Управленческий контроль на вертикальном уровне определяется необходимостью контролировать качество функций управления (планировании, организация, мотивирование, учет, контроль, анализ) на нижестоящих уровнях в иерархии управления, степень выполнения решений, обеспечивать выполнения согласованность звеньев одного уровня и соблюдение норм законодательства. Задача контроля на вертикальном уровне выявить целесообразность и обоснованность порядка взаимодействия уровней с учетом подчиненности, включая делегирование прав, степень и конкретность ответственности, оптимальность периодичности и информативность отчетности, качество выполнения решений, соблюдение законодательства, стандартов и профессиональной этики.
Поэтому каждый уровень должен иметь определения не только роли в достижении целей, но и индивидуальные не дублируемые с другими звеньями задачи и ограничения определенности полномочий и ответственности.
Управленческий контроль на вертикальном уровне определяется необходимостью контролировать качество функций управления (планировании, организация, мотивирование, учет, контроль, анализ) на нижестоящих уровнях в иерархии управления, степень выполнения решений, обеспечивать выполнения согласованность звеньев одного уровня и соблюдение норм законодательства.
Управленческий контроль должен осуществляться по линии административного и финансового контроля. Административный и финансовый контроль осуществляется в предварительном, текущем и последующем порядке. Административный контроль заключается в обеспечении проведения операций только уполномоченными на то лицами и в строгом соответствии с определенными организацией полномочиями и процедурами принятия решений по проведению операций, а финансовый – в обеспечении проведения операций в строгом соответствии с принятой и закрепленной документально политикой организации и их адекватного отражения в учете и отчетности.
2) Сложная структура исполнительных органов по уровням
Контроль строится исходя из принципа открытости организационных структур и подразделений для контрольных процедур, постоянства контроля за рисками, разделения обязанностей персонала таким образом, чтобы ни одно должностное лицо не отвечало за выполнение операции во всех аспектах, в том числе документирование и учет, обязательности проверки каждого должностного лица другим лицом без дублирования ранее произведенных процедур. Обеспечение соблюдения установленных процедур и полномочий при принятии решений, выполнении требований, выполнение требований по эффективному управлению рисками, соблюдению законодательства.
Эти установки контроля реализуются посредством предоставления отчетности и регламентирования деятельности в соответствии с правилами:
• установить четкие принципы делегирования прав и разделение полномочий и ответственности по уровням структуры на основе градации целей и задач соответствующего уровня
• определить и установить конкретные цели деятельности и периодичность отчетности по показателям, отражающим степень достижения целей
• на вертикальном уровне важно устанавливать персональную ответственность за принимаемые решения и контроль нижестоящего уровня
• менеджеры высшего звена должны контролировать, но не выполнять работу остальных менеджеров, отвечающих за отдельные бизнес-единицы и бизнес-направления
• утверждать структуры управления, состав подразделений, выделение бизнес-процессов и проектов
• утверждать регламенты взаимодействия между структурными подразделениями
• менеджеры высшего звена обязаны принимать ключевые решения только в соответствии с политикой и стратегией банка на основе принципа "четырех глаз", т. е. не единолично
• определять и устанавливать показатели для конкретного звена на каждом уровне организационной структуры на основе градации целей и постановки задач для каждого уровня с учетом разделения и ограничения полномочий при обязательной ответственности в пределах делегированных прав
• определять и конкретизировать способы измерения показателей и уровень допустимых отклонений по каждому показателю
• показатели контрольной информации по вертикали должны отражать информацию:
• о ликвидности, рентабельность, безопасность организации
• перспективах развития бизнеса
• рациональности системы подотчетности
3) Органы управления, имеют принципиально различный статуси соответственно интересы: собственники, исполнительный менеджмент высшего и среднего уровня
Сложность в организации управленческого контроля обусловлена неопределенностью в отношении подотчетности субъектов, так как узкий круг высших менеджеров часто одновременно являются и собственниками, что определяет запутанный характер механизмы принятия решений и управленческого контроля за их выполнением.
В организации должны быть утверждены и периодически пересматриваться владельцами (советом директоров) документы, определяющие стратегию и политику внутреннего контроля: устанавливаться основные виды деятельности организации; идентифицироваться основные неотъемлемые риски, связанные с основными видами деятельности; определяться основные методы контроля и структура контроля, не позволяющие превысить установленные уровни риска.
Для преодоления указанных противоречий следует установить правила:
• четко разграничить функции контроля между собственниками и менеджерами, на основе адекватности управленческих функций, разграничения прав и ответственности
• разграничить сферу в проведении контрольных процессов различными субъектами управления различных уровней и службой аудита
• для владельцев и менеджмента установить такие правила разработки процедур, которые не позволят совершать хозяйственные операции без учета всех неотъемлемых рисков и встраивания в процессы адекватных рискам процессов контроля
При организации взаимодействия субъектов управления по уровням вертикали организационной структуры необходимо для каждого уровня определить методологические подходы осуществления контроля.
• на уровне органов управления и учредителей основные направления контроля:
• проверка наличия стратегии развития организации и плана обеспечения ее реализации
• установление величин показателей, характеризующих адекватность вознаграждения и затрат на обеспечение деятельности топ-менеджеров результатам финансово-хозяйственной деятельности
• проверка степени реализации стратегических целей,
• определение полномочий единоличного исполнительного органа
• утверждение статуса, целей, задач и направлений деятельности службы оценивающего контроля.
4) Уровни организационной структуры отражают различные иногда противоречивые интересы субъектов управления, при этом контроль должен обеспечить гармонизацию.
Это возможно только при условии формирования показателей оценки деятельности подконтрольного уровня или звена на основе правил:
• четкой определенности для каждого подразделения на всех уровнях отчетности, характеризующейся набором показателей, отражающих полноту выполнение управленческих решении, и периодичность отчетности по ним обеспечивающей возможность своевременно предпринять корректирующие действия
• использование в оценке деятельности для каждого подразделения на всех уровнях четких критериев, основанных на количественной оценке степени достижения целей и задач
• выделение направлений информации по направлениям деятельности и формирование на этой основе совокупности показателей для обеспечения конкретных бизнес процессов и представление ее функциональным подразделениям в конкретной форме с установленной периодичностью
5) На вертикальном уровне обеспечивается разработка направлений стратегического развития и планирования.
Управленческий контроль должен обеспечивать соответствие в текущей деятельности в рамках установленных планов и показателей достижения целей и решений и направлен на стратегическое развитие.
На вертикальном уровне следует определить степень агрегированности (укрупнения) контрольной информации при переходе от уровня к уровню.
Менеджмент организации на основе внутренних и внешних факторов, которые могут неблагоприятно повлиять на достижение организацией поставленных целей, должен утвердить организационную структуру и провести распределение полномочий структуры внутреннего контроля.
Характеризуя существенные свойств управленческого контроля по горизонтальному уровню структуры, следует выделить предмет контроля и основные качества.
Горизонтальный уровень управления обеспечивает упорядоченность управления процессом в целом, проектом или иным мероприятием. Он включает контроль управления бизнес-процессами по созданию и предоставлению конкретных стандартизированных банковских продуктов и услуг по направлениям деятельности или контроль функций и решений управления проектом.
На горизонтальном уровне управленческого контроля должна обеспечиваться:
• разработка бизнес-процессов в соответствии стратегией развития
• методическое обеспечение и разработка технологии создания продуктов или предоставления услуг и информации о функционировании бизнес-процессов
• направленность и координация деятельности вертикальных уровней и горизонтальных звеньев для осуществления конкретных бизнес-процессов через систему формируемой информации по определенным показателям
• стандартизация продуктов и услуг, предоставляемых организацией Горизонтальную образующую представляют инструкции, тарифы, технические порядки и операционные процедуры, определяющие технологическую последовательность совершаемых хозяйственных операций и сделок, лимиты установленных нормативных показателей, зоны ответственности и контрольные операции по минимизации операционных рисков.
Для обеспечения процесса управленческого контроля технологией бизнес-процесса следует провести ряд обеспечивающих контроль методических мероприятий:
1) определить полный состав участников операции (мероприятия) в лице конкретных инстанций (подразделений, органов коллегиального управления) и рабочих мест. В соответствующем регламенте должны быть четко определены функции каждого из них (управленческие, экспертные, исполнительские), границы компетенции, порядок взаимодействия, включая решение потенциально конфликтных вопросов, распределение ответственности, возможные санкции
2) разработать последовательность и непосредственное содержание действий в рамках каждого технологического этапа, его результатов, критерии и порядок контроля их качества. Определяется также порядок действий в случае выявления ненадлежащего качества конечного результата, особенно при предъявлении к нему претензий со стороны клиента. Здесь же определяется необходимость привлечения независимых экспертов
3) описать технологической последовательности выполнения операций (мероприятий) с указанием промежуточных и конечного сроков их окончания. При участии в операции нескольких подразделений или инстанций специально выделяются сроки передачи ими друг другу соответствующей информации, иных ресурсов, законченных результатов. В обязательном порядке устанавливается порядок мониторинга соблюдения директивных сроков со стороны инстанции, отвечающей за операцию в целом
4) при разработке технологического процесса осуществления операций необходимо выделить точки контроля, характерные для этого процесса и составляющих его элементов и объектов. К каждой точке контроля подбираются соответствующие процедуры и методы контроля (так называемые контроли), которые должны входить в технологический процесс и выполняться в автоматическом режиме. За организацию, т. е. выбор, регламентацию и регулирование процесса, соблюдение режима контроля в нем в целом отвечает соответствующий линейно функциональный менеджер, который или сам осуществляет полностью контрольные функции или делегирует часть из них специалистам контролерам, при условии получения от них необходимой контрольной информации для достижения целей управления. Функционирование контрольных процессов соответствующих каждой операции или точке контроля является технологическим контролем, обеспечиваемым исполнителями и в автоматизированном режиме
5) каждый отдельный относительно обособленный технологически и структурно (т. е. имеющий линейно функционального менеджера) объект, имеющий точки контроля и адекватные им контроли условно можно назвать "центром контроля и ответственности".
Выделение центров контроля и ответственности условно и необходимо для того, чтобы обосновать управленческий контроль, осуществляемый над уровнями (звеньями) управления, т. е. вышестоящего менеджера над нижестоящим линейно функциональным менеджментом. Принципиальное отличие контроля в "центрах контроля и ответственности" и в уровнях структуры в том, что менеджер центра контролирует только функциональный процесс, обеспечивая соответствие составляющих его элементов и объектов в рамках специфических детализированных целей (задач) управления. Контроль по вертикальным звеньям предполагает контролирование над менеджментом центров их деятельностью и качеством разработки технологий, что определяет расширение задач контроля, но более высокий, обобщающий их уровень. Контроль над уровнями предполагает формирование информации подтверждающей эффективность управления персоналом, технологическими процессами, сохранность и эффективность использования активов.
Определив основные подходы управленческого контроля на вертикальном и горизонтальном уровне организационной структуры можно выделить основы направления для их взаимодействия и координации.
Главная роль в объединении и обеспечении гармоничного субъектно-объекного взаимодействия и функционирования принадлежит принципу обратной связи, обеспечиваемому управленческим контролем.
Одно из требований построения организационной структуры организации в том, что она должна поддерживаться адекватным потоком информации управленческого контроля – вверх, вниз и по горизонтали. При этом в общем виде специфика информация, поступающей снизу вверх, должна обеспечивать высший уровень менеджмента необходимыми сведениями о принятых в ходе деятельности рисках и о текущем состоянии банка, определяющем основные цели его деятельности. Информация, которая направляется вниз, должна обеспечивать доведение эталонов контроля, отражающих цели организации, её стратегию, установленные порядки и процедуры до руководства среднего и низшего уровней и рядовых сотрудников.
Такая структура передачи информации необходима для того, чтобы достичь согласованной работы всех сотрудников по выполнению целей и задач. Передача информации по горизонтали необходима, чтобы информация, которой владеет одно подразделение организации, была доступна другим его заинтересованным подразделениям.
В целом это означает, что контрольные функции должны быть четко определены по вертикали и по горизонтали организационной структуры организации, образуя тем самым сплошную сеть контрольных процессов, при этом для исключения дублирования и согласованности действий необходима их координация и направленность на объект контроля, сущность которого определяется эталонами, установленными для каждого конкретного уровня и звена.
Процессный подход в управленческом контроле может достигаться путем формирования выходящей информации для определенного звена и использование ее как входящую информацию для другого звена. Организационная структура, ориентированная на бизнес-процессы должна формироваться с учетом возможности и обязательности формирования контрольной информации поступающей от взаимосвязанных уровней и звеньев для ее переработки, использования и поставки в другие последовательно связанные с ним звенья. Для функционирования любой организационной структуры необходимо взаимодействие звеньев и подразделений всех уровней на основе поставки контрольной информации обеспечивающей обратную связь функциональных звеньев и позволяющей обеспечивать предсказуемость ситуаций и управление для достижения целей деятельности.
Контрольные функции, реализуемые высшими менеджерами, обеспечивают, как правило, решение комплексных задач контроля, которые формулируются в самом общем виде и представляют собой не что иное, как более или менее конкретизированное выражение целей контроля, достигаемых в результате решения определенной совокупности взаимосвязанных задач контроля. Поэтому решение всей совокупности задач контроля, учитывающих организационные, информационные, технические, методические и другие возможности его осуществления, обеспечивает последовательное и поступательное движение к целям контроля.
При формировании контрольной информации следует соблюдать правило, согласно которого контрольной информация является только в случае возможности ее сопоставления, т. е. либо сравнивается информация план-факт, либо информация из различных источников.
Контрольным фактором, определяющим саморегулирование системы управления, является заранее определенная и обоснованная допустимая величина отклонения, при которой риск возникновения нежелательного события является оптимально сбалансированным с ожидаемой прибылью.
В качестве неблагоприятного события в практике организаций могут рассматриваться всевозможные явления, которые препятствуют осуществлению главных целей: крупные убытки, связанные с коммерческой деятельностью; подрыв репутации; потеря клиентов, осуществление сделок в ущерб организации; нарушение норм законодательства и др.
Необходимо отметить, что накопление неблагоприятных событий, незначительных по отдельности, может вызвать определенный переход количества в качество, при котором совокупность накопленных недостатков приведет к тяжелым проблемам. Наиболее разумно выявить эти неблагоприятные события заранее путем осуществления контроля и минимизировать их, нежели потом устранять последствия возникших проблем либо кризисных явлений. Выявление неблагоприятных событий должно быть основано на формировании контрольных показателей допустимых величин отклонений состояния объекта – являющихся сигнальными факторами для применения регулирующего воздействия.
Допустимыми отклонениями можно считать величину отклонения, при которой не утрачивается способность объекта к выполнению целевых задач, в противном случае возникает необходимость инициировать процесс управления и контроля, предполагающий изменение целевых задач и выбора новых объектов и т. д. Определить риск и его воздействие, приводящее к возникновению отклонения в характеристиках и величинах описывающих состояние объекта или процесса, от установленных для него эталонных или стандартных показателей.