Конечно, если вы только начали свою деятельность в новой сфере, вы еще наверняка не успели «обрасти» связями с коллегами из дружественных и конкурирующих компаний. Поэтому сразу после начала работы постарайтесь побыстрее влиться в струю профессиональной жизни, связанную с интересующей вас сферой деятельности.
Прежде всего необходимо посещать профильные выставки и семинары, куда «матерые» профессионалы приезжают в основном для того, чтобы повидаться со старыми приятелями-партнерами, а новички для того, чтобы получить контакты интересующих их людей и познакомиться с возможными поставщиками.
Единственное, что следует запомнить, это то, что компании, активно участвующие в выставках и компании, наиболее подходящие вам по всем параметрам, это зачастую две разных группы компаний. Поясню свою мысль.
Кто чаще всего участвует в крупных профильных выставках?
Я бы условно разделила их на четыре группы.
Лидеры. В первую группу входят представители крупных холдингов и производств, своего рода «глыбы» и «мастодонты» в своих областях, для которых участие в выставке является обязательным дополнением к их железобетонному имиджу лидеров.
Обычно особых стратегических целей они не преследуют, проводят время в неформальном общении с коллегами, старыми приятелями и партнерами. Им не надо ничего доказывать, они и так лучшие, они возглавляют списки отраслевых справочников, их знают все причастные к данному бизнесу компании, им не надо искать и завоевывать новых клиентов, потому что они сами ищут их благосклонности и сотрудничества.
Основная цель их участия в публичных мероприятиях поддержание имиджа. К таким поначалу лучше слишком близко не подходить, чтобы не подхватить комплекс собственной ничтожности.
Новички. В этой группе иностранные предприятия, недавно открывшие свои представительства в России, и отечественные предприятия-новички, которые хотят ярко и красиво заявить о своем выходе на рынок. Для них участие в выставке это в некотором роде заявление о своем существовании. Они весьма охотно общаются со всеми подряд, впихивают собеседнику визитные карточки во все карманы и энергично призывают к сотрудничеству. С ними бывает достаточно интересно пообщаться, потому что они заинтересованы в установлении контактов.
Работяги. Эта группа небольшие, средние и крупные компании, активно работающие на рынке и настроенные на конструктивные результаты участия в выставке. Обычно они серьезно подходят к организации своего участия в выставках, привозят кучу всяких образцов и информационных проспектов, командируют специалистов для обязательного присутствия на стендах и т. д.
Часто у них бывает не самый красочно оформленный стенд, но при этом у них толпится больше всего народу, потому что там действительно интересно. С такими стоит пообщаться, потому что у них можно почерпнуть много интересной профессиональной информации и даже завязать полезное знакомство. Целями их участия в профессиональных выставках могут быть переговоры с деловыми партнерами, установление новых контактов, вывод на рынок новой продукции и т. д.
Скучающие. К таковым я отношу условно случайные компании. Случайные совсем не значит мелкие или не имеющие никакого отношения к профилю выставки. Это скорее означает «участники, имеющие смутное представление о том, для чего они здесь находятся».
Это могут быть крупные холдинги, для которых специализация выставки не является профильной и потому ей не уделяется особое внимание, однако участие в выставке считается обязательным, потому что кто-то сказал, что «так надо», или чтобы можно было при случае козырнуть своей причастностью к еще одной сфере бизнеса.
В эту группу также могут «затесаться» компании, каким-то боком причастные к профильному бизнесу, но не имеющие точечно сформулированных целей. Например, компании, у которых есть годовой маркетинговый бюджет, но нет четкого понимания, на что его потратить.
Поэтому в число маркетинговых мероприятий в обязательном порядке включается участие в разных выставках по принципу чем чаще, тем лучше. Помимо расходования маркетингового бюджета конкретные задачи участия в выставке не ставятся. То есть компания участвует в ней по так называемым «внутриполитическим соображениям».
На стендах таких компаний прохлаждаются скучающие мальчики и девочки в деловых костюмах, пьется коньяк и мартини за ширмой с приятелями из аналогичных фирм и т. д. и т. п. Научиться у них чему-то задача в большинстве случаев почти бесперспективная. Их основное занятие на выставках общение со старыми знакомыми и наблюдение за происходящим на стендах конкурентов.
Стадия третья. Изучение процесса закупок.
Стадия изучения товара и рынка (в том числе знакомство с профессиональной средой) самое подходящее время для того, чтобы обогатить свою копилку знаний сведениями об организации процесса закупок. В этом могут помочь: опыт предшественников, советы и рекомендации коллег, чтение литературы, участие в профессиональных тренингах и семинарах, ну и, конечно, специализированные книги.
Самый эффективный и быстрый способ обучения на профессиональном жаргоне закупщиков называется «вагончиком». Что это означает? Это означает, что надо найти среди своих коллег специалиста по закупкам, к которому можно «прицепиться» как вагон к паровозу. Посмотреть, как он работает, послушать, как он общается с поставщиками, почитать письма, которые он пишет, задать ему все интересующие вас вопросы, узнать его мнение по волнующим вас темам и т. д., и т. п. При этом самое главное помнить, что простое копирование действий и методов не приведет к успеху. Любые наблюдения надо осмысливать и создавать свою личную «систему» организации закупок.
Увы, возможность побыть «вагончиком» представляется далеко не всегда и не всем. Большинство известных мне менеджеров и директоров по закупкам сразу становились «паровозиками». Поэтому я бы посоветовала начинающим закупщикам надеяться только на себя на свое терпение и желание достичь успеха во что бы то ни стало.
Конечно, трудно лезть в воду, не зная броду. А иногда даже и опасно. Поэтому, прежде чем с головой бросаться в бездну закупок, надо получить хотя бы элементарный минимум знаний об этой сфере деятельности. И если рядом нет опытного советчика, толковых книжек и некогда посещать обучающие тренинги, то остается только одно: метод глубокого погружения. На самом деле это совсем не так страшно, главное понять для себя, что основное в закупках и как наиболее оптимально организовать сам процесс.
Кстати, один из эффективных способов самообучения, который можно отнести к методам погружения, это имитация переговоров. Обычно таким приемом пользуются матерые закупщики с целью вынудить поставщика выдать всю имеющуюся у него информацию о своих и чужих товарах.
Со стороны имитация переговоров выглядит как обычные переговоры, все очень серьезно и по-настоящему. Конечно, если не знать истинных целей закупщика.
Например, если закупщику нужна подробная информация о каком-либо товаре или рынке, он говорит потенциальному поставщику, что сделка с ним может быть заключена только после анализа всей доступной информации. После этого заинтересованный поставщик выкладывает на стол закупщика гору полезной (и не очень) информации: маркетинговые обзоры, всевозможные отчеты, статьи из прессы, таможенную статистику и т. д., и т. п. Особо настырные приводят для консультаций мегаспециалистов и даже устраивают познавательные экскурсии на производство.
В результате опытный закупщик почти безо всяких затрат получает всю интересовавшую его информацию, а новичок получает бесценный опыт «живых» переговоров.
Правда, поставщику это не приносит никакой выгоды.
Скажете, некрасиво?
Возможно. Но ведь надо же нам на чем-то учиться? Подобные эксперименты помогают закупщику выработать свой стиль ведения переговоров и дают ему необходимый опыт. А вообще практически в любой крупной компании часть переговоров проводится совсем не для того, чтобы что-то в итоге купить.
Что же касается определения приоритетов, то это индивидуально. На мой взгляд, «три кита», на которых держатся закупки, это планирование, правильная организация конкуренции между поставщиками (возможность выбора) и оптимальное структурирование рабочего времени. Но об этом мы подробнее поговорим в следующих главах.
Закупщики тоже продают
Уже в самом начале процесса организации закупок нужно подумать о том, как облегчить дальнейшую деятельность и создать себе надежную базу. Я имею в виду обязательное создание имиджа своей компании. Компанию необходимо умело «продать» поставщикам, то есть как можно более ярко и доступно осветить преимущества сотрудничества с ней, которые должны привлечь к вам потенциальных поставщиков и обеспечить вам успешное начало деловых взаимоотношений.
Начать можно с незначительных мелких шагов. Например, с размещения информации о планируемых закупках на корпоративном сайте. Можно это сделать в виде краткого объявления, например, такого:
«ООО «Новичок» объявляет о начале закупок лакокрасочных материалов. Всех заинтересованных лиц просим обращаться по телефонам и электронной почте, контактное лицо Василий Васильевич».
Конечно, выглядит не слишком презентабельно и не слишком профессионально, но для «пробного камня» вполне сносно.
Если у вас хороший веб-дизайнер и сильное желание быть замеченным, можно подойти к процессу творчески. Сделать хорошую анимацию, добавить чуть больше информации, чуть ярче обрисовать потенциальные выгоды от сотрудничества с вашей компанией. Например, так:
«Фабрика элитной итальянской мебели «Челлита» срочно ищет нового поставщика лакокрасочных материалов. За качественный товар заплатим быстрее, чем высохнет краска!»
Согласитесь, выглядит повеселее.
Через какое-то время можно сделать целую страничку на вашем сайте, которая будет полностью посвящена закупкам. На ней вы сможете размещать информацию следующего характера: список необходимых товаров с описанием ваших требований к их качеству, ориентировочные объемы закупок по каждому из них, порядок подачи и рассмотрения предложений поставщиков, основные условия сотрудничества.
Очень важно оставить ссылку на контактных лиц, отвечающих за закупку конкретной группы товаров, а также любую другую информацию, которую вы сочтете нужной сообщить всем заинтересованным в поставках посетителям вашего сайта.
Для того чтобы страничка была посещаемой и работала, желательно разместить несколько баннеров и ссылок на нее на профильных сайтах. Это совсем недорого, зато очень эффективно.
Более подробно о том, как выгодно преподнести потенциальным поставщикам закупающую компанию, читайте в книге "Идеальный закупщик".
Процедура закупок
В процессе освоения азов закупок необходимо выбрать наиболее подходящие для вашей компании процедуры и формы организации.
Если обратиться к опыту государственного сектора, то можно увидеть, что основными формами регламентируемых закупок для государственных и муниципальных нужд являются конкурсы. Чуть реже используются торги и запросы котировок.
Подробнее об этих формах мы поговорим в следующих главах, а пока вкратце могу пояснить, что конкурс это достаточно хлопотное занятие, связанное с серьезным документооборотом и внушительными организационными затратами. Кроме того, правильность проведения конкурсов регулируется Гражданским кодексом РФ, поэтому проявление фантазии и самодеятельность чреваты суровыми последствиями.
Что касается запроса котировок, то это гораздо более приемлемый способ. Он заключается в рассылке запросов определенному кругу поставщиков с целью получения от них предложений на поставку интересующего товара.
Коммерческие организации, которые занимаются закупками на регулярной основе, используют и конкурсы, и запросы котировок, только в несколько упрощенной и адаптированной форме, что порой изменяет эти процедуры до неузнаваемости.
То, что по сути является конкурсами, коммерческие закупщики обычно называют «тендерами» и проводят их так, как взбредет им в голову, либо так, как скажет руководство компании. Запрос котировок чаще всего носит форму устных запросов, или, проще говоря, превращается в обзвон потенциальных поставщиков с просьбой сделать предложение о поставке товара.
Первое время процесс тендеров или запроса котировок протекает достаточно сумбурно. Однако со временем практически каждый закупщик нарабатывает свою «базу» надежных поставщиков, соответствующих формату его компании, к которым при возникновении определенной потребности обращается в первую очередь. Именно у постоянных поставщиков в первую очередь запрашиваются предложения на товар, уточняются цены текущих предложений, чтобы путем сравнения и дополнительных переговоров сделать наиболее удачный выбор.
В любом случае вариантов не так много, и, начав закупочную деятельность, вы обязательно получите возможность изучить их все на практике.
Когда вы последовательно сделаете три шага в сторону познания каждого из интересующих вас вопросов, а именно товара, рынка, закупок и корпоративного самосознания, уровень вашей подготовки по всем четырем направлениям должен оказаться примерно одинаковым, вне зависимости от того, каков был начальный уровень.
И тогда вы можете смело выходить на рынок с информацией о том, что вы замечательная компания, которая готова осуществлять закупки по интересующему вас товарному направлению и с которой очень выгодно и приятно сотрудничать.
После того, как вся эта предварительная работа будет сделана, можно переходить к следующему шагу начать формировать базу поставщиков и выстраивать с ними отношения, планомерно собирая, накапливая и анализируя информацию о них и опыт сотрудничества.
Итак, напоминаю, какие основные шаги следует предпринять в процессе организации закупок «с нуля».
Определить свой статус, цели и задачи, обязанности и полномочия; создать внутреннее видение процесса закупок и своего места в нем.
Составить как можно более подробный план действий по организации закупок.
Получить максимум информации о закупаемом товаре/услугах/работах.
Начать поиск и анализ информации о текущем состоянии рынка, его развитости, о возможных поставщиках и уровне цен.
Получить базовые знания об организации процесса закупок, проанализировать существующие методы и способы, особенно применительно к специфике вашей компании, начать закладывать фундамент оптимальной для вашей компании системы закупок.
Приступить к созданию имиджа «выгодного клиента».
При наличии определенного уровня подготовки заявить о своем выходе на рынок в качестве преуспевающей компании, имеющей определенные товарные потребности и готовой осуществлять регулярные закупки.
FAQ
Если душа не лежит к закупкам, а приходится этим заниматься, что делать?