Есть несколько подходов к разработке профиля должностей:
Поуровневый (все должности ранжируют на определенные группы и каждой группе приписывают единые компетенции: 1 (специалисты), 2 (руководители), 3 (топ-менеджеры), а также выделяют уровни их развития (1 базовый уровень, 2 уровень знания, 3 опытный, 4 углубленный, 5 эксперт). В каждом уровне есть поведенческие индикаторы, которые его определяют, и подробные расшифровки. Уровней как и групп может быть множество, все зависит от специфики деятельности компании.
Поиндикаторный (прописывают набор названий компетенций и расшифровок к ним и разрабатывают единую корпоративную модель компетенций для всех сотрудников).
Разработка корпоративной модели компетенций в каждой компании производится на основе анализа ее целей, миссии и ценностей, стратегии развития, а также ее организационной структуры и иерархии должностей. А если в компании происходят какие-либо изменения, к примеру, меняется стратегия, то происходит пересмотр существующих моделей компетенций.
Важно! Рекомендую осуществлять пересмотр компетенции по должностям не реже, чем один раз в три года, а в силу тенденций микроменеджмента, во многих организациях из-за постоянно меняющихся политических условий возможно пересматривать их и чаще.
Зачем компании создавать профиль должности работников?
Профиль должности в зависимости от целей его использования может быть:
1. Для подбора сотрудников (структурный подход к найму кандидатов).
2. Для грейдирования (ранжирование сотрудников по их результатам работы и материального стимулирования).
3. Для развития кандидатов кадрового резерва (измеримые индикаторы на каждую должность, формирование матриц обучения по должностям и проведение обучений).
4. Для оценки компетенций работников и их дальнейшего развития (подготовка индивидуальных планов развития).
5. Для оптимизации организационной структуры (увольнения, перемещения, повышения).
В рамках данного руководства мы научимся пошагово составлять и заполнять профиль должности для подбора новых сотрудников.
А для начала предлагаю вам определиться, на какую должность вы разрабатываете профиль, и вместе со мной выполнять все упражнения к главам, вносить необходимые данные. Приступаем!
2.1. Пошаговое описание функций у должностей по подразделениям
2.1.1. Сбор и анализ данных
В службу персонала поступает заявка на подбор нового сотрудника. Данной должности ранее в компании не было, поэтому в первую очередь нужно определиться с рабочей группой, выделить экспертов, которые будут помогать в создании и оценке будущего профиля должности.
Следующий шаг это определение структуры подчинения сотрудников, иерархии должностей в вашей компании, для этого изучите организационные стандарты компании, штатное расписание, структуру компании (блоки работ и функции конкретного подразделения).
Визуализируйте будущий проект в виде схемы и описания к ней в виде таблицы (блоки работ сотрудника и функций в программе Excel, действия по данному блоку). Более детальное описание обязанностей мы сформулируем уже после уточнения задач сотрудника с руководителем и дополним эти таблицы.
Блок-схему вы можете сделать в следующих программах: организационные диаграммы в Word, Excel, в программе Visio для крупных компаний или в онлайн-редакторах. Рекомендую также описать блоки работ и функции сотрудников. Например, менеджер по персоналу: скрининг резюме отбирать резюме по вакантным должностям на сайте hh.ru и иных ресурсах интернет. Подбор персонала заполнять открытые позиции в соответствии со штатным расписанием и т. д.
УПРАЖНЕНИЕ
1. Составьте список экспертов, которые будут участвовать в наполнении профиля должности, распределите блоки работ по описанию подробного функционала между ними, установить сроки.
2. Изобразите место должности, на которую вы разрабатываете профиль в иерархии компании на организационной схеме.
3. Кратко опишите основные функции нового работника, опираясь на должностную инструкцию.
2.1.2. Интервью с руководителями подразделений
и экспертами компании
Прежде чем общаться с руководителем направления по заявке на найм, запросите у него в письменной форме информацию о необходимом работнике и его функционале. Пусть предоставит вам описание идеального кандидата с указанием его качеств, а возможно, это будет пример личностных качеств прошлого работника, успешно выполнявшего свои обязанности.
Для того чтобы тщательно выявить потребность заказчика в том или ином работнике, необходимо также подготовить перечень вопросов для личного общения и конкретизации требований. То есть после получения описания требований мы лично общаемся с заказчиком и конкретизируем их.
Далее нужно обязательно установить сроки подбора по вакансии (опираемся на требования, прописанные в регламенте по найму вашей компании, или устанавливаем иной срок исходя из задач и времени, необходимого на создание профиля должности). Если регламентов по срокам нет, то предлагаю посчитать сроки по данной формуле (материал взят из публикации в журнале «Директор по персоналу» в 2023 году):
Сроки подбора = (Кслож. + Кпр.) / 2 * Кподб.,
где Кслож. коэффициент категории сложности:
1 низкая повыш. коэф. 1,
2 средняя повыш. коэф. 1,5,
3 высокая повыш. коэф. 2.
Кпр. коэффициент приоритетности подбора:
1 вакансия срочная важная коэф. 0,5,
2 вакансию необходимо закрыть в стандартные сроки коэф. 1,
3 вакансия на перспективу, мониторим рынок труда коэф. 1,25.
Кподб. категория подбора и расчет кол-ва дней.
(Массовый 30 дн., специалисты 45 дн., руководители 60 дн.).
Пример расчета сроков подбора на вакансию руководителя:
(2 +0,5) / 2 * 60 = 75 дней.
Для диалога с заказчиком нужно тщательно подготовиться и максимально сформулировать все имеющиеся у вас вопросы, чтобы не назначать повторных встреч и не затрачивать лишнее время.