В процессе функционирования компании может идти постоянная передача ценностей между головной организацией и ее подразделениями. Поэтому важно определить порядок учета МЦ материально ответственными лицами в соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 г. № 119н) и ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 г. № 44н). Часто головная организация разрабатывает форму материального отчета, предусматривающую указание направлений расходования МЦ, что существенно облегчает работу центральной бухгалтерии по отражению на счетах бухгалтерского учета этих операций. Головной офис устанавливает также порядок и графики проведения инвентаризации МЦ, находящихся на складах региональных подразделений.
Организация учета операций с МЦ в обособленных подразделениях зависит от того, выделено ли оно на отдельный баланс или нет. Учет расчетов по взаимному отпуску материальных ценностей с подразделениями, выделенными на отдельный баланс, ведется на субсчете 79-2 "Расчеты по текущим операциям". При этом составляются следующие проводки.
В головной организации: передача купленных материалов в обособленное подразделение:
Дебет субсчета 79-2 "Расчеты по текущим операциям",
Кредит счета 10 "Материалы".
В обособленном подразделении: оприходование материалов, полученных от головной организации:
Дебет счета 10 "Материалы",
Кредит субсчета 79-2 "Расчеты по текущим операциям".
Программа проверки операций с материальными ценностями включает:
1) проверку обеспечения материальной ответственности сотрудников за сохранность МЦ;
2) проверку правильности оформления документов по приходу и расходу МЦ;
3) проверку полноты учета поступления МЦ;
4) проверку наличия аналитического учета и его соответствия синтетическому;
5) проверку наличия складских помещений и их оборудования, правильности учета МЦ на складах;
6) проверку правильности учета малоценных быстроизнашивающихся предметов (МБП), организации их сохранности, соблюдения нормативных сроков службы форменного обмундирования;
7) проверку наличия актов ежегодной инвентаризации МЦ;
8) общий вывод о значимости ошибок в учете МЦ и их влиянии на достоверность отчетности;
9) проведение выборочной инвентаризации МЦ на складах для оценки надежности системы внутреннего контроля.
Осуществление проверки. Проверка начинается с изучения приказов и распоряжений руководства головной организации и структурного подразделения. Проверяется наличие приказов об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы и отпускать их со склада, о назначении материально ответственных лиц за сохранность МЦ, а также договоров о полной индивидуальной материальной ответственности с назначенными лицами.
Затем аудиторы должны проверить, насколько правильно оформляются первичные документы по поступлению, внутреннему перемещению и отпуску материалов со склада. При этом изучаются договоры, заключенные с поставщиками на поставку материалов, их целесообразность, законность, а также соответствие порядка их заключения требованиям внутрифирменных стандартов. Аудиторы должны также проверить наличие и достоверность счетов, накладных, счетов-фактур, выставленных поставщиками; авансовые отчеты на суммы, израсходованные на приобретение МЦ за наличные средства.
В рамках проверки правильности оформления прихода МЦ проверяются соблюдение подразделением установленного порядка документального оформления перемещения МЦ из головной организации и других подразделений компании, полнота и своевременность оприходования поступивших МЦ. Контроль расходования материалов включает проверку обоснованности норм расхода материалов, целесообразности и законности их расходования, сличение первичных данных о расходовании материалов с данными производственных и материальных отчетов, выявление лиц, виновных в перерасходе материалов. Этот этап является очень важным, так как несоблюдение порядка оприходования и списания материалов может привести к хищению товаров или созданию излишков сырья, которые используются для изготовления и реализации неучтенной продукции и присвоения полученной выручки.
Далее аудиторы проверяют организацию учета МЦ в проверяемом подразделении. При этом должны быть получены ответы на следующие вопросы:
1) произведена ли классификация материалов на соответствующие группы;
2) соответствует ли метод оценки и учета МЦ учетной политике компании;
3) соответствует ли отражение на счетах бухгалтерского учета разработанным в компании схемам;
4) является ли корректной корреспонденция счетов;
5) ведется ли аналитический учет МЦ, имеются ли карточки складского учета материалов и правильно ли они заполняются, своевременно ли отражается в них движение МЦ;
6) соблюдается ли график документооборота по учету движения МЦ;
7) выделяется ли НДС в расчетно-платежных документах;
8) соблюдается ли установленный в компании порядок учета МБП;
9) соответствуют ли данные аналитического и синтетического учета МЦ.
Аудиторы должны также проверить правильность отражения в учете неотфактурованных поставок и МЦ, находящихся в пути, а также операций по реализации МЦ. Производится сверка данных регистров учета МЦ с Главной книгой.
Важным этапом проверки является проверка организации работы склада, в процессе которой аудиторы путем личного осмотра проверяют наличие и правильность ведения карточек учета материалов, ведомостей, накладных. В задачи аудиторов входит также проверить, созданы ли условия, обеспечивающие сохранность МЦ.
Далее изучаются акты инвентаризации МЦ, их достоверность и правильность составления, а также выполнение установленных сроков проведения инвентаризаций. Результаты проведенных инвентаризаций сравниваются с данными аналитического учета. Аудиторы должны также проверить соблюдение порядка списания МЦ в случае их порчи и недостачи, выяснить, принимаются ли (и какие) меры по взысканию недостачи с виновных лиц. Целесообразно провести выборочную инвентаризацию МЦ на складах с целью проверки достоверности данных аналитического и синтетического учета.
В заключение аудиторы оценивают влияние отклонений, полученных в ходе инвентаризации, других выявленных ошибок и отклонений в учете МЦ, фактов мошенничества на достоверность отчетности и финансовый результат.
Информацию, необходимую аудиторам для осуществления проверки, они могут получить из таких источников, как: положение об учетной политике организации; положение о структурном подразделении; приказы и распоряжения руководителей головной организации и подразделения; договоры с поставщиками; договоры о материальной ответственности; накладные; счета-фактуры; счета; книга покупок; карточки складского учета материалов; накладные на внутреннее перемещение материалов; авансовые отчеты; ведомости; акты инвентаризации; инвентаризационные описи; расчетно-платежные документы; ведомости учета МБП; акты списания; материальные и производственные отчеты; журналы-ордера № 6, 7, 10; ведомость № 10; оборотные ведомости; Главная книга; баланс, бухгалтерская отчетность и др.
В ходе проверки могут быть выявлены следующие типичные ошибки и нарушения при учете операций с материальными ценностями:
1) нарушение графиков проведения инвентаризации;
2) фальсификация результатов инвентаризации;
3) отсутствие договоров о материальной ответственности;
4) завышение норм расхода материалов;
5) отсутствие договоров на поставку МЦ или неправильное их оформление;
6) неполное оприходование поступивших МЦ;
7) нарушение сроков оформления первичных документов по учету МЦ:
8) отсутствие или неправильное ведение карточек складского учета материалов;
9) неоприходование выявленных в результате инвентаризации излишков материалов;
10) арифметические ошибки в материальных отчетах;
11) отсутствие первичных документов на отдельные МЦ;
12) оприходование отдельных МЦ по завышенным ценам и др.
4.9. Проверка расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами
Расчеты организаций с бюджетом и внебюджетными фондами связаны с уплатой налогов и сборов, других обязательных платежей.
Ранее говорилось о налоговых аспектах взаимоотношений головной организации со своими обособленными подразделениями и с бюджетом. Напоминаем, что некоторые виды налогов уплачиваются в бюджеты тех регионов, в которых расположено подразделение (например, налог на прибыль, НДФЛ, налог на имущество, транспортный налог (в отношении транспортных средств, зарегистрированных в ГИБДД по местонахождению филиала)). По некоторым налогам обособленные подразделения подают отчетность в налоговые органы по месту своего учета.
Филиалы, представительства и другие обособленные подразделения, которые выделены на отдельный баланс, должны вести всю бухгалтерскую документацию, подтверждающую правильность исчисления и своевременность уплаты налогов. Учет расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами ведется соответственно на счетах 68 "Расчеты по налогам и сборам" и 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению". Аналитический учет по тем видам налогов, которые уплачиваются предприятием по местонахождению обособленного подразделения, ведется по каждому налогу, сбору и платежу на соответствующих субсчетах указанных счетов. Если обособленное подразделение находится в том же налоговом регионе, что и головное подразделение, у него нет отдельного расчетного счета и налоги уплачивает головная организация со своего расчетного счета, то нет смысла вводить отдельные субсчета.
Применяемые обособленными подразделениями методы определения налогооблагаемой базы, порядок исчисления налогов, представления отчетности должны соответствовать учетной политике для целей налогообложения, утвержденной головной организацией.
Характер и особенности проверки расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами компании по местонахождению ее обособленных подразделений зависят от круга переданных им полномочий, наличия отдельного баланса, налоговой политики компании.
Основная цель проверки – подтверждение правильности расчетов, полноты и своевременности перечисления в бюджет и внебюджетные фонды налогов, сборов и платежей; совершенствование налогового учета и документооборота; разработка проектов по минимизации налоговых платежей.
Программа проверки может включать следующие направления:
1) подтверждение соответствия финансовых и хозяйственных операций действующему налоговому законодательству и учетной политике компании;
2) определение налогов и платежей для перечисления бюджет и внебюджетные фонды;
3) проверка правильности определения налогооблагаемых баз и точности расчетов сумм налогов, подлежащих уплате;
4) проверка правильности применения налоговых ставок и льгот при расчете и уплате налогов;
5) проверка полноты и своевременности расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами;
6) проверка правильности оформления первичных расчетно-платежных документов и отражения в учете операций по начислению и уплате налоговых платежей;
7) проверка правильности составления налоговой отчетности;
8) анализ состояния учета и отчетности и общий вывод о значимости ошибок при начислении налогов и их влияния на достоверность отчетности.
Программа рассчитана на каждый вид расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами.
Осуществление проверки. Прежде всего аудиторы должны установить, по каким налогам и платежам проверяемое подразделение ведет расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами. Проверка будет сосредоточиваться именно на этих видах расчетов. Целесообразно также ознакомиться с результатами проверок налоговыми органами и предыдущих внутренних проверок.
Так как основная масса ошибок и нарушений приходится на долю расчетов по налогу на прибыль, НДС, НДФЛ, транспортному налогу, то эти расчеты должны проверяться более детально. Особое внимание аудиторы должны обратить на правильность отнесения налогов на соответствующие источники их уплаты, законность и целесообразность применения налоговых льгот и скидок.
При проведении проверки аудиторы должны уделить особое внимание методам документальной проверки:
1) соблюдению правил составления, подлинности и достоверности первичных документов;
2) сопоставлению данных учетных регистров и отчетности;
3) правильности отражения операций в учетных регистрах;
4) арифметическим расчетам и т. п.
В ходе проверки аудиторы сопоставляют дебетовые и кредитовые обороты по счетам 68 "Расчеты по налогам и сборам" и 69 "Расходы по социальному страхованию и обеспечению", т. е. суммы начисленных и уплаченных налогов за проверяемый период. Анализ проводится выборочно по тем отчетным периодам, в которых суммы оборотов наибольшие. Для проверки правильности определения суммы налога за данный период следует прежде всего проанализировать порядок формирования налоговой базы. В этих целях выбирается несколько значительных сделок, по которым осуществляется документальная проверка. Если не обнаружено ошибок, то налогооблагаемая база собирается по соответствующим журналам-ордерам или ведомостям за проверяемый период и рассчитывается сумма налога по применяемым ставкам. Полученная сумма сравнивается с данными отчетов за соответствующий период. Таким же путем проверяется правильность расчетов налоговых обязательств перед бюджетом. Если получаются расхождения, то аудиторы должны выявить их причины и отразить в отчете.
На последнем этапе проверки необходимо установить соответствие данных аналитического учета по счетам 68 "Расчеты по налогам и сборам" и 69 "Расходы по социальному страхованию и обеспечению" с данными синтетического учета в Главной книге и в отчетности, систематизировать и проанализировать выявленные ошибки и нарушения.
Обращаем ваше внимание на необходимость проверки достоверности отчетных данных, представляемых подразделениями и используемых головной организацией для расчетов по налогам и платежам, осуществляемым компанией в целом (например, показателей, установленных для расчета налога на прибыль, уплачиваемых в федеральный бюджет). Важным элементом проверки является проверка соблюдения обособленными подразделениями установленного учетной политикой для целей налогообложения порядка оформления счетов-фактур, книг продаж и книг покупок, что является существенным при расчетах с бюджетом по НДС.
Для проверки расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами используются следующие источники информации: приказ об учетной политике компании для целей налогообложения; положение об обособленном подразделении; приказы и распоряжения руководства компании и структурного подразделения; счета-фактуры; книги продаж и покупок; расчетно-платежные документы; выписки с банковского счета; расчетные ведомости по начислению заработной платы; учетные регистры по счетам 68 "Расчеты по налогам и сборам", 69 "Расходы по социальному страхованию и обеспечению", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", 79 "Внутрихозяйственные расчеты", 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы" и др.; расчеты (налоговые декларации) по отдельным налогам и платежам; Главная книга; баланс и др.
Наиболее типичными ошибками, которые могут быть выявлены при проверке, являются:
1) неправильное определение налогооблагаемой базы по отдельным налогам и платежам;
2) нарушение сроков платежей;
3) неправильное отнесение отдельных налогов, штрафов, пеней на счета затрат;
4) неправильное оформление первичных документов (счетов-фактур, книг продаж и покупок) и др.
4.10. Проверка расчетов с персоналом предприятия
Расчеты с персоналом очень разнообразны и носят систематический характер. К ним относятся: расчеты по оплате труда; по подотчетным суммам, выданным на хозяйственные и командировочные расходы; по прочим операциям (предоставленным ссудам, оплате товаров в кредит, по личному страхованию и т. п.). Особенности этих видов расчетов в организациях, имеющих филиалы, представительства и другие обособленные подразделения, обусловливаются официально закрепленным разделением полномочий между головной организацией и ее подразделениями.
Филиалы и другие обособленные подразделения, имеющие самостоятельный баланс и счет в банке, обычно наделяются всей полнотой полномочий по расчетам с персоналом: начислению и выплате вознаграждений своим работникам, ведению учета их доходов, удержанию и уплате НДФЛ, уплате ЕСН, выдаче под отчет денежных средств и ведению учета подотчетных сумм, а также осуществлению прочих расчетов с персоналом. Учет расчетов с персоналом в таких подразделениях осуществляется на счетах, входящих в утвержденный рабочий план счетов. Обычно используются счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и др. Аналитический учет на указанных счетах должен вестись по каждому работнику. Головная организация может также выделять своим обособленным подразделениям средства для выплаты вознаграждений.
Расчеты с персоналом подразделений, не имеющих отдельного баланса, осуществляются головной организацией, за исключением непосредственной выплаты зарплаты. В этом случае лицо, на которое возложены обязанности по оформлению первичных документов и передаче их головному офису, оформляет платежные ведомости, расходные кассовые ордера на выдачу подотчетных сумм, принимает авансовые отчеты и т. д.
Практика показывает, что взаимоотношения головной организации с работниками подразделений могут иметь разнообразные формы. Например, расчеты с работником, фактически работающим в обособленном подразделении, может выполнять и головная организация, если в трудовом договоре с ним она указана местом работы. С работниками могут заключаться также договоры подряда, совместительства, аутсорсинга и др. Учет списочного состава работников подразделений ведется на основании заключенных с ними договоров.
При осуществлении расчетов по оплате труда между головной организацией и обособленными подразделениями используется субсчет 79-2 "Расчеты по текущим операциям".