Планирование проверок. Данное направление включает как разработку общей стратегии проверок, так и ее детализацию по каждой из областей внутреннего аудита: оценку допустимого риска, составление программы аудита, выбор аудиторских процедур, определение объема работ и временных рамок проверки. Детальное планирование аудиторской работы обеспечивает своевременную проверку деятельности подразделений, способствует координации работы аудиторов и их помощников, а также помогает убедиться, что не упущена ни одна из важнейших областей проверки. При планировании целесообразно руководствоваться федеральным аудиторским стандартом "Планирование аудита" (утв. постановлением Правительства РФ "Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности"), а также общими принципами планирования: комплексности, непрерывности, оптимальности.
СВА должна прежде всего разработать общий план аудита, в котором определяются организационные методы проверок (ревизия, комплексная аудиторская проверка, инвентаризация), объемы работ, сроки и графики проведения проверок структурных подразделений, сведения о порядке их проверки. В методическом пособии Богомолова A.M. и Голощапова Н.А. "Внутренний аудит" рекомендовано включать в общий план внутреннего аудита на предприятии следующие пункты:
1) наименование структурного подразделения, в котором планируется проверка;
2) дату проведения предыдущей проверки;
3) сумму материального ущерба, выявленного предыдущей проверкой;
4) организационный метод проведения плановой проверки;
5) сведения о руководителе комплексной аудиторской проверки или аудиторе;
6) наименования отделов, участвующих в проверке;
7) время проведения проверки;
8) период проверки.
В первую очередь обычно планируются проверки тех структурных подразделений, которые работают с убытком, превышают лимит расходов, в которых есть нарушения по предоставлению финансовой отчетности, факты уклонения от уплаты налогов, признаки мошенничества, т. е. нуждающихся в срочной помощи.
Планирование аудита должно быть направлено на достижение определенной, четко поставленной цели. При планировании аудиторской проверки аудиторы должны иметь полную информацию о деятельности подразделения. Поэтому в процессе планирования должны быть изучены:
1) организационная структура компании и ее подразделений;
2) характер взаимоотношений подразделений внутри компании и с внешними структурами;
3) действующая в компании система маркетинга;
4) контракты, договоры, соглашения, юридические обязательства;
5) отчеты о финансово-хозяйственной деятельности;
6) внутренние положения и инструкции, разделение полномочий;
7) принятые методы оформления записей и документации;
8) правила и график документооборота;
9) меры по обеспечению сохранности активов;
10) организация бухгалтерского учета, учетная политика организации, в том числе для целей налогообложения;
11) внутренние инструкции по бухгалтерскому учету и отчетности, программное обеспечение;
12) акты предыдущих проверок, выполнение указаний по их результатам.
На основании изученных материалов подготавливается документация:
1) выписки из учредительных документов, контрактов, договоров и соглашений;
2) информация об особенностях работы подразделения;
3) анализ основных показателей и направлений развития бизнес-процессов;
4) копии финансовой отчетности, аудиторских заключений и актов ревизий за предыдущие отчетные периоды.
Далее составляются программы аудиторских проверок по отдельным направлениям.
Основой окончательного планирования аудиторских проверок служит оценка рисков, присущих тому или иному подразделению компании, хозяйственной операции, сделке и т. п. Изучение объекта аудита, применение нормативов и процедур бухгалтерского учета помогают аудиторам определить задачи аудита. Информационная база по объекту должна включать документацию по различным типам операций, информационный обмен, правила внутреннего контроля, функции персонала, применяемые счета бухгалтерского учета. Очень важной является оценка риска несовершенства системы внутреннего контроля с точки зрения предотвращения и обнаружения ошибок и неправильных действий, а именно:
1) определение рисков и ошибок, характерных для данного объекта;
2) выбор систем контроля, предупреждающих ошибки и снижающих степень рисков;
3) оценка надежности выбранных систем контроля;
4) определение необходимости всесторонней проверки функционирования систем контроля.
Устанавливаются также сроки начала и окончания проверки, а также график ее проведения, предполагаемые способы проверки и степень выборочности.
Таким образом, особенностью планирования внутреннего аудита является то, что аудиторская бригада приступает к проверке конкретного подразделения на основе типовой программы проверки, скорректированной на данный объект проверки.
Основные направления и процедуры аудиторской проверки. В этой части методики определяются методы и порядок решения конкретных задач внутреннего аудита, к которым относятся:
1) проверка операций с наличными денежными средствами;
2) проверка операций на банковских счетах;
3) проверка расчетных и кредитных операций;
4) проверка операций по формированию себестоимости и финансовых результатов;
5) проверка операций по реализации продукции;
6) проверка операций с основным средствами и нематериальными активами;
7) проверка операций с материальными ценностями;
8) проверка расчетов с персоналом;
9) проверка правильности исчисления и уплаты налогов.
Методика должна раскрывать порядок проведения аудиторских процедур, сбора аудиторских доказательств, аналитические процедуры, формы и порядок оформления рабочих документов.
Методы внутреннего контроля, т. е. различные процедуры, позволяющие достичь поставленные перед СВА цели, должны быть эффективны и обеспечивать высокую степень надежности проверки. Они включают организационные меры (в том числе распределение обязанностей между аудиторами) и меры обеспечения безопасности контроля. В целом они сходны с методами внешнего аудита.
Основные этапы проверки и аудиторские процедуры устанавливаются согласно особенностям проверяемого объекта: отдела, филиала или иного структурного подразделения компании. Последовательность аудиторского процесса можно представить следующим образом:
1) подготовка к проверке;
2) составление программы проверки;
3) организация работы на месте проверки;
4) проведение внезапных инвентаризаций;
5) обследование проверяемого объекта;
6) проверка документирования хозяйственных операций;
7) систематизация материалов проверки;
8) составление отчетных документов по результатам проверки и их согласование;
9) доклад о результатах проверки руководству;
10) контроль за устранением выявленных недостатков по результатам проверки.
Детальный перечень аудиторских процедур включается в программу проведения аудиторской проверки. Программа должна быть документально оформлена и утверждена.
В соответствии с федеральным стандартом аудиторской деятельности "Документирование аудита" (утв. постановлением Правительства РФ "Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности") аудиторская проверка должна обязательно сопровождаться документированием. Всю информацию, полученную в результате проверки, следует отражать в рабочих аудиторских документах. Основные требования к ним: достоверность и убедительность сделанных аудитором выводов и рекомендаций по результатам проверки. Перечень рабочей документации, прилагаемой к отчету о проведении аудиторской проверки, устанавливает сам аудитор. Это могут быть:
1) программа проведения аудита;
2) копии первичных документов проверяемого подразделения, фотографии, акты, справки и др.;
3) регистры бухгалтерского учета;
4) результаты инвентаризаций;
5) бухгалтерская отчетность;
6) заявления, объяснения и пояснения должностных лиц по существу проверки и др.
Все процедуры внутреннего аудита основываются на общих принципах и методах бухгалтерского учета, а также применении разнообразных приемов и методов. К ним относятся:
1) инвентаризация имущества;
2) инвентаризация расчетов и обязательств;
3) обзор неопределенных обстоятельств;
4) контрольный обмер;
5) лабораторный анализ; 6)обследование;
7) опрос;
8) экспертиза;
9) встречная проверка;
10) аудиторская выборка;
11) аналитические процедуры;
12) оценка системы бухгалтерского учета;
13) документальная проверка;
14) взаимный контроль документов;
15) юридическая проверка документов;
16) восстановление учета и др.
Знание разнообразных методов и приемов проверки и их умелое применение позволяют аудиторам проводить аудит отдельных объектов качественно и в короткие сроки.
Оформление результатов проверки. Методика должна содержать порядок и форму составления отчета СВА по результатам проверки, порядок его согласования с другими службами и представления отчета руководству компании.
Отчетный документ по итогам аудиторской проверки может быть составлен в разных формах:
1) аудиторской справки;
2) аудиторского заключения;
3) докладной записки;
4) акта экспертизы;
5) отчета о проверке и т. п.
Форма документа устанавливается в приказе о назначении аудиторской проверки. Его структура и содержание обычно регламентируются стандартами внутрифирменного контроля. В любом случае документ должен быть подписан руководителем структурного подразделения и обслуживающим его бухгалтером. К отчету могут прилагаться справки аудиторов и других специалистов, принимавших участие в проверке. Основой для составления отчета служит письменная информация аудиторов, которая должна содержать сведения обо всех выявленных нарушениях и недостатках в учете и отчетности, особенно существенно влияющих на искажение отчетности, со ссылками на законодательство и нормативные документы. Информация должна также включать рекомендации по улучшению учетной политики компании в целях оптимизации налогообложения и предупреждения незаконных способов уклонения от уплаты налогов. Рекомендуется также включать в отчет анализ финансового состояния организации по итогам проверки и прогнозную оценку. Структура отчета должна соответствовать аудиторским стандартам.
Методику, направленную на решение конкретных задач внутреннего аудита, необходимо исследовать в разных аспектах:
1) анализ отдельных статей баланса;
2) расчет и оценка коэффициентов.
Информация, необходимая для этого, готовится по данным бухгалтерской и статистической отчетности и бухгалтерского учета. Можно использовать при разработке этой части методики федеральный стандарт аудиторской деятельности "Аналитические процедуры" (утв. постановлением Правительства РФ "Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности").
4.2. Методика работы аудитора с документами организации
Необходимым условием успешной работы организации является правильная организация документооборота.
Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.
При проведении внутреннего контроля производится проверка общих документов предприятия. Это учредительные документы, учетная политика, документы по всем счетам и разделам бухгалтерского учета и отчетность.
При проведении контроля аудитор должен руководствоваться соответствующими законами, положениями по бухгалтерскому учету, методическими указаниями и др.
Анализ учетной политики позволяет выявить лишь общие сведения об организации и ведении бухгалтерского учета.
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР) под документооборотом понимаются создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.
Первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. При составлении документов на машинных носителях организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. Согласно ст. 8, 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все первичные учетные документы составляются по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, не предусмотренные в таких альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа;
2) дату составления документа;
3) наименование организации, от имени которой составлен документ;
4) содержание хозяйственной операции;
5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7) личные подписи указанных лиц.
Регистры бухгалтерского учета используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения их на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Содержание таких регистров в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" является коммерческой тайной организации.
Ответственность за противоправные действия с документами предусмотрена Уголовным кодексом Российской Федерации (УК РФ). Так, в ст. 183 УК РФ указано, что собирание сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом наказывается штрафом в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного до шести месяцев либо лишением свободы на срок до двух лет.
Незаконные разглашение или использование сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, без согласия их владельца лицом, которому она была доверена или стала известна по службе или работе, наказываются штрафом в размере до 120 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет либо лишением свободы на срок до трех лет.
Формы финансово-учетных документов создаются и утверждаются государственными органами:
1) Министерством финансов России;
2) Центральным банком России;
3) Федеральной службой государственной статистики России;
4) Федеральной налоговой службой России;
5) Федеральное архивное агентство России.
Министерства и ведомства РФ создают и утверждают типовые формы внутриведомственного пользования.
Исправления, внесенные в документы без оговорок, считаются недействительными. Используют три вида оговорок: "исправленному верить", "вписанному верить" и "зачеркнутое не читать". Исправления должны сопровождаться подписями участников хозяйственных операций, которые составляли документ, с указанием даты внесения исправлений.
Запрещено вносить исправления в кассовые и банковские документы.
Документам, перечень которых определен инструкциями министерств и ведомств Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, присваивают регистрационный номер, после чего регистрируют в специальном журнале. Документ подлежит регистрации только один раз.
Номера документам присваиваются в порядке возрастания цифр. Нумерацию принято начинать с первого января каждого года. К некоторым документам приходится обращаться довольно часто (договорам, гарантийным письмам и т. п.). Для оперативного использования таких документов им присваивают регистрационный индекс. Индекс содержит обозначение структурного подразделения, к которому относится документ, год, при необходимости указываются число и месяц составления документа.
Должностные лица, осуществляющие в организации делопроизводство, составляют номенклатуру дел по ее структурным подразделениям (таким как юридический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, дирекция, отдел главного механика, главного инженера и т. д.), по сферам деятельности (торгово-закупочная деятельность, подсобное хозяйство, производство, реализация продукции, материально-техническое снабжение и т. д.).
График документооборота фиксирует движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив). Существуют два варианта оформления графика документооборота – в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием ответственных исполнителей и сроков.
График документооборота, должностные инструкции и учетная политика организации должны взаимодополнять друг друга.
Заключительным этапом движения документов является их сдача в архив. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации" архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Федерального закона "Об архивном деле Российской Федерации". Уничтожение документов Архивного фонда РФ запрещается (ст. 17 вышеуказанного Закона).
Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.
Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов (ст. 24 Федерального закона "Об архивном деле Российской Федерации").
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах и находятся под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, или в кассе организации.