Рассмотрим фрагмент структуры системы «Производитель» представленный на рис. 15.
Если пытаться уточнить источник этого управляющего воздействия, исходящего из подсистемы «Администрация», то, скорее всего, им окажется Финансовый директор.
Итак, подсистема «Отдел продаж» получила команду найти способ сократить собственные расходы при условии сохранения своей функциональности.
Очевидно, что вышестоящая система «Производитель» в лице подсистемы «Администрация» уже провела предварительный анализ деятельности подсистемы «Отдел продаж» с целью выявления излишествующих функций, которые являются атавизмом прежних условий функционирования и надобность в которых к настоящему времени отпала. Так же необходимо выявить функции дублируемые прочими подсистемами предприятия и определить целесообразность такого дублирования[8]. Функции выполняемые Отделом продаж перечислены ниже.
В результате исполнения поставленной «Администрацией» задачи и обратной связи получаем от «Отдела продаж», соответственно, обоснованные пожелания (запросы), подкреплённые расчётами с установленной вероятностной достоверностью, показывающими, что предполагаемые изменения, в конечном итоге, приведут к росту общих доходов системы, должны быть удовлетворены. Это правило, аналогичным образом, должны действовать и строиться взаимоотношения Общей системы со всеми прочими подсистемами, входящими в её состав.
Постараемся очертить круг интересов подсистемы «Отдел продаж» и их целесообразность с точки зрения вышестоящей системы «Производитель» (см. таблицу 5):
Таблица 5
Из таблицы 5 видно, что часть функций выполняемых Отделом продаж являются избыточными (пункт 8), а часть дублируется с целью непрерывного и качественного обслуживания клиентов и с целью повышения достоверности отчётных данных.
Вышестоящая система «Производитель» явных резервов для снижения затрат подсистемы «Отдел продаж» не нашла. Решение задачи было передано самой нижестоящей системе.
Предполагаемое решение дальнейшая комплексная автоматизация деятельности предприятия и его структурного подразделения «Отдел продаж».
Предполагаемые эффекты:
1. Повышение качества обслуживания клиентов;
2. Ускорение процессов деятельности предприятия;
3. Снижение численности персонала Отдела продаж;
4. Экономия фонда заработной платы предприятия.
С целью изыскания внутренних резервов оптимизации сотрудники отдела продаж составили список основных направлений автоматизации своей деятельности и направлений ежедневных затрат времени.
1. Автоматизация проверки сроков окончания действующих договоров с целью своевременного их продления;
2. Автоматизация приёма поступающих объектов «Заказ»;
3. Автоматизация проверки объекта «Заказчик» по критериям:
3.1. Наличия ИД (идентификатора) у данного заказчика, необходимости его регистрации (Закзчика), или наличия возможности начать обработку объекта «Заказ»;
3.2. Наличия действующих договоров с объектом «Заказчик»[9];
3.3. Наличия у объекта «Заказчик» просроченной задолженности по оплате ранее поставленных товаров. Соответствия величины и сроков просроченной задолженности максимально допустимым критериям для продолжения работы;
3.4. Проверка критериев, позволяющих объекту «Заказчик» получить особые условия обслуживания;
4. Автоматизация проверки спецификации объекта «Заказ» номенклатуре производимой на предприятии продукции;