Очень важно точно обсудить время и место мероприятия. Если планируется экстренное совещание, которое проводится в неурочное время, некоторые из сотрудников в силу чисто человеческой невнимательности могут ошибиться, перепутать время или место его проведения. Разумеется, руководитель не может контролировать каждого, поэтому его задача – потребовать от своего секретаря, чтобы он акцентировал внимание всех необходимых специалистов на времени и месте его проведения.
Постарайтесь проводить совещания в то время, которое будет удобно не только вам, но и сотрудникам. Считается наиболее удобным, если они назначаются всегда в одно и то же время, разумеется, кроме экстренных, которые нельзя запланировать. Если у вас есть необходимость выслушать на совещании кого-то из подчиненных, он должен быть поставлен об этом в известность в самую первую очередь, так как на подготовку отчета требуется определенное время.
Итак, запланированное совещание проводится по какому-то выбранному вами сценарию. Например, сначала вы обсуждаете какие-то текущие дела, выслушиваете предложения сотрудников по тому или иному вопросу, затем переходите к отчетам за проделанную работу. Если у вас есть необходимость выслушать несколько сотрудников, для этого потребуется значительный промежуток времени. Но не забывайте, что слишком длинное совещание воспринимается коллективом не самым лучшим образом, внимание людей притупляется, поэтому многое из сказанного просто повисает в воздухе. К тому же, запланированное совещание проводится обычно в течение рабочего дня. Чересчур затянувшись, оно может помешать выполнению ежедневной работы присутствующими. Так что желательно, чтобы мероприятие не было особенно длинным, гораздо лучше за короткий срок обсудить все намеченные вопросы.
На совещании руководитель может предложить сотрудникам какие-то новации, неапробированные методы. При этом он должен внимательно выслушать их мнение, поскольку именно им придется разрабатывать эти методы, работая над ними долго и кропотливо. Если коллектив не принимает какие-то изменения, предлагаемые руководителем, имеет смысл прислушаться и изменить свои намерения. Ведь именно от коллектива зависит успешное выполнение той или иной работы, поэтому каждый сотрудник имеет право высказать свое мнение.
Если вам нужно обсудить отчеты нескольких сотрудников, гораздо лучше заранее, еще до совещания ознакомиться с ними, а непосредственно к собранию подготовить вопросы, на которые они должны ответить. В этом случае получится не только существенная экономия времени, но и плодотворная дискуссия. Сотруднику придется подробно освещать только те стороны своего отчета, которые разработаны им недостаточно подробно.
Совещания можно условно разделить на несколько видов. Во-первых, рабочие, то есть, те, что запланированы и проводятся в определенный промежуток времени, например, один раз в неделю или один раз в две недели. Другой вид – экстренное совещание, которое обычно проводится в случае непредвиденных обстоятельств, требующих немедленных и срочных мер. Третий вид – короткое совещание, называемое "планеркой". Иногда их проводят каждый день, в это время сотрудники получают возможность непосредственно посовещаться как с руководителем, так и с коллегами.
Вообще, само понятие "совещание" включает в себя необходимость работников получить тот или иной совет в затруднительной ситуации как от руководства, так и от коллег. Поэтому руководитель не должен превращать совещание в строгое собрание, смысл которого – бесконечная критика подчиненных. Если все совещания будут проходить под эгидой жесткой критики, у специалистов рано или поздно проявится желание как можно меньше бывать на них. А это будет мешать процессу плодотворного общения руководства и подчиненных.
К каждому совещанию руководитель обязательно должен соответствующим образом подготовиться. Если у него есть необходимость донести до сведения коллектива определенную информацию, она должна быть самым тщательным образом обработана. Нет ничего хуже ситуации, когда во время совещания руководитель с трудом подбирает слова, комментируя тот или иной вопрос. Причина этого может быть очень простой – недостаток теоретической информации по какому-то вопросу или явная неосведомленность в конкретной ситуации.
В этом случае вина руководителя в том, что он проигнорировал необходимость подготовки точного, краткого и лаконичного выступления. Разумеется, если сам руководитель не считает нужным тщательно готовиться к совещаниям, он и от подчиненных не сможет потребовать особой подготовки.
Если вы требуете, чтобы сотрудники являлись вовремя, значит, и сами не должны позволять себе опаздывать. Если вы регулярно будете опаздывать на совещания, ваши подчиненные, дожидаясь вас, уже потеряют нужный рабочий настрой.
Совещание важно не только для руководителя, но и для всего коллектива. Именно на нем можно выслушать одновременно мнения нескольких коллег, касающиеся того или иного производственного вопроса. Но чтобы вовремя высказать сослуживцам то, что необходимо, нужно следить за тематикой совещаний, вовремя готовиться к ним.
Говорить на подобных мероприятиях надо по существу. Если руководитель задает конкретный вопрос, касающийся той или иной проблемы, отвечайте именно на этот вопрос, а не уходите от темы, желая при этом оправдать свои ошибки и недочеты. Если таковые имеются, проинформируйте коллег и руководство, по каким причинам они возникли.
Если руководитель приглашает к себе на совещание не весь отдел, а несколько сослуживцев, вероятно, он желает обсудить некоторые вопросы, не ставя об этом в известность всех вокруг. И задача приглашенных на совещание – сохранить в тайне от любопытных планы и намерения руководителя.
Каждый сотрудник должен приходить на совещания хорошо подготовленным. Если ему поручено осветить какие-то производственные вопросы, будет в высшей степени неправильно проигнорировать эти требования, переложив вину на внешние обстоятельства или на неудовлетворительную работу коллег. Каждый должен отвечать за свой фронт работы, а решать, насколько хорошо человек справляется со своими обязанностями, – это задача руководителя.
Поэтому на совещании рядовой сотрудник не должен указывать на работу окружающих, ему следует четко и лаконично ставить в известность присутствующих именно о той работе, которая была выполнена. Если руководитель указывает на какие-то существенные или не особенно значимые недочеты и погрешности в выполненной работе, задача сотрудника – внимательно выслушать требования начальника, чтобы потом в короткий срок все исправить.
Если кому-то приходится пропустить совещание, необходимо на следующий день узнать у коллег распоряжения руководителя. В некоторых случаях возможно лично побеседовать с начальником, чтобы непосредственно от него услышать все рекомендации и пожелания.
Если кто-то из сотрудников будет регулярно пропускать совещания, это отразится не только на отношениях с начальством, но и на рабочем процессе. Руководство вполне может посчитать такого специалиста недостаточно серьезным и ответственным, ведь совещание – это часть непрерывного трудового процесса, а значит, к нему нужно относиться очень внимательно и серьезно.
Если в коллективе сложилась нормальная рабочая атмосфера, проблема проведения совещаний не станет чем-то трудновыполнимым ни для руководителя, ни для подчиненных. Каждый сотрудник, независимо от его должности, обязанностей и высоты положения, должен учитывать все требования, которые предъявляются к нему вышестоящим начальством. И, соответственно, основной задачей коллектива является точное выполнение всех указаний вышестоящих руководителей. Совещание – это своего рода связующее звено, которое соединяет рабочий коллектив и руководство. Именно через совещания можно за короткий промежуток времени донести до коллектива все требования и необходимый минимум работ, разработанный и спланированный в руководстве.
Нельзя не сказать и о такой особенности совещаний, как необходимость деловой лексики. Не секрет, что при неофициальном общении между собой многие сотрудники обращаются друг к другу, а также к руководителю среднего звена с некоторой фамильярностью. В процессе каждодневного общения этот фактор не является особенно важным, и он не может помешать нормальным взаимоотношениям в коллективе. Но на совещании уместна только строгая, официальная, деловая лексика, все должны называть друг друга и тем более руководителей исключительно по имени-отчеству. Иначе создастся ощущение фамильярности и отсутствия должной дисциплины.
По ходу совещания кто-то из присутствующих должен вести протокол, в котором нужно указать в краткой форме все, что было сказано как руководителем, так и подчиненными. Иногда ведение протокола поручается секретарю, а иногда эта обязанность падает на кого-то из сотрудников. В любом случае протокол – это необходимая часть совещания, впоследствии они все должны быть отредактированы нужным образом, набраны на компьютере или отпечатаны на пишущей машинке и храниться в архиве. В некоторых случаях возникают ситуации, когда нужно обратиться к тому или иному протоколу за прошедшее время. Поэтому архив документов, касающихся совещаний, должен сохраняться самым тщательным образом.
Вообще, все вышесказанное – это только общие рекомендации к процессу проведения совещаний. Каждый руководитель по ходу своей работы волен интерпретировать то или иное правило так, как более удобно для специфики его работы. Именно в этом случае совещания оказываются наиболее эффективными, полезными, информативными и воспринимаются рабочим коллективом самым наилучшим образом.
Глава 3. Формальное и неформальное общение
В любом рабочем коллективе существует как формальное, так и неформальное общение. Естественно, что преобладает первое, но без неформальных отношений не сложится привычная рабочая обстановка. Иногда бывает сложно определить, как вести себя в той или иной ситуации, с кем и как общаться. Эта глава поможет вам справиться со многими подобными проблемами.
Можно сказать, что появление формального общения непосредственно связано с развитием деловых отношений. А это значит, что без подобного общения нормальная деловая жизнь просто невозможна. Общение на собеседовании, на большинстве совещаний, во время заключения сделки и еще во многих случаях – это все примеры именно формального общения. Оно основывается только на деловых качествах собеседника, в этом и состоит его отличие от неформального общения, которое, наоборот, обращает внимание на личностные качества человека.
Но обычно в любой организации помимо деловых, устанавливаются еще и приятельские отношения, которые, бывает, несколько мешают работе. Однако обойтись без них нельзя, да и не нужно. Часто неформальное общение между сотрудниками положительно влияет на производительность и качество выполняемой работы.
По мнению психологов, неформальные отношения, как и формальные, возникают одновременно с созданием трудового коллектива и на всем протяжении его существования являются его неотъемлемой частью. Причем, они могут иметь свою "историю" (то есть, если сотрудники одной организации были знакомы еще до совместной деятельности) или формируются в самом процессе трудовых отношений.
Подобные отношения обязывают к некоторой взаимовыручке, возникает чувство ответственности не только за себя, но и за коллегу. С другой стороны, никто не собирается перекладывать чужую работу "на свои плечи", коллектив работает слаженно и получает высокие результаты.
Когда новая фирма только создается, в ней обычно преобладает неформальное общение. С развитием предприятия, увеличением количества сотрудников возникает и иерархия, что влечет за собой некоторую формализацию межличностного общения. Вообще, есть тенденция, что компании, которые в процессе роста и развития переходят от чисто неформальных к ярко выраженным формальным отношениям, теряют большинство тех сотрудников, которые стояли у основания компаний, – по сути, были ее создателями.
В каждой стране есть свои особенности делового общения. Если сравнивать, например, Запад и Россию, обнаружится множество различий, обусловленных, в первую очередь, менталитетом.
На Западе существует даже теория наиболее продуктивных деловых отношений. Основная ее идея звучит так: неформальное общение только мешает работе. По этой теории, чем сильнее в трудовом коллективе завязаны дружеские или просто приятельские отношения, тем хуже будет выполняться работа, а поэтому начальник должен проследить за тем, чтобы общение между подчиненными было лишь формальным.
Правила формальных отношений гласят: единственные праздники, которые могут отмечаться в коллективе, это день рождения фирмы или утверждение нового большого проекта, все разговоры между коллегами должны носить строго деловой характер, недопустимо и общение вне рабочего места.
Чувство соперничества, вызывающее желание во всем быть лучше других, помогает деловому человеку на Западе продвигаться вверх по служебной лестнице. Неформальные же отношения порождают не соперничество, а взаимопомощь, отсюда и возникла теория неприятия подобного общения. Но эта теория в полном объеме совершенно неприменима в России. Русский менталитет характеризует открытость, дружелюбность в противоположность западной, закрытой манере общения. Как уже сказано выше, в России взаимопомощь только способствует получению высоких результатов.
Многие российские бизнесмены обладают в какой-то мере западным типом мышления. Известны случаи, когда такие люди пробовали внедрить теорию продуктивных деловых отношений на своем предприятии. Чаще всего дело заканчивалось полным крахом, если, конечно, бизнесмен вовремя не оставлял своих, заранее обреченных на провал попыток.
Дело в том, что старания начальника установить в коллективе исключительно деловые отношения воспринимались подчиненными как проявление излишней строгости и даже черствости. Работники надолго не задерживались на таком предприятии и, проработав немного, увольнялись. Кроме того, начальник совершенно терял среди них авторитет и, как следствие, качество работы вовсе не повышалось, а наоборот, падало.
Часто в коллективе складываются достаточно теплые, приятельские отношения, в обеденный перерыв и во время пауз в работе служащие обсуждают какие-то личные темы. Бывает, что они продолжают придерживаться неформального тона и в процессе решения деловых вопросов. Это отрицательно сказывается на результате, особенно если сотрудники находятся на разных ступеньках деловой лестницы.
В любом коллективе складываются определенные взаимоотношения, которые невозможно отразить ни в одном штатном расписании. Возникает неформальная структура, строящаяся на симпатиях и антипатиях членов коллектива. Известно, что конфликты, как правило, зарождаются в подобных структурах, а затем перемещаются в сферу формальных отношений, выбивая людей из нормального ритма работы. Для налаживания дисциплины, повышения производительности труда и создания благоприятного психологического климата руководителю необходимо знать о межличностных отношениях в коллективе.
Кроме того, чтобы избежать многих недоразумений, необходимо четко разграничить формальное и неформальное общение в коллективе, однозначно определить, где допустим неофициальный тон, а где нет.
Нужно заметить, что возможность такого разделения зависит, в первую очередь, от начальника, который является самым лучшим примером для подчиненных, от него же зависит, какой именно тип общения выбрать в определенной ситуации. Поэтому перед любым важным событием: совещанием, сделкой или просто перед разговором с сотрудником начальник должен тщательно продумать, как себя вести.
В процессе создания принципов внутреннего общения в собственной компании руководителю необходимо постоянно прислушиваться к мнению коллектива, хотя и не потакать сотрудникам во всем. Это повлияет не только на обстановку в организации, но и на производительность.
Вообще, поведение начальника гораздо сильнее влияет на коллектив и его производительность, чем поведение всех его подчиненных. Помимо того, что это образец для всех остальных, неправильное общение начальника с сотрудниками может провоцировать тяжелые конфликты.
Нельзя общаться с кем-то из подчиненных свободнее, чем с другими. Если человек работает лучше других, можно похвалить его, выдать премию, но ни в коем случае не приближать его к себе. Это может вызвать зависть со стороны его коллег. Нежелательно и общаться слишком официально, когда речь идет о личных делах, например, во время общего праздника, иначе можно прослыть черствым и невнимательным к людям.
Самое важное решение, конечно же, принимается перед началом работы с новым коллективом. Если начальник трудится уже давно, а к нему в отдел набрали новых сотрудников, ему в некоторых случаях придется пересмотреть свою политику общения с подчиненными (например, если новые сотрудники моложе или более квалифицированные, чем предыдущие), но можно придерживаться и привычного пути. Для данного случая мы хотим привести вам несколько советов профессионалов.
– Молодые люди обычно предпочитают неформальное общение, в подобной обстановке они чувствуют себя уютнее и увереннее, люди старшего возраста, наоборот, общаются на рабочем месте официальнее.
– Сотрудники с законченным высшим образованием предъявляют начальнику более высокие требования в общении, чем остальные. Такие люди хотят чувствовать уважение к себе, а неофициальное общение является в их глазах признаком обратного. Это особенно ярко проявляется в банковских структурах, где большинство мест занимают сейчас молодые специалисты. Очень часто можно видеть такую картину, когда два молодых человека, которым едва исполнилось по 25 лет, обращаются друг к другу по имени-отчеству и на "вы".
Ситуация выглядит гораздо сложнее, если в сложившийся коллектив приходит новый начальник. Если предыдущего босса любили, то "новый" не по праву пытается "занять его место", а если босс не был идеален, значит "новый обязательно будет еще хуже". Подобным образом думает большинство сотрудников. В этом случае нужно действовать наверняка, поэтому, если вы попали в такую ситуацию, выбирайте формальный, но дружелюбный тон. Позже вы разберетесь в ситуации и сами определите наиболее выгодный способ общения.
Дальше мы рассмотрим, в каких ситуациях более выгоден тот или иной вид общения. Для начала рассмотрим такой важный момент, как деловое совещание. Вы, конечно, не раз слышали о совещаниях в неформальной обстановке. И если вы пытались проводить подобное сами, наверняка знаете, что они часто бывают очень плодотворны: в свободной обстановке в голову часто приходят свежие идеи.
Такое совещание – еще и лучший способ разрешения любого спора. Если возникает конфликт и противостоящие стороны отказываются идти на компромисс, в неформальной обстановке они будут чувствовать себя значительно свободнее и, скорее всего, согласятся на уступки.
Совещание в неформальной обстановке значимо именно тем, что представляет из себя редкое явление. Если подобные меры будут применяться начальником довольно часто, пропадет эффект необычности, исключительности, и неформальные совещания перестанут быть результативными.
Кроме того, так как неформальное общение для человека более привычно, нежели формальное, может случиться так, что со временем все совещания, проводимые начальником, перестанут носить официальный характер и, как следствие, приносить пользу.