Являясь членом совета директоров своей организации, вы можете попытаться напрямую воздействовать на ее культуру, но ваш круг влияния, возможно, еще недостаточно широк, чтобы реально повлиять на культуру FDA, поэтому вы просто подчиняетесь их требованиям. Если в ходе телефонного разговора обнаружится, что проблема имеет устойчивый, хронический характер, вы можете подойти к ее решению с позиций Квадрата II, чтобы предотвратить возникновение подобных проблем в будущем. Это снова потребует значительной проактивности, направленной на то, чтобы изменить характер взаимоотношений с FDA или провести работу по предотвращению проблем.
ОБЕД С ГЕНЕРАЛЬНЫМ ДИРЕКТОРОМ
Вы можете рассматривать совместный обед с генеральным директором как редкую возможность обсудить некоторые перспективные вопросы из Квадрата II в неформальной обстановке. На подготовку к этому также уйдет 30–60 минут вашего утреннего времени. А может, вы решили воспользоваться этим случаем для того, чтобы наладить с боссом хорошее социальное взаимодействие и просто, без всякого плана, внимательно его выслушать. Любой из этих вариантов может предоставить прекрасную возможность для строительства ваших отношений с генеральным директором.
ПОДГОТОВКА СМЕТЫ РАСХОДОВ НА РЕКЛАМУ
Что касается этого пункта вашего графика, то вы можете вызвать двух-трех своих подчиненных, занимающихся составлением сметы на рекламу, и попросить их подготовить свои рекомендации в виде готового документа (чтобы вам осталось его только подписать) или в виде двух-трех хорошо продуманных вариантов предложений с их обоснованием, из которых вы могли бы выбрать наиболее подходящее. Это займет всего один час рабочего времени: наметить желаемые результаты, выработать основные правила, определить ресурсы и отчетность, оговорить последствия. Однако, посвятив этой работе один час, вы ознакомитесь с мнениями заинтересованных людей, которые могут иметь разные точки зрения. Если вы не использовали такой метод работы раньше, вам может потребоваться больше времени, чтобы объяснить людям, что такое "готовый документ", как добиваться синергии, используя различия, что подразумевается под хорошо продуманными вариантами предложений и под их обоснованием.
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ И КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
Вместо того чтобы погрузиться во входящие документы, лучше потратить некоторое время, от получаса до часа ежедневно, на обучение своего секретаря, чтобы он или она могли постепенно научиться работать как с входящей документацией, так и с корреспонденцией, которая в нашем списке значится под номером пятым. Этот процесс обучения может продлиться недели и даже месяцы, пока ваш секретарь или помощник не станет по-настоящему ориентированным на результат, а не на методы.
Вы можете обучить секретаря просматривать всю корреспонденцию и входящие документы, анализировать их и самостоятельно принимать решения по какой-то части из них. Вопросы, с которыми он сам не может справиться, должны быть тщательно систематизированы, приоритезированы и переданы вам с рекомендациями или пометками для вашей дальнейшей работы с ними. При таком подходе ваш секретарь или помощник сможет через пару месяцев обрабатывать 80–90 процентов входящих бумаг и корреспонденции, часто даже лучше, чем вы могли бы это сделать сами, просто потому, что вы сосредоточены на возможностях Квадрата II, а не погружены в проблемы Квадрата I.
МЕНЕДЖЕР ПО ПРОДАЖАМ И ИТОГИ ПРОШЛОГО МЕСЯЦА
Возможный подход к этому пункту с позиций Квадрата II заключается в том, чтобы проанализировать свои отношения с менеджером по продажам и существующее между вами соглашение об исполнении, с тем чтобы убедиться, используется ли в них принцип Квадрата II. В этом упражнении вы не найдете конкретных рекомендаций о том, что вы должны говорить менеджеру по продажам, однако благодаря ему вы можете к проблеме из Квадрата I применить одновременно подход Квадрата II – для воздействия на хронические корни проблемы – и подход Квадрата I, нацеленный на решение сиюминутных задач.
Возможно, вы могли бы научить своего секретаря решать подобные дела без вашего участия, доводя до вас только ту информацию, которая должна согласовываться с вами. Это может потребовать определенной работы, относящейся к Квадрату II, с менеджером по продажам и другими вашими подчиненными, направленной на то, чтобы они поняли, что ваша главная функция – лидерство, а не управление. Благодаря этому они наконец-то начнут осознавать, что смогут успешнее решать проблемы с вашим секретарем, чем с вами, и предоставят вам возможность заниматься лидерством – делами из Квадрата II.
Если вам кажется, что менеджер по продажам будет уязвлен тем, что ему придется иметь дело с секретарем, вам нужно будет предварительно создать с ним такие взаимоотношения, чтобы у него постепенно сформировалось доверие к подходу Квадрата II, требующему вашего обоюдного участия и более выгодного для вас обоих.
ПРОСМОТР МЕДИЦИНСКИХ ЖУРНАЛОВ
Чтение медицинских журналов – деятельность, относящаяся к Квадрату II, которую вы, возможно, захотите отложить на потом. Но от того, насколько вы в курсе последних публикаций, в значительной мере зависят ваши профессиональная компетентность и уверенность в себе. Поэтому вы можете принять решение о включении этого вопроса в повестку дня совещания с вашими сотрудниками и предложить им ввести в традицию регулярное чтение медицинских журналов. Члены коллектива могли бы изучать разные журналы и потом на собраниях рассказывать о прочитанном. Помимо этого они могли бы обеспечивать своих коллег ключевыми статьями и выдержками из статей, которые каждый из них должен прочитать и осмыслить.
ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ С ТОРГОВЫМИ ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ, НАЗНАЧЕННОМУ НА СЛЕДУЮЩИЙ МЕСЯЦ
В отношении этого пункта возможный подход Квадрата II может состоять в том, чтобы поручить небольшой группе ваших подчиненных провести анализ нужд торговых представителей. Вы можете дать им задание подготовить документ, содержащий их рекомендации, к строго определенному сроку – через неделю или десять дней, – так чтобы у вас было достаточно времени для его изучения. Для этого им может потребоваться провести опрос всех торговых представителей, чтобы выявить их реальные заботы и потребности. Они также могут провести выборочный опрос некоторых торговых представителей, составить на основе его результатов повестку дня предстоящего совещания и заблаговременно разослать ее всем участникам, чтобы они успели подготовиться к совещанию и смогли принять в нем активное участие.
Вместо того чтобы самому готовить это собрание, вы можете поручить это небольшой группе людей, представляющих различные точки зрения и осведомленных о различных аспектах проблем торговли. Дайте им возможность творческого и конструктивного взаимодействия и попросите представить вам итоговые рекомендации. Если они никогда этим не занимались, вы можете потратить часть времени на то, чтобы проинструктировать, воодушевить их, показать, почему вы используете именно такой подход и чем он выгоден для них. Делая это, вы начинаете обучать своих подчиненных мыслить на перспективу, выполнять административную работу или достигать других желаемых результатов, творчески взаимодействовать друг с другом на взаимозависимой основе и качественно выполнять работу к намеченному сроку.
ПРЕПАРАТ X И КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА
Теперь обратимся к пункту, связанному с препаратом X, который не прошел контроль качества. Подход Квадрата II в данном случае может заключаться в изучении этой проблемы с целью понять, имеет ли она хронический, устойчивый характер. Если это так, можно поручить сотрудникам провести ее тщательный анализ и представить вам соответствующие рекомендации или же просто принять меры на основе того, что они выяснили, и доложить вам о результатах.
Конечный результат этого рабочего дня, проведенного в Квадрате II, состоит в том, что вы большую часть своего времени занимались делегированием полномочий, обучением, подготовкой к выступлению на заседании совета директоров, сделали один телефонный звонок и успешно провели деловой обед. Применяя такой подход, связанный с долгосрочными вкладами в РС, вы уже через несколько недель или месяцев покончите с необходимостью составлять график решения горящих проблем из Квадрата I.
Проводя этот анализ, вы, возможно, подумали, что предложенный подход слишком идеалистичен. Вы, вероятно, усомнились в том, что приверженцы подхода Квадрата II никогда не оказываются в Квадрате I.
Да, я согласен, это идеалистично. Но эта книга не о навыках в высшей степени неэффективного человека; она о навыках высокоэффективного человека. А быть высокоэффективным – это идеал, к которому надо стремиться.
Конечно же вам придется тратить время и на дела Квадрата I. Даже составленные наилучшим образом планы Квадрата II порой не реализуются. Но Квадрат I можно значительно сократить до более управляемых размеров, чтобы не находиться постоянно в стрессовой, кризисной обстановке, которая негативно сказывается как на вашем здравом смысле, так и на вашем здоровье.
Безусловно, все это потребует от вас терпения и настойчивости, и не исключено, что вы не сможете прямо сейчас применить подход Квадрата II ко всем или хотя бы большинству названных пунктов. Но если вы сумеете сделать первые шаги в этом направлении в отношении хотя бы некоторых из этих дел и тем самым поможете другим и самому себе развивать мышление, ориентированное на Квадрат II, тогда со временем вы добьетесь значительного повышения эффективности.
И опять-таки я допускаю, что в условиях семьи или небольшого предприятия подобное делегирование полномочий окажется невозможным. Однако это не перечеркивает значения мышления и инициативы Квадрата II, способных дать такие интересные творческие подходы к решению проблем внутри вашего круга влияния, которые сократят кризисы Квадрата I.
О компании FranklinCovey
Миссия
Мы помогаем людям и организациям всего мира достичь величия.
Основополагающие убеждения
Мы убеждены, что:
Человеку свойственно стремиться к величию; человек обладает возможностью выбора.
Принципы не имеют временных рамок и территориальных границ; они являются основой долговременной эффективности.
Лидерство является сознательным выбором человека и осуществляется изнутри наружу; его фундаментом служит характер. Лидеры направляют коллективный талант людей и их устремления к достижению верной цели.
Навыки эффективности приходят только в результате последовательного применения интегрированных процессов и инструментов.
Устойчиво высокая эффективность невозможна без Р/РС-баланса – т.е. сфокусированности на результате, сопровождаемой постоянной заботой о развитии ресурсов и средств.
Ценности
Приверженность принципам. Мы страстно верим в то, к чему призываем, и стремимся являть собой образец следования принципам и правилам, которым учим других.
Приверженность клиентам. Мы никогда не отступаем от обещаний, данных клиентам. Наш успех зависит от их успеха.
Уважение к человеческой личности. Мы ценим друг друга и относимся к людям, с которыми работаем, как к полноправным партнерам.
Повышение финансовой эффективности. Мы считаем повышение финансовой эффективности необходимым условием существования нашей организации: она дает нам свободу для реализации нашей миссии и нашего видения.
Компания FranklinCovey (NYCE:FC) – мировой лидер по тренингам в сфере эффективности, использования инструментов повышения производительности и диагностики для организаций, команд и частных лиц. В числе клиентов – 90 процентов компаний, входящих в список Fortune 100 и свыше 75 процентов компаний из списка Fortune 500, тысячи мелких и средних организаций, а также множество государственных организаций и учебных заведений. Организации и частные лица могут воспользоваться продуктами и услугам, предоставляемыми компанией FranklinCovey, на корпоративных семинарах, у лицензированных консультантов, с помощью программ индивидуального обучения, на публичных семинарах, а также более чем в 140 торговых центрах и на сайте www.franklincovey.com.
Компания FranklinCovey имеет 2000 партнеров, предоставляющих профессиональные услуги, продукты и учебные материалы на 28 языках в общей сложности в 95 странах мира.
Программы и услуги
– xQ Survey and Debrief (инструмент, помогающий лидерам организаций оценить "коэффициент исполнения")
– Семинар "Семь навыков высокоэффективных людей"
– Семинар "4 аспекта исполнения"
– Семинар "Достижение высших приоритетов"
– Семинар "Четыре роли лидерства"
– Система планирования FranklinCovey.
Об авторе
Стивен Р. Кови получил международное признание как специалист в области лидерства и семейных отношений, преподаватель, консультант по организационному управлению и автор множества работ о жизни и лидерстве, основанных на принципах, которые помогают в укреплении семей и построении организаций. Кови – обладатель степени МВА Гарвардского университета и докторской степени, полученной в Университете Бриэма Янга, где он вел курс организационного поведения и управления бизнесом, а также занимал посты проректора по связям с общественностью и помощника президента.
Стивен Кови – автор нескольких известных работ, в том числе книги "Семь навыков высокоэффективных людей", ставшей международным бестселлером. Переведенная на 38 языков, она заняла первое место в списке наиболее влиятельных книг по бизнесу XX века и вошла в десятку наиболее влиятельных книг по менеджменту за всю историю существования деловой литературы. Во всем мире продано более 15 миллионов ее экземпляров. Книги "Сначала делайте то, что необходимо делать сначала", "Лидерство, основанное на принципах" и "Семь навыков высокоэффективных семей" также относятся к числу бестселлеров: общее число проданных экземпляров составило более 20 миллионов.
Как отец девятерых детей и дед сорока трех внуков Кови в 2003 г. получил Премию за отцовство, присуждаемую в рамках Национальной программы отцовства, которая, по его словам, стала для него самой важной из всех его наград. Кови также удостоен Медали колледжа Томаса Мора за заслуги перед человечеством, звания "Оратор года", полученного им в 1999 г., Премии Сикха за вклад в дело мира за 1998 г., международной премии "Предприниматель года" и национальной премии "Предприниматель года" за особые достижения в области бизнес-лидерства за 1994 г. Журнал Time включил его в число двадцати пяти наиболее влиятельных американцев. Стивен Кови, кроме того, – обладатель семи почетных докторских степеней.
Стивен Кови – один из основателей и в настоящее время заместитель председателя совета директоров компании FranklinCovey – международного лидера в области профессиональных услуг с отделениями в 123 странах мира. Сотрудники компании разделяют взгляды доктора Кови и его энтузиазм, направленный на то, чтобы вдохновлять к изменению и росту отдельных людей и организации по всему миру, наделяя их соответствующими инструментами и возможностями.
Перечень международных лицензированных офисов FC
FranklinCovey Italy
Cegos Italia SpA
Piazza Velasca, 5
20122 Milano – Italy
Management consultant: Roberto Monti
Tel: +39.2.80672417
Fax: +39.2.72001647
roberto.monti@cegos.it
FranklinCovey project Leader: Barbara Calvi
barbara.calvi@cegos.it
0039.02.80672395
FranklinCovey Nordic Approach (Nordic Region)
Tuborg Boulevard 12,
2900 Hellerup,
Denmark
Tel: +45 70226612
Fax: +45 70226712
Managing Partner: Jannick B. Pedersen,
info@franklincovey.dk
www.franklincovey.dk
FranklinCovey Lebanon
Starmanship & Associates
Badaro Street, Beirut,
Lebanon
Tel: 00961-1-393494
Fax: 00961-1-486451
Managing Director: Raja Haddad
Tel: 00961-3-258989
starman@cyberia.net.lb
www.starmanship.com
FranklinCovey GermanyLeadership Institut GmbHBavariafilmplatz 3D-82031 Grünwald bei MünchenTel: +49 (0) 89 45 21 48 – 0Fax: +49 (0) 89 45 21 48 – 48
info@franklincovey.de
www.franklincovey.de
FranklinCovey Switzerland
Leadership Institut GmbHBogenstrasse 7CH-9001 St. GallenTel: 41 (0) 71 277 19 33Fax: +41 (0) 71 277 19 64
info@franklincovey.ch
www.franklincovey.ch
FranklinCovey Austria
Leadership Institut GmbHKaasgrabengasse 52/1/10, A-1190 WienTel: +43 (0) 1 320 16 22Fax: +43 (0) 1 320 16 23
info@franklincovey.at
www.franklincovey.at
FranklinCovey Europe
Grimsbury Manor, Grimsbury Green,
Banbury. OX16 3JQ. UK
Tel: +44 1295 274100
Fax: +44 1295 274101
Managing Director: Mark Gamon
m.gamon@franklincoveyeurope.com
Operations: Belinda Dhami:b.dhami@franklincoveyeurope.com
www.franklincoveyeurope.com
FranklinCovey Middle East – Qiyada Consultants
Al Attar Business Tower
Sheikh Zayed Road, PO Box 53703,
Dubai, UAE
Tel: +9714 33 222 44
Fax: +9714 33 222 82
Vice President Business Development: Nagi Salib
nagy@franklincoveyme.com
Manager: Mohammed Abdelhay
mohammed@franklincoveyme.com
FCSA Organisation Services (Pty) Ltd
P O Box 5783, Rivonia, 2128, South Africa
Tel: 27-11-807-2929
Sales and Business Development Director: Adele Hall
adeleh@franklincovey.co.za
www.franklincovey.co.za
granta@franklincovey.co.za
FranklinCovey SouthAsia
Leadership Knowledge Consulting Private Limited
955, Sector 17-B, Defence Colony,
Near IFFCO Crossing, Gurgaon, (National Capital Region, New Delhi) – 122001 Haryana,India
Tel/Fax +91 124 5013032
Co-Chairman and CEO: Lavleen Raheja
lavleen@franklincoveysouthasia.com
Co-Chairman and CXO: Rajan Kaicker
rajan@franklincoveysouthasia.com
Delhi Contact Numbers: +91 9811174447, +91 9811174446
Mumbai Contact Numbers: +91 9820340000, +91 22 33678409
Bangalore Contact Numbers +91 34030302, +91 80 51259823
Sri Lanka Contact Numbers +94 777900888
TEA-CEGOS FranklinCovey
C/ Fray Bernardino de Sahagún, 24, 28036 Madrid SPAIN
Tel: +34-912 705 000
Fax: +34-912 705 001
Division Manager: Christian H. Tydén
ctyden@tea-cegos.es or franklincovey@tea-cegos.es
Marta Abad.
proyectofc@tea-cegos.es
www.tea-cegos-franklincovey.com