График работы: нормированный 5/2, 6/1, 2/2; ненормированный график работы.
Режим дня: с 10 до 17, с 8 до 18, с 14 до 18, или просто 40 часов в неделю, обеденный перерыв.
Место работы: стол в отделе, прилавок в торговом зале, нет рабочего места, стол в open-офисе или место на диване и т.д.
Техника: компьютер, специальные программы (указываем, если они есть), принтер, сканер, кассовый аппарат, паровой утюг и т.д. Указываем всю технику, с которой сотруднику придется сталкиваться при выполнении должностных обязанностей.
Оклад, премии, проценты, бонусы. Все пишем в цифрах и процентах. Если оклад различен на испытательный срок и после, фиксируем. От чего зависят премии и бонусы, когда бывают, за что начисляются.
Нематериальная мотивация любые элементы не фиксирующиеся в денежной эквиваленте и не выплачивающиеся в материальном плане.
Например:
доставка сотрудников или развозка;
возможность пользоваться служебным транспортом;
выдача форменной одежды;
питание.
Социальный пакет и гарантии, в него входит: медицинское страхование, дополнительные отпуска и т.п.
Требования к кандидату:
Анкетные
Возраст, пол, образование, привычки, здоровье
Личностные (психологические)
Характер, темперамент
Знания, умения и навыки
Знания, опыт, навыки работы.
Требования формулируются на основании всей предыдущей информации, которую мы собрали о компании, вакансии и выполняемых функциях.
Задача HR-менеджера: сформулировать все требования совместно с руководителем и максимально их расширить. Выше говорили о расширении требований к вакансии, то есть раздвижение границ возраста, лабильность и толерантность к полу нового сотрудника, мягкое отношение к образованию.
Пример:
Вы HR-менеджер. Вы читаете это издание или получаете информацию о выполнении своей работы при помощи современных технологий (интернета, видеокурсов и тренингов), у Вас может не быть высшего образования по рекрутингу, но выполнять свои задачи и функции вы можете грамотно, эффективно и в срок.
Также и с нашими кандидатами. Расскажите руководителю о том, что рассматривая кандидатов более гибко, мы увеличиваем шансы компании на успех в подборе необходимого специалиста и достижении стратегических целей.
Пункты привычки и здоровье заполняете только в том случае, если у вас есть в связи с этим ограничения или наоборот возможности.
Примеры:
Есть компании, которые поощряют здоровый образ жизни и следят за привычками сотрудников. Создают и проводят оздоровительные мероприятия и спортивные соревнования. Подход является ценностью компании и категорически не принимаются сотрудники, имеющие вредные привычки.
Есть компании, которые не обращают внимания на вредные привычки сотрудников или даже выделяют их в требования.
Важно! Умственный труд и интеллектуальная нагрузка относятся к здоровью.
Характер и темперамент также указываются только в случае необходимости. Этот пункт станет опорным, если вы захотите использовать в собеседовании психологические тесты и задания для кандидатов. Если характер и темперамент не важны для выполняемой работы, смело пропускайте этот пункт (задачи и обязанности вы уже выше сформулировали).
Знания, умения и навыки формулируются из пунктов: работа с орг.техникой, функциональные обязанности и задача должности.
Пример:
Должность секретаря-референта (как помощника руководителя). Основная задача должности: следить за исполнением графика работы руководителя. Знания, умения навыки: тайм-менеджмент, управление временем, стили и виды планирования, ведение электронного дневника, умение стенографировать и т.д.
Далее необходимо понимать, насколько обладание навыками и знаниями критично для вас? Или вы можете и готовы обучить нового сотрудника методам и стилю работы, который принят в вашей компании.
Организация собеседований:
Кто проводит первичны отбор и собеседования?
Сколько кандидатов хочет посмотреть руководитель?
Срок первичного отбора?
Как организовать собеседования с руководителем (в какой день, сколько человек за день)?
Присутствие HR-менеджера на собеседованиях.
Подробно:
Кто проводит первичный отбор и собеседования?
Часто встречаются ситуации, когда существует сотрудник отдела персонала, который просто отбирает резюме и анкеты. Когда первичные собеседования проводит руководитель, это встреча-знакомство, по итогам которой руководитель выбирает наиболее заинтересовавших его людей, а HR-менеджер уже после проводит подробное собеседование с оценкой компетенций и знаний. Любой вариант возможен, и задача выбрать наиболее подходящий для конкретной ситуации и более эффективный в конкретном случае.
Сколько кандидатов хочет посмотреть руководитель?
В различных ситуациях и разные руководители либо хотят смотреть ВСЕХ, либо просят только одного самого лучшего. Необходимо заранее обсудить с руководителем этот вопрос и совместно решить, сколько кандидатов вы выбираете: только одного или трех для выбора уже руководителем.
Какой срок первичного отбора?
Минимальный срок 1 неделя. Однако помним об особенностях должности. Если у нас вакансия продавец или грузчик, то первичный отбор может составлять 1-2 дня. Имеет смысл подготовить заранее или иметь базу кандидатов на наиболее «текучие» должности.
Как организовать собеседование с руководителем?
Каждый руководитель вырабатывает свою систему встреч с кандидатами. Наиболее часто встречается вариант: HR-менеджер провел беседу, и кандидат соответствует заявленным требованиям, он звонит руководителю и договаривается о встрече с кандидатом в удобное для обоих время. Иногда происходит по-другому, руководитель назначает день и время, а HR-менеджер приглашает кандидатов на это время (например, по понедельникам с 12-00 до 15-00).
Второй аспект: время беседы с каждым кандидатом. Будет эта встреча продолжаться 1-2 часа или 10-15 минут. Обязательно обсудите, о чем будет эта встреча, и предупредите кандидата, на какое время ему рассчитывать.
Иногда руководитель просит назначить всех кандидатов на одно время.
Например:
«На 19-00 назначить собеседование 5-6 человек, я всех вместе приму».
Это тоже примеры из практики, и они работают в конкретной ситуации. Если вам важно, чтобы кандидаты видели, что они не в единственном экземпляре у руководителя есть выбор, он ценит свое время и факты, тогда можете смело применять этот способ.
Присутствие HR-менеджера на собеседованиях. Если у вас как HR-менеджера есть такая возможность, то лучше там быть. Хотя бы первые 2-3 собеседования при первичной работе с данным руководителем. Присутствие на собеседовании дает HR-менеджеру много информации о том, как проводит собеседование руководитель: что говорит, что делает?
Наблюдение необходимо, чтобы ваша информация не отличалась от информации, которую руководитель дает кандидатам, чтобы вы действовали в одном направлении. А также посмотреть, на что обращает внимание руководитель. И применять все это в следующих ситуациях подбора.
Очень важно! Обсудите роль каждого (руководителя и HR-менеджера) на этом повторном собеседовании. Что вы будете делать: смотреть и наблюдать или активно участвовать в процессе? Чтобы уже на собеседовании не возникло вопросов и непонимания.
На повторном собеседовании с руководителем HR-менеджер является моральной поддержкой для кандидата. Кандидат уже знаком с вами и знает, что вы его оценили положительно, раз пригласили на эту встречу, следовательно, он будет искать в ваших глазах и действиях поддержки и иногда пояснений.
Итог. Заявка на вакансию:
Информация о компании;
Описание должности;
Условия найма и оплаты труда;
Требования к кандидату;
Организация собеседований.
Важно!
Автор не претендует на истину в последней инстанции и данная структура Заявки на вакансию (как и Профиля должности) не является единственно верной. Хочу только сказать, что это необходимый минимум важной для успеха Подбора персонала информации, обобщенный опыт практической работы и опыта коллег. Даже в приведенных примерах, вы увидите как по-разному данные блоки могут быть укомплектованы и применены в конкретной ситуации Подбора.
Примеры реальных Заявок на подбор персонала Приложение 1.
Структура Заявки на подбор сотрудника
Заявка на подбор персонала (пример 1)
Информация о компании
Описание должности
Название должности
Причина появления вакансии
Как долго вакантна должность
Обязанности сотрудника
Основная задача
Сотрудник в подчинении
Сотруднику подчиняется
Условия найма и оплаты труда
Форма найма
График работы
Место работы, сопутствующая орг.техника
Оклад, премии
Нематериальная мотивация
Соц. пакет и гарантии
Требования к кандидату
Возраст
Пол
Образование
Привычки, здоровье
Характер, темперамент
Опыт и навыки работы
Знание орг. Техники
Организация собеседований
Кем проводится первичный отбор и собеседование
Сколько кандидатов предоставить для собеседования руководителю
Срок первичного отбора
По каким дням проводятся собеседование с руководителем и по сколько человек
Присутствие на собеседовании менеджера по подбору персонала
Дата
Подпись ответственного за открытие вакансии __________________________________
Отметка о выполнении:
Дата закрытия вакансии ___________________________________
ФИО принятого на работу сотрудника ___________________________________
Заявка на подбор персонала (пример 2)
Описание работы
Название должности:
Отдел:
Ключевые задачи отдела:
Количество сотрудников в отделе:
Отвечает за:
Должностные обязанности:
Подчиняется:
Количество подчиненных:
Проблемы, которые необходимо решить наймом этого человека:
Результаты, ожидаемые от этого человека:
Процент командировок от рабочего времени:
Перспективы должностного роста:
Абсолютный минимум требований
1. Образование(специализация):
1.1 Необходимые курсы, тренинги, сертификаты:
2. Необходимые знания и навыки:
2.1 Знание ПК
2.2 Знание оргтехники
2.3 Навыки работы на компьютере (программы, уровень программиста, пользователя)
2.4. Знание специальных программ
3. Знание иностранных языков (уровень владения):
3.1 Как иностранный язык будет использоваться на работе:
4. Практический опыт работы в должности (в предпочтительных вариантах / срок)
4.1. В какого рода организациях
4.2 В каких должностях
4.3 Если необходим опыт руководящих должностей, то с каким количеством человек в подчинении
4.3 Желательно не менее _______ года (лет), допустимо не менее ______ года (лет)
5. Пол, возраст:
6. Компании, кандидаты из которых не желательны:
7. Наличие водительского удостоверения: Да/Нет
Наличие личного автомобиля: Да/Нет
8. Личностные характеристики:
8.1
8.2
8.3
8.4
Этапы отбора
Кто будет проводить собеседование
Предусмотрено ли для кандидата тестовые задания
В какой последовательности
Кто проверяет каждое тестовое задание
Информация о вознаграждении
Оклад на этой должности
Премии для человека, занимающего эту должность: Да/Нет
Сумма:
Способ выплаты премий
Льготы, предусмотренные для этой должности
Предоставление автомашина: Да / Нет
Возмещение дорожных расходов: Да / Нет
Сумма: в месяц
Компенсации за использование личного автомобиля: Да / Нет
Сумма: в месяц
Дополнительная информация:
Ваше пожелания (пожелания к поиску/пожелания к кандидату/ компании/ пожелания к биографии кандидата и т.д.)
Какое количество кандидатов необходимо предоставлять на собеседование:
1 кандидат в день
2 кандидат в день
3 кандидат в день
Другое
Причины открытия вакансии
Планируемая дата выхода на работу
Дата подачи заявки _________________
______________ Подпись
Комментарии к теме.
Основная задача должности:
Зачем нужен этот сотрудник?
В чем цель работы сотрудника для всей организации в целом?
Как будет измерен результат (сроки, показатели)?
Это вопросы, на которые HR-менеджер должен обратить особое внимание руководителя. Задать их стоит не один раз, чтобы формулировка была понятной и простой.
Как будет измерен результат (сроки, показатели)?
Здесь мы говорим о задачах, выполняемых новым сотрудником, и о том, какие критерии оценки деятельности персонала важны для руководителя и учитываются в компании. Задача HR-специалиста донести информацию до кандидата, ведь понимание этих критериев человеком, который приходит работать в компанию, позволит ему оправдать ожидания работодателя.
Вспомним еще раз про заработную плату в 25 000 руб. Что должен сделать сотрудник, чтобы получить данную сумму, какие ошибки приведут к каким потерям. Если мы четко обсудим с руководителем такой вопрос, то ситуации «он не заработал» не появится.
Другая сторона вопроса: Как руководитель поймет что подбор прошел успешно? Задайте этот вопрос и сформулируйте с руководителем критерии успешности вашей работы, по возможности сделайте их конкретными (цифры и факты).
Четкая формулировка основной задачи должности помогает понять HR-менеджеру, что для руководителя является самым важным и определяющим эффективность сотрудника на занимаемой должности.
Определение круга компетенций:
Какие обязанности выполняет сотрудник?
Что нужно знать и уметь, чтобы справиться с обязанностями?
В своей работе мы постоянно сталкиваемся с понятием «Компетенции». Более подробно эту тему мы рассматривали выше, теперь же обратимся к вопросу о том, как определить компетенции, и приведём примеры:
Вакансия Продавец торгового зала. Обязанности:
Встреча клиентов;
Предложение товара;
Предложение сопутствующих товаров и услуг;
Работа с ККМ;
Выкладка товара;
Оформление торгового зала.
Компетенции:
Умение устанавливать контакт;
Умение прояснить потребности клиента и предложить товар;
Умение работать с ККМ;
Знание ассортимента и мерчендайзинга;
Чувство вкуса.
Компетенции могут быть обязательными, то есть кандидат должен владеть ими в совершенстве. Или же в компании есть политика «мы сами научим», тогда некоторые компетенции могут быть необязательными. Из нашего примера, если работе с ККМ и ассортименту мы можем научить уже непосредственно на рабочем месте, тогда «знание ККМ» и «знание ассортимента» мы не будем включать в перечень необходимых требований.
Формулировки в формате «что будет делать?» помогают во время собеседования легко провести оценку кандидата по этим параметрам.
Пример:
Если в графе компетенции (из нашего примера) написать: коммуникативные навыки, для HR-менеджера появляется вопрос: А что же необходимо увидеть, и как это может проявиться на собеседовании? Наши руководители часто именно так формулируют компетенции своих сотрудников: чтобы умел разговаривать.
В нашем случае, компетенция «умение устанавливать контакт» легко опознаваема в поведении человека: Насколько умело установил контакт с интервьюером? Насколько его жесты располагающие и открытые по отношению к собеседнику?
Следующая компетенция «умение прояснять потребность». В поведении проявляется: Задает ли вопросы по ходу вашего рассказа? Какие вопросы задает?