Запустить рекламную кампания в социальных сетях. Например, за 8 рабочих дней месяца благодаря такой компании было оформлено 27 новых сотрудника. Рекламная кампания при этом еще продолжается, внешний hr-бренд в социальных сетях более узнаваемым, лояльность соискателей начинает расти, что дает нам лучшую воронку по набору. На данный момент она составляет 7% (лид-оформленный);
На ежедневной основе проводить аудит работных сайтов. Цель не упущение кандидатов, откликнувшихся на вакансию. На данный момент средняя жизнь отклика 36 часов;
На ежедневной основе выставлять магазины в приоритет по поиску. Цель увеличения укомплектованности данных магазинов минимум до 75%, что поможет поднять общую укомплектованность сети;
В выходные дни сотрудники отдела подбора персонала (не полные дни) по 4 часа привлекать к работе. Цель не потеря кандидатов в выходные дни.
Также нам очень поможет момент. Если служба безопасности начнет проверять кандидатов в течение трех часов. Сейчас из-за этого момента идет небольшой отвал кандидатов (примерно 57 человека в день, так как в этот момент наши конкуренты быстро берут их на работу).
Как итог, чтобы правильно прописать стратегию массового подбора необходимо понимать и цели компании. Вот еще пример, цели компании на 2023 год, следующие:
Развитие собственной розницы, через открытия новых торговых точек в ключевых регионах присутствия;
Развитие действующей команды розницы, через обучение и эффективной мотивации (пересмотра вознаграждения), а также через карьерное развитие и через качественный найм: от подбора и адаптации до системы наставничества;
Главным акцентом компания ставит людей, работающие в компании повышение лояльности и удовлетворенности сотрудников, создание наилучших условий для сотрудников.
Приведу пример прописанной стратегии, которая была представлена на утверждение на 2023 год, построенная на основе целей, которые перед собой поставила компания:
Автоматизация подбора и адаптации персонала:
Снижение текучести персонала на 15 п. п. Цель 81% на 2023 год, в 2022112%;
Поднятие укомплектованности до 95%. В 2022 году 92%;
Контролинг всех процессов подбора и адаптации персонала в режиме онлайн.
Развитие внешнего HR-бренда через брендированные страницы и рекламные кампании:
Привлечение релевантных соискателей;
Снижение стоимости одного привлеченного сотрудника;
Поднятие укомплектованности до 95%. В 2022 году 92%.
Проект Тайный соискатель/тайный стажер:
Снижение потери кандидатов на этапе собеседований на 15 п. п. Цель конверсии на 2023 год 94%;
Снижение потери кандидатов на этапе стажировки на 10 п. п. Цель конверсии на 2023 год 100%;
Снижение текучести персонала на испытательном сроке на 7 п. п. Цель на 2023 год 6%.
Внедрение HR-бота для выходного собеседования:
Выявление истинных причин увольнений сотрудников;
Внедрение мероприятий для устранений причин оттока;
Снижение текучести персонала.
Профиль должности
Для того, чтобы правильно оценивать кандидатов на всех этапах подбора персонала, нам необходимо прописать и утвердить профили должности.
Это необходимо также, чтобы не возникало, например, следующие ситуации: В магазин по адресу ___ был направлен кандидат. Кандидат прошел собеседование и внутреннюю проверку службой безопасности. В связи с этим с согласование администратора магазина кандидат был приглашен на стажировку. После стажировки администратор магазина дал обратную связь по данному кандидату не подходит по возрасту (20 лет).
Или чтобы не возникала такая вот ситуация: На торговой точке отказали кандидату по причине пола. На данную торговую точку записаны и другие кандидаты, прошу вас провести разъяснительную беседу с персоналом, мы не отказываем из-за половой принадлежности.
Кроме того, при разбирательстве данной ситуации, выяснилось, что данную информацию донесли и до кандидата: Дарья, я была на собеседование, но как вам сказать администратора на месте не было, продавец сказал, после телефонного звонка администратору, что им якобы нужны только мальчики, а я увы девочка. Какой-то странный отбор!!!
Все мы задумываемся с вами, а какой возраст сотрудников, которые идут работать в розницу работать, не только у нас, но и в других компаниях. Было такое исследование на рынке труда розничных сетей, приведу его результаты (название компаний не указываю):
Таким образом, мы с вами видим, что средний возраст сотрудников, которые работают в рознице, составляет 32 года.
Профиль должности должен быть составлен на каждую должность, при этом рекомендую делать его визуально быстро читабельным. Приведу пример, такого профиля должности:
Анкета кандидата
Момент, на который в массовом подборе мы редко обращаем внимание анкеты кандидатов. Но данный момент имеет значение, когда у вас в компании нет посадочной страницы, либо часть кандидатов заходят к вам в магазины и уточняют по вакансиям. Чтобы не потерять кандидатов и уменьшить риск потери, нам необходимо выдавать им для заполнение анкету кандидата на бумажном носителе. При этом анкета кандидата не должна быть большая. Она должна быть маленькая, чтобы кандидат мог ее заполнить за 1 минуту, и чтобы данная анкета несла нам основную необходимую для нас информацию.
Пример мини-анкеты
Основная анкета кандидата, которая нам необходима, чтобы соискатель заполнил ее для проверки персональных данных. Я очень редко встречаю данные анкеты небольшими, чаще всего они на два-три листка формата А4. И кандидатам естественно не нравится ее заполнять, так как отнимает много времени, и некоторые вопросы, которые содержит анкета им не всегда понятны. Если у вас хорошая автоматизированная система, то лучше настроить так, чтобы кандидаты через нее заполняли анкету, и система бы им подсказывала как правильно ее заполнять.
Помните, главное правило анкеты она должна быть небольшая, вопросы должны быть понятны, не включайте в анкету психологические вопросы.
Пример анкеты:
Заявка на подбор персонала
В каждой автоматизированной системе есть своя форма заявки на подбор, либо вы внедряете свою. Основное, что должна содержать заявка на подбор персонала это:
Должность;
График работы (каждая торговая точка может отличаться в этот моменте);
Причина открытия заявки на подбор;
Количество открытых вакансий
Дату открытия.
Всю остальную необходимую информацию по поиску новых сотрудников мы берем с вами из профиля должности.
Если у вас не настроены правила приема заявки на подбор, то вы их получаете в следующем виде: У нас уволился сотрудник два дня назад, нам нужна СРОЧНО замена, желательно мужчина! Лет 35, если можно ровесник или постарше. У нас коллектив мне 35, продавцу и администратору 20, старшему продавцу 21. Подыщите нам хорошего сотрудника, очень вас просим и умоляем на постоянку желательно, желательно еще с нашего района.
Что понятно нам из данной заявки, только то, что нам необходимо найти сотрудника, мужского пола, 35-летнего возраста, проживающим в районе, где расположен магазин, рассматривающий работу на постоянной основе. То есть таким образом мы понимаем, что оценку соискателей производится по внутренним, личным оценкам.
Давайте теперь представим, что вы работаете в компании, где 2 000 магазинов и каждый магазин видит кандидата по-своему, а помнить каждые хотелки магазинов мы не можем. Поэтому очень важно, если у вас в компании не прописаны профили должности, то ввести правила приема заявки на подбор, чтобы административный состав магазина, понимал по каким признакам мы подбираем персонала и как правильно должна быть составлена заявка на подбор персонала.
Еще не маловажным является и то, как нам передаются вакансии, например: Участились случаи, когда розница нам дает информацию, что требуются сотрудники, либо магазин в критической ситуации, а по факту это не так. Очень важно, чтобы мы владели реальной информацией. Так как нам необходимо проставлять приоритетность поиска сотрудников на те или иные торговые точки. Согласитесь если вы бросили все силы на укомплектованность какого-то магазина, а по факту там никто не требуется, то вы сняли с фокуса подбор на другие магазины, которые действительно нуждаются в персонале.
В любом случае введите хотя простую форму приема заявок на подбор, которые должны высылать на рабочую почту, например:
Бюджет массового подбора
За последние годы (20202023) бюджет на подбор персонала в HR-департаментах занимает основную статью бюджета. Связана, это не только с тем, что рынок труда заметно изменился, но также данная тенденция обусловлена тем, что стратегия самого массового подбора в последние годы сильно изменилась и переместилась в поиск персонала с теплых лидов в сторону холодной базы. А как мы все знаем холодной поиск персонала намного трудоемкий и затратный, так как все работные сайты перешли на оплату каждого просмотренного резюме.
Компании сейчас рассматривают бюджет, как математику, так как очень тяжело спрогнозировать реальные затраты на поиск и подбор персонала на данный момент. В связи с этим расчет бюджета стал строиться по следующей формуле:
Таким образом, согласно данной формуле компании, пытаются спрогнозировать основную статью расходов на подбор персонала. А вы уже как руководитель полученную итоговую сумму раскидываете по источникам подбора, которые планируете привлекать в течение года и по месяцам, согласно сезонности оттока сотрудников из компании и сезонности продаж вашей компании, когда требуется усилении персонала на торговых точках.
Поэтому мы должны знать, а какая стоимость одного оформленного есть у вас в компании и не только в целом по компании, но и отдельно по регионам. Например:
Мы с вами просчитали на основе старых данных, что 1 оформленный сотрудник нам обходится 2 340 рублей, но при этом:
Первый регион показывает среднюю стоимость одного оформленного 2 591 рублей
А во втором регионе стоимость одного кандидата составляет 3 789 рублей
Соответственно, что я делаю в первую очередь обращаю внимание и начинаю разбираться почему во втором регионе стоимость привлеченного сотрудника высокая. Ведь здесь возможны следующие причины: неправильно выбраны источники подбора, или не используются в полной мере все оплачиваемые источники.
Приведу вам пример бюджета отдела подбора персонала, который мы разрабатывали на 2023 год (цифры указаны примерные и для наглядности):
Как мы с вами видим из данного примера, мы закладываем следующую сезонность оттока персонала:
Апрель готовимся к оттоку кандидатов в мае происходит отток кандидатов, которые на лето уезжают на подработки. Данная сезонность хорошо прослеживается в населенных пунктах, расположенных рядом с курортными зонами.
Июнь усиливаем рекламную кампанию на время летнего периода, когда ощущаем летнюю сезонную нехватку персонала.
Август готовимся к сезонному оттоку кандидатов, которые устраивались на лето. В основном это студенты.
Октябрь, ноябрь выраженная сезонность активных продаж в ритейле, в преддверии нового года. В основном явно прослеживается в продуктовых компаниях. В вашей компании данная сезонность может прослеживаться и в другие периоды.
Мы видим с вами из примера, что план набора на 2023 год компании нам поставила 9 000 новых сотрудников. В данную цифру включены набор на новые торговые точки, которые планируются к открытиям, а также отток кандидатов, согласно текучести персонала, которая была зафиксирована в 2022 году.
Также мы видим, что компания ставит нам план по стоимости одного кандидата не дороже 1288 рублей. Но не забывайте, что данная сумма привлеченного кандидата это простая формула расчета стоимости одного оформленного. В данную сумму как мы не включили суммы для расчета полной стоимости привлеченного сотрудника (ФОТ, телефония, автоматизация и т. д.)
Как вы, наверное, заметили в представленном примере стоимость одного привлеченного заложена очень низкая, и мы с вами, естественно, столкнемся при таком бюджетирование с его нехваткой. В таком случае нам с вами придется выходит к руководству с просьбой выделения дополнительных бюджетных денег на подбор персонала. Конечно, хорошо если у вас компания не бюрократическая и дополнительный бюджет вы согласуете спокойно и быстро.
А вот если у вас сильно бюрократическая компания, то данный процесс займет много времени. И прежде, чем выходить с ходатайством о выделение дополнительного бюджета вам необходимо будет грамотно и четко подготовится, собрав необходимую статистику и аналитику с рынка труда.
Итак, рынок труда начал испытывать трудности по привлечению персонала в апреле 2023 года. Вы как руководитель, заметив это понимаете, что усиление рекламной кампании необходимо сделать не только в апреле, но и в мае (перенос бюджета с месяца на другой месяц невозможно, мы же с вами работаем в бюрократической компании).
В связи с данной тенденцией вы принимаете решение о ходатайстве увеличения бюджета на май на определенные источники подбора, такие как рекламная кампания в социальных сетях, Авито и HeadHunter. Для того, чтобы обосновать увеличение бюджета на данные статьи расходов мы с вами собираем аналитические данные и пишем с вами какую рекламную кампания в социальных сетях. Например:
Авито
Вот такую статистику нам показывает сайт Авито. Какую информацию несет нам эти данные?
Мы видим, что у нас снизился показатель просмотр объявлений почти на 22% за последний месяц (момент запроса статистики).
При этом мы видим, что мы стали больше размещать вакансий на сайте, в связи с этим количество наших активных объявлений увеличилось на 24,4%.
Количество полученных контактов (откликов) мы стали получать меньше почти на 28%.
Показатель добавления в избранное уменьшился почти на 27%.
Данные результаты говорят нам о том, что наши объявления необходимо продвигать, используя платные инструменты сайта для этого, а также необходимо постоянно поднимать объявления и публиковать как можно больше вакансий. А это требует дополнительный бюджет ведь согласно полученной статистики мы делаем выводы, что соискатели стали менее активными, чем были раньше.
Что мы еще видим, из данной статистики. Мы видим, что конверсия из просмотра нашего объявления в отклик составляет всего 7,53%. Конверсия из просмотра в контакт это процент кандидатов, которые нажали кнопку показать телефон или написать в чат. Например: ваше объявление посмотрели 100 соискателей, 5 из них написали в чат и еще 7 посмотрели ваш телефон. Таким образом, конверсия составила 12%.
Когда я вижу низкую конверсию, я начинаю также анализировать наши объявления, меняю описания, пересматриваю подачу информации в нем. Эти мероприятия также помогают поднять данную конверсию.
HeadHunter
На основе статистики, которую мы получили с сайта, мы видим, что стоимость контакта из базы (холодный поиск) остался на прежнем уровне. А вот траты на публикации выросли из-за большего количество размещений и обновлений вакансий. При этом мы видим, что продуктивность наших вакансий резко упало почти на 16%. В связи с этим нам необходимо будет запрашивать дополнительный бюджет, чтобы постоянно поднимать наши вакансии, таким образом мы увеличиваем их эффективность, за счет того, что они появляются на первом месте поиска.