Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой – складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Лимитно-заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карте складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материалов со склада. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов).
Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя – у кладовщика.
Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные, которые составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.
Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов.
При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.
Списание материалов вследствие их непригодности оформляют актом на списание материалов, который составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица.
Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. Такое совмещение расходных документов и карточек учета уменьшает объем учетной работы.
На фактически израсходованные материалы подразделение-получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованы материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходимых случаях в акте указывают количество изготовленной продукции либо объем выполненных работ. Кроме того, подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию.
В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.
8.3. Синтетический учет материально-производственных запасов
Синтетический учет производственных запасов ведется на счетах:
10 "Материалы",
11 "Животные на выращивании и откорме",
14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей",
15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей",
16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей",
41 "Товары".
Учет материальных ценностей на синтетических счетах ведут по фактической себестоимости или по учетным ценам.
Согласно ИПГ1С:
Организации, занятые производством сельскохозяйственной продукции, могут открывать к счету 10 "Материалы" отдельные субсчета для учета: семян, посадочного материала и кормов (покупных и собственного производства); минералы ных удобрений; ядохимикатов, используемых для борьбы с вредителями и болезнями сельскохозяйственных культур; биопрепаратов, медикаментов и химикатов, используемых для борьбы с болезнями сельскохозяйственных животных, и др.
В зависимости от принятой организацией учетной политики поступление материалов может быть отражено с использованием счетов 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" или без использования их.
Счета 15 и 16 используют в том случае, когда учет ведется по учетным ценам, без использования указанных счетов ведется учет материалов по фактической себестоимости.
При учете материалов по фактической себестоимости в дебет счета 10 "Материалы" относят все расходы по их приобретению и кредитуют следующие счета:
60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами;
76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" – на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным (железнодорожным и водным) организациям;
71 "Расчеты с подотчетными лицами" – на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;
23 "Вспомогательные производства" – на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;
20 "Основное производство" – на стоимость возвратных отходов и др.;
91 "Прочие доходы и расходы" – на рыночную стоимость материальных ценностей, полученных от разборки списанных основных средств, и излишков материалов, выявленных при инвентаризации;
98 "Доходы будущих периодов" – на рыночную стоимость материалов, полученных по договору дарения и безвозмездно.
По мере списания безвозмездно полученных материалов на счета учета затрат и по другим причинам выбытия (на дебет счетов 20, 23, 25, 26, 97 и др. с кредита счета 10) их стоимость списывается с дебета счета 98 в кредит счета 91.
Счет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" предназначен для обобщения информации о заготовлении и приобретении материально-производственных запасов, относящихся к средствам в обороте.
В дебет счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" относится покупная стоимость материально-производственных запасов, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщиков. При этом записи производятся в корреспонденции со счетами 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т. п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материально-производственных запасов в организации.
В кредит счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" в корреспонденции со счетом 10 "Материалы" относится стоимость фактически поступивших в организацию и оприходованных материально-производственных запасов.
Сумма разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списывается со счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" на счет 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей".
Остаток по счету 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" на конец месяца показывает наличие материально-производственных запасов в пути.
(…)
Счет 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" предназначен для обобщения информации о разницах в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления) и учетных ценах, а также о данных, характеризующих суммовые разницы.
Сумма разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления) и учетных ценах, списывается в дебет или кредит счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" со счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей".
Накопленные на счете 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списываются (сторнируются – при отрицательной разнице) в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) или других соответствующих счетов.
Сельскохозяйственные организации продукцию собственного производства текущего года отражают на счете 10 "Материалы" в течение года по плановой себестоимости:
Дебет 10 "Материалы"
Кредит 20 "Основное производство".
После составления годовой отчетной калькуляции плановую себестоимость материалов корректируют до фактической себестоимости способом "красное сторно" (если фактическая себестоимость оказалась ниже плановой) или способом дополнительных проводок (если фактическая себестоимость выше плановой).
Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую проводку:
Дебет 20 "Основное производство"
(материалы отпущены основному производству);
23 "Вспомогательные производства"
(материалы отпущены вспомогательным производствам);
25, 26 и др. (в зависимости от направления расходов материалов)
Кредит 10 "Материалы" или других счетов по учету материалов.
При продаже материальных запасов, синтетический учет которых ведется по фактической себестоимости, проданные материалы списывают в течение месяца по учетным ценам:
Дебет 91 "Прочие доходы и расходы"
Кредит 10 "Материалы".
По окончании месяца такой же проводкой списывают отклонения фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам (дополнительной проводкой или способом "красное сторно").
По дебету счета 91 отражают также расходы, связанные с продажей материалов, и сумму НДС по проданным материалам.
При продаже материалов на сторону, синтетический учет которых ведется по учетным ценам, составляют следующие бухгалтерские записи:
Дебет 91 "Прочие доходы и расходы"
Кредит 10 "Материалы"
– на стоимость материалов по учетным ценам;
Дебет 91 "Прочие доходы и расходы"
Кредит 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей"
– на разницу между фактической себестоимостью материалов и стоимостью по учетным ценам;
Дебет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"
– на продажную стоимость материалов;
Дебет 91 "Прочие доходы и расходы"
Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам"
– на сумму НДС по проданным материалам.
Финансовый результат от продажи материалов списывают со счета 91 на счет 99 "Прибыли и убытки".
Если перед составлением бухгалтерского баланса за год фактическая себестоимость материальных ценностей оказывается ниже их рыночной стоимости, то указанные ценности отражаются в бухгалтерском балансе по фактической себестоимости. Если же, наоборот, фактическая себестоимость материальных ценностей оказывается выше их рыночной стоимости, то материальные ценности должны отражаться в бухгалтерском балансе по рыночной стоимости.
Чтобы исключить риск снижения стоимости материалов под влиянием инфляционных процессов, можно создавать резервы под снижение стоимости товарно-материальных ценностей за счет собственных источников:
Дебет 91-2 "Прочие расходы"
Кредит 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей".
В следующем отчетном периоде сумма данного резерва подлежит восстановлению. Закрытие счета 14 осуществляют исходя из предположения полного расходования материальных ценностей в следующем отчетном периоде:
Дебет 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей"
Кредит 91-1 "Прочие доходы".
Остаток на счете 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей" показывает превышение фактический себестоимости материальных ценностей над их рыночной стоимостью только на конец отчетного периода.
При списании материалов вследствие непригодности их фактическая себестоимость списывается:
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Кредит 10 "Материалы" и
16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей"
(при использовании учетных цен).
В зависимости от конкретных причин списания со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", списанные материалы относят на счета учета затрат на производство и издержек обращения (20, 23, 25, 26 и др.), расчетов по возмещению материального ущерба (76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами") или финансовых результатов (91"Прочие доходы и расходы").
Стоимость материалов по ценам между различными счетами издержек производства и другим направлениям выбытия материалов распределяют на основании ведомости распределения материалов, которую составляют по данным первичных документов о расходе материалов.
По истечении месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и стоимостью их по учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по учетным ценам (счета 20, 23, 25, 26 и др.). При этом если фактическая себестоимость выше твердой учетной цены, то разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, обратную же разницу – способом "красное сторно".
Отклонения фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам распределяют между израсходованными и оставшимися на складе материалами пропорционально стоимости материалов по учетным ценам.
8.4. Учет материалов в пути, неотфактурованных поставок, недостач и порчи, обнаруженных при приемке
В случае оплаты организацией расчетных документов поставщиков до момента оприходования покупаемых запасов, они учитываются организацией как материальные ценности в пути. Стоимость оплаченных счетов поставщиков за неприбывшие на склад материальные ценности, учитывается в бухгалтерии в ведомости учета материалов, находящихся в пути.
Стоимость оплаченных материалов, не поступивших в течение отчетного периода в организацию или не вывезенных со склада поставщиков, учитывают в бухгалтерском учете как дебиторскую задолженность.
Согласно "Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов":
36. Неотфактурованными поставками считаются материальные запасы, поступившие в организацию, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование, платежное требование-поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком).
Поступающие материалы, не сопровождающиеся платежными документами от поставщиков (неотфактурованные поставки), оприходуют по акту о приемке материалов, составляемому на складе. Оприходование неотфактурованных поставок осуществляют по учетным или рыночным ценам, если в качестве учетных цен используют фактическую себестоимость материалов, и отражают по дебету счета 10 "Материалы" с кредита счета 60.
40. После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.
41. Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем году после представления годовой бухгалтерской отчетности, то:
а) учетная стоимость материальных запасов не меняется;
б) величина налога на добавленную стоимость принимается к бухгалтерскому учету в установленном порядке;
в) уточняются расчеты с поставщиком, при этом суммы сложившейся разницы, между учетной стоимостью оприходованных материальных запасов и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором поступили расчетные документы:
– уменьшение стоимости материальных запасов отражается по дебету счетов расчетов и кредиту счетов финансовых результатов (как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году);
– увеличение стоимости материальных запасов отражается по кредиту счетов расчетов и дебету счетов финансовых результатов (как убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году).
"Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов" установлен также порядок учета недостач и порчи материалов, обнаруженных при их приемке.
Сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется умножением количества недостающих или испорченных материалов на договорную (продажную) стоимость поставщика (без НДС и транспортных расходов). Исчисленная сумма недостач или порчи отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов расчетов (60 или 76). Одновременно сумма недостач или порчи списывается с кредита счета 94 на счета учета транспортно-заготовительных расходов или отклонений в стоимости материальных запасов (счет 10 или 16).
Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), то они приходуются по ценам возможной продажи. На эту стоимость уменьшают сумму потерь от порчи.
Недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитывают по фактической себестоимости, включая транспортно-заготовительные расходы, НДС и акцизы по дебету счетов расчетов по претензиям (счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 2 "Расчеты по претензиям") и кредиту счетов по учету расчетов (60, 76).
При поступлении недостающих материалов от поставщиков они оприходуются по дебету счетов учета материалов с кредита счета 76. При этом списанная с кредита счета 76 сумма НДС отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".
При отсутствии оснований для предъявления претензий суммы недостач или потерь от порчи списываются покупателем на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" с кредита счетов учета расчетов (60 или 76).