Юрий Самолов
Управление изменениями
Введение
Наш мир находится в постоянном движении все течет, все меняется, как сказал древний философ Гераклит.
Изменения происходят во всех сферах жизни. Человеку нужно их принимать и использовать себе во благо независимо от того, являются ли они позитивными или негативными. В любом случае перемены это опыт, и нужно сделать выводы и двигаться дальше. Изменениям нельзя сопротивляться.
Например, в 2015 году разразился грандиозный скандал с одним из флагманов немецкого и мирового автопрома концерном «Volkswagen». Вместо того, чтобы реально реагировать на требования национальных стандартов по охране окружающей среды в рамках снижения выбросов вредных веществ в атмосферу, концерн обвинили в намеренной подделке данных (в течение семи лет) о показателях вредных выбросов в атмосферу. Чтобы хоть как-то сохранить репутацию, компания должна была по всему миру около 11 миллионов машин для проверки программного обеспечения и заплатить штраф в 18 миллиардов долларов (только в США), а еще и быть привлечена к уголовному делу. А что мешало работникам и руководству концерна перестроить/изменить внутренние технологические процессы? Уж по крайней мере затраты были бы на порядок меньше возможных убытков!
В книге мы рассмотрим процесс изменений в различных сферах бизнесе, управлении персоналом, трудовых отношениях, быту. Представленная информация касается и всех сфер жизни. Изложенные тезисы и принципы имеют широкое практическое применение для любых нововведений.
Примером организационных изменений являются изменение стратегии, технологий, структуры кампании, отношения и поведения персонала. Чтобы нововведения успешно преодолели сопротивления и преграды и получили право на жизнь, нужно их вводить грамотно, соблюдая определенные правила на каждом этапе.
Изменения не должны вводиться спонтанно и хаотично, это может привести к нежелательным последствиям. Проект изменений должен иметь план и дорожную карту, согласно которых эти изменения будут внедряться в жизнь. Ответственность за проект разделяется между участниками команды.
Чтобы грамотно привлечь нужных сотрудников в команду и заинтересовать обычных участников изменений, необходимо использовать мотивацию по базовым потребностям и строить убеждение по специальной технологии, которая излагается в этой книге.
Руководителю проекта отводится важная роль корректировщика и мотиватора остальных членов команды. Именно он формулирует идею проекта, выбирает сценарий убеждения участников в необходимости и целесообразности изменений, а также предоставляет всю нужную информацию по проекту и его реализации.
Лица, которых прямо или косвенно касаются нововведения, должны быть достаточно информированы. Отсутствие или недостаточность информации рождают домыслы и слухи, сеют панику и часто приводят к провалам, даже катастрофам, масштабные проекты. В случае, если информационная атака все же случается, руководителю необходимо владеть приемами отражения информационной войны и держать ситуацию под контролем.
Планируя изменения, нужно предполагать, что не все заинтересованные лица примут линию внедрения новшеств с радостью, всегда найдутся те, кто будет явно или тайно оказывать сопротивление. С ним можно и нужно работать, перевербовывая оппонентов в соратников по проекту.
Человеку свойственно придерживаться устойчивой и понятной позиции настоящего. Чтобы он захотел идти с вами в неизвестное, но светлое будущее, его нужно позвать туда так, чтобы он не смог отказаться. И лучше если это будет предложение сотрудничества с четкой позиции и вескими аргументами. Когда к изменениям идет целая команда единомышленников, будущее уже не кажется зыбким и неопределенным.
Командой, работающей с эффектом синергии, всегда легче преодолеть трудности на пути реализации задуманного и осуществить свои планы. А дальше? Успех неизбежен!
Структура изменений
Управление изменениями в организации это понимание корпоративной стратегии и психологии людей. Некачественное управление изменениями в организации способно разрушить перспективные проекты и даже целые предприятия.
В зависимости от воздействия внутренних и внешних сил организации получают возможность вносить изменения в одной или нескольких сферах. Например, в стремительно изменяющемся производстве телефонов производитель должен постоянно выпускать новые продукты. Изменения, внедренные в одной части организации, могут влиять на другие ее части. Выпуск нового продукта чаще всего требует технологических изменений, а новая технология заставляет компанию менять структуру и обучать сотрудников новым навыкам.
В практике внедрения новых проектов часто можно столкнуться с непониманием или отрицанием их значимости и, вытекающим из этого, сопротивлением людей, на которых новые проекты распространяются. Сопротивление может быть очень долгим, переходящим в противостояние или бунт, или кратковременным, пока польза изменений не будет очевидна.
Пример. Реформа Никона.
В 1648 г. перед свадьбой царя народ тревожился: Алексея «выучили по-немецки» и теперь он заставит бороду брить по-немецки, погонит молиться в немецкую кирху, конец благочестию и старине, наступает конец света.
И вот в такое время «собинный друг» Алексея Михайловича Никон, которого царь называл «избранным и крепкостоятельным пастырем, наставником душ и тел, возлюбленным любимцем и содружебником, солнцем, светящимся во всей вселенной», ставший в 1652 г. патриархом, задумал церковные реформы.
Никона целиком поглощала мысль превосходства духовной власти над светской, которая воплотилась в идею Вселенской церкви. В 1653 г. Никон разослал указ, велевший креститься «щепотью», а также сообщавший, сколько земных поклонов правильно класть перед чтением знаменитой молитвы Святого Ефрема.
Потом патриарх обрушился на иконописцев, начавших использовать западноевропейские приемы живописи. В новых книгах было велено печатать «Иисус», вводились греческие богослужебные обряды и песнопения по «киевским канонам».
По примеру восточного духовенства священники начали читать проповеди собственного сочинения, причем тон здесь задавал сам патриарх. Русские рукописные и печатные книги по богослужению велели вести на просмотр в Москву. Если находили расхождения с греческими, то книги уничтожали, а взамен рассылали новые.
Священный Собор 1654 г. с участием царя и Боярской Думы одобрил все начинания Никона. Всех, кто пытался спорить, патриарх «сносил» с пути. Так, коломенский епископ Павел, возражавший на Соборе 1654 г., без соборного суда был лишен сана, люто бит, сослан. От унижений он сошел с ума и скоро умер.
В 1654 г. в отсутствие царя люди патриарха насильно вламывались в дома московских жителей посадских, купцов, дворян и даже бояр. Они забирали из «красных углов» иконы «еретического письма», выкалывали образам глаза и носили изуродованные лики по улицам, читая указ, который грозил отлучением от церкви всем, кто пишет и хранит подобные иконы. «Неисправные» иконы жгли.
Никон боролся с новшествами, думая, что они могут вызвать раздор в народе. Однако именно его реформы вызвали раскол, поскольку часть московского народа восприняла их как новшества, посягающие на веру. Церковь раскололась на «никонианцев» (церковная иерархия и большая часть верующих, привыкших подчиняться) и «старообрядцев».
Староверы прятали книги. Светские и духовные власти преследовали их. От гонений ревнители старой веры бежали в леса, объединялись в общины, основывали в глуши скиты. Не признавший никонианства Соловецкий монастырь находился в осаде семь лет (1668-1676), пока воевода Мещериков не взял его и не перевешал всех мятежников.
Вожди старообрядцев протопопы Аввакум и Даниил, писали челобитные царю, но, видя, что Алексей не защищает «старину», объявили скорый приход конца света, потому что явился в Россию Антихрист. Царь и патриарх «два рога его». Спасутся лишь мученики старой веры. Родилась проповедь «очищения огнем». Раскольники запирались в церквах целыми семьями и сжигали себя, чтобы не служить Антихристу. Старообрядчество захватило все слои населения от крестьян до бояр.
Церковь уже не могла уступить непокорным мятежникам, а те уже не могли простить церковь, посягнувшую на «святую веру и старину». Так произошел раскол православной церкви в России.
Почему возникает сопротивление, и как его избежать? Причин непринятия перемен может быть много социальные, культурные, национальные, психологические, производственные, личностные и так далее. Одной из общих причин является отсутствие четко выстроенной структуры изменений.
ВАЖНО! Любое нововведение нужно осуществлять продуманно, грамотно спланированно, поэтапно, без авральных мероприятий.
Этапы структуры изменений:
Замысел изменений.
План внедрения изменений.
Реализация плана внедрения изменений.
Завершение проекта.
Любые изменения, нововведения или проекты начинаются с возникновения их замысла. Появляется интересная идея, человек ее развивает в своем воображении, представляет результат и стремиться его достигнуть.
Но воплощение замысла в реальность часто не происходит или происходит с нежелательными и непредвиденными последствиями. Почему же результат изменений не соответствует ожидаемому?
Ответ простой изменения должны проводиться последовательно, а замысел изменений состоять из трех блоков.
Замысел изменений:
Идея (мысль).
SMART цель.
Видение образа результата изменений.
Идея
Начальным этапом введения изменений является замысел идея. Идея может возникнуть внезапно или вынашиваться годами, может быть предложена сотрудниками или сформулирована самостоятельно в любом случае, без идеи или замысла изменения не происходят.
Идея изменений имеет определенные цели, продиктованные временем, обстоятельствами, ситуацией.
Возникают логичные вопросы: как и где рождаются идеи, можно ли стимулировать их появление, как пользоваться чужими идеями? Например, как появляются гениальные мысли о научных открытиях, бизнес-идеи будущих миллионеров, креативные задумки нестандартных проектов и варианты решений штатных задач в повседневной жизни.
Вдохновение может прийти в любой момент. Пока вы смотрите кино, разговариваете с соседкой, слушаете любимую песню или спите, ваш мозг непрестанно работает, образуя связи между тем, что вы делаете и нарастающим числом идей в вашей голове.
Если возникает недостаток идей или нужны новые нестандартные мысли ищите и считывайте их у других или ловите в окружающем информационном поле. О рождении идей подробнее читайте в книге «Личная эффективность руководителя».
Рассмотрим примеры идей новых проектов на примерах.
Пример 1. Изменение структуры и функционала отдела в связи с укрупнением финансового блока компании.
Пример 2. Увеличение мощностей производства за счет внедрения станции смешения на этапе подготовки производства.
Пример 3. Организация централизованного снабжения продуктами компании в условиях перехода на работу с отечественными производителями.
Пример 4. Разработка и внедрение новых теплоизоляционных материалов в ассортимент продукции холдинга.
Пример 5. Внедрение нового формата работы компании по производству строительных материалов с направлением на онлайн-продажи.
Технология SMART
После того как появилась идея проекта, она должна быть сформулирована в цель по технологии SMART, то есть оцифрована. Чем конкретнее сформулирована цель, тем больше шансов, что проект будет реализован.
Обычно цель проекта формируется из какого-либо желания и отличается от него конкретной формулировкой, планом ее достижения и временными рамками. Например, «хочу стать директором магазина» это желание, а «хочу открыть магазин электроники на ул. Ленина, 37 к 2023 г.» это цель проекта.
Желание само по себе не является целью проекта, у него нет четких, определенных характеристик, заданных параметров, направления действия и собственно действий по реализации цели. Желание можно сделать «умным», то есть превратить его в цель через осознание, видение, чувствование образа цели и формулирование ее согласно критериям SMART.
Определение критериев SMART дает представление о конечном результате проекта. Желание, не соответствующее критериям SMART, чревато неоправданными ожиданиями, разбитыми мечтами, разочарованием.
Согласно технологии SMART цель должна быть:
конкретной;
измеримой;
достижимой;
уместной;
ограниченной во времени.
Технология SMART
Пример 1. К 2025 году с помощью новой системы аналитики Фишка-2 перевести компанию по производству минеральных удобрений полностью на отечественный рынок. Разработку системы осуществить силами отдела инновационных технологий компании в составе 5 человек в пределах бюджета 200 тыс. рублей.
Цель SMART измеримая, с установленными сроками.
Пример 2. Для прорыва на рынок услуг общепита нужно найти опытных специалистов по консалтингу и договориться о сотрудничестве. Это поможет нашей фирме в период локдауна пережить отток потребителей.
Цель не SMART не сформулирован результат, сроки и актуальность не обозначены.
Пример 3. В трех основных цехах предприятия установить на насосном оборудовании мощностью выше 100 кВт/ч частотные преобразователи. Это позволит регулировать потребление электроэнергии пропорционально изменяющейся производительности оборудования, что приведет к 25-30% экономии электроэнергии в рамках предприятия.
Цель SMART конкретная, ощутимая, с параметрами.
Пример 4. Хочу провести перепланировку загородного дома, чтобы семье было комфортно отдыхать в нем в любую погоду. Приглашу специалистов, пусть все переделают для семейного отдыха с детьми на природе.
Цель не SMART не заданы параметры, сроки выполнения.
Обратите внимание, что в примерах с соблюдением критериев SMART сформулирован результат, к которому приведет новый проект. Поэтому не составит труда уяснить суть нововведения и спланировать его реализацию сроки и характеристики указаны, актуальность и достижимость очевидны.
Изменения, сформулированные без соблюдения критериев SMART, будет сложно, почти нереально выполнить, потому что нет ясности и определенности. Идеи такого плана представляют собой озвученные желания и не более того.
Видение
Оцифрованную идею нужно визуализировать увидеть результат в своем воображении. Чем четче видение, больше деталей, тем проще будет составить план.
Например, Екатерина II лично согласовывала проекты возведения и реконструкции дворцов только после представления ей их макетов. Так императрица контролировала и корректировала задумки архитекторов, следила за соблюдением ее воли в планах новых проектов.
Видение результата достижения цели позволяет представить ее в воображении и на уровне ощущений. Для достижения успеха нужно представлять свою цель, видеть ее и верить в достижимость результата. Помните, как у А.С. Пушкина: «Товарищ, верь, взойдет она звезда пленительного счастья».