Никто на работе не знает, где вы и что делаете. Иногда вы и сами этого не знаете – то догоняете, то падаете без сил.
Бумаг в вашем кабинете, до которых не доходят руки, становится все больше, и вы все чаще берете их домой, чтобы вечером разобраться, что к чему. Но это не помогает, и вы регулярно получаете нагоняй от начальства за то, что вовремя не справились с поручениями, хотя времени на их исполнение вам было отведено достаточно.
Упорядочивание рабочего дня, правильное использование времени начальника – это необходимые условия успешного функционирования всего подразделения или учреждения.
Чтобы выработать оптимальный распорядок дня и систему работы в целом, следует произвести анализ задач и расходования времени. Это позволит упорядочить всю работу структуры и сделает возможным реальное планирование.
Итак, анализ использования рабочего времени складывается из двух моментов – анализа видов деятельности и анализа отвлекающих моментов, которые мешают работать последовательно и планово.
Типичные ошибки и методы их устранения
Если вы пришли к выводу, что в течение дня вам приходилось делать работу за подчиненных, то следует задуматься, продумана ли система, в которой каждый сотрудник знает круг своих обязанностей, правильно ли вы распределили эти обязанности между своими подчиненными.
Принцип номер один для руководителя – он не должен делать работу за подчиненных. Он – руководитель, то есть человек, который уполномочен раскладывать общую задачу на части и делегировать полномочия для ее исполнения своим подчиненным. Конечно, общая задача оказывается невыполненной, если не выполнена какая-то ее часть. Иногда руководитель вынужден выполнять эту часть работы. Когда это происходит систематически, можно сделать вывод, что работа распределена плохо.
В таком случае может помочь аттестация рабочего времени в подразделении.
Возможно, выяснится, что определенный круг задач вообще не входит в обязанности ни одного из сотрудников. В таком случае следует по результатам аттестации и, исходя из личных и рабочих качеств сотрудников, вменить эти вопросы в обязанность кому-то конкретно. Может случиться даже так, что вы поразитесь, до какой степени плохо организована работа и насколько неравномерно распределена нагрузка между сотрудниками. В таком случае простое наведение порядка в сфере должностных обязанностей может решить проблему раз и навсегда. Озадачить таким исследованием можно работника кадровой службы.
Возможно, ваш секретарь сводит свои служебные обязанности к распечатке приказов и протиранию компьютера от пыли. Секретарь должен, как минимум, участвовать в процессе сортировки документов, которые проходят через вашу приемную. Совет, купите секретарю учебник или инструкцию для секретаря-референта.
Вы же, в свою очередь, все-таки должны оставлять секретарю информацию о том, где вы и что собираетесь делать. Хороший секретарь, личный помощник сам решит многие вопросы и освободит вас от множества неважных и ненужных визитов.
Чтобы не потеряться во многих вопросах и визитах, следует постоянно иметь перед глазами список дел, встреч, решений и отчетов, которые нельзя отменить и передвинуть. Желательно делать заметки о таких мероприятиях не только на тот день, на который они назначены, но и на следующий, чтобы предупредить секретаря и подготовиться. Если вы забывчивы и беспечны, попросите своего секретаря организовать встречи. К слову сказать, это является его прямой обязанностью, и если секретарь будет в курсе дела, маловероятно, что он не напомнит о встрече или звонке.
Следует подумать и о том, насколько часто вы общаетесь с подчиненными и коллегами, когда это не является необходимым. Не стоит поощрять подчиненных, которые целый день снуют в ваш кабинет по поводу каждой мелочи. Конечно же, проблемы членов коллектива нельзя игнорировать, как служебные, так, возможно, иногда и личные, ведь все мы люди. Но большинство таких проблем может подождать определенного дня недели или времени, специально отведенного для этих целей. В случае большой срочности секретарь вполне может самостоятельно решить, что наступил тот самый исключительный момент, когда вас можно побеспокоить в неурочное время.
Много проблем возникает, если руководитель не находит времени для того, чтобы вовремя читать входящие документы, особенно директивные.
Этого не следует допускать ни в коем случае.
Для того, чтобы все успевать, при планировании, особенно в начале своей деятельности в отдельном кабинете, просто необходимо быть реалистом. Рекомендуется оставлять 40–60 % рабочего времени свободными для того, чтобы неожиданные проблемы и дела, которые нередко спонтанно возникают во время работы, не ломали дальнейшие планы.
Конкретно строить рабочий день с учетом того, что было сказано ранее, можно примерно так.
Не нужно, встав с постели, сломя голову бежать на службу, заранее расстраиваясь по поводу того, что вы, скорее всего, опять ничего не успеете.
Лучше встать, выпить кофе, позавтракать, привести себя в порядок и спокойно отправляться на работу.
Начинать рабочий день следует с изучения ежедневника и корректировки планов. При этом желательно посоветоваться с секретарем и дать ему указания.
В первую очередь приступайте к решению главных задач.
В течение дня по возможности следует придерживаться намеченного, избегать возникновения внезапных проблем, а в случае, если они появились, не бросаться на прорыв, а найти для них время, хотя бы и на следующий день. Спешное решение часто бывает ошибочным.
Постарайтесь не остаться без перерыва на обед.
В конце рабочего дня проконтролируйте, насколько выполнено то, что запланировано. Только после этого рекомендуется составлять план на следующий день. Показателем того, насколько правильным было планирование, будет то время, в которое вы закончите работу.
Еще одним фактором, который "съедает" время, является обилие информации в печатном виде и необходимость с ней работать. Мало прочитать то, что находится на столе. Важно понять, какие последствия влечет документ, и определиться со своими действиями. Кроме того, приходится изучать массу информации, которую содержат периодические издания. Иногда от этого очень устаешь.
Овладение навыками скорочтения может помочь, но полностью проблему не решит. Нужно научиться анализировать информацию, а иногда лично отвечать на письма.
Анализ документов облегчится, если записывать тезисы и делать заметки. Отвечать же проще, имея опытного секретаря. План ответа, составленный начальником, и последующая проверка того, что получилось, сэкономят массу времени. Кроме того, такая совместная работа позволяет вашему секретарю и вам действовать более слаженно, способствует пониманию задач, которые вы ставите.
То же самое касается планерок и совещаний. Чтобы они занимали меньше времени и приносили больше пользы, можно заранее составлять план планерки и вместе с обсуждаемыми документами заранее предоставлять его всем участникам. Это сразу повысит эффективность таких мероприятий.
И, наконец, следует оптимизировать общение с помощью современных средств коммуникации. Это телефон, факс, Интернет, сотовая и мобильная связь. Конечно, это дополнительные расходы, но в большинстве случаев они окупаются добавляя вам четкости работы, слаженности действий, быстроты реакции.
Как советуют специалисты, различные электронные записные книжки, компьютерный ежедневник, списки контактов и использование всех средств экономии времени и упрощения связи значительно облегчают жизнь.
Еще один важный момент, который связан с пользой всех этих новинок, – они уменьшают количество бумаг. Это само по себе является чистой экономией времени и средств.
Если своими силами решить проблему времени вы не в состоянии, то можно воспользоваться пособиями по экономии времени, которых великое множество, как и систем планирования. А, может, вам просто нужен исполнительный директор?
Попробуйте каждое из средств оптимизации использования рабочего времени. На наш взгляд, все они по своему полезны. Но без личного стремления к самодисциплине, ответственности, самоконтроля ничего не получится. Но не будем рассматривать вариант, при котором у вас нет этих качеств, потому что, не обладая ими, нечего и думать о карьере руководителя.
Рабочее время руководителя – это ценность
Для того чтобы оно не пропадало зря, нужно знать, что руководитель не должен заниматься мелочами
Он должен планировать и анализировать свое время, уметь выделить главное и разделить работу между подчиненными
Хороший секретарь-референт – это очень ценный помощник
Еще один помощник – это кадровик
Секреты управления людьми
Все рабочие коллективы состоят из людей. Кто-то из них является вашим начальником, другие – подчиненными. Выбор оптимальной линии руководства и подчинения играет огромную роль не только в деле выстраивания карьеры (хотя разговор пойдет именно об этом), но и просто в человеческих отношениях и в жизни, которая начинается за порогом офиса или проходной.
Начальник и подчиненный. Какими же характеристиками должен обладать человек, который стоит у власти, даже если он не "самый главный начальник"? Даже в общении с окружающими нас людьми мы можем быть и начальниками, и подчиненными одновременно. На работе, например, мы можем быть подчиненными, а придя домой, мы становимся начальниками для своих близких и детей. Поэтому в жизни нужно уметь и подчиняться, и быть хорошим начальником.
Каким же должен быть руководитель? Какие чувства овладевают вами, когда на работе к вам подходит непосредственный начальник? Хочется с ним поделиться своими идеями, переживаниями или хочется съежиться, ожидая хорошей "взбучки", или скорее остаться наедине с собой? Как реагируют на вас люди, которыми вы руководите?
Каким же должен быть человек, который управляет людьми? Конечно, все мы имеем недостатки характера, каждый имеет слабые места. Человек, который управляет людьми, уже стоит выше остальных по должности, поэтому для демонстрации силы не требуется никаких дополнительных усилий с его стороны. Не нужно бояться, что люди увидят ваши слабости, и напускать на себя важный, начальственный вид. Будьте сами по себе. Не "играйте роль" начальника, а будьте им.
Главное для руководителя – иметь внутри себя цель, чтобы вести за собой людей, как вожак птичьей стаи, который летит впереди, а за ним – остальные. Но при этом именно вожак, который находится впереди, тратит больше всех сил, чтобы преодолеть сопротивление ветра. Так и руководитель должен четко видеть конечную цель, к которой нужно идти и быть всегда и во всем впереди. Иначе как люди пойдут за вами, если вы сами не знаете, в какую сторону идти? Начальник, кроме всего прочего, должен обладать чувством ответственности за тех людей, которые вверены ему. Если вам безразличен человек сам по себе и все равно, какой человек будет работать на этом месте – сегодня один, а завтра другой, то вы никогда не будете хорошим руководителем. Конечно, к одному человеку у вас могут возникнуть симпатии, к другому – наоборот, но это не снимает с вас ответственности.
Нужно помнить главное: и руководитель, и подчиненный собрались вместе для выполнения одной цели, одной работы. Весь коллектив должен работать как единый организм, чтобы всем было интересно и, по возможности, комфортно.
Иногда у руководителей складывается мнение, что если человек на данном месте не справляется с работой, его поскорее нужно заменить другим. Но когда на то же место придет другой, будет ли он лучше прежнего? Насколько лучше новый человек будет выполнять эту работу? Частая смена кадров – это не лучший принцип в работе руководителя. Есть две вещи, которые начальник не должен спешить делать: во-первых, ставить человека на ответственное место, во-вторых – смещать человека с должности или увольнять.
Необходимо уметь ценить, уважать и замечать каждого человека на его рабочем месте. Любой сотрудник должен чувствовать, что он нужен и важен как работник и как человек. Талант руководителя и искусство управления заключаются в том, чтобы эффективно использовать человеческие ресурсы, то есть организовать работу так, чтобы каждый делал то, что у него получается лучше. Люди несовершенны, но это не значит, что нельзя найти тот подход, с помощью которого от человека можно ожидать наибольшей отдачи.
Очень важно руководителю не подловиться на "любимчиках". Иначе такой человек, находясь "под крылышком" у начальника, подумает, что ему все можно, а у других это вызовет зависть, раздражение и досаду. Тогда "обделенные" будут объединяться в маленькие тайные группировки и перемывать кости начальнику, чтобы этим утвердиться и возвысить себя в собственных глазах. Если руководитель безвольный и не умеет разобраться в собственных чувствах и отношении к подчиненным, то этим могут воспользоваться ловкие манипуляторы, руководитель попадет в зависимость от своего подчиненного. Особенно осторожно следует относиться к лести и "маленьким сувенирам", а также всякого рода мелким услугам, которые предполагают поблажки тем, кто их преподносит.
Нужно стараться поддерживать ровные отношения со всеми подчиненными, независимо от личных симпатий и антипатий. Это, конечно, в идеале, а в жизни у каждого руководителя есть подчиненные, с которыми общаться приятнее, чем с остальными. Но главное – начальник должен сам выбирать, кому из своих подчиненных он может кое-что простить, а кому – нет. Не позволяйте влиять на себя и свои решения.
Плохо, если на работе начальником движут эмоции: сегодня у него хорошее настроение – он не замечает и большие погрешности, а завтра плохое – тогда взрыв негодовани я может произойти из-за любой мелочи. Это неправильно. Всегда нужно держать себя в рабочем, доброжелательном, сдержанном тоне, чтобы люди, которые находятся в подчинении, знали, на что можно рассчитывать, когда им нужно будет подойти и о чем-то вас спросить.
Если вам хочется, чтобы подчиненные выполняли определенные требования, вам нужно, прежде всего, конкретно объяснить человеку, что вы от него хотите. Умение доходчиво очертить круг обязанностей и конкретную задачу работника – это необходимое умение для начальника. Чтобы строго спрашивать, следует быть уверенным в том, что работник понимает, чего от него хотят.
Для того, чтобы подчиненному была интересна работа, руководитель должен сам гореть энтузиазмом, внутренним восторгом от того, что он делает. Тогда это будет передаваться и подчиненным. Но если руководитель только отбывает время на своем рабочем месте и сам не может дождаться наступления конца рабочего дня, тогда будет трудно всем.
Задача руководителя – вдохновлять людей на выполнение работы и следить за тем, чтобы она выполнялась.
Есть два вида неправильного поведения руководителя: это руководитель-диктатор, который всегда прав и никогда не прислушивается к мнению окружающих, и руководитель-на-побегушкаху каждого сотрудника, который не имеет собственного мнения. Есть руководители, которые давят, подминают под себя людей, пользуясь авторитетом, данным им через власть. Это плохие руководители. Хороший руководитель никогда не будет давить на людей, а наоборот, будет стараться поднять людей на тот уровень, на котором находится сам.
Руководитель – это человек, который стоит на ступеньку выше остальных. Поэтому он должен стараться поднять своих подчиненных до своего уровня, подавая им пример.
Очень трудно работать с руководителем, который постоянно заставляет людей делать работу из-под палки. Такой руководитель считает, что без него люди будут работать плохо и медленно, но стоит ему не прийти на работу или отлучиться по своим делам, как все облегченно вздыхают, и ту же самую работу делают с удовольствием и гораздо быстрее, чем "под чутким руководством". Не подгонять нужно людей, а стимулировать. Если вы видите, что человек старается, но не все у него получается гладко, поддержите своего подчиненного добрым словом, советом, своим расположением. И человек будет работать с полной отдачей и самозабвенно. Не бывает нетворческих работ. Все зависит от настроения и отношения подчиненного к той или иной работе.
Не нужно бояться делать ошибки. Мы все хорошо знаем пословицу, что не ошибается только тот, кто ничего не делает. Если вы что-то делаете, вы обязательно будете ошибаться. Но не это самое страшное. Главное, чтобы вы смогли увидеть свои ошибки и постарались извлечь из них урок. Если вы были грубы с подчиненным, подойдите к этому сотруднику и попросите у него прощения. Не бойтесь, что из-за этого будет подорван ваш авторитет. Нет, он только укрепится.
Очень укрепляют отношения в коллективе корпоративные вечеринки, когда люди встречаются вместе для проведения неофициальных праздников, можно даже собраться просто так и хорошо вместе провести время. Именно в свободной обстановке каждый человек проявляет свои настоящие человеческие качества, во время торжества руководитель может увидеть в подчиненном неограниченные возможности, нераскрытые таланты или новые черты характера, объясняющие его поступки. Это сближает людей, делает их отношения более искренними и настоящими.
Хорошему руководителю не обойтись без хороших помощников. Они ему просто необходимы. Поэтому так важны взаимопомощь и взаимовыручка. Руководитель должен помнить, что не только подчиненные нуждаются в хорошем руководителе, но и руководитель нуждается в хороших подчиненных.
Люди хотят видеть в руководителе сильную личность. Но босс тоже человек. Руководитель, так же, как и остальные люди, нуждается в поддержке, внимании и понимании. Это не значит, что все подчиненные должны быть в курсе личной жизни своего начальства, но психологическая поддержка со стороны коллектива ему, безусловно, нужна. Конечно, хорошо, когда люди не только работают вместе, но и дружат. Хотя в дружбе на работе тоже есть опасность, ведь близкий друг – кандидат в ваши враги, потому что он все про вас знает. Помня об этом, многие люди боятся хороших, близких отношений на службе. Но где же выход?
Часть российских компаний видят выход в развитии корпоративной культуры. Проще говоря, корпоративная культура – это то, что раньше было в ведении профсоюзов и месткомов. Сейчас традиции внерабочего общения возрождаются в новом качестве и на новом уровне. В чиновничьи структуры эта практика также постепенно внедряется.
Корпоративная культура предполагает различные мероприятия, когда члены коллектива общаются в нерабочей обстановке. Это оказывает положительное влияние на работоспособность коллектива, отношения в нем и, в конечном итоге, способствует общему успеху предприятия.