Систематизация по объекту, испытывающему влияние. Документы, при систематизации которых следует использовать это правило, также содержат два объекта. Первый объект это принципы и правила какой-либо науки или отрасли практики. Второй объект это другие науки или отрасли практики, на которые оказывает влияние первый объект, при систематизации с помощью индекса отражают только второй объект, испытывающий влияние первого.
Систематизация документов широкого содержания. Правило распространяется на документы, в которых рассматривается три и более предмета или предмет освещается в трёх или более аспектах. Такие документы отражаются в классификационном делении, содержание которого объединяет информацию обо всех предметах или аспектах.
Результатом систематизации является классификационный индекс, позволяющий определить место документа в системе отраслей знания, отражённой в фонде. В зависимости от назначения индекс может быть полным, полочным, каталожным.
Полный индекс указывает все индексы, с помощью которых документ, в соответствии с содержанием, отразится на информационно-поисковой системе, организованной по отраслевому принципу. Если полный индекс содержит два и более индексов, они объединяются знаком плюс (+).
Полочный индекс это классификационный индекс, указывающий место хранение документа при систематической расстановке фонда. Полочный индекс выполняет структурообразующую и поисковую функции.
Каталожный индекс это индекс, позволяющий разместить библиографическую запись на документ в соответствующем делении, организованном по отраслевому принципу. Он выполняет структурообразующую и поисковую функции.
[О. А. Обабкова 2018]:
ПОРЯДОК РАСЧЁТА СТАЖА, ЛЬГОТ, КОМПЕНСАЦИЙ, ОФОРМЛЕНИЯ ПЕНСИЙ РАБОТНИКАМ
Рассчитать частичный трудовой стаж может потребоваться, например, для получения работником каких-то локальных, внутриорганизационных льгот, или допусков к определённым видам работ. В этом случае особой точности может и не потребоваться. Но, вся серьёзность вопроса проявляется при необходимости рассчитать так называемый общий трудовой стаж, величину, определяющую размер начисляемой пенсии.
В общий трудовой стаж включают, как все периоды трудовой деятельности, так и общественно-полезной, до 01.01.2002 года. После этой даты расчёт ведётся то тому же работнику уже в отношении «страхового стажа». Это связано с тем, что 17.12.2001 года в Российской Федерации вступил в силу закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», где применяется иная терминология, а сведения о стаже начинает собирать Пенсионный Фонд РФ.
Принципиальная разница между общим трудовым стажем и страховым стажем заключается в том, что первый включает в себя все периоды трудовой и общественно-полезной деятельности гражданина, а во втором учитываются все страховые взносы с его доходов поступившие в пенсионный фонд. А сам размер пенсии до 01.01.2002 г. стал зависеть от общего трудового стажа и объёма среднемесячного заработка, после этой даты от суммы уплаченных в ПФР взносов и наличия минимального страхового стажа.
По причине несопоставимости формул расчёта пенсии подпадающей под одновременно оба периода времени, ввели промежуточный алгоритм конвертации данных: расчётный пенсионный капитал, накопленный на дату изменения законодательства, который может быть исчислен исходя из величины расчётного размера трудовой пенсии определённой по одному из алгоритмов утверждённых в законе в пунктах третьем и четвёртом статьи тридцатой (Закон 1173-ФЗ от 17.12.2001).
Общий трудовой стаж (насчитываемый по п. 3 173-ФЗ) может включать в себя следующие периоды:
Любые виды работ и рабочих отпусков (творческой деятельности) на территории страны и за её пределами;
Военная служба;
Болезни, возникшие во время работы, или инвалидности I-II групп, связанной с работой;
Необоснованное излишнее пребывание в заключении;
Учёт в центре занятости населения в связи временной безработицей.
Общий трудовой стаж (насчитываемый по п. 4 173-ФЗ) может включать в себя дополнительные периоды:
Профессиональное обучение;
Уход за нетрудоспособным человеком;
Декретный отпуск и уход за детьми до трёх лет (но не больше девяти лет);
Отсутствие возможности трудиться у жён военнослужащих, пребывающих с мужьями по месту службы, и жён лиц, направленных на работу за границу (но не более десяти лет);
Нахождение в период ВОВ на оккупированных территориях, в концлагерях или Блокадном Ленинграде.
Право выбора формулы расчёта и оценки общего трудового стажа закон закрепляет за гражданином (застрахованным лицом). Но, на практике, расчёт производится ПФ РФ на основании поступивших в его распоряжении документов, хотя и выбираемых в пользу оформляющегося на пенсию.
Подтверждение трудового стажа производится предъявлением:
Справок;
Выписок из учётных документов работодателя;
Трудовых договоров;
Архивных документов;
Показаний свидетелей.
Так как для ПФ РФ важны документальные подтверждения трудовой деятельности, то работнику законодательно дано право истребовать от работодателя любых документов непосредственно относящихся к его трудовой деятельности. Некоторые документы в этом случае обладают несколько неоднозначным статусом, и существует немалая вероятность судебных споров по этому поводу. Делопроизводитель должен быть к этому готов.
В статье 7 Конституции РФ сказано, что Российская Федерация является социальным государством, чья политика направлена в сторону обеспечения условий для достойной жизни граждан, а также их свободного развития. На основании этого в стране существует огромное количество льгот определённых преимуществ, дополнительных прав, полного или частичного освобождение от выполнения установленных правил, обязанностей, или облегчение условий их выполнения.
Для каждой из льгот или пакета льгот разрабатывается своё положение, содержащее правила предоставления и расчёта, в которых определённые данные, например:
Наименование льготы это название правила предоставления льготы;
Носитель тот, на кого распространяются правила предоставления льготы;
Условие предоставление льготы некоторое требование к носителю льготы для её получения;
Группа граждан для определения доли носителю определяет, какой статус необходим другим участникам процесса получения доли льготы;
Количество для определения доли носителю определяется, в некой зависимости. Например, от только носителя льготы, всех носителей льгот данной категории, все носители льгот, носители льгот и пользующиеся, только пользующиеся льготой, вообще все.
Помимо носителя льготы, некоторыми категориями льгот могут пользоваться и другие граждане, связанные с ним по каким-то критериям: в правиле расчёта льготы указывается, что помимо самого льготника льготой могут пользоваться члены его семьи.
Расчёт льгот ничем не уступает по сложности расчёту пенсии и требует порой такого же количества подтверждающих документов, на добычу которых могут уйти годы.
СТРУКТУРУ ОРГАНИЗАЦИИ
Организация (в менеджменте) группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей. Для чего специалисту по персоналу знать структуру организации? Для того, что бы понимать, в какой точке координат он находится в системе внутриорганизационных процессов.
Структура организации, обычно, представляется в формате документа, в котором схематически отражён состав и иерархия подразделений компании. Она устанавливается в соответствии с целями деятельности и необходимых для их достижения подразделений, которые выполняют функции, составляющие бизнес-процессы компании.
Организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий элементов структуры организации. Зрительно, структура выражается в виде органиграммы графической схемы, где элементы это иерархически упорядоченные организационные единицы: отделы, департаменты, должностные позиции и т.д.
Типологию структуры организации определяет критерий распределения ответственности. Типовые, наиболее часто встречающиеся варианты типологии следующие:
иерархическая;
линейная;
линейно-штабная;
функциональная;
упрощённая матричная;
сбалансированная матричная;
усиленная матричная;
проектная;
процессная;
дивизиональная.
Так же, структуру организации могут подстраивать под процесс производства или услуг, в зависимости из типа и вида производства.
Г. Минцберг выдвигает такую типологию, основанную на выделении шести основных структурных элементов организации:
операционное ядро организации осуществляет основные процессы по созданию ценности для конечного потребителя;
стратегическая вершина руководство организации, осуществляющее, формирование миссии, стратегических целей и стратегии деятельности организации;
средняя линия промежуточное звено между руководством и операционным ядром;
техноструктура объединяет аналитиков и специалистов, организующих и поддерживающих информационные потоки, формально организующих взаимодействие подразделений и контроль за их деятельностью;
вспомогательный персонал службы, обеспечивающие функционирование остальных элементов организации;
идеология атмосфера организации, связанная с её традициями.
Эти элементы служат базисом для выделения шести типов надструктур:
простая структура основной частью выступает стратегическая вершина и организация стремится к централизации
машинная бюрократия во главе управления стоит техноструктура с доминирующим стремлением к стандартизации
профессиональная бюрократия власть принадлежит операционному ядру, наиболее ценным качеством выступает профессионализм
дивизиональная форма главную роль играет средняя линия за счёт увеличения роли среднего звена
адхократия основной частью является вспомогательный персонал, стремящийся к сотрудничеству с внешними организациями
миссионерская форма ценности и идеология ставятся во главу управления организацией.
Основные параметры проектирования организационной структуры следующие.
Параметры индивидуальной деятельности: уровень специализации деятельности, уровень формализации поведения, параметры обучения, параметры восприятия организационной культуры.
Структурные параметры: параметры группировки ресурсов по подразделениям, размеры подразделений.
Параметры поперечных связей: параметры системы планирования и контроля, параметры механизмов связи.
Параметры системы принятия решений: уровень вертикальной децентрализации, уровень горизонтальной децентрализации.
Выше написанное, как таковое не требуется знать секретарю или специалисту по кадровому производству для работы. Это больше для общего представления о природе вещей.
Для кадровика важно знать саму «схему кабинетов» состав элементов организации, в которой он работает и систему их коммуникации: иерархию, подчинённость, местонахождение, полномочия, зоны ответственности.
Знать это необходимо для многих ситуаций, хотя бы для того, что бы получить вовремя характеристику на работника от его непосредственного начальника.
На предприятии может быть несколько цехов. Для обеспечения производства к каждому цеху может быть приписан склад хранения рабочего инструмента. На каждом складе может быть несколько секций запасов, к каждой из них может быть приписан свой кладовщик. Но каждый цех может работать в своём производственном темпе, тем самым определяя режим труда и отдыха числящихся в нём работников. А от их графика работы будет зависеть график работы склада, и, соответственно кладовщиков. Без знания о том, кто и где находится, кадровику не составить график того, когда кому и где надо находиться. Это самый простой пример. А если компания состоит из нескольких обособленных подразделений находящихся в разных городах, но с отделом кадров в головном офисе?
Даже в самой маленькой конторе, работнику необходимо знать, кто есть кто, кто за что отвечает, и кто кому и что может приказывать. А это тоже организационная структура, хоть и достаточно примитивная.
ТРУДОВОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО И ИНЫЕ АКТЫ, СОДЕРЖАЩИЕ НОРМЫ ТРУДОВОГО ПРАВА
Трудовой кодекс настольная книга кадровика. Там все ответы на все вопросы. В других книгах утонения этих ответов. У генерального директора тоже есть настольная книга это Кодекс об Административных Правонарушениях. Из неё специалист по кадровому делопроизводству может узнать, что бывает с теми, у кого знания трудового законодательства недостаточно качественные.
Вот минимальный «список обязательной литературы» для кадровика:
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ основной правовой регулятор трудовых отношений в РФ, он устанавливает основные права и обязанности работника и работодателя, даёт понятия времени труда и отдыха, регулирует порядок предоставления защиты нарушенных и оспариваемых прав и законных интересов сторон. Все иные акты трудового законодательства не должны противоречить положениям ТК РФ.
Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Данные закон устанавливает порядок осуществления обязательного страхования от несчастных случаев на производстве, а также в возмещения вреда причинённого жизни и здоровью работника при наступлении такого рода несчастных случаев.
Федеральный закон от 12.01.1996 N 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» регулирует процесс создания и деятельности, реорганизации и ликвидации профессиональных объединений работников и их ассоциаций в Российской Федерации.
Федеральный закон «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 N 181-ФЗ статьи главы 5 Закона устанавливают гарантии трудовых прав инвалидов: установление квот для приёма на работу данных лиц, создание специальных рабочих мест, особых условий труда в соответствие с индивидуальной программой реабилитации.
Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» закрепляет гарантии трудовых прав российских граждан, а также осуществления государственной политики, направленной на защиту населения от безработицы.
Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». Оно разъясняет основные правила осуществления судебной защиты трудовых прав: устанавливает подведомственность и подсудность споров, порядок доказывания по делам о заключении, изменении и расторжении трудового договора, о взыскании заработной платы, обеспечению прав на ежегодные дополнительные отпуска и забастовки.