Итак, чтобы извлечь наибольшую пользу из совещаний в неформальной обстановке, нужно придерживаться единственного условия: проводить их как можно реже, только в те моменты, когда действительно необходимо принять какое-то сложное решение или разрешить конфликт.
Теперь коснемся такого момента, как собеседования. Это очень важное дело, так как именно во время собеседования решается вопрос о принятии на работу нового сотрудника. Хотя претендент на должность пишет какой-нибудь тест или резюме, тем не менее решение на 75 % выносится во время беседы.
Идя на собеседование, любой человек заранее к нему готовится, продумывает, как скрыть свои недостатки и подчеркнуть достоинства. Задача проводящего собеседование выяснить, согласен ли претендент со всеми условиями, есть ли у него необходимые для работы качества и такие недостатки, которые впоследствии помешают ему нормально и продуктивно работать.
Проведение собеседования в неформальной обстановке позволяет лучше понять личность собеседника. Вы как бы застаете претендента на должность врасплох, ведь он наверняка не ожидает такого подхода, а значит, не сможет подготовиться к этому заранее.
Но в то же время есть опасность заранее настроить его на неформальный лад. В этом случае кандидат может решить, что в данном коллективе совершенно отсутствует официальность. С другой стороны, если ограничиться только формальным общением, то, выяснив все официальные вопросы, трудно будет затронуть личностные особенности человека.
Специалисты считают, что на собеседовании лучше всего совмещать формальное общение с неформальным. Если вам сложно перестраиваться, можно неформальное общение оформить в виде нескольких вопросов на бумаге и в конце официальной беседы предложить кандидату на них ответить. Однако лучше задать эти же вопросы лично.
Теперь рассмотрим чуть ли не самый важный момент деловой жизни – заключение сделок. Неформальное общение во время заключения сделки вполне допустимо. Самое главное – не переборщить, иначе тот, с кем вы заключаете сделку, может решить, что вы несерьезный партнер, и передумает. В то же время такое общение может помочь добиться желаемого результата, которого в деловой атмосфере вы вряд ли достигли бы. Как и на собеседовании, этот прием лучше применять тогда, когда ничто другое скорее всего уже не поможет.
В трудовом коллективе присутствует как формальное, так и, в меньшей мере, неформальное общение. Для продуктивной работы необходимо совмещать их в правильной пропорции.
Проблема неформальных отношений, как часть корпоративной культуры, занимает далеко не последнее место в кадровой теории. При невнимательном к ним отношении они могут перерастать в большие трудности, последствия которых порой весьма печальны – вплоть до необходимости сменить место работы. Правда, в наши дни это случается крайне редко, поскольку в непростых условиях рыночной экономики многим из нас пришлось волей-неволей пересмотреть свои взгляды и умерить амбиции.
Как считают многие социальные психологи, сработанность, слаженность коллектива определяется степенью единства формальной и неформальной структур. И чем выше эта степень, тем больших успехов может достичь коллектив. Исследования, проведенные группой социологов под руководством В. Васильева, показали, что только благодаря перемене мест рабочих с учетом их желания трудиться вместе, повышается производительность труда на 10–12 %.
Личное общение между сотрудниками может носить любой характер, но в деловых вопросах приемлем только официальный тон. Если вам кажется, что коллектив, в котором вы работаете или которым руководите, не использует свои потенциальные возможности на 100 %, попробуйте постепенно внедрить в него подобные правила и увидите, как скоро это даст замечательные результаты.
Глава 4. Заключение сделок
Являясь деловым человеком, менеджером, вы не сможете обойтись без заключения сделок. Сделка – одна из главных целей в жизни делового человека. В этой главе мы расскажем о том, как нужно заключать сделки, какими они бывают, что необходимо знать при их заключении, как подготовиться и многое другое, например, существуют ли возможности расторжения сделок и какие должны быть для этого основания.
Сделка – заключение правовых отношений между юридическими и физическими лицами, а также между физическими лицами. Сделка может быть как односторонней – выдача доверенности, завещание, дарение, так и двух– или многосторонней, взаимной, Она предполагает участие двух или нескольких лиц. В данном случае между ними оформляются контракты, разовые заказы и договоры. Учет их выполнения должен вестись в оперативном порядке.
Существует несколько основных видов сделок. Одна из них – компенсационная сделка – сделка купли-продажи, предусматривающая своевременную оплату стоимости услуг, товаров, работ в оговоренной сумме. К этому роду сделок относится и бартерная операция – взаимная поставка товаров на равную стоимость.
Сделка оффсет – встречная торговля, предполагающая обмен товарами, услугами, а также вложение капитала взамен оказания различных услуг или льгот. Оффсет приемлем в условиях промышленной кооперации и при поставках военной техники.
Сделка с премией – по договоренности одна из сторон выплачивает другой оговоренную сумму денег в качестве поощрительного вознаграждения. Это может происходить как в момент заключения сделки, так и в ходе ее исполнения. Взамен эта сторона приобретает право на выбор товара в течение срока действия сделки.
Сделка с залогом – в качестве гарантий и исполнения своих обязательств одна из сторон выплачивает другой оговоренную сумму залога в момент заключения сделки.
Сделка срочная – предметом этого вида сделок являются валютные операции. Сделка предусматривает по требованию одной из сторон немедленный расчет по истечении установленного срока.
Фьючерсная сделка – сделка на продажу или покупку финансовых вложений или товаров, которые будут поставляться в будущем.
Хотим дать несколько советов, как подготовиться к этому мероприятию. Чтобы запланированная вами сделка состоялась, к ней необходимо хорошо подготовиться. Подготовка включает в себя довольно много моментов, упустив один из них, даже самый незначительный, на ваш взгляд, вы уже не сможете рассчитывать на стопроцентный результат сделки.
В первую очередь найдите предполагаемого партнера, который сможет не только удовлетворить все ваши технические требования, но и будет достаточно надежным в плане финансового обеспечения. Для этого вы должны собрать о нем как можно больше информации. Это можно сделать во время деловых встреч, прочитав нужную литературу, общаясь с теми, кто находился в контакте с вашим предполагаемым партнером.
Если партнер вас устраивает по всем позициям, необходимо найти с ним контакт. Знакомство, первая встреча с будущим партнером – дело достаточно серьезное. Очень важно, какое впечатление вы на него произведете. Одно дело, если вы уже знакомы по каким-то другим делам или сделкам, совершенно другое – если этот партнер с вами еще не работал. Здесь важно не упустить ни одного момента. Первая встреча должна пройти на высшем уровне.
Когда вы установите контакт с предполагаемым партнером, необходимо провести с ним несколько личных деловых встреч, на которых вы сможете выяснить его намерения, узнать о его предложениях, ведь сделка – это, в первую очередь, предложение взаимных услуг. Соответственно, вы и сами должны внести предложения. Выяснив, что вы можете получить взамен предлагаемых услуг, согласен ли ваш партнер на заключение данной сделки, можете переходить к ее непосредственному оформлению.
Поговорим об оформлении сделок. Любая из них обязательно должна быть оформлена документально. Это необходимое условие. При оформлении документации учитывайте все моменты.
1. Полностью перечислите все предлагаемые вами и партнером услуги. Их ряд должен быть оформлен четко и без оговорок. Существующие оговорки необходимо вносить отдельной строкой.
2. Включите возможные варианты изменений в данном соглашении. Каждое изменение должно иметь под собой основу, чтобы после вступления сделки в действие не было претензий по этому поводу со стороны одного из партнеров.
3. Оговорите, в каких случаях данная сделка может быть расторгнута. Должны быть перечислены не только варианты, но и их основания.
4. Наметьте сроки сделки, с какого момента она вступит в действие и в какой момент ее действие закончится. Сделки можно заключать на разный период времени. Можно оформить пробную сделку на определенный короткий (испытательный) срок, которая автоматически продолжит свое существование если все ее требования будут выполнены. Такую сделку можно оформить на два срока. Первый испытательный, второй – основной.
5. Перечислите, в каких из случаев расторжения договора выплачивается компенсация и ее непосредственные размеры.
6. Оформите документы в юридическом порядке, заверьте их. Вы можете пригласить своего юриста, чтобы он проверил, все ли в документах в порядке и нет ли там так называемой ловушки, в которую вы можете угодить.
7. Все документы должны оформляться в нескольких экземплярах. Первый остается у юриста, оформляющего данную сделку, второй необходимо обязательно взять себе, чтобы в любой момент можно было на него опереться. Третий остается на руках у вашего партнера.
При заключении любой сделки необходимо учесть ряд следующих моментов. Один из самых важных: поскольку все сделки оформляются в юридической форме, присутствие юристов обязательно. Также необходимо присутствие двух сторон, чтобы у каждого была возможность в последний раз просмотреть все документы и внести исправления, если в них есть необходимость.
Еще один из моментов: вы можете не присутствовать на оформлении, но в этом случае вы должны представить свое доверенное лицо, которое будет представлять ваши интересы. Сделать это необходимо заранее, чтобы партнер был осведомлен о ваших планах. Некорректно без особой причины заменять свое личное присутствие кем-то другим, это может быть расценено как неуважение.
Если вы не можете присутствовать лично и направляете доверенное лицо, этот человек должен быть осведомлен обо всех деталях сделки настолько, чтобы справиться со всеми возможными проблемами без вашего присутствия. Но в любом случае вы должны оставить ему номер телефона, по которому с вами можно будет связаться при возникновении непредвиденной ситуации.
Заключая сделку, в последний раз прочтите внимательно все документы. Все подписи ставьте четко и разборчиво, каждый лист должен быть заверен лично вами, вашим партнером и юристом, подтверждающим оформление сделки.
Заключение сделок является ответственным делом и требует определенных моментов. Первое – тишины и комфорта, ничто не должно отвлекать вас от работы. Второе – официальная обстановка, заключение сделки за чашкой кофе будет выглядеть неприглядно. Третье – чистота и порядок в помещении, на рабочем столе.
Соблюдая все перечисленные условия, назовем несколько мест, где вы можете оформить сделку. Самый лучший вариант – это ваш офис или офис вашего партнера. Находясь в привычной рабочей обстановке, вы будете чувствовать себя комфортно.
Вы можете воспользоваться предложением юриста и оформить сделку в юридической фирме. Нейтральная территория будет залогом того, что все станут чувствовать себя равноправными, поскольку никто не является ее хозяином.
Можно оформить сделку в своем рабочем кабинете, но этот вариант подходит в том случае, если вы слишком заняты, но желаете лично присутствовать на оформлении. Такое предложение принесет вам некоторую пользу. К тому же, сделку можно будет тут же отметить, заглянув в бар.
В последнее время многие менеджеры пользуются услугами ИНТЕРНЕТа. И вы можете оформить сделку, не выходя из офиса и не встречаясь при этом со своим партнером. Просто войдите в ИНТЕРНЕТ и оформите ее там, отправив информацию по сети.
Любая сделка по истечении определенного срока заканчивает свое действие, но ее можно и прервать. Для этого необходимо иметь одно или даже ряд оснований. Сделку можно расторгнуть только после того, как она вступила в действие. Оформление некоторых сделок подразумевает, что они вступают в действие по истечении некоторого срока, до вступления ее в действие расторгнуть такую сделку невозможно.
К основаниям для расторжения сделки относится, во-первых, невыполнение одним из партнеров своих финансовых обязательств. Тут случае сделка расторгается в присутствии адвоката. Партнер должен предоставить необходимую документацию, подтверждающую невыполнение финансовых обязательств. (Вся документация должна быть в трех экземплярах.) К ней должен быть приложен лист-основание.
При этом сделка может быть расторгнута как непосредственно в день предъявления документов, так и по истечении некоторого срока. Если у партнера, не выполнившего свои обязательства, есть возможность исправить ситуацию, ему может быть дан определенный срок, по истечении которого, если ситуация не будет исправлена, контракт все же расторгается.
Во-вторых, основанием является невыполнение сроков, предусмотренных в сделке. В данном случае необходимо представить отчет о задержке сроков, которые привели к определенным финансовым или другим изменениям. Такая сделка расторгается в день подачи утвердительных документов. Расторжение также происходит в присутствии адвоката.
В-третьих, берется во внимание невыполнение других обязательств. Если одного из партнеров не устроили какие-либо параграфы сделки или их невыполнение, он может подать жалобу, при предъявлении которой сделка может быть расторгнута адвокатами. В этом случае также необходимо представить ряд документов, подтверждающих выявленные несоответствия.
В-четвертых, существенным фактором расторжения является неправильное оформление сделки. Даже самая проработанная сделка может заключать в себе некоторые неточности и недоработанные детали, которые каждый партнер может обратить в свою пользу. В этом случае сделка либо расторгается окончательно, либо ее перерабатывают и дополняют.
В-пятых, при внесении изменений, не устраивающих одного из партнеров. По истечении срока один из партнеров может внести изменения в ряд пунктов сделки, если на это будет предъявлен ряд оснований. Второго партнера это может не устроить. В таком случае сделка также может быть расторгнута.
Кроме этого, внесение изменений без ведома партнера подразумевает автоматическое расторжение сделки в день внесения изменений.
Поводом для расторжения сделки могут послужить и экстремальные ситуации, из-за которых партнер больше не в состоянии выполнять свои обязательства.
В бизнесе, как и в жизни, могут возникнуть ситуации, с которыми не в силах справиться ни один человек. К примеру, предприятие может понести ущерб из-за природных катаклизмов или других непредвиденных сложностей, в которых человек не играет никакой роли.
В данном случае сделка также может быть расторгнута, при условии, что пострадавший партнер не в состоянии больше выполнять перечисленные обязательства.
При расторжении сделки пострадавший партнер вправе рассчитывать на финансовую компенсацию. Но всегда ли ее можно добиться. При невыполнении ряда обязательств партнер должен возместить нанесенный ущерб. Если вы сможете доказать, что ряд условий, оговоренных в сделке, партнером не выполняется из-за его халатности, компенсация вам обеспечена. Но существует ряд причин, по которым невыполнивший обязательства партнер не в состоянии выплатить компенсацию. Сюда можно отнести непредвиденные ситуации.
В данном случае вы можете рассчитывать только на расторжение сделки. Но если вы в состоянии доказать, что нанесенный вам ущерб превышает затраченные вами на сделку финансы, можно добиться части компенсации, которую партнер будет выплачивать в течение некоторого срока.
Сроки выплаты компенсации оговариваются партнерами как при оформлении сделки, так и после ее расторжения, если причиной к расторжению являются факторы, изменившие возможность оговоренного срока выплаты.
Часть 5. Деловая атрибутика
Глава 1. Офис
Офис делового человека – это лицо не только бизнесмена, но и всей его фирмы. Каждый руководитель старается сделать свой кабинет как можно более изящным, стильным и удобным. Мужчины стараются наполнить его различной аппаратурой: компьютерами, телефонами, факсами, которые, на их взгляд, помогают создать о нем впечатление как о человеке, прекрасно осведомленном и разбирающимся во всех сферах деятельности.
Многие предпочитают обставлять свои офисы мягкой мебелью и изящными безделушками, напоминающими о доме или отдыхе, считая, что работа будет идти намного лучше, если в кабинете воцарится спокойная, немного романтическая атмосфера. И в том, и в другом случае люди стараются достигнуть гармонии со своим кабинетом, создать атмосферу, способствующую улучшению их работоспособности.
Пытаясь найти наилучший вариант оформления офиса, прислушайтесь к дизайнерам, которые советуют опираться не на общепринятые мнения в этом вопросе, а обратить внимание на себя самого, постараться выразить через интерьер офиса свою индивидуальность. Интерьер рабочего кабинета должен не только говорить о престиже фирмы, но и подчеркивать основные качества характера своего хозяина.
Например, если бизнесмен придерживается во всем только своего мнения, быстро принимает решения и считается человеком резковатым, ему следует придерживаться в оформлении офиса геометрического стиля. Если же бизнесмен – женщина и желает создать о себе впечатление как о "железной" леди, ей подойдет оформление в строгом и немного жестком стиле. Всевозможные романтические вещички никоим образом не подчеркнут ее качеств, а напротив, полностью опровергнут их.
По первому взгляду на интерьер любого офиса очень легко определить его владельца: мужчина ли это или женщина, "матерый волк", прошедший через все препоны делового мира, или молодой руководитель. Например, присутствие в кабинете большого числа безделушек, всевозможных вазочек, статуэток, цветов указывает на то, что здесь работает женщина.
Если же вся мебель в кабинете добротная, зачастую мягкая, а на стенах развешаны классические произведения искусства, это указывает на более зрелый возраст обладателя офиса. Люди преклонного возраста предпочитают вещи старинные, создающие некоторую теплоту и уют. Наличие большого количество аппаратуры, лишенная всякого изящества мебель говорят о том, что обладатель офиса довольно молодой мужчина.
По внутреннему убранству офиса можно определить и некоторые особенности характера его владельца. Например, крикливые и контрастные оттенки и некоторая небрежность интерьера указывают на человека легкого поведения, лишенного всякой ответственности. Преобладание светлых, пастельных тонов говорит о хозяине – романтической натуре, а темные, классические вещи присущи человеку властолюбивому, уверенному в себе.
Если в кабинете находятся масса всевозможных растений, аквариумы с рыбками, статуэтки или картины, изображающие животных, это говорит о любви данной личности к природе.
Достичь гармонии в офисе обычно стремятся натуры спокойные, постоянные во взглядах и поступках. Таким руководителям легко доверяют люди, их уважают коллеги и партнеры.