в составе имущества предприятия. Основой такого баланса служат фактические бухгалтерские данные о состоянии активных и пассивных статей к моменту его составления и ожидаемые данные о хозяйственных операциях, которые будут совершены до окончания отчетного периода. Составление предварительного баланса имеет целью заранее установить финансовое положение предприятия, в котором оно окажется в конце отчетного периода.
Баланс-брутто (грубый) включает в себя регулирующие статьи, используется для научных исследований, совершенствования информационных функций баланса и др.
Баланс-нетто (чистый) – баланс, из которого исключены регулирующие статьи ("Износ основных средств", "Износ нематериальных активов" и др.). В современных условиях возросло значение баланса-нет-то, т. к. он позволяет определить реальную стоимость имущества предприятия. В настоящее время сальдовый баланс-нетто является действующей формой отчетности.
По данным баланса выявляются недостатки в работе и финансовом состоянии, а также их причины. С помощью баланса можно разработать мероприятия по их устранению.
Данные бухгалтерского баланса дают возможность контролировать правильность использования средств целевого назначения.
Особое значение приобретает баланс в деле контроля и изучения хозяйственной деятельности и финансового состояния предприятия. При анализе баланса раскрываются новые внутренние взаимосвязи между всеми элементами хозяйственной деятельности предприятия.
Благодаря сжатой и компактной форме баланс является весьма удобным документом. Он дает законченное и цельное представление не только об имущественном состоянии предприятия на каждый момент, но и о тех изменениях, которые произошли за тот или иной период времени. Последнее достигается сравнением балансов за ряд отчетных периодов.
16. Документация и документооборот
Организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация. Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры.
Бухгалтерским документом называется письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции или процесса, право на их совершение или устанавливающее материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Документ – это носитель определенной информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации. Носители информации могут иметь форму перфолент, перфокарт, магнитных, бумажных носителей.
Документация – совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию. Документация может быть бухгалтерской, технической, проектной, конструкторской, товарной и др.
Документооборот – это процесс прохождения этих документов по различным каналам их продвижения, порядок их оформления, обработки согласно установленным правилам и нормам.
Документ состоит из реквизитов. Реквизитами документа называются обязательно необходимые данные и сведения, которые должен содержать документ, чтобы обладать юридической силой, служить основанием совершения операции. Допускается вводить дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных.
С 1 января 1999 г. введены новые формы унифицированной документации (постановление Минфина от 18.06.1998 г № 27н и Госкомстата РФ от 29.05.1998 г № 57а) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья, труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, работ в капитальном строительстве и др. Такие формы документов обязательны для всех отраслей хозяйства.
Требования к порядку оформления бухгалтерских документов для всех обязательны. Все хозяйственные операции должны оформляться в последовательности их совершения, тем самым обеспечивая сплошной непрерывный учет всех хозяйственно-экономических процессов и объектов учета; юридическое подтверждение бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для различного вида контроля и руководства деятельностью организации.
Лица, создавшие и подписавшие документ, несут ответственность за своевременность и правильность его создания, соблюдение сроков передачи для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность информации, содержащейся в документе.
Общие требование для рациональной организации процесса документооборота:
1) быстрота и качество обработки всей исходной документации (зависит от способов и форм обработки информации, от качественного выполнения работы функциональными специалистами);
2) непрерывность движения документов по направлениям (от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным лицам) без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах.
Порядок хранения документов в архиве включает в себя сроки хранения документов в архиве, порядок контроля за сохранностью документов и их последующая утилизацию. Сроки хранения отдельных документов разнятся от 1 года до 75 лет.
Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам, налоговым органам на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством.
В случаях исчезновения документов причина устанавливается специальной комиссией.
17. Инвентаризация имущества и обязательств
1. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
2. Проведение инвентаризации обязательно:
1) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
3) при смене материально ответственных лиц;
4) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
5) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
6) при реорганизации или ликвидации организации;
7) в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
3. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
1) излишек имущества приходуется, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, у бюджетной организации – на увеличение финансирования (фондов);
2) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации – на уменьшение финансирования (фондов).
Порядок проведения инвентаризации подробно установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49, в соответствии с которыми инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.
Основными целями инвентаризации являются выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств. Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев обязательного проведения инвентаризации. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.
18. Особенности ведения кассовых операций
Все организации независимо от организационно-правовых форм в соответствии с Указом Президента от 14.06.1993 г. № 622 обязаны хранить денежные средства в банковских учреждениях и проводить расчеты по своим обязательствам в безналичном порядке через банки.
Однако организации при осуществлении своей деятельности используют наличные денежные средства, и такие расчеты не противоречат законодательству, если они организованы в соответствии с порядком, который установлен Инструкцией Центрального банка России от 04.10.1993 г. № 18.
Правила регламентируют:
1) хранение денежных средств в банке, на расчетном счете; в кассе организации могут храниться только наличные деньги, полученные с расчетного счета на определенные цели;
2) расходование наличных денег, полученных из банков, строго по целевому назначению;
3) хранение наличных денег в кассе в пределах лимита, установленного банком по представленному расчету организации. Денежные средства хранятся в кассе сверх установленного лимита для выплаты заработной платы, пенсий, стипендий, пособий только в течение 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке.
Всю денежную наличность сверх лимита организации обязаны сдавать в банк на расчетный счет, в кассе организации хранятся наличные денежные средства, чеки, проездные билеты, бланки строгой отчетности и другие денежные документы. За сохранность денежных средств в кассе несет ответственность кассир.
Кассир несет материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Он при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить договор с администрацией предприятия о полной индивидуальной материальной ответственности.
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.
О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата.
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
19. Оценка системы бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет – связующее звено между хозяйственной деятельностью и людьми, что помогает принимать качественные решения на основе информации, которую создает и передает система бухгалтерского учета. Система бухгалтерского учета разделена на две подсистемы – финансовый учет и управленческий учет. Контролер в ходе планирования и непосредственного проведения контрольной проверки обязан достичь понимания системы бухгалтерского учета проверяемого экономического субъекта. Знакомство с системой бухгалтерского учета включает в себя изучение, анализ и оценку сведений о следующих сторонах хозяйственной деятельности проверяемого экономического субъекта:
1) учетной политике и основных принципах ведения бухгалтерского учета;
2) организационной структуре подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета и подготовку бухгалтерской отчетности;
3) распределении обязанностей и полномочий между работниками, принимающими участие в ведении учета и подготовке отчетности;
4) организации подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции;
5) порядке отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета, формах и методах обобщения данных таких регистров;
6) порядке подготовки периодической бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета;
7) роли и месте средств вычислительной техники в ведении учета и подготовке отчетности;
8) критических областях учета, где риск возникновения ошибок или искажений бухгалтерской отчетности особенно высок;
9) средствах контроля, предусмотренных в отдельных областях системы учета.
Аудиторская организация в ходе аудиторской проверки обязана проверить соответствие организации системы бухгалтерского учета проверяемого экономического субъекта действующим нормативным документам и отразить в рабочей документации аудитора случаи отмеченных нарушений. Следует иметь в виду, что система бухгалтерского учета экономического субъекта может считаться эффективной, если в ходе фиксации хозяйственных операций выполняются следующие требования.
1. Операции в учете правильно отражают временной период их осуществления.
2. Операции в учете зафиксированы в правильных суммах.
3. Операции правильно и в соответствии с действующими нормативными положениями и учетной политикой отражены на счетах бухгалтерского учета.
4. Зафиксированы детали операций, имеющие существенное значение для учета и отчетности.
5. Ограничена возможность появления злоупотреблений.
В ходе аудиторской проверки необходимо ознакомиться с внутренними документами проверяемого экономического субъекта, касающимися организации, постановки и ведения бухгалтерского учета, и определить, в какой мере реальное состояние не соответствует положениям вышеперечисленных документов.
Эффективная организационная структура экономического субъекта предполагает оправданное разделение ответственности и полномочий сотрудников. Она должна по возможности препятствовать попыткам отдельных лиц нарушать требования контроля и обеспечивать разделение несовместимых функций. Обычно подлежат распределению между различными лицами такие функции, как:
1) непосредственный доступ к активам экономического субъекта;
2) разрешение на осуществление операций с активами;
3) непосредственное осуществление хозяйственных операций;
4) отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон "О бухгалтерском учете", положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, Методические указания, комментарии).
20. Ревизия как инструмент контроля
Ревизия – глубокий и всеобъемлющий метод финансового контроля.
Это полное обследование хозяйственной деятельности экономического субъекта с целью проверки ее законности, правильности, целесообразности, эффективности.
Ревизии могут быть полными и частичными, комплексными и тематическими, плановыми и внеплановыми, документальными и фактическими . Ревизии проводятся органами управления в отношении подведомственных предприятий и учреждений, а также различными государственными и негосударственными органами контроля.
Результаты ревизии оформляются актом, на основании которого принимаются меры по устранению нарушений, возмещению материального ущерба и привлечению виновных к ответственности.
Качество ревизии во многом зависит от правильно подобранного количественного и качественного состава ревизионной комиссии.
Количественный состав ревизионной комиссии должен определяться в зависимости от размеров предприятия, обычно избираются 3–5 человек . состав комиссии следует избирать лиц, хорошо знакомых с производственно-хозяйственной деятельностью предприятия. В состав комиссии не могут быть избраны должностные и материально ответственные лица предприятия, их близкие родственники, другие должностные лица, деятельность которых подлежит проверке.
Ревизионная комиссия не вправе вмешиваться в оперативную, распорядительную и производственную деятельность должностных лиц предприятий.
В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.