Такие компенсации (в отличие от компенсации за использование личного автомобиля) не нормируются и устанавливаются по договоренности между работодателем и работником.
Однако в ст. 188 Трудового кодекса РФ сказано, что компенсация выплачивается за использование, износ (амортизацию), а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Следовательно, для того чтобы избежать споров с налоговыми органами, размер компенсации можно рассчитать, исходя из норм амортизации, установленных законодательством. Для этого можно воспользоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 (с изм. и доп. от 9 июля, 8 августа 2003 г.). Если же это имущество в Классификации не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.
Пример.
Организации ООО "Алси" использует в работе личный компьютер своего работника. В соответствии с условиями договора стоимость компьютера составляет – 40 000 руб.
Рассчитаем размер компенсации, исходя из норм амортизации, установленных Классификацией основных средств. Компьютер относиться к третьей амортизационной группе со сроком полезного использования от 3 до 5 лет.
Согласно акту приема-передачи компьютера, а также в соответствии с приказом об учетной политике установлен срок полезного использования по компьютеру – 42 месяца.
Следовательно, размер компенсации за использование компьютера составит 952 руб. (40 000 руб. / 42 месяца).
Начисление компенсации производится ежемесячно следующими проводками:
Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу", Кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" – начислена компенсация за использование имущества работника.
Порядок и сроки выплаты заработной платы.
Порядок, место и сроки выплаты заработной платы установлены в статье 136 Трудового кодекса РФ.
При проверке данного раздела необходимо обратить на сроки выдачи заработной платы организациями.
Очень часто в своих внутренних локальных актах организации устанавливают срок выплаты заработной платы один раз в месяц, что является нарушением трудового законодательства.
В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором.
Кроме того, трудовым законодательством предусмотрена ответственность работодателя за нарушение сроков выплаты заработной платы и иных сумм, причитающихся работнику (ст. 142 Трудового кодекса РФ).
В соответствии со ст. 142 Трудового кодекса РФ работодатель и (или) уполномоченные им в установленном порядке представители работодателя, допустившие задержку выплаты работникам заработной платы и другие нарушения оплаты труда, несут ответственность в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
В случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы. Не допускается приостановка работы:
1) в периоды введения военного, чрезвычайного положения или особых мер в соответствии с законодательством о чрезвычайном положении;
2) в органах и организациях Вооруженных сил РФ, других военных, военизированных и иных формированиях и организациях, ведающих вопросами обеспечения обороны страны и безопасности государства, аварийно-спасательных, поисково-спасательных, противопожарных работ, работ по предупреждению или ликвидации стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций, в правоохранительных органах;
3) государственными служащими;
4) в организациях, непосредственно обслуживающих особо опасные виды производств, оборудования;
5) в организациях, связанных с обеспечением жизнедеятельности населения (энергообеспечением, отоплением и теплоснабжением, водоснабжением, газоснабжением, связью), станции скорой и неотложной медицинской помощи.
При нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой % (денежной компенсации) в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации (от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно). Конкретный размер выплачиваемой работнику денежной компенсации определяется коллективным договором или трудовым договором (ст. 236 Трудового кодекса РФ).
При невыплате руководителем организации заработной платы свыше 2 месяцев работник вправе обратиться в правоохранительные органы с заявлением о возбуждении уголовного дела в отношении руководителя уголовного дела по признакам преступления, предусмотренного ст. 145.1 Уголовного кодекса РФ, а именно невыплате заработной платы, пенсий, пособий, и т. д.
Кроме того, в соответствии с требованиями трудового законодательства, при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.
Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором.
Заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором.
При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.
Оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала.
При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.
В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму.
В случае, если у проверяемой организации имеется просроченная задолженность по заработной плате перед работниками, проверяющему необходимо обратить внимание на размер просроченной задолженности и ее сроки.
Сумма задолженности перед работниками по заработной плате определяется на основании данных бухгалтерского учета, а именно по данным сводных ведомостей по заработной плате, лицевых счетов работников, по данным аналитического и синтетического учета по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
На основании собранных сведений аудитор может проанализировать состояние задолженности организации по заработной плате, в том числе и просроченной, имеется ли рост просроченной задолженности и что является причиной такого роста, а также имеется ли у организации просроченная задолженность по заработной плате свыше 2 месяцев.
Вся эта информация поможет организации избежать штрафных санкций установленных действующим законодательством.
5.2. Составление платежно-расчетных ведомостей
В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа;
2) дату составления документа;
3) наименование организации, от имени которой составлен документ;
4) содержание хозяйственной операции;
5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;
7) личные подписи указанных лиц.
Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 и введены в действие 26 марта 2004 г. Они являются обязательными для всех российских предприятий. Формы, которые содержатся в первой части постановления "По учету кадров", ведут все фирмы вне зависимости от формы собственности. Это унифицированные формы приказов и распоряжений о приеме, переводе, прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие документы по оплате труда.
Для расчета и выплаты заработной платы работникам организации применяется расчетно-платежная ведомость типовой унифицированной формы № 49.
Порядок заполнения типовых унифицированных форм регулируется Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, являющегося приложением к постановлению Госкомстата России.
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации при применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и Т-53 не составляются.
Расчетно-платежная ведомость составляются в одном экземпляре в бухгалтерии организации.
Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов (табелей учета рабочего времени, нарядов и т. д.)
В графах "Начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.
На титульном листе расчетно-платежной ведомости (формы № Т-49) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указывается сумма выплаченной и депонированной заработной платы.
В расчетно-платежной ведомости (форме № Т-49) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графе 23 делается отметка "Депонировано".
В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.
В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.
5.3. Суммы удержаний из заработной платы
Удержания из заработной платы работника производится только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (ст. 137 ТК РФ).
Удержания из заработной платы работника для погашения задолженности работодателю могут производиться:
1) для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
2) для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
3) для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок;
4) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, неотработанные дни отпуска.
Общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 % заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
Рассмотрим некоторые виды удержаний из заработной платы работников, а также порядок удержания и их соответствие гражданскому, налоговому и учетному законодательству.
1. Налог на доходы физических лиц (НДФЛ).
Самым распространенным удержанием из заработной платы является налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Согласно ст. 207 НК РФ плательщиками этого налога признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физические лица, получающие от источников в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации.
Резидентом считается тот иностранный работник, который проработал на территории России в календарном году 183 дня и более.
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
Налоговая база определяется отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки.
В соответствии со ст. 224 Налогового кодекса РФ налоговые ставки устанавливаются в следующих размерах:
1) 13 % от части доходов, получаемых физическими лицами, а именно заработной платы и иных выплат, производимых в пользу работников, вознаграждения за выполненные работы и прочего, за исключением иных доходов, по которым установлены другие ставки;
2) 35 % от:
а) доходов физических лиц, выраженных как стоимость любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ, услуг, в части превышения размеров, указанных в п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ;
б) страховых выплат по договорам добровольного страхования в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 213 Налогового кодекса РФ;
в) процентных доходов по рублевым вкладам в банках в части превышения суммы, рассчитанной исходя из действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ в течение периода, за который начислены проценты;
г) суммы экономии на процентах при получении налогоплательщиками заемных (кредитных) средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 Налогового кодекса РФ, за исключением доходов в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование налогоплательщиками целевыми займами (кредитами), полученными от кредитных и иных организаций РФ и фактически израсходованными ими на новое строительство либо приобретение на территории Российской Федерации жилого дома, квартиры или доли (долей) в них, на основании документов, подтверждающих целевое использование таких средств;
3) 30 % от всех доходов, получаемых физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами Российской Федерации.
При определении налоговой базы в соответствии с п. 2 ст. 210 Налогового кодекса РФ налогоплательщик имеет право на получение налоговых вычетов. Так, в соответствии со ст. 218, 219, 220, 221 Налогового кодекса РФ, налогоплательщик имеет право на получение стандартных налоговых вычетов, социальных налоговых вычетов, имущественных налоговых вычетов и профессиональных налоговых вычетов.
Стандартные налоговые вычеты.
В ходе проведения аудиторской проверки правильности применения предприятием стандартных налоговых вычетов аудитор может выборочно проверить наличие документов, подтверждающих обоснованность их применения.
Установленные ст. 218 Налогового кодекса РФ стандартные налоговые вычеты предоставляются работнику на основании письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты. Необходимо обратить внимание, если работник устроился на работу не с первого месяца налогового периода, стандартные налоговые вычеты предоставляются по этому месту работы с учетом доходов, полученных работником с начала налогового периода по другому месту работы, в котором ему предоставлялись вычеты. Сумма полученного дохода должна быть подтверждена справкой, полученной работником с прежнего места работы (п. 3 ст. 218 Налогового кодекса РФ), по форме 2-НДФЛ.
Налоговый вычет в размере 400 руб. за каждый месяц налогового периода, предоставляемый работнику, действует до месяца, в котором доход работника, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, превысит 20 000 руб. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 20 000 руб., налоговый вычет не применяется (п. 3 ст. 218 НК РФ).
Налоговый вычет в размере 600 руб. за каждый месяц налогового периода распространяется на:
1) каждого ребенка у налогоплательщиков, на обеспечении которых находится ребенок, и которые являются родителями или супругами родителей;
2) каждого ребенка у налогоплательщиков, которые являются опекунами или попечителями, приемными родителями.
Налоговый вычет в размере 600 руб. действует до месяца, в котором доход работника, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, превысит 40 000 руб. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 40 000 руб., налоговый вычет не применяется (п. 4 ст. 218 НК РФ).
Налоговый вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет у родителей и (или) супругов родителей, опекунов или попечителей, приемных родителей (п. 4 ст. 218 НК РФ).
Указанный налоговый вычет удваивается в следующих случаях:
1) если ребенок в возрасте до 18 лет инвалид;
2) если учащийся очной формы обучения, аспирант, ординатор, студент в возрасте до 24 лет является инвалидом 1– или 2-й группы;
3) если работники является одинокими родителями, попечителями, опекунами или приемными родителями ребенка.
Стандартные налоговые вычеты предоставляются работникам только одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты доходов, по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления.
Социальные налоговые вычеты.
В соответствии со ст. 219 Налогового кодекса РФ налогоплательщик имеет право на получение следующих социальных налоговых вычетов: