Кадровое делопроизводство - Дубровская Татьяна


Татьяна Дубровская

Кадровое делопроизводство


Предисловие

В настоящее время вопросом трудовых отношений уделяется все больше внимания. Развивается трудовое законодательство, повышаются требования к правильности оформления кадровой документации для организаций

всех форм собственности. Специалисты по кадровому делопроизводству становятся чрезвычайно востребованными на рынке труда.

Однако ситуация с документированием трудовых отношений еще очень далека от совершенства. Многие организации не придают серьезно

го значения кадровой документации. Так, по данным Минтруда РБ, кадровая документация имеется всего лишь у 53% от общего числа организаций, причем в 35 % организаций система кадровых документов неполна и не отличается правильностью. Еще хуже обстоит дело с сохранностью кадровых документов: в лучшем случае пятая часть предприятий имеет специальные помещения для хранения документации, почти нигде нет лиц, ответственных за хранение. В результате огромное количество документов ПОЛНОСТЬЮ утрачено.

Какие же основные ошибки допускаются при ведении кадровой документации?

В первую очередь, это отсутствие представлений о том, каким должен

быть состав обязательной кадровой документации. Поскольку в большинстве

организаций с небольшим штатом за кадровую документацию отвечает либо

бухгалтер, либо секретарь, не имеющие специальной подготовки, в кадровом

делопроизводстве допускается множество ошибок: отсутствуют трудовые до

говоры, личные карточки, отсутствует или неправильно оформляется штатное расписание, нет локальных нормативных актов, таких как правила внутреннего трудового распорядка или положение о командировках, а о сравнительно новых, но таких обязательных внутренних нормативных актах, как

положение о защите персональных данных, вообще мало кто знает.

Трудовые книжки часто заполняются неправильно или не вовремя, особенно часто не оформляется перевод на другую работу в рамках одной организации.

Однако ситуация меняется, и в настоящее время цивилизованное ведение бизнеса уже невозможно без управления в рамках закона и законного

регламентирования отношений между работником и работодателем. Возрастает понимание места и роли кадровой документации. Многие организации

рассматривают правильное ведение кадровой документации как свое серьезное преимущество на рынке труда: в объявлениях о вакансиях все чаще появляются такие фразы, как «оформление в строгом соответствии с ТК», «соблюдение ТК».

ГЛАВА 1

Кадровая документация

1. Общие положения

1.1. Понятие и виды кадровой документации


Виды кадровой документации


1

Организационно-правовая документация

уставные документы организации;

 правила внутреннего трудового распорядка (далее  ПВТР);

штатное расписание;

 Положение о структурном подразделении;

должностные (рабочие) инструкции;

график трудовых отпусков;

иные правила, положения, инструкции


2

Персональная документация

трудовая книжка;

личное дело;

личная карточка работника;

документы персонифицированного учета


3

Договорная документация

коллективный договор (соглашение);

трудовой договор (контракт);

 договор о материальной ответственности;

договоры на производственное обучение и практику;

договоры на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку


4

Распорядительная документация

приказы, распоряжения, указания, решения, постановления


5

Учетная и регистрационная кадровая документация

учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;

документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом


6

Информационно-справочная документация

сведения воинского учета;

сведения, предоставляемые в службы занятости;

сведения о молодых специалистах;

документация и сведения, направляемые в органы соцзащиты населения, статистики и т.д.


7

Иная документация

переписка с иными организациями, работниками (письма, уведомления и др.)


1.2. Организация работы кадровой службы


Организация работы кадровой службы


1

При создании в организации кадровой службы как структурного подразделения наниматель должен предусмотреть ее в организационной структуре в виде отдела (управления, сектора, бюро, группы, специалиста)


2

Конкретное наименование структурного подразделения, функцией которого является организация работы с кадрами, устанавливается нанимателем в зависимости от поставленных перед ним целей и задач


3

При расчете численности работников рекомендуется руководствоваться Межотраслевыми нормативами


4

В зависимости от численности работников, особенностей организационной структуры в штатное расписание вводятся структурное подразделение и соответствующая должность его руководителя


5

При организации функционирования кадровой службы разрабатывается и утверждается соответствующее положение, которое определяет ее основные задачи, функции, организационную структуру, права и обязанности, взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации


6

Наименования должностей работников, занимающихся кадровой работой, устанавливаются в соответствии с квалификационными характеристиками должностей служащих, содержащимися в Выпуске 1 ЕКСД


7

На работников, занимающихся кадровой работой, необходимо разработать должностные инструкции. Должностная инструкция, как правило, не разрабатывается на руководителя структурного подразделения. Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя кадровой службы указываются в Положении о кадровой службе


1.3. Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП


Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП


Микроорганизации  зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 чел. включительно (ст. 3 Закона  148-З).

ИП  физлицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юрлица и зарегистрированное в установленном порядке (абз. 4 ст. 1 ХПК)


1

ПВТР


2

Письменные трудовые договоры (контракты)


3

Штатное расписание


4

Приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.)


5

Основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)


6

Трудовые книжки работников (вкладыши к трудовым книжкам)


7

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним


8

Уведомление работника о продлении контракта, уведомление о заключении нового контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска


9

Табель учета использования рабочего времени


10

График трудовых отпусков


11

Расчетные листки


Примечание. Перечень обязательных документов при регулировании трудовых отношений с работниками для ИП и микроорганизаций определен в Рекомендации


Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах


1

Должностные (рабочие) инструкции работников (если все должностные обязанности работников не урегулированы в трудовых договорах)


2

Договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности и (или) договор об индивидуальной материальной ответственности  работников (если у нанимателя работают работники, являющиеся материально ответственными лицами)


3

График работ (сменности) (если работа носит сменный характер)


4

Положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не урегулированы в других ЛПА организации)


5

Личные дела и личные карточки работников


6

Документы персонифицированного учета


7

Документы воинского учета


2. Оформление кадровых документов

2.1. Разработка инструкции по делопроизводству в организации


Оформление кадровых документов


Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции  4 (п. 4 Инструкции  4)


Разработка инструкции по делопроизводству


Вопросы ведения кадрового делопроизводства могут быть регламентированы как в общей для всей организации инструкции по делопроизводству (в соответствующем ее разделе), так и в самостоятельном документе  инструкции по кадровому делопроизводству


1

В крупных организациях инструкцию разрабатывает служба документационного обеспечения управления при участии архива организации, юридической службы. В небольших организациях, где такой службы нет, такая задача может быть поручена кадровой службе или специалисту по кадрам


2

Каждая организация самостоятельно определяет структуру и содержание инструкции (количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) в зависимости от направления деятельности, объема документооборота, наличия технических средств и т.п.


3

В структуру текста инструкции по делопроизводству включаются общие положения, тематические разделы и приложения


4

В инструкции по делопроизводству необходимо закрепить следующие правила:

правила создания, оформления и организации работы с документами;

правила ведения различных учетных форм, формирования, ведения и хранения дел;

правила регистрации документов в кадровой службе, определения состава регистрируемой документации, сроки, формы, методы регистрации;

правила заполнения кадровых документов

Также необходимо привести в качестве приложения к инструкции шаблоны используемых регистрационных форм


5

Инструкция по делопроизводству может содержать приложения, в качестве которых могут приводиться:

образцы бланков документов;

образцы документов, не имеющих унифицированных форм


6

Инструкцию по делопроизводству можно утвердить посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания приказа


Ответственность за организацию делопроизводства


1

На руководителя организации возлагается ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность (абз. 1 п. 7 Инструкции  4)


Примечание. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел (абз. 1 п. 7 Инструкции  4)


2

На руководителя структурного подразделения организации возлагается ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в соответствующих подразделениях, их сохранность. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. (абз. 2 п. 7 Инструкции  4)


3

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, а также несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов необходимо немедленно сообщать руководителю подразделения и в службу документационного обеспечения управления


4

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п. 7 Инструкции  4)


5

Контроль состояния делопроизводства в организациях осуществляется органами архивного дела и делопроизводства, государственными архивными учреждениями и вышестоящими организациями (п. 8 Инструкции  4)


2.2. Общие правила (требования) к оформлению документов


Правила оформления


1

Для придания документу юридической силы необходимо наличие таких обязательных реквизитов, как:

наименование организации и (или) структурного подразделения  автора;

дата документа;

регистрационный индекс;

подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п. 18 Инструкции  4)


2

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Примечание. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов


Требования к тексту документов


1

Должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований (п. 67 Инструкции  4)


2

Излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка (п. 68 Инструкции  4)


3

Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений (п. 70 Инструкции  4)


4

Применяются термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями, многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений (п. 71 Инструкции  4)


5

В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики (п. 72 Инструкции  4)


6

Не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку (ч. 1 п. 90 Инструкции  4)


7

Текст документов и многострочных реквизитов оформляется без переноса слов (ч. 2 п. 90 Инструкции  4)


8

Тексты сложных по содержанию документов делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты  на абзацы, а в больших по объему документах пункты могут объединяться в главы (п. 73 Инструкции  4)


9

Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5  через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере (п. 77 Инструкции  4)

Дальше