Теперь, когда вы знаете, как определить стиль и характер совещания, у вас появилась возможность оценить те совещания, на которых вы бывали прежде. Если вы проработали на нынешней должности уже достаточное время и успели посетить несколько рабочих совещаний, то наверняка имеете представление о том, какого стиля совещаний придерживаются в вашей организации. Вы можете лучше понять, что от вас требуется. Но также вы можете сделать выводы, которые помогут вам предпринять несколько шагов к изменению собственного стиля поведения, а может быть, и стиля проведения совещания в целом.
Так, вы наверняка поймете, к какому стилю тяготеете в собственном поведении. Скажем, на вашем предприятии принято проводить совещания в согласительном стиле, а вы более склонны к состязательному, тогда, возможно, вам придется постараться развить свою сдержанность, рассудительность и не прибегать во время выступлений к открытым выпадам, удерживаясь от постановки острых вопросов.
Что же касается стиля совещания, то вы должны помнить о том, что свое поведение изменить гораздо легче, чем поведение, принятое группой людей. Однако вы можете использовать свой шанс, попытаться изменить стиль проведения совещания, задав, например, следующие вопросы:
"Может быть, имеет смысл спросить у каждого, что он думает по этому поводу?"
"Быть может, стоит каждому участнику, согласному с предложением, просто поднять в знак согласия руку?"
К тому же имеет смысл заручиться перед началом совещания поддержкой у возможных союзников или попробовать провести неформальное лоббирование в поисках поддержки, или привести несколько примеров успешного проведения совещаний предлагаемого вами стиля. Словом, планомерная и продуманная тактика вашего поведения, возможно, принесет со временем ощутимые результаты.
Конечно, изменение стиля совещания нередко зависит от проведения реформ, быть может, радикальных, стиля работы организации в целом, но это, как говорится, уже совсем другая история.
Для того чтобы подготовиться к совещанию, вы должны знать, что неадекватное поведение рядовых участников делает сами совещания малоэффективными и нередко отвлекает от главного. И, естественно, ваша задача – избежать подобных ошибок в своем поведении.
Во-первых, это элементарная неподготовленность. Если вы заинтересованы в развитии своей компании, то должны перед каждым совещанием прочитать протокол предыдущего совещания и повестку дня предстоящего совещания. Желательно прочитать подготовленные к совещанию документы по темам, которые вас интересуют, и зафиксировать письменно свои комментарии или возникшие вопросы.
Ваше выступление должно укладываться в отведенные рамки, а также должно быть четко сформулировано и оформлено, вы должны уметь ясно излагать свою позицию. Каждому участнику совещания неплохо было бы выяснить еще до его начала, зачем он приглашен на заседание, что будет обсуждаться в процессе и чего попытаются достичь в итоге.
Каждый из участников может выступать в одной из нижеследующих ролей.
1. Обеспечивающий решение задач – активное участие в решении задач, стоящих перед участниками.
2. Создающий благоприятные условия – налаживание контактов, установление и поддержание обстановки, способствующей более благоприятному ведению дискуссии, преследование более скорого достижения поставленных на совещании целей.
3. Эгоист – препятствие эффективной работе совещания, в силу довлеющей ориентации на достижение личных целей, нередко в ущерб общим. Хотя возможность исполнения такой роли скорее обусловлена неформальным характером и состязательным стилем проведения совещания, не стоит забывать и о том, что если перед участниками стоит целью достижение полного согласия, то возможность удовлетворения личных нужд присутствующих должна обязательно учитываться.
Естественно, первые два типа ролей наиболее важны для любого совещания, и обычно их берут на себя люди, к чьему мнению в коллективе прислушиваются и те, которые считаются наиболее опытными и ответственными среди участников.
Совсем не трудно оценить себя с этой точки зрения, так же как и коллег, но помните о том, что негативное проявление поведения, как своего, так и соседа, намного заметней, чем позитивное, просто в силу того, что отсутствие явных признаков "плохого" поведения во многих местах является самым распространенным признаком положительного поведения, особенно там, где благожелательность и сдержанность считаются нормой.
Как вы, должно быть, знаете на собственном опыте, совещания, на которых превалируют личные интересы, не могут быть эффективными и зачастую ведут просто к открытому противостоянию. Во избежание этого каждому участнику совещания необходимо осознавать собственную ответственность в выражении своего мнения. При этом нужно уметь четко и ясно формулировать свою точку зрения, не нанося при этом урона достижению общих целей и интересов.
А теперь, с вашего позволения, мы хотели бы дать несколько конструктивных советов, если вы решили изменить собственное поведение на совещаниях. Во-первых, вы должны решить, что вы в состоянии сделать, но при этом избежать лишних амбиций.
Во-вторых, можете попросить своего коллегу понаблюдать за вашим поведением во время совещания, будет неплохо, если свои замечания он зафиксирует письменно, это поможет вам предпринять более конкретные шаги в изменении себя. Тот же коллега может поддерживать вас во время совещания, способствуя более благоприятным условиям для вашего выступления, и стимулировать вас во время совещания, а также подбадривать в случае непредвиденных заминок.
В-третьих, спросите себя: "Чего от меня ждут на этом совещании? Зачем меня пригласили? Выполнения какой роли от меня ожидают? Хочу ли я сам выступить в этой роли?" Ответьте себе на эти вопросы и поступайте, сообразно вашим убеждениям.
И еще один совет: при высказывании замечаний другим людям не ограничивайтесь только критикой, постарайтесь проявить и позитивный подход, уделите внимание их достижениям и вариантам преодоления трудностей. Словом, постарайтесь быть более объективными.
А теперь мы хотим обратиться к руководству. Готовить и проводить совещание, если вам предстоит выступить в роли его председателя, – занятие довольно хлопотное. Поэтому прежде всего у вас должен быть помощник – секретарь.
На плечи председателя ложится ответственность за выполнение таких функций, как быстрое и наиболее эффективное решение поставленных задач, а также поддержание наиболее результативной групповой работы.
В то время, как на секретаря ложится обязанность обеспечения наиболее благоприятных условий для достижения целей совещания, сюда входят подготовка, рассылка документации и грамотное ведение протокола во время заседания.
Председатель может назначить секретаря, но ему следует руководствоваться соображением о том, что нередко именно от секретаря зависит правильная подача информации в протоколе и заключительных документах, а следовательно, и полное представление и осуществление замыслов организаторов совещания и достижение поставленных целей.
Условно выражаясь, председатель – хозяин совещания, а секретарь – хозяйка. На секретаря также возлагаются такие "бытовые" вещи, как подготовка помещения, если нет специального, заказ напитков, контроль за обеспечением наиболее комфортных условий для участников совещания и т. п. К тому же хорошему секретарю неплохо бы позаботиться о том, чтобы принести с собой несколько копий необходимых документов, на тот случай, если кто-то из участников их забудет.
Словом, как вы уже поняли, создание выгодных условий для проведения совещания – полностью забота секретаря, и ему непростительно упускать из внимания детали. Хороший секретарь всегда должен помнить о том, что именно из деталей складывается мнение как о человеке, так и компании.
Другая сторона – фиксирование происходящего на совещании. Главное внимание здесь, естественно, отводится таким вещам, как фиксирование фактов, цифр и принятых решений. Именно на основе секретарских записей составляется протокол совещания.
И наконец, мы хотим поговорить о роли самого председателя совещания. Для начала нам хотелось бы привести бытующее в современном маркетинге мнение о типах председателей.
Итак, председатель может быть:
1) боссом, тогда на его плечи ложится планирование, контроль и направление работы и целей совещания детально, то есть по пунктам. У остальных участников остается очень мало возможностей оказать влияние на принятие решений, им просто приходится выполнять то, о чем их просят, то есть поддерживать председателя в его начинаниях и исполнять его директивы. Естественно, что продуктивность таких совещаний очень низка;
2) руководителем, который уже позволяет участвовать в принятии решений остальным участникам, хотя зачастую только по второстепенным вопросам. Участники могут высказать во время заседания различные мнения, жалобы и претензии и таким образом повлиять, а точнее, вынудить руководителя принять другое решение. Но в целом последнее слово остается за председателем, и ответственность остальных участников за принятие решений ничтожно мала;
3) стимулятором, который распределяет между участниками совещания функции по контролю и выполнению принятых решений и директив. Председатель поощряет принятие участниками самостоятельных решений, за которые они несут в дальнейшем ответственность. Также председатель такого типа не стесняется максимально использовать способности участников, что помогает добиться высокой и продуктивной групповой работы. Конечные результаты совещания вполне оправдывают способы его проведения. Это один из немногих случаев, в котором цель оправдывает средства.
Также вам следует знать, что существует ряд причин, по которым совещания становятся малоэффективными. И порой вина за неэффективность лежит на председателе и его помощнике.
Лучше подстраховаться от возможных неудач и при подготовке к совещанию учесть следующие пункты: все участники должны быть оповещены о дате, месте, времени проведения совещания, а также получить распечатку повестки дня и необходимых документов; совещание должно всегда начинаться и заканчиваться в назначенное время; избыточное число участников неизменно снизит продуктивность совещания и вынудит потратить намного больше времени, поскольку каждому должна будет предоставиться возможность высказаться; необходимо проследить за письменной фиксацией основных решений, принятых на совещании; нужно регламентировать время выступлений и ограничить количество задаваемых вопросов, сведя их к необходимому минимуму.
Также вам стоит постараться "разговорить" участников совещания. При этом употребляйте поощрительные выражения и акцентируйте внимание на положительных сторонах:
"Очень хорошо, что вы затронули именно этот вопрос…"; "Господин X очень точно заметил, что…"; "Высказанное вами предложение очень ценно, мы все должны его обсудить…"
Как вы уже, наверное, поняли, от председателя зависит очень многое, практически весь заведомый процент эффективности совещания. Председатель может так организовать групповую работу, что предпринятые действия помогут фирме достичь ощутимых достижений или, наоборот, не сделать этого.
Конечно, идеальных председателей нет в природе, но стремиться к тому, чтобы ваши совещания приносили максимум пользы и минимум вреда непременно стоит. Поэтому, если вас избрали председателем, вы должны реально осознавать свои возможности и понимать, почему выбрали именно вас.
Если вашу кандидатуру выдвинули коллеги, то вы вполне можете рассчитывать на их поддержку. Если вы руководите отделом, то вполне закономерно, что именно вас и выдвинут на роль председателя, поскольку вы – "босс", но это вовсе не означает, что вам автоматически удастся провести совещание на высоком профессиональном уровне.
Возможно, что председателем вы стали благодаря своей известной приверженности идее, а быть может, стали им просто потому, что никто другой не захотел взваливать на себя эту ношу. В любом случае, вам следует сопоставлять уже известные причины вашего назначения с теми, что вам еще предстоит узнать. Если первые и вторые будут кардинально расходиться, задумайтесь – а не покинуть ли кресло председателя?
Сама подготовка председателя к совещанию немногим отличается от подготовки рядового сотрудника. Следует внимательно и детально ознакомиться с повесткой дня и сопроводительными документами, четко сформулировать цели и наметить несколько вариантов окончательного решения, если, конечно, это возможно.
Также следует ознакомиться с участниками, можно это сделать в заочной форме или, прочитав резюме, продумать возможную реакцию, обозначив области затруднений и постаравшись их избежать. Четко знать правила и процедуры проведения совещаний и проследить за их выполнением со стороны участников. После совещания корректно и компетентно подвести итоги и согласовать с ожидаемыми результатами.
Хороший председатель обладает лояльностью и отзывчивостью "на нужды народа", поэтому, в случае, если возникает непредвиденная ситуация, которая требует более полного обсуждения, не стоит строго придерживаться повестки дня. В такой ситуации разумнее дать людям возможность высказаться.
После совещания следует подытожить результаты принятых решений. Еще одно небольшое замечание. Всем известна фраза: "Все свободны. А вас, Штирлиц, я попрошу остаться".
Поэтому мы хотели бы предостеречь вас от подобных высказываний, ведь наверняка вы прекрасно понимаете и сами, что это некорректно по отношению к остальным участникам совещания и может только породить ненужные толки в коллективе. Если у вас действительно возникла необходимость проконсультироваться с каким-то человеком, сделайте это до совещания, через некоторое время после него или вообще назначьте отдельную дату.
Вот, пожалуй, и все. Напоследок мы хотим напомнить вам о достоинствах и недостатках совещаний вообще.
В частности, к недостаткам можно отнести время, потраченное на совещание, так как оно отнято у основного рабочего времени. Совещания, на которых присутствует большая часть сотрудников, тоже в конечном итоге обходятся организации дороже принятых решений. Как правило, совещания ослабляют индивидуальную ответственность и инициативу. Затянутость в принятии решения, особенно если требуется консенсус, несвоевременная реакция, которая ведет к упущению благоприятных возможностей, – все это возможные минусы плохо спланированных и неумело проведенных совещаний.
Однако у любого совещания есть и положительные стороны. Например, благодаря учету разных точек зрения повышается качество принимаемых решений. У рядовых сотрудников возникает ощущение причастности к принятию решений и их реализации, развиваются навыки общения, ведения переговоров и повышается удовлетворение от работы. К тому же проведение совещаний способствует формированию демократического стиля управления.
Заключение
На этой ноте мы хотели бы закончить наш увлекательный разговор про деловой мир. Теперь вы знаете о нем практически все. Конечно, мы не открыли для вас Америки, рассказывая о том, что на совещании нужно обязательно быть в деловой, а не в спортивном костюме или что волосы должны быть аккуратно уложены. Это вы все знаете и без нас. Зато уверены, что информация о том, как готовиться к публичному выступлению, чтобы аудитория вас внимательно слушала, а не зевала от скуки, или какие бывают совещания и чем они отличаются друг от друга, для многих будет не просто интересна, но и полезна. Так как при освоении и покорении делового мира без этих знаний вам не обойтись. Умение правильно сформулировать свои мысли, а главное, в доступной форме донести их до аудитории – одно из основных качеств делового человека. Так что учитесь и не останавливайтесь на достигнутом, только так и никак иначе вы сможете добиться в жизни высокого положения. Желаем вам удачи!