Руководство организации должно соблюдать правила архивного дела. Поэтому документы прошлого года должны храниться в бухгалтерии на протяжении всего текущего года, затем их сдают в архив организации. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия (ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете").
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин случившегося. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации.
Для того чтобы предотвратить факт нарушений, необходимо, чтобы каждый служащий организации точно знал, за какой участок работы он отвечает. В случае обнаружения факта хищения или любого другого вида нарушения легче проследить и выявить эти нарушения.
На каждом предприятии применяют различные методы анализа информационных потоков, т. е. существуют собственные правила составления графиков информационных потоков.
Информационный поток – единичное перемещение информации – имеет следующие признаки:
1) документ (где содержится информация);
2) проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация);
3) исполнителя (человека, который эту информацию передает);
4) периодичность.
Методика проверки каждого раздела бухгалтерского учета должна состоять:
1) из перечня основных нормативных документов;
2) описания альтернативных учетных решений, которые будут отражены в учетной политике экономического субъекта;
3) первичных документов по разделу учета;
4) регистров синтетического и аналитического учета и отчетности;
5) классификатора возможных нарушений;
6) вопросника аудитора для составления программы проверки;
7) методов сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке.
Данную методику разрабатывают по единой схеме.
В ходе обследования системы бухгалтерского учета аудитор особое внимание обращает на установление строгости, соблюдение проверяемой организацией требований Федерального закона "О бухгалтерском учете", ПБУ и других нормативных правовых актов. Во-первых, аудитор проверяет структуру и объем учетной работы в бухгалтерии, определяет штат работников, количество отделов в составе бухгалтерии, проверяет наличие и соблюдение должностных инструкций отдельными бухгалтерами и т. д. Во-вторых, аудитор проверяет, соблюдаются ли требования по оформлению первичной документации. Аудитор рассматривает ведение учетных регистров, устанавливает, какая форма бухгалтерского учета применяется на данном предприятии. После такого обследования аудитор может сделать определенные выводы: позволяет ли система бухгалтерского учета гарантировать, что хозяйственные операции своевременно и верно отражены на счетах бухгалтерского учета, ограничена возможность появления умышленных нарушений и злоупотреблений. Результаты оценки эффективности системы бухгалтерского учета оформляются в виде справки, рекомендации или разработки проекта постановки организации бухгалтерского учета. Кроме того, аудитор оценивает систему внутрихозяйственного контроля (при ее наличии). Поэтому аудитор должен адекватно оценить систему внутреннего контроля и дать рекомендации по его совершенствованию.
Приемы документального контроля:
1) формальная проверка документов – это проверка соблюдения действующих форм доказательств, правильности и полноты заполнения реквизитов и наличия соответствующих подписей;
2) арифметическая проверка;
3) экспертная проверка – направлена на выявление подделок документов;
4) логическая проверка документов – проводится путем сопоставления данных, представленных в документе, и реально совершенных фактов;
5) нормативная правовая проверка – устанавливает соответствие совершенных операций действующим правилам;
6) сопоставление документов – встречная сверка документов, относящихся к одним и тем же или взаимосвязанным хозяйственным операциям;
7) письменный запрос;
8) проверка документов по корреспондентским счетам – позволяет выявить несоответствие записей в регистрах бухгалтерского учета, отсутствие бухгалтерских проводок, необоснованные документами сторнировочные или дополнительные записи;
9) экономический анализ.
Приемы фактического контроля (инвентаризация, лабораторный анализ, экспертная оценка, учетный опрос, обследование) включают фотохронометраж, анкетирование рабочих и наблюдение за процессами выполнения работ, контрольную проверку.
Как было отмечено, внутренний контроль значительно облегчает проведение аудита. В ходе аудита должны быть проведены:
1) оценка системы внутреннего контроля на основе нормативно-распорядительных документов организации, графика документооборота, учета и хранения документов; опросы аппарата управления, руководителей подразделений;
2) экспертиза с целью выяснения соответствия системы одной из трех градаций: высокой, средней, низкой;
3) выявление ненадлежащего документирования, степени формализации, нарушения расчетно-платежной дисциплины, расхождения при сверке данных; определение системы и схемы учета;
4) оценка системы внутреннего контроля в части автоматизации бухгалтерского и налогового учета:
а) использование единого программного продукта;
б) использование лицензионных чистых копий программ отраслевых разработчиков;
в) соответствие используемых программ действующему законодательству в области бухгалтерского, налогового учета;
г) обеспечение упорядоченного учета хозяйственных операций. Все документы внутреннего контроля носят конфиденциальный характер.
4.3. Проверка хозяйственных операций с денежными средствами
Операции с денежными средствами предприятия можно разделить на две группы: операции с наличными денежными средствами и операции на банковских счетах организации.
Проверка операций с наличными денежными средствами.
Правила ведения кассовых операций в организациях изложены в "Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации" (утв. решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 г. № 40). Однако организации, имеющие территориально удаленные подразделения, не всегда могут в точности следовать вышеназванному Порядку. Поэтому остановимся на некоторых особенностях ведения и учета кассовых операций в таких организациях. В настоящее время не существует четко прописанного порядка ведения кассовых операций организациями, имеющими подразделения вне местонахождения головной организации. Так, в соответствии с п. 3 ст. 5 Федерального закона "О бухгалтерском учете" головная организация должна самостоятельно утвердить Порядок ведения кассовых операций для территориально удаленных подразделений и зафиксировать его в учетной политике. Прежде всего это касается порядка ведения кассовой книги и лимита наличности в кассе.
Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ организация должна ежедневно сдавать в единую кассу все поступившие наличные денежные средства и вести только одну кассовую книгу. Для выполнения этого требования можно открыть в каждом региональном подразделении отдельный раздел единой кассовой книги. Чтобы сохранить единую сквозную нумерацию кассовых ордеров, подразделениям можно присвоить буквенный индекс. Во внутрифирменном документе должны быть установлены способ ведения кассовой книги в территориально обособленных подразделениях и периодичность сдачи кассовых отчетов в головную бухгалтерию.
В письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 16.11.2006 г. № 03-02-07/1-326 "О порядке уплаты налогов касательно гаражно-строительных кооперативов" указано, что наличные деньги в кассах предприятий могут храниться только в пределах лимитов, которые устанавливаются обслуживающими их банками. Для обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс и имеющих счет в банке, лимит устанавливается соответствующим банком по его местонахождению, но не выше лимита головной организации. Между головным офисом и подразделениями, не состоящими на отдельном балансе, лимит распределяется приказом руководителя головной организации.
Руководством компании должен быть также закреплен в нормативных документах порядок расчетов с подразделениями. Например, передача денежных средств от головной организации территориально удаленным подразделениям может осуществляться следующими способами:
1) перечислением денежных средств на счет в банке. Кассир обособленного подразделения получает их в банке и приходует в кассу;
2) перечислением денежных средств на выплату зарплаты на банковские карточки работников подразделения;
3) перевозкой денежных средств уполномоченным лицом;
4) инкассацией.
Если филиалы, представительства и другие структурные подразделения выделены на отдельный баланс и им открыты текущие счета в банках для осуществления текущих расходов (как то: оплата труда, некоторые виды хозяйственных расходов, командировочные расходы и др.), то поступление и расходование указанных средств отражаются на отдельном субсчете к счету 55 "Специальные счета в банках".
Основная цель внутреннего аудита операций с наличными денежными средствами – проверка законности, достоверности и целесообразности совершения этих операций и правильности их отражения в бухгалтерском учете.
Подготовка к проверке. На этом этапе внутренний аудитор знакомится с особенностями проверяемого подразделения и применяемыми в нем правилами ведения кассовых операции. Он должен ответить для себя на следующие вопросы:
1) каков статус подразделения (филиал, представительство или др.);
2) выделено ли оно на отдельный баланс;
3) имеет ли расчетный или другие счета в банке по своему местонахождению;
4) осуществляет ли продажу товаров населению и имеет ли операционные кассы, сколько их;
5) каков порядок взаиморасчетов подразделения с головной организацией, работниками, покупателями и другими контрагентами;
6) каков порядок ведения и учета кассовых операций в данном подразделении;
7) каков лимит остатка наличности в кассе подразделения и др.
Источниками такой информации служат:
1) положение о данном подразделении;
2) учетная политика организации на проверяемый период;
3) внутрифирменный Порядок ведения кассовых операций и другие внутренние нормативные акты, связанные с объектом проверки.
Эта информация используется внутренним аудитором для разработки программы проверки или корректировки типовой программы, разработанной СВА.
Составление программы проверки. В программу проверки рекомендуется включать такие этапы, как:
1) инвентаризация денежных средств и других ценностей в кассе;
2) проверка соблюдения в подразделении установленного порядка ведения кассовых операций;
3) проверка правильности заполнения первичных документов и ведения учетных регистров;
4) проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств и правильности отражения расходов.
Осуществление проверки на месте
Инвентаризация денежных средств и других ценностей в кассе. В начале проверки следует провести инвентаризацию денежных средств в кассе подразделения и обследовать условия хранения в ней денежных средств. Инвентаризация проводится с участием кассира и главного бухгалтера (обслуживающего бухгалтера) подразделения. Кассир должен:
1) оформить отчет на день проверки и вывести остаток денег по кассовой книге;
2) составить расписку о наличии в отчете всех приходных и расходных документов и отсутствии в кассе неоприходованных или несписанных денежных средств;
3) по частично оплаченным платежным ведомостям (если таковые имеются) подсчитать выплаченные суммы и итоги, о чем сделать отметку в отчете;
4) подсчитать количество денег в кассе (полистно и покупюрно) и их общую сумму и сравнить ее с данными учета по кассовой книге;
5) проверить наличие бланков строгой отчетности и других ценностей в сейфе кассы и сверить с данными учета. Главный бухгалтер должен завизировать отчет кассира.
Аудитор должен:
1) принять отчет кассира;
2) подсчитать денежные знаки и проверить наличие бланков строгой отчетности и других ценностей, находящихся в кассе;
3) принять к зачету незакрытые платежные ведомости, о чем делается запись в акте.
После инвентаризации составляется акт, который подписывают аудитор, главный бухгалтер и кассир. При обнаружении недостачи или излишков денег, документов или других ценностей берется письменное объяснение у кассира.
Если в подразделении имеются операционные кассы для расчетов с населением, то каждый кассир-операционист должен "закрыть кассу", т. е. сделать сменный отчет кассира, записать в книгу кассира-операциониста данные счетчиков ККМ, подсчитать полученную выручку, сверить ее с отчетом, сдать наличные деньги и отчет кассиру подразделения.
Проверка соблюдения порядка ведения кассовых операций проводится аудитором.
В ходе проверки изучаются следующие вопросы:
1) имеется ли приказ о назначении кассира, кассиров-операционистов;
2) заключены ли с ними договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, соответствуют ли они установленной форме;
3) обеспечивается ли сохранность денежных средств в кассе и при их доставке из банка и сдаче в банк;
4) хранятся ли дубликаты ключей от сейфа кассы в опечатанных кассиром пакетах или пеналах у руководителя подразделения;
5) имеется ли комиссия по проведению инвентаризации кассы;
6) проводятся ли и с какой периодичностью внезапные проверки кассы, операционных касс, имеются ли акты проверок.
Проверка правильности заполнения первичных документов и ведения учетных регистров. На этом этапе аудитор должен проверить:
1) правильность заполнения приходных и расходных кассовых ордеров;
2) правильность ведения журнала регистрации кассовых ордеров;
3) ведение кассовой книги, правильность ее оформления, подтверждение записей в ней кассовыми документами;
4) ведение книг кассиров-операционистов;
5) соответствие остатков, выведенных в кассовой книге, записям в регистре бухгалтерского учета;
6) правильность отражения денежных средств в пути.
Приведем примеры типичных ошибок, выявляемых в ходе проверки:
1) неправильное заполнение кассовых ордеров – не указывается наименование организации или подразделения; не проставляются номера ордеров или нарушается принятый порядок их сквозной нумерации; не указывается или искажается дата; не проставляется или неверно указывается корреспондирующий счет; не делаются отметки об оплате; отсутствуют подписи должностных лиц и печати; нет росписей получателей денег;
2) неправильное заполнение кассовой книги:
а) не проставляются или неверно указываются корреспондирующие счета;
б) не проставляются суммы остатков на начало дня; суммы остатков подсчитываются неверно;
в) записи ведутся не ежедневно, а помесячно.
Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств и правильности отражения расходов. На этом этапе аудитор проверяет:
1) соблюдение лимита остатков наличных денежных средств в кассе;
2) соблюдение максимального размера расчетов наличными деньгами с юридическими лицами;
3) правильность оформления получения наличных денег и сдачи их в банк;
4) правильность оформления получения наличных денег и сдачи их в кассу головной организации;
5) состояние расчетов с подотчетными лицами;
6) наличие документов, подтверждающих факты приобретения имущества за наличный расчет;
7) правильность отражения НДС;
8) правильность бухгалтерских проводок по кассовым операциям;
9) значимость выявленных ошибок в учете кассовых операций и их влияние на достоверность отчетности и финансовый результат деятельности подразделения и компании в целом.
Источниками информации для аудитора являются:
1) приказы компании и распоряжения руководителя подразделения;
2) договоры о материальной ответственности, акты ревизий и инвентаризаций кассы, хозяйственные договоры, документы на ККМ, кассовая книга, отчеты кассира;
3) приходные и расходные кассовые ордера;
4) журнал регистрации ПКО И РКО;
5) книги кассиров-операционистов;
6) выписки банка, чековая книжка, справка банка или приказ руководителя организации об установлении лимита остатка денег в кассе;
7) журнал регистрации выданных доверенностей, список подотчетных лиц, авансовые отчеты, журнал регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, журнал регистрации депонированных сумм;
8) учетная политика в части документооборота, Главная книга, журналы-ордера, а также пояснения кассиров, членов инвентаризационной комиссии, бухгалтера, руководителя подразделения, других сотрудников подразделения.
Если подразделение не выделено на самостоятельный баланс, то проверка может заключаться:
1) в инвентаризации кассы;
2) проверке соблюдения в подразделении порядка ведения кассовых операций, установленного внутренними нормативными документами;
3) проверке правильности заполнения первичных документов.