можете привлечь со стороны;
2) денежные ресурсы: как внешние, так и внутренние;
3) временные ресурсы: конкретные сроки, в рамках которых вы можете позволить себе заниматься той или иной задачей.
В зависимости от того, какие ресурсы вам доступны, на решение конкретной задачи у вас может уйти чуть больше или меньше времени. Очень важно научиться адекватно оценивать свои возможности и не только задействовать в рабочих процессах ресурсы, которые у вас уже имеются, но и делать все возможное, чтобы их стало еще больше.
Наработка вариантов решения производится на основании методов организации творческого процесса (интеллект-карты, мозговой штурм, методика Уолта Диснея, методика «подумать «об» и др.).
Мозговой штурм это способ группового или индивидуального креативного мышления, позволяющий получить большое количество идей за короткий промежуток времени.
При мозговом штурме работает принцип Парето: 80 % идей будут креативными фантазиями, 20 % родившихся идей сделают прорыв для организации или компании. 20 % внедренных идей принесут 80 % эффективности.
Мозговой штурм это продуктивный метод, когда за ограниченное время можно сгенерировать огромное количество реализуемых идей. Проходить такое мероприятие может как в форме совещания и обсуждения за открытым столом, так и в закрытой письменной форме. Кроме того, в некоторых ситуациях применяется онлайн формат мозгового штурма, который также бывает весьма эффективным и при этом помогает сэкономить время и организационные затраты. Также мозговой штурм можно устроить себе в индивидуальном порядке, если нет возможности подключить коллективный разум.
Очень важно, чтобы в мозговом штурме принимали участие исключительно продуктивные, творческие и активные сотрудники, которые при этом настроены на взаимодействие с коллективом. Если ваш сотрудник является умной, творческой и неординарной личностью, но при этом ведет себя как закоренелый интроверт и не готов делиться своими идеями с другими, скорее всего, формат коллективного мозгового штурма ему не подойдет. Максимум, что вы можете сделать, это предложить ему устроить себе индивидуальный мозговой штурм и поделиться с вами результатами в письменной форме. А вот если работник активный, творческий, показывает высокие результаты и при этом открыт к взаимодействию, он является идеальной кандидатурой для участия в коллективном мозговом штурме. Если все сотрудники, принимающие участие в совещании, будут настроены на активное взаимодействие, поверьте, результат не заставит себя долго ждать.
Существует мнение, будто самые гениальные идеи рождаются в голове у одного человека. Однако в действительности это не совсем так. Секрет в том, что интересные мысли и идеи для новых перспективных проектов рождаются именно в процессе коллективных обсуждений, когда происходит активный обмен мнениями и каждый делает свой интеллектуальный вклад в общее дело.
Вот почему так важно регулярно устраивать мозговые штурмы среди сотрудников, особенно если вам нужно решить важную задачу или сгенерировать идею для нового проекта.
Пример 1. Коллективный мозговой штурм.
Участникам выдают листок и ручку. На листе написана одна проблема, участники должны представить свое видение ее решения. Каждый человек, не останавливаясь, накидывает свои идеи по одному вопросу. Чем больше, тем лучше. Обычно время на такую работу ограничено. Затем листки отдают секретарю, и он зачитывает предложения по очереди.
Вариант хорош тем, что идеи не подписаны, соответственно исключается боязнь высказать свое мнение, каким бы странным или шокирующим оно ни было.
Пример 2. Индивидуальный мозговой штурм.
Напишите задачу, поставьте таймер на 3040 минут, отключите гаджеты и пишите все, что приходит в голову понятное и не совсем, логичное и лишенное логики, смешное и серьезное. Главное, не останавливаться, отключить логику и критику, дать свободу потоку мыслей, даже бессвязным образам и мыслеформам.
Когда мысли идут потоком, как телеграфная лента, отключается внутренний критик и субъективный контроль. В этом потоке свободных мыслей рождаются креативные и очень ценные идеи.
При этом принципиально важно, чтобы редактуру, правку и структурирование записанных мыслей осуществлял кто-то другой. Желательно, чтобы в данном процессе была задействована целая группа людей. Коллективными усилиями неосознанный поток мыслей может быть преобразован в нечто логичное и интересное. Не стоит ждать, что в результате первого этапа индивидуального мозгового штурма сразу же будет выявлена новая идея. Для этого должны пройти все его этапы, в том числе обработка потока мыслей, которые изначально могут показаться не только нелогичными, но и устрашающими.
Интеллект-карта (карта мыслей, диаграмма связей или ассоциативная карта) это инструмент визуального отображения мыслей, задач, концепций или идей, позволяющий эффективно структурировать и обрабатывать имеющуюся информацию.
Данный способ организации рабочего процесса очень подходит творческим людям, которые имеют неординарные способности или отличаются оригинальностью мышления и креативностью. При этом стоит иметь в виду, что далеко не все творческие личности готовы выставлять напоказ результаты своего творчества или хотя бы просто делиться своими креативными идеями.
Вот почему составить интеллект-карту можно предлагать абсолютно любым сотрудникам вне зависимости от того, успели они зарекомендовать себя как творческие личности или нет. Не забывайте: одно простое действие может невзначай привести к тому, что работник раскроется с самой неожиданной стороны.
Каким образом составляется интеллект-карта?
В центре карты записывают цель, задачу или проблему, а по краям все идеи, которые придут в голову. В итоге получается визуальная презентация собственного мозгового штурма блок-схема, наглядно представляющая цель, ее основные элементы и взаимосвязи между ними.
В зависимости от цели, которая стоит перед создателем карты, существуют следующие виды интеллект-карт:
Схема. Классический древовидный формат иерархической структуры. Лучи расходятся из центра интеллект-карты (основной проблемы), образуя своеобразные ветви.
Структура. Основную цель помещают вверху интеллект-карты, которая в зависимости от определенного количества значимых элементов делится на пункты, под которыми пишут необходимые подпункты.
«Рыбий скелет», или диаграмма Исикавы. По форме напоминает собой скелет рыбы. Главная мысль интеллект-карты это голова, а от хребта в разные стороны, как небольшие косточки, отходят второстепенные пункты.
Таблица. Вариант можно использовать, например, для сравнения достоинств и недостатков каждого из вариантов решения.
Метод «подумать «об» представляет собой «пользование» чужими мозгами при дружелюбном, доверительном общении и обмене информацией и состоит из следующих этапов:
1) рассказать о своей проблеме;
2) выслушать идеи партнера и развить их, не критикуя;
3) при общении самостоятельно генерировать новые идеи;
4) не ждать, когда партнер вам подбросит интересные решения, а в общении нарабатывать различные варианты.
Методика «подумать «об»
Чтобы мозг разных людей настроился на одну волну, во время коммуникации должно возникнуть доверие друг другу, а также появиться уверенность в чистоте помыслов. В результате образуется эмоциональная связь, некая связующая невидимая нить между заинтересованными сторонами.
Коммуникация это общение, обмен мыслями, сведениями, идеями и т. д., передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому. И такой обмен идеями является двусторонним процессом вы не лишаетесь своих идей, а ваш собеседник своих, вы взаимно обогащаетесь. Далее возникшие идеи совместно дорабатываются до наиболее оптимального варианта.
Как и в случае с мозговым штурмом, важно, чтобы участники данной методики были настроены на продуктивное сотрудничество и активное взаимодействие. Если человек априори является одиночкой и не привык делиться своими мыслями, более того, он считает, что обмен идеями с другими сотрудниками чреват интеллектуальным воровством и прочими негативными последствиями, скорее всего, данная методика ему не подойдет. Поэтому таким людям лучше всего предлагать индивидуальные мозговые штурмы и любые другие процессы, в которых они будут взаимодействовать исключительно с собой.
Умение пользоваться «чужими мозгами» приносит потрясающие результаты для формулирования нестандартных решений и позволяет находить выход из безвыходных ситуаций. Ведь если мозг одного человека способен хранить до 3 терабайтов информации, то чем больше людей участвуют в процессе общения, тем большей информацией все вместе располагают. Главное при этом не воспринимать обмен идеями и пользование «чужими мозгами» как преступление, а относиться к этому, как к способу повысить коллективную продуктивность!
Методика Уолта Диснея
Считается, что Уолт Дисней разработал эту методику для организации командной работы в ходе создания полнометражных мультфильмов. Превосходные идеи разбивались о стену критики сотрудников, пока однажды он не обратил внимания на то, как по-разному реагируют коллеги на его задумки. Одни восторженно развивали любую его идею, другие сразу начинали думать о возможностях ее реализации, а третьи своей беспощадной критикой разбивали задумку в пух и прах.
Уолт решил рассадить своих сотрудников по разным этажам.
На втором этаже были стены, на которых можно рисовать, и огромные окна, дающие панорамный обзор. Там сидели мечтатели те, кто способны придумать нечто новое, необычное, грандиозное. Они могли часами создавать воздушные замки, но жесткая критика напрочь убивала их вдохновение.
На первом этаже, который был обустроен под обычное офисное помещение, Дисней посадил реалистов. Их задача состояла в том, чтобы переводить любую идею мечтателей в план реализации с составлением подробных смет требуемых расходов.
В полуподвальном темном помещении с маленькими окошками сидели критики, которые искали малейшие изъяны в проектах реалистов и никогда не пересекались с мечтателями.
Схема командной работы была такой: сначала мечтатели (визионеры) придумывали идею и отправляли ее описание реалистам. Те создавали проектную документацию, а затем передавали получившийся материал критикам, которые искали в присланных проектах любые возможные изъяны и описывали причины «почему это не сработает».