От того, как ты ведешь себя в своей продолжительности жизни (во времени), много чего зависит, поэтому моя рекомендация: всегда задумывайся, надо ли на то, что ты делаешь, тратить время? На что следует тратить время, но ты не выделяешь его? Конечно, у нас существует много незаметных похитителей времени; о них и что с ними делать, я расскажу тебе в отдельной главе.
Глава 2. Тайм-менеджмент
Теперь давай разбираться, что это за такая штука тайм-менеджмент. О нем есть огромное количество информации в интернете, но чем больше я изучала ее в свои неэффективные годы деятельности, тем больше запутывалась. Не хватало полной картины и понимания, а также непонятно было, что с этим всем делать. А определения из общепринятых источников типа Wikkipedia только запутывали: «Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) технология организации времени и повышения эффективности его использования. Управление временем это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов»[2].
Сложно? И мне было сложно понять.
Хотелось понимания, КАК ЭТО РАБОТАЕТ? Что конкретно надо делать, чтобы стать эффективнее в своей работе и жизни. Что такое управление временем? Как стать тем волшебником, который УПРАВЛЯЕТ временем?
Давайте разбираться.
Например,
Есть расстояние 1 км, которое ты преодолеваешь пешком за 10 минут.
Это же расстояние ты преодолеваешь бегом за 6 минут.
Это же расстояние ты преодолеваешь на самокате за 3 минуты.
Это же расстояние ты преодолеваешь на автомобиле за 1 минуту.
Эффективность твоя растет, но разве ты управляешь временем? Чем же ты управляешь: временем, расстоянием? Ты используешь различные методы (ходьба, бег) и технику (самокат, автомобиль) и за счет этого быстрее преодолеваешь одно и то же расстояние. Добиваешься результата за более короткое время! Оказывается, истинные «тайм-менеджеры»/ люди с высокой эффективностью совсем не чародеи, обладающие волшебной палочкой «управление временем».
Что является ОБЪЕКТОМ управления? Это самое важное. Управляя не тем, ты не добьешься нужного результата. А управлял ты СОБОЙ и СВОИМИ РЕСУРСАМИ, которые у тебя были. Навык бега (бежать и через минуты не начать задыхаться). Самокат, велосипед, автомобиль тоже ресурс, это техника. И волшебства здесь нет
Например, ты можешь в одиночку перекопать огород за 5 часов или позвать еще четверых друзей, и вы перекопаете за 1 час в приятной беседе и потом будете отдыхать. Ресурс: друзья и приобретенное хорошее настроение. Да-да ресурсы можно не только тратить, но и получать. Или ты наймешь рабочих, которые перекопают за 2 часа. Ресурс: другие люди и деньги, которые ты потратишь, но ты не потратишь ресурс: свои силы. Складывается понимание?
Так вот, «тайм-менеджмент» или как сделать свою деятельность эффективнее это начать управлять собой и своими ресурсами (определять, планировать, организовывать ресурсы и обеспечивать, чтобы они у тебя были). Для большей эффективности тебе необходимо осознавать, какие ресурсы есть, из чего они состоят, планировать/продумывать их использование или замещение одних ресурсов другими. Потратил ресурс деньги, получил ресурс время. Привлек ресурс друзья, получил ресурс время и хорошее настроение. Все очень просто. Время один из главных ресурсов, но не единственный (!).
Начинаем разбираться, какие есть ресурсы, ну и, конечно же, что с ними делать.
Глава 3. Ресурсы
Ресурсы это источники, условия, средства, используемые для достижения результата. Многие ресурсы тебе очевидны время, деньги. Но есть и то, что ты, скорее всего, не воспринимаешь ресурсом, например, хорошее настроение, здоровье, погода, утренние объятия с ребенком, приятное или неприятное сообщение/звонок. Согласен, что вроде такие мелочи, но они могут повлиять на твою деятельность и на итоговый результат твоего дня?
Исходя из практики своей жизни и жизни моих клиентов, все ресурсы я разделила на 8, которые являются фундаментом нашей жизни:
1. ВремЯнной.
2. Финансовый.
3. Человеческий.
4. Интеллектуальный.
5. Физический или материальный.
6. Информационный.
7. Энергетический.
8. Связи.
1. ВремЯнной ресурс
Здесь, как писала в главе 1, время мы рассматриваем как ресурс. Да, это действительно один из самых важных и, к сожалению, невосполняемых ресурсов. Но! На нашу радость, этот ресурс можно «покупать».
Можно покупать/использовать время других: например, когда мы просим кого-то помочь, или берем помощника, или нанимаем рабочих, которые делают ремонт вместо нас. ВремЯнной ресурс ты можешь не только «купить», но и «получить» его другими способами, например, запараллелить дела. Ехать куда-то не на своей машине, а в такси, чтобы в это время просмотреть и ответить на сообщения, почитать книгу. Или послушать аудиокнигу, когда ты за рулем. Или позвать с собой поехать по делам человека, с которым надо поговорить и обсудить все по пути.
Иногда прежде чем приступить к какой-то работе, сначала надо подумать о том, как ее лучше сделать. Вроде ты потратил 5 минут на обдумывание, но потом благодаря этому сделал все быстрее и приятнее. Вспомни, приходилось ли тебе собирать какую-то конструкцию по инструкции и когда подумал «да я и так соберу без инструкции»? А в середине или в конце сборки ты понимаешь, что вначале какую-нибудь штучку не той стороной прикрутил/вставил. И потом тратишь время на то, чтобы разобрать, и все равно в конце концов приходится собирать по инструкции. Поторопился сделать быстрее, а получилось дольше, да еще и с нервотрепкой.
Тот, кто уже не раз с этим сталкивался, будет тратить время на изучение инструкции, потому что не захочет тратить время на переделывание. И уже на практике знает, что собрать без инструкции это не экономия времени, а, наоборот, затрат в итоге больше.
«Я всегда выберу ленивого человека делать трудную работу, потому что он найдет легкий путь ее выполнения».
Билл ГейтсВариантов огромное количество! Главное, чтобы ты знал: есть способы получать этот ресурс и искал свои варианты. Нет времени на изучение иностранного языка? Как я говорила в начале, скорее всего, просто нет желания. Мы всегда найдем ресурсы на то, чего ДЕЙСТВИТЕЛЬНО хотим.
2. Финансовый ресурс
К финансовому ресурсу относятся деньги, акции, облигации, золото и т. д. Он является основной разменной единицей для других ресурсов. На него ты можешь купить/арендовать другие ресурсы. В режиме недостатка финансового ресурса тебе придется использовать другие для достижения своей цели.
Например, нет своего автомобиля передвигаться на такси или общественном транспорте; приготовить еду вместо похода в ресторан; проводить утренние тренировки дома вместо спортзала; изучать иностранный язык, читая книги и смотря фильмы, вместо репетитора и т. д.
В этой книге я не затрагиваю вопрос, как управлять финансовым ресурсом для его приумножения, типа инвестиции, вложения и т. д. Мы с тобой просто определяем, какие бывают ресурсы.
Конечно, с финансовым ресурсом тебе становится все легче и быстрее, но суть тайм-менеджмента в том и заключается, чтобы уметь комбинировать ресурсы и заменять один другими для достижения своей цели. Поэтому, если у тебя нет возможности получить ресурс, ищи возможности заменить один ресурс другими.
3. Человеческий ресурс
Имею в виду люди/«человеки»: сколько людей/ человеко-часов тебе надо для выполнения твоей задачи, твоего дела. Например, ты в одиночку огород перекопаешь за 10 часов, а пригласив 10 друзей сделаешь за 1 час.
Иногда, делая что-то, мы не задумываемся о том, что просто надо больше людей, и эффективность усилится в разы.
4. Интеллектуальный ресурс
Он включает в себя твои знания, умения, навыки.
Если ты часто печатаешь на компьютере, научись слепой печати, и работа пойдет быстрее. Имеешь дело с таблицами, пройди курс обучения и начнешь оформлять формулы и таблицы быстрее (реально, не зная этого продукта, я видела, как тратили 34 часа времени на ту задачу, которую можно было сделать за 15 минут). Едешь за рулем зимой и крадешься, боясь гололеда, пройди курс по экстремальному вождению, и перестанешь бояться, научишься уверенно ехать с допустимой скоростью и безопасно, понимая, что знаешь, как поступишь, если встретится занос.
Всегда задавайся вопросом: какие знания и навыки усилят твою эффективность или упростят работу?
5. Физический или материальный ресурс
Этот ресурс включает в себя технику, оборудование, инструменты, мебель, автомобили, дома, бумагу, канцелярию, продукты питания, бензин и т. д. Все, что материально в этом мире. Те же природные ресурсы вода, газ, деревья, уголь, фрукты, овощи, животные и т. д.
Если ты ищешь работу и надо обзвонить вакансии, то тебе как минимум необходим заряженный телефонный аппарат с имеющимися на счету средствами, блокнот, ручка, распечатанное резюме (чтобы можно было подсмотреть нужную информацию), телефонные номера компаний. Телефонный аппарат, блокнот, ручка это физический/материальный ресурс. Номера телефонов и твое резюме информационный.
Для перекопки огорода тебе нужны лопаты (количество на всех работников), перчатки, удобная обувь, вода (если пить захочется) и кепка (если солнечно).
Если ты ставишь задачу своим сотрудникам на работе, то должен продумать, каким ресурсом их обеспечить для выполнения. Например, поставил задачу провести мониторинг информации в интернете, а свободных компьютеров нет или нет света (конечно же, хорошо, если в офисе окажется зараженный ноутбук).
Тебе приходится много работать за компьютером, и он у тебя перегружен и тормозит поменяй технику, и твоя эффективность и удовольствие от работы увеличатся в разы.
Также любая техника и инструменты могут быть удобными и неудобными, и с удобными инструментами все идет быстрее и приятнее. Даже с канцелярией у тебя может быть такая же ситуация. Некоторые люди в зависимости от цвета листочков блокнота, толщины и цвета сетки в блокноте, толщины стержня ручки могут писать красиво или как попало и с удовольствием или без удовольствия. Я себе могу выбирать блокнот для работы несколько часов, да еще и посещая разные магазины. Реально от блокнота зависит, насколько приятно мне делать планирование и писать в нем.
Примечания
1
Типологий людей и, в частности, руководителей и предпринимателей существует много, типологии, которые нужны для предпринимателей и руководителей, я буду разбирать подробно в книге об операционном управлении.
2
Wikipedia. URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A3%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%B2%D1%80%D0%B5%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%B5%D0%BC (дата обращения 24.10.2022)