Основная цель проверки расчетов с персоналом – установление соответствия применяемой в организации методики учета операций по оплате труда и расчетов с персоналом действующему законодательству и внутренним нормативным документам; выявление ошибок и нарушений при осуществлении всех видов расчетов между организацией и ее работниками, а также степени их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности; выявление резервов повышения эффективности использования средств на оплату труда.
Названная цель может быть достигнута путем решения следующих задач:
1) подтверждение правомерности и достоверности начислений и выплат работникам по различным основаниям и отражения их в учете;
2) установление законности и полноты удержаний из доходов работников в бюджет, в пользу компании, других лиц;
3) оценка состояния аналитического и синтетического учета операций по расчетам с персоналом и полноты их отражения в бухгалтерском учете;
4) оценка мер, принимаемых руководством проверяемого подразделения, по взысканию задолженности с работников по подотчетным суммам, выданным ссудам, недостачам и т. п.
Программу проверки следует разрабатывать в следующих направлениях:
1) проверка расчетов по оплате труда:
а) проверка соблюдения действующего законодательства о труде;
б) проверка правильности оформления первичных документов по учету рабочего времени, начислению оплаты труда и удержаний из нее, выдаче вознаграждений работникам;
в) проверка правильности начисления оплаты труда и отражения в учете расчетов с персоналом по оплате труда.
2) проверка расчетов с подотчетными лицами:
а) проверка законности и целесообразности выдачи денежных сумм подотчетным лицам;
б) проверка правильности оформления и своевременности представления авансовых отчетов, целевого использования подотчетных сумм;
в) проверка соблюдения порядка возврата неиспользованных сумм;
г) проверка правильности составления корреспонденции счетов по расчетам с подотчетными лицами, соответствия данных аналитического и синтетического учета по этим операциям;
3) проверка расчетов с персоналом по прочим операциям:
а) проверка реальности и достоверности операций по прочим расчетам с персоналом;
б) проверка обоснованности сумм задолженности работников перед компанией, установление причин ее возникновения;
4) общий вывод о значимости выявленных ошибок и их влиянии на достоверность отчетности.
Осуществление проверки. Приступая к проверке расчетов с персоналом в структурном подразделении компании, аудиторы должны иметь четкое представление о том, какими полномочиями в этой области наделено подразделение; какие формы и системы оплаты труда здесь применяются; каков списочный и среднесписочный состав работников; как организован бухгалтерский учет (степень компьютеризации), как ограничен круг сотрудников, имеющих право на получение денежных средств под отчет, и пр.
Проверка расчетов с персоналом по заработной плате начинается с изучения утвержденного штатного расписания и соответствия ему фактически установленных должностных окладов, а также заключенных с работниками трудовых договоров, договоров гражданско-правового характера и др. Проверяются законность и правильность их оформления. Полученные данные о количестве и характере заключенных договоров используются для проверки списочного состава работников на начало и конец проверяемого периода.
Далее проверяются наличие и правильность оформления табелей учета использования рабочего времени и лицевых счетов работников. Выборочно проверяются другие первичные документы (наряды, расчетные ведомости, листки временной нетрудоспособности и др.).
Точность и достоверность произведенных начислений заработной платы и других выплат (премий, материальной помощи и др.) рекомендуется проверять выборочно. В выборку обычно включают данные по различным категориям работающих или уволенных работников, по разным видам начислений и разным временным периодам. Аудиторы должны проверить расчетные и платежные ведомости, лицевые счета, а также первичные документы, на основании которых произведены начисления заработной платы. Особое внимание обращается на соблюдение правил их заполнения, наличие подчисток, исправлений. Путем сопоставления данных табелей учета рабочего времени, нарядов и данных учета личного состава работников могут быть выявлены подставные лица или случаи повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам. Арифметическим путем выявляются ошибки в подсчетах в расчетных ведомостях и первичных документах.
Проверяются также соблюдение условий контрактов, обоснованность применения тарифных ставок, норм и расценок, учета качественных показателей. Пристальное внимание аудиторам следует обратить на правильность различных стимулирующих и компенсационных выплат (премий, надбавок, доплат за условия или характер труда), оплаты за непроработанное время (отпусков, временной нетрудоспособности, простоев и т. п.), расчета среднего заработка работников.
Далее проверяются правомерность, полнота и своевременность удержаний из заработной платы работников (НДФЛ, задолженности перед организацией, платежей по потребительским кредитам, исполнительным листам и т. п.). По основному виду удержаний – НДФЛ – проводится арифметический контроль сумм удержанного налога, проверяется законность применения вычетов.
Для проверки правильности отражения в учете расчетов с персоналом по оплате труда аудиторы устанавливают правильность указанной в учетных регистрах корреспонденции счетов и сумм начисленной оплаты труда и удержаний из нее в проверяемом периоде. Сопоставляются данные аналитического и синтетического учета по начислению, выплате и депонированию заработной платы.
При проверке расчетов с подотчетными лицами аудиторы должны прежде всего руководствоваться установленным головной организацией порядком выдачи денежных средств под отчет в обособленных подразделениях, в том числе сроками выдачи авансов, перечнем должностных лиц, которым разрешено получать денежные средства под отчет. Аудиторам необходимо провести сплошную проверку авансовых отчетов. При этом устанавливается, какие суммы были выданы отдельным работникам под отчет, были ли они использованы по назначению, не превышаются ли установленные нормы командировочных расходов, имеются ли все оправдательные документы к авансовым отчетам и их достоверность, соблюдаются ли сроки возврата неиспользованных сумм, правильно ли составляется корреспонденция счетов по расчетам с подотчетными лицами и т. д. Особое внимание следует уделить обоснованности представительских расходов, проведенных через подотчетное лицо, и таким операциям, как расчеты с водителями за приобретенные ими ГСМ. В целях проверки правильности корреспонденции счетов кредитовые обороты по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сопоставляются с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных ценностей, затрат, денежных средств и расчетов. Дебетовые обороты по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сверяют с оборотами по кредиту счета 50 "Касса".
Проверка расчетов с персоналом по прочим операциям включает проверку расчетов за товары, проданные в кредит, по предоставленным ссудам, по возмещению материального ущерба, за форменную одежду и т. п. Для проверки реальности этих операций и достоверности задолженности по ним аудиторам необходимо проверить аналитический учет по видам операций и подтверждение их первичными документами, установить причины возникновения задолженности, выявить виновных лиц.
Ошибки и отклонения, обнаруженные в процессе проверки, фиксируются в отчете с указанием нарушенных нормативных документов, инструкций, анализируется их влияние на достоверность отчетности.
Информация для проведения проверки берется из таких источников, как штатное расписание: положения о структурном подразделении, о премировании, о доплатах и надбавках; приказы и распоряжения; трудовые контракты; договоры подряда, возмездного оказания услуг и др.; договоры личного страхования, предоставления ссуд, на продажу товаров в кредит и т. п.; табели учета использования рабочего времени; наряды; путевые листы; исполнительные листы; листки временной нетрудоспособности; расчеты отпускных; лицевые счета работников; расчетные и платежные ведомости; акты инвентаризации; авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами; налоговые карточки работников; учетные регистры; Главная книга; бухгалтерская отчетность и др.
К типичным ошибкам, выявляемым при подобных проверках, относятся:
1) отсутствие необходимых документов для подтверждения законности начисления и выплаты работникам вознаграждений и других выплат;
2) неправильный расчет среднего заработка;
3) неправильная корреспонденция счетов;
4) несоответствие данных аналитического и синтетического учета;
5) выдача под отчет денежных средств лицам, не отчитавшимся за ранее выданные авансы;
6) нарушение сроков возврата подотчетных сумм;
7) превышение утвержденных норм командировочных расходов;
8) списание сверхнормативных сумм командировочных расходов на себестоимость;
9) незаконное списание на издержки потерь от порчи ценностей, превышающих нормы естественной убыли, вместо отнесения на виновных лиц и др.
4.11. Проверка формирования отчетности
Отчетность организации представляет собой систему показателей, характеризующих условия и результаты ее работы за отчетный период. Она отражает имущественное и финансовое положение компании на конкретную дату и финансовые результаты ее деятельности. Отчетность организации отражает сводные данные о состоянии и деятельности отдельных подразделений и всей организации. Она составляется на основании всех видов текущего учета: бухгалтерского, статистического, оперативного.
Мы уже говорили о том, что система внутреннего контроля компании предполагает регламентирование форм и порядка представления отчетности уполномоченными сотрудниками и подразделениями компании в головной офис. Документы должны отражать все значимые для компании хозяйственные события, оказывающие влияние на формирование отчетности.
Филиалы, представительства и другие подразделения, территориально обособленные от головной организации и выделенные ею на отдельные балансы, формируют отдельные регистры бухгалтерского учета, на основании которых составляется внутренняя финансовая отчетность филиала. В учетной политике компании закрепляется порядок ведения бухгалтерского учета филиалами и составления ими внутренней бухгалтерской отчетности.
Согласно Положению по бухгалтерскому учету ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации" (утв. приказом Минфина России от 06.07.1999 г. № 43н) бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности всех филиалов, представительств и иных подразделений (включая выделенные на отдельные балансы).
Головное подразделение, кроме ведения учета хозяйственных операций, проводимых им самим, формирует бухгалтерскую отчетность организации в целом путем сложения показателей, внесенных в собственные учетные регистры, и регистров обособленных подразделений. Поэтому внутренняя бухгалтерская отчетность по итогам каждого отчетного периода передается из всех подразделений в головную организацию. Показатели этой отчетности включаются в состав финансовой отчетности всей компании.
Информацию о хозяйственных операциях, которые подробно отражаются в бухгалтерском учете обособленных подразделений, головная организация получает свернуто через счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты". Однако всю полноту информации для анализа и принятия управленческих решений обеспечивает система документооборота между головной организацией и ее структурными подразделениями, которая включает формы отчетности и сроки ее представления.
Организации, имеющие обособленные структурные подразделения, составляют бухгалтерскую отчетность в соответствии с ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации". В Приложении к приказу Минфина России от 22.07.2003 г. № 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций" приводятся рекомендуемые формы бухгалтерской отчетности.
Специалисты считают, что для проведения внутреннего контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности подразделений в состав внутренней отчетности, представляемой ими, необходимо включать следующую документацию:
1) формы бухгалтерской отчетности;
2) оборотно-сальдовые ведомости с детализацией по субсчетам и номенклатуре имущества;
3) справки, характеризующие состояние активов и обязательств подразделения (остатков МПЗ, сумм дебиторской и кредиторской задолженности и т. п.);
4) счета-фактуры (полученные и выставленные), выписки из книг покупок и продаж;
5) справки для составления налоговых деклараций (о средне-списочной численности работников и величине остаточной стоимости ОС в подразделении; о состоянии расчетов подразделения с бюджетом и др.);
6) справку о соблюдении кассовой дисциплины в подразделении.
Формируя бухгалтерскую отчетность компании, суммируют показатели бухгалтерских балансов, отчетов о прибылях и убытках, отчета о движении капитала, отчета о движении денежных средств. При этом остатки на счете 79 "Внутрихозяйственные расчеты", отражающиеся в бухгалтерском учете головной организации, должны совпадать с совокупностью соответствующих остатков по данному счету обособленных подразделений, а сальдо по счету 79 в балансе организации должно равняться нулю.
Финансовая отчетность в первую очередь должна являться предметом пристального внимания службы внутреннего аудита, так как на ее основании принимаются решения о распределении прибыли, о привлечении займов и кредитов, о выдаче вознаграждений работникам. Проверка отчетности подразделений должна проводиться головной организацией не реже одного раза в год. Степень ее тщательности во многом зависит от сферы деятельности компании. Без уверенности в достоверности отчетности принимаемые собственниками компании решения могут быть неэффективными или даже привести к банкротству, так как практика показывает, что руководители подразделений могут, например, завысить реальные доходы компании в целях получения премии или, наоборот, занизить объемы, чтобы присвоить часть прибыли путем выведения затрат. Поэтому основная цель проверки формирования отчетности в компании – подтверждение ее достоверности. Согласно п. 6 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации" полной и достоверной считается бухгалтерская отчетность, сформированная в соответствии с правилами, установленными нормативными актами по бухгалтерскому учету. Причем важно не только соблюдение правил, но и такая подготовка бухгалтерской отчетности, которая предоставляет достоверную и полную информацию об имущественном, финансовом положении организации и его изменении, финансовых результатах ее деятельности.
Программа проверки включает:
1) анализ взаимосвязи отчетных данных. Сопоставление данных годовой отчетности с данными квартальной и текущей отчетности;
2) проверку соответствия бухгалтерского учета принятой учетной политике компании и рабочему плану счетов;
3) сверку сальдо по счету 79 "Внутрихозяйственные расчеты", числящегося во внутренней отчетности в проверяемом подразделении, с сальдо по счету 79, числящимся в бухгалтерском учете головной организации;
4) проверку правильности составления и своевременности передачи в головной офис извещений (авизо) при расчетах с головной организацией и другими подразделениями компании;
5) проверку достоверности данных, используемых головной организацией для составления налоговых деклараций;
6) проверку полноты и достоверности данных внутрифирменной отчетности, предоставляемой подразделением.
Осуществление проверки. Основанием для выводов о недостоверности отчетности в отдельных случаях могут служить результаты анализа и сравнение данных, указанных в бухгалтерской отчетности.
При проверке достоверности формирования отчетности аудиторы должны руководствоваться основными принципами ведения бухгалтерского учета, как то:
1) соблюдение в течение всего отчетного года принятой в компании единой учетной политики;
2) полнота отражения в учете всех хозяйственных операций и результатов инвентаризаций имущества и обязательств за отчетный период;
3) правильность отнесения доходов и расходов к отчетному периоду согласно рабочему плану счетов;
4) тождество данных аналитического и синтетического учета.
Завершающая стадия учетного процесса – формирование отчетности аудитором.
На первом этапе анализируются структура и содержание статей бухгалтерской отчетности, выделяются статьи, целесообразность проверки которых очевидна, устанавливаются критерии проверки. Необходимо изучить информацию на уровне сводных учетных регистров бухгалтерского учета.
На втором этапе определяется взаимосвязь между статьями отчетности и соответствующими счетами бухгалтерского учета. При этом проверяются и сальдо, и обороты по счетам отдельных финансово-хозяйственных операций.
На третьем этапе формируется мнение о достоверности отчетности в целом.
Предметами проверки являются:
1) соответствие требованиям ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации";
2) соблюдение порядка заполнения форм годовой отчетности;
3) соответствие показателей учетной политике;
4) соблюдение порядка предоставления и форм внутрифирменной отчетности;
5) взаимоувязывание и непротиворечивость отчетных показателей.
Основной формой бухгалтерской отчетности является баланс. Аудиторы должны убедиться, что бухгалтерский баланс составлен верно, для этого его показатели сверяются с данными Главной книги. Также сверяются обороты по кредиту каждого счета в Главной книге и соответствующих журналах-ордерах. Проверяются записи в Главной книге оборотов по дебету отдельных счетов из журналов-ордеров в разрезе корреспондирующих счетов. После подсчета оборотов и остатков по всем счетам аудиторы сверяют их с регистрами аналитического и синтетического учета. Часто остатки на отдельных счетах в Главной книге не соответствуют сумме балансовых статей.
В этом случае аудиторы должны проверить учетные регистры, чтобы выяснить, откуда взяты отдельные суммы и правильно ли они исчислены. При проверке следует обратить особое внимание на состояние Главной книги.
Отчет о прибылях и убытках дополняет и развивает информацию, содержащуюся в балансе. Поэтому в процессе проверки аудиторы исследуют в обособленном подразделении порядок формирования показателей, оказывающих влияние на финансовый результат деятельности компании. Проверяется правильность определения прибыли (убытка) от реализации продукции (работ, услуг) на счете 90 "Продажи", внереализационных доходов и расходов на счете 91 "Прочие доходы и расходы".