При продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) в установленных случаях должна применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный Реестр.
Новый кассовый порядок в полной мере распространяется и на предпринимателей, с 2012 г. они обязаны вести кассу наравне с организациями. Об это сказано в п. 1.1 Положения № 373-П. Даже если предприниматель трудится в одиночку и сам получает выручку в офисах у клиентов, он должен вести кассовую книгу, следить за остатком кассы и сдавать сверхлимитную выручку в банк.
Индивидуальный предприниматель вправе потратить доход, полученный от бизнеса, сразу же на личные нужды. Поскольку индивидуальный предприниматель – это физическое лицо, и вся выручка, которую он получает от своей деятельности, сразу становится его личными средствами. В том числе и наличные деньги. Ими он может распоряжаться по своему усмотрению, если это не связано с предпринимательской деятельностью (π. 1 ст. 861 ГК РФ). Если он хочет немедленно потратить полученный доход, например, на нужды домохозяйства, нельзя запретить ему это сделать. И предварительно сдавать эти деньги в банк не нужно. Кстати, у предпринимателя может и вовсе не быть банковского счета, если он ведет наличные расчеты в разрешенных объемах – не более 100 000 рублей в рамках одного договора (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Закон не обязывает предпринимателя открывать счета в банках.
Скорее всего, составители Положения № 373-П имели в виду тех предпринимателей, у которых есть наемные работники и множество точек, в которые поступает наличная выручка. Например, несколько магазинов. Кассовый порядок для таких коммерсантов обретает смысл, позволяя регламентировать работу с наличными деньгами без постоянного личного участия.
Но как быть тем, кто с одной стороны, не хочет нести свои деньги в банк, а с другой – подставляться перед проверяющими, не сдавая сверхлимитную выручку на расчетный счет? Да почти также, как действуют организации, на время выдавая излишек из кассы под отчет своим сотрудникам.
Если предприниматель ведет кассовые операции в полном соответствии с новым Положением и однажды обнаруживает, что в его кассе наметился нежелательный остаток, он оформляет расходный ордер на самого себя с формулировкой "Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности". В результате "излишек" денег покинет кассу предпринимателя. И перекочует в его личный карман, который кассой не является. При этом по существу даже не возникает расхода: лишь перемещаются личные деньги гражданина.
Если впоследствии потребуется кассу пополнить, сделать это можно с помощью приходного ордера с основанием "Пополнение предпринимателем кассы для текущей деятельности". Конечно, составление кассовых ордеров для самого себя выгладит несколько странно. Но это, с одной стороны, законом не запрещено, а с другой – позволяет предпринимателю выполнить требования нового кассового порядка.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе, оборот по дебету – суммы, поступившие в кассу, а по кредиту – суммы, выданные из кассы.
При отражении поступления денежных средств в кассу организации делаются следующие бухгалтерские записи:
Дебет 50 "Касса"
Кредит 51 "Расчетные счета";
62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и др.
Выдача денег оформляется одной из следующих проводок:
Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
71 "Расчеты с подотчетными лицами";
76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и др.
Кредит 50 "Касса"
По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 "Касса" выводится сальдо наличных денег на конец месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге.
В ИППС указано:
К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:
50-1 "Касса организации";
50-2 "Операционная касса";
50-3 "Денежные документы" и др.
На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
По дебету субсчета 50-3 отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов. Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории, пансионаты и пр. отражаются бухгалтерской записью:
Дебет 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы"
Кредит 50 "Касса", субсчет 50-1 "Касса организации".
При выдаче путевок работникам бесплатно или с частичной оплатой делают запись:
Дебет 50 "Касса"
– на сумму частичного платежа, сделанного работником;
Дебет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению";
91 "Прочие доходы и расходы"
– на суммы, оплаченные за счет средств социального страхования или организации (в соответствии с условиями коллективного договора)
Кредит 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы".
В сроки, определенные руководством организации, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом, который затем утверждается руководителем. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается записью:
Дебет 50 "Касса"
Кредит 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы".
Недостача денежных средств в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира) и отражается бухгалтерской записью:
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Кредит 50 "Касса".
И одновременно относятся на виновника недостачи:
Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
В случае если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на расходы организации:
Дебет 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы"
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Из кассы организаций может производиться выдача денег под отчет работникам организации – подотчетным лицам. Наличные деньги выдаются под отчет на следующие цели:
• хозяйственно-операционные расходы;
• служебные командировки;
• для выплат по договорам страхования, если получатель денежных выплат не имеет возможности получить их непосредственно в кассе организации.
При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет делается проводка:
Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Кредит 50 "Касса".
Неиспользованный остаток подотчетной суммы возвращается в кассу: Дебет 50 "Касса"
Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Подробно об учете расчетов с подотчетными лицами см. п. 12.9. настоящего учебника.
11.3. Учет операций по расчетным и другим счетам в банках
Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.
Расчетные счета открываются всеми коммерческими предприятиями, имеющими статус юридического лица. Владелец счета может распоряжаться своими средствами без ограничений, осуществляя любые операции.
Текущие счета открываются некоммерческими учреждениями и организациями, которые не являются юридическим лицом. Владелец счета распоряжается средствами в точном соответствии со сметой, утвержденной вышестоящим органом, а перечень операций по счету регламентирован. Текущий счет имеют возможность открыть: структурные единицы производственных и научно-производственных объединений; другие хозрасчетные подразделения организаций, расположенные вне их места нахождения; кооперативы по месту нахождения их филиалов и др.
Специальные счета служат для хранения средств строго целевого назначения.
С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков).
Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов. В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.
В безакцептном порядке оплачивают счета энерго-, теплоснабжающих и водопроводно-канализационных организаций.
При недостаточности денежных средств на счете списание денежных средств со счета осуществляется в последовательности, определенной Гражданским кодексом РФ (ст. 855).
Ежедневно или в другие сроки, установленные по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из его расчетного счета с приложением оправдательных документов. В выписке указывают начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях предназначен счет 51 "Расчетные счета".
Согласно ИППС:
По дебету счета 51 "Расчетные счета" отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации. По кредиту счета 51 "Расчетные счета" отражается списание денежных средств с расчетных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, отражаются на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям").
Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним денежнорасчетных документов.
Аналитический учет по счету 51 "Расчетные счета" ведется по каждому расчетному счету.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами, в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению, предназначен счет 55 "Специальные счета в банках".
К счету 55 "Специальные счета в банках" могут быть открыты субсчета:
55-1 "Аккредитивы";
55-2 "Чековые книжки";
55-3 "Депозитные счета" и др.
На субсчете 55-1 "Аккредитивы" учитывается движение средств, находящихся в аккредитивах.
Аккредитивная форма расчетов применяется в двух случаях: когда она установлена договором и когда поставщик переводит покупателя на эту форму расчетов в соответствии с положениями о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления. Особенность аккредитивной формы расчетов в том, что оплату платежных документов производят по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.
Аккредитив – это условное денежное обязательство, принимаемое банком-эмитентом по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи. Порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в основном договоре, в котором отражаются основные условия (наименование банков, получатель средств, сумма аккредитива, его вид, сроки действия, способ извещения получателя средств об открытии аккредитива, полный перечень и точная характеристика документов, представляемых получателем средств, и др.).
Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств. Условиями аккредитива может быть предусмотрен акцепт уполномоченного плательщиком лица.
Выплаты по аккредитиву производят в течение срока его действия в банке поставщика в полной сумме аккредитива или по частям против представленных поставщиком реестров счетов и транспортных или приемно-сдаточных документов, удостоверяющих отгрузку товара. Реестры счетов должны сдаваться поставщиком в обслуживающее его учреждение банка, как правило, на следующий день после отгрузки (отпуска) товара.
Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается по дебету счета 55 "Специальные счета в банках" и кредиту счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и других аналогичных счетов.
Принятые на учет по счету 55 "Специальные счета в банках" средства в аккредитивах списываются по мере использования их (согласно выпискам кредитной организации), как правило, в дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Неиспользованные средства в аккредитивах после восстановления кредитной организацией на тот счет, с которого они были перечислены, отражаются по кредиту счета 55 "Специальные счета в банках" в корреспонденции со счетом 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета".
Аналитический учет по субсчету 55-1 "Аккредитивы" ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву.
Если аккредитив выставлен за счет собственных средств предприятия, составляют следующую бухгалтерскую запись:
Дебет 55 "Специальные счета в банках", субсчет 55-1 "Аккредитивы"
Кредит 52 "Расчетные счета".
Когда аккредитив выставляют за счет банковского кредита, составляют запись:
Дебет 55 "Специальные счета в банках", субсчет 55-1 "Аккредитивы"
Кредит 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам".
Оплату счетов поставщиков с аккредитивного счета оформляют следующей записью:
Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
Кредит 55 "Специальные счета в банках", субсчет 55-1 "Аккредитивы".
Остаток неиспользованного аккредитива возвращают организации-покупателю и зачисляют на расчетный счет, если аккредитив выставлен за счет собственных средств, или перечисляют в погашение задолженности по ссуде, если аккредитив выставлен за счет банковского кредита.
Расчетный чек – это документ, который содержит письменное поручение владельца счета (чекодателя) обслуживающему его банку на перечисление указанной в чеке суммы денег с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Данная форма расчетов в последние годы все шире используется при одногородних расчетах (особенно для расчетов с транспортными организациями). Порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются Гражданским кодексом РФ, а в части, им не урегулированной, другими законами и устанавливаемыми в соответствии с ними банковскими правилами.
При поступлении товаров (оказании услуг) плательщик выписывает чек из книжки и передает представителю поставщика или подрядчика, который становится чекодержателем. Чекодержатель представляет выписанный чек в свое учреждение банка, как правило, на следующий день со дня выписки, для зачисления денег на его расчетный счет.
На субсчете 55-2 "Чековые книжки" учитывается движение средств, находящихся в чековых книжках.
Депонирование средств при выдаче чековых книжек отражается по дебету счета 55 "Специальные счета в банках" и кредиту счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и других аналогичных счетов. Суммы по полученным в кредитной организации чековым книжкам списываются по мере оплаты выданных организацией чеков, т. е. в суммах погашения кредитной организацией предъявленных ей чеков (согласно выпискам кредитной организации), с кредита счета 55 "Специальные счета в банках" в дебет счетов учета расчетов (76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и др.). Суммы по чекам, выданным, но не оплаченным кредитной организацией (не предъявленным к оплате), остаются на счете 55 "Специальные счета в банках"; сальдо по субсчету 55-2 "Чековые книжки" должно соответствовать сальдо по выписке кредитной организации. Суммы по возвращенным в кредитную организацию чекам (оставшимся неиспользованными) отражаются по кредиту счета 55 "Специальные счета в банках" в корреспонденции со счетом 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета".
Аналитический учет по субсчету 55-2 "Чековые книжки" ведется по каждой полученной чековой книжке.
ПС предусмотрено, что наличие депозитных счетов отражается на субсчете 55-3 "Депозитные счета", открытом к счету 55 "Специальные счета в банках".
В ИППС прямо говорится, что перечисление денежных средств во вклад учитывается по дебету счета 55 "Специальные счета в банках" в корреспонденции со счетом 51 или 52. При возврате вклада в учете организации производятся обратные записи.
В то же время, внесение средств на депозит можно расценивать как финансовое вложение организации. Из пунктов 2 и 3 ПБУ 19/02 "Учет финансовых вложений" следует, что к таким вложениям, в том числе, относятся депозитные вклады, на которые начисляются проценты.
Согласно ПС финансовые вложения отражаются на счете 58 "Финансовые вложения".
Таким образом, правила ведения бухгалтерского учета допускают два варианта отражения денежных вкладов. Организации придется самостоятельно решить, какой вариант использовать. Выбранный порядок необходимо закрепить в учетной политике.