Структура и тип формальной организации строятся руководством сознательно с помощью проектирования, в то время как структура и тип неформальной организации образуются в результате социального взаимодействия. Люди, вступая в формальную организацию, как правило, либо хотят осуществлять цели организации, либо им нужно вознаграждение в виде дохода, либо ими руководят соображения престижа, связанные с принадлежностью к этой организации. У них также имеются причины и для вступления в неформальные группы и организации. К подобным причинам можно отнести чувство принадлежности, взаимопомощь, взаимозащиту, тесное общение и заинтересованность, но люди часто не осознают их.
Причины организации групп
Самой первой причиной вступления в неформальную группу является удовлетворение потребности в чувстве принадлежности. Люди, чья работа не позволяет устанавливать и поддерживать социальные контакты, склонны быть неудовлетворенными. Возможность принадлежать к группе, поддержка с ее стороны тесно связаны с удовлетворенностью сотрудника. И все же, несмотря на то, что потребность в принадлежности широко признается, большинство формальных организаций сознательно лишают людей возможности социальных контактов. Поэтому люди зачастую вынуждены обращаться к неформальным организациям, чтобы такие контакты обрести.
В идеальном варианте подчиненные должны иметь возможность без всякого стеснения обращаться к своему непосредственному начальству за советом или для обсуждения своих проблем. Если этого не происходит, то начальнику следует внимательно разобраться в своих взаимоотношениях с подчиненными. Многие люди считают, что их начальник в формальной организации плохо о них подумает, если они будут спрашивать его, как им выполнить определенную работу. Другие бояться критики. Более того, в каждой организации есть множество неофициальных правил, которые касаются мелких процедурных вопросов, как, например: каково отношение начальника к болтовне и шуткам, как нужно одеваться, чтобы заслужить всеобщее одобрение, а также насколько все эти правила обязательны. В подобных ситуациях люди часто предпочитают прибегать к помощи своих коллег. Например, новый рабочий скорее попросит другого рабочего объяснить ему, как произвести ту или иную операцию, чем обратится к руководителю. Это приводит к тому, что новые рабочие тоже стремятся участвовать в уже сформировавшейся социальной группе. Получение помощи от коллеги полезно обоим: и тому, кто ее получил, и тому, кто ее оказал. В результате оказания помощи дающий ее приобретает престиж и самоуважение, а получающий необходимое руководство к действию.
Потребность в защите также является важной причиной вступления людей в те или иные группы. Хотя теперь редко можно говорить о существовании реальной физической опасности на рабочих местах, самые первые профсоюзы зародились именно в социальных группах, которые собирались в пивных и обсуждали свои претензии к начальству. И сегодня члены неформальных организаций защищают друг друга от причиняющих им вред правил. Эта защитная функция приобретает еще более важное значение, когда начальству не доверяют. Необходимость в общении возникает потому, что люди хотят знать, что происходит вокруг них, особенно, если это затрагивает их работу. И все же во многих формальных организациях система внутренних контактов довольно слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию. Поэтому одной из важных причин принадлежности к неформальной организации является доступ к неформальному каналу поступления информации слухам. Это может удовлетворить потребности отдельной личности в психологической защите и принадлежности, а также обеспечить более оперативное получение нужной для работы информации.
Люди также часто присоединяются к неформальным группам просто для того, чтобы быть ближе к тем, кому они симпатизируют. На работе они склонны устанавливать более тесные отношения и взаимодействовать с теми, кто рядом. Людей обычно тянет к тем, кто, по их мнению, может удовлетворить их потребность в принадлежности, компетентности, защите, уважении и др. Процесс развития неформальных организаций и причины, по которым люди в них вступают, способствуют образованию у этих организаций свойств, которые делают их одновременно и похожими, и непохожими на формальные организации. Ниже приводится краткое описание основных характеристик неформальных организаций, которые имеют прямое отношение к управлению, так как оказывают сильное влияние на эффективность формальной организации.
Социальный контроль
Неформальные организации осуществляют социальный контроль над своими членами, и первым шагом к этому является установление и укрепление норм групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Чтобы быть принятым группой и сохранить в ней свое положение, личность должна соблюдать данные нормы. Например, вполне естественно, что у неформальной организации имеются свои четко сформулированные правила относительно характера одежды, поведения и приемлемых видов работы. В целях четкого соблюдения таких норм группа может применять довольно жесткие санкции, а тех, кто их нарушает, может ждать отчуждение. Это сильное и эффективное наказание, когда человек зависит от неформальной организации в удовлетворении своих социальных потребностей, что случается достаточно часто. Социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать влияние и направить к достижению целей формальной организации. Он также может повлиять на мнение о руководителях и справедливости их решений.
Сопротивление переменам
Люди используют неформальную организацию и для обсуждения предполагающихся или фактических перемен, которые возможны в их отделе или организации. В неформальных организациях наблюдается тенденция к сопротивлению переменам. Частично это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации. Реорганизация, внедрение новой технологии, расширение производства и, следовательно, появление большой группы новых сотрудников способны привести к распаду неформальной группы или организации либо к сокращению возможностей взаимодействия и удовлетворения социальных нужд. Подчас такие изменения позволяют конкретным группам добиться положения и власти.
Поскольку люди реагируют не на то, что происходит объективно, а на то, что происходит по их представлению, предлагаемое изменение может показаться группе гораздо более опасным, чем оно есть на самом деле. Например, группа управляющих среднего уровня может сопротивляться внедрению вычислительной техники из опасения, что эта техника отнимет у них работу как раз в тот момент, когда руководство собирается расширить сферу их компетенции. Сопротивление будет возникать всякий раз, когда члены группы будут усматривать в переменах угрозу дальнейшему существованию своей группы как таковой, их общему опыту, удовлетворению социальных нужд, общим интересам или положительным эмоциям. Руководство имеет возможность ослабить это сопротивление, разрешая подчиненным участвовать в принятии решений.
Так же как и формальные организации, неформальные имеют своих лидеров. Неформальный лидер приобретает положение, добиваясь власти и применяя ее по отношению к членам группы, аналогично тому, как это делает лидер формальной организации. По сути, нет никаких серьезных различий в средствах, применяемых лидерами формальных и неформальных организаций, для оказания воздействия. Их существенно отличает только то, что лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и обычно действует в отведенной ему конкретной функциональной области.
Опора неформального лидера признание его группой. В своих действиях он делает ставку на людей и их взаимоотношения. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Несмотря на то, что неформальный лидер одновременно является одним из членов управленческого персонала формальной организации, очень часто он занимает там сравнительно невысокую ступень в организационной иерархии.
Факторы, определяющие возможность стать лидером неформальной организации, включают: возраст, должностное положение, профессиональную компетентность, расположение рабочего места, свободу передвижения по рабочей зоне и отзывчивость. Точные характеристики устанавливаются принятой в группе системой ценностей. Так, например, в каких-то неформальных организациях пожилой возраст может считаться положительной характеристикой, а в других наоборот.
Взаимодействие
Очень важно понимать, что неформальные организации динамически взаимодействуют с формальными. Одним из первых, кто стал уделять внимание этому фактору, а также образованию неформальных организаций, был Джордж Хоманс, теоретик в области исследования групп. В модели Хоманса под видами деятельности понимаются задачи, выполняемые людьми. В процессе выполнения этих задач люди вступают во взаимодействие, которое, в свою очередь, способствует появлению чувств положительных и отрицательных эмоций в отношении друг друга и начальства. Эти эмоции влияют на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем.
Помимо того, что модель демонстрирует, как из процесса управления (делегирования заданий, вызывающих взаимодействие) возникают неформальные организации, она показывает необходимость управления неформальной организацией. Поскольку групповые эмоции влияют как на задачи, так и на взаимодействие, они могут также оказывать влияние и на эффективность формальной организации. В зависимости от характера эмоций (благоприятных или неблагоприятных) они могут приводить либо к повышению, либо к понижению эффективности, прогулам, текучести кадров, жалобам и другим явлениям, которые немаловажны для оценки деятельности организации. Следовательно, даже если неформальная организация создана не по воле руководства и не находится под его полным контролем, ею всегда необходимо эффективно управлять, чтобы она могла достигнуть поставленных ею целей.
Организация как социальный институт
Утвердившись в качестве ведущего общественного института, организация в глазах исследователей приобрела вид внеисторического социального факта, который имеет ряд, казалось бы, очевидных и вполне естественных черт. Несомненно, что она была в обществе испокон веков, будучи его непременным механизмом, ведущей формой общественной кооперации или др. Организация является относительно автономным образованием, которое живет в среде, приспосабливаясь к ней и приспосабливая ее к своим целям. Конечно, каждая из них сотворена и даже может погибнуть по воле предпринимателя-творца или ударов среды. Но это не противоречит категориальной природе организации, которая всеобща и вечна, а ее главное предначертание жить и расти, не ограничивая себя, в отличие от того же живого организма, заранее выставленными сроками или иными рамками.
Такое видение организации хорошо передается традиционной структурно-функциональной парадигмой. В соответствии с ней организация является структурой с определенным набором функциональных мест-элементов, которая находится в некоторой среде и с точки зрения данной среды выполняет определенные функции. С внутренней точки зрения самой организации эти средовые функции являются ее целями. Любые организации, в том числе созданные ради чьих-то частных интересов (получения той же прибыли), могут найти такой уровень анализа, где подобный интерес оказывается важным, более того, необходимым элементом общественного механизма (даже появление организаций, конфликтующих со своей средой, может найти естественно-историческое объяснение).
Специфика организации как структуры состоит в особом механизме осуществления ее общественных функций. В структуре организации выделяются два слоя: персонал, силами которого реализуются функции-цели, и менеджмент, который уточняет цели в меняющейся среде и организует исполнение целей персоналом (управляет и руководит им). Развитие института организации обусловлено перманентной проблемой повышения управляемости организации в изменяющейся среде.
Взгляд на организацию как на нечто самодостаточное в естественной общественной среде получило подкрепление в концепции Мэйо, а ее гуманизированные последователи это понимание к тому же гипертрофировали. В их трактовке едва ли не главное предназначение организации как ведущей формы общественной жизни служить социальным, психологическим и экономическим потребностям своего персонала с тем, чтобы он соблаговолил хорошо делать свою работу и в том числе способствовал реализации тех целей, ради которых организация была создана. Мы, безусловно, несколько утрируем гуманистический подход к организации: его сторонники, подчеркивая значимость неформальных элементов в организации, постоянно отмечают и ее искусственное происхождение, и ее целевое предназначение. Так, А.И. Пригожин отмечает, что организация создается как инструмент решения общественных задач, средство достижения целей; организация складывается как человеческая общность, специфическая человеческая среда и, наконец, организация объективируется как безличная структура связей и норм, детерминированная административными и культурными факторами. Однако точки зрения искусственного и естественного остаются плохо сочетаемыми, и авторы вынуждены акцентировать либо одну, либо другую. Даже будучи признанной, искусственная составляющая организации, факт ее целевого создания натурализуется своеобразным способом за счет обнаружения фундаментальных общественно-объективных потребностей и механизмов, ответом на которые, как выясняется, и служат акты творения и целеполагания.
Кроме того, А.И. Пригожин говорит об организации как о наиболее распространенной форме трудовой кооперации людей, целенаправленного группового поведения. Число подобных примеров может быть умножено. Предельное выражение естественный подход к организации получает в теоретических работах чистых «формалистов», таких как Т. Парсонс, Р. Мертон, и их многочисленных последователей. В них «функционирование организации рассматривается как объективный, самосовершающийся процесс, в котором субъективное начало хотя и присутствует, но не преобладает.
Организованность гомеостатическое состояние системы, позволяющее ей самонастраиваться при воздействиях извне или изнутри. Цель лишь один из возможных результатов функционирования, отклонение от цели не ошибка или просчет, а естественное свойство системы, следствие большой роли в ней принципиально не планируемых, стихийных факторов. Такой подход избегает взгляда на организацию с позиций управления, видит ее как специфическое социальное явление, развивающееся по своим закономерностям. Последние известны лишь отчасти, отчего возникают многочисленные непредвиденные ситуации».