Пренебрежение ими приводит к серьезным последствиям. Действия категории "В" - действия значимые, но не настолько жизненно важные, как действия группы "А". Действия под буквой "С" было бы замечательно выполнить, но они не имеют такого значения, как действия первых двух категорий.
Ваше умение анализировать список действий и верно расставлять приоритеты есть необходимое, насущное умение, неотъемлемое условие успеха и лидерства. Зачастую оно оказывается решающим фактором, обусловливающим либо победу, либо поражение.
2.Организуйте списки по временному параметру, то есть определите четкие временные рамки, в пределах которых задания должны быть завершены. Какое-то задание может оказаться приоритетом номер один, но при этом с его выполнением вполне можно подождать пару недель или даже месяцев. Каждое задание обладает собственными специфическими временными требованиями и ограничениями.
Расставьте пункты по порядку и соедините оба списка. У вас получится законченный цельный план.
Решите, какие виды деятельности параллельны и могут выполняться одновременно с другими. Выполняйте одновременно сразу несколько вещей. Вы можете невероятно повысить скорость достижения цели, распределив части работы между несколькими людьми или организациями.
"САМАЯ НЕПРОИЗВОДИТЕЛЬНАЯ ТРАТА ВРЕМЕНИ -ХОРОШО ДЕЛАТЬ ТО, ЧТО ДЕЛАТЬ ВООБЩЕ НЕ СЛЕДОВАЛО БЫ".
Бенджамин Трегоу
Когда началась вторая мировая война, американский флот сильно нуждался в кораблях для транспортировки людей, материалов и продовольствия в Британию. Военный отдел поручил Генри Д. Кайзеру в минимальные сроки сконструировать "корабли свободы", чтобы восполнить огромные потери кораблей, потопленных немецкими подводными лодками.
До сих пор на постройку и спуск корабля уходило два года. За год Кайзеру удалось сократить срок строительства одного корабля до двух месяцев. А однажды он смог построить "корабль свободы", готовый к спуску, всего за четыре дня, и все благодаря невероятному американскому трудолюбию и мастерству!
Генри Кайзер и его помощники обнаружили, что планирование и выполнение параллельных заданий позволяет добиваться колоссальных результатов всего за долю того времени, которое потребовалось бы на выполнение одного задания строго по завершению предыдущего.
Существуют и последовательные задания. Это виды деятельности, которые зависят друг от друга. Нельзя выполнить одно, полностью не покончив с другим. Зачастую именно последовательные задания обусловливают скорость завершения работы, достижения цели и выполнения проекта.
Планируя проект или мероприятие, определите ключевые последовательные задания и убедитесь, что вы начали работать над ними своевременно, чтобы эти задания не задерживали выполнение целого проекта.
Шаг пятый. Последняя буква А означает "деятельность" (Activities). Сюда относятся задания, которые вам необходимо выполнить, чтобы реализовать ваши планы. Ваша задача - исключительно четко представлять, какие специфические действия вам предстоит выполнять каждый день для реализации разработанной стратегии.
Работая с людьми, возьмите за правило управлять при помощи указания целей. Никогда не жалейте времени объяснять, обсуждать и договариваться о предстоящих заданиях. Проверьте, чтобы все имели четкое представление, как будут оценены в конце их результаты и когда они должны быть получены. Приучите людей сообщать вам обо всех задержках, постоянно поддерживайте с ними связь и следите, чтобы выполнение проекта шло по намеченному плану.
Еще один способ управлять процессом работы - управление при помощи ответственности. Этот метод хорош в работе с людьми, которых вы знаете и которым доверяете, с теми, кто показал высокий уровень компетентности и профессионализма. Чтобы достичь максимальных результатов при использовании данного метода, занятые в проекте люди должны быть наделены как определенной властью, так и определенной ответственностью. Определите крайние сроки всех без исключения заданий с тем, чтобы остальные строго придерживались графика. Будьте готовы оказать помощь и поддержку тем, кто попал в затруднительное положение или столкнулся с проблемами.
Наконец, управляете ли вы при помощи целей или при помощи ответственности, помните, что передача прав и ответственности не означает сложения полномочий. Держите руку на пульсе. Чем большее значение имеет задание для конечной цели, тем больше внимания вам следует уделять этому заданию. Не надейтесь, что все сделается само собой, без вашего постоянного участия. Как доктор, имеющий дело с тяжело больным пациентом, вы обязаны время от времени устраивать "выборочную проверку" основной, ключевой, части штата - так вы будете уверены, что все идет должным образом и по плану.
БИЗНЕС-ЦЕЛИ ЕСТЬ РЫНОЧНЫЕ ЦЕЛИ
В бизнесе любое стратегическое планирование представляет собой рыночное планирование. Покупатель - это не только король, на покупателе следует сосредоточивать все помыслы и внимание при постановке и достижении целей. Что клиент желает, в чем клиент нуждается, что ему нравится, что не нравится, за что он готов платить и что ему могут предложить ваши конкуренты - вот решающие факторы, обусловливающие победу или поражение, успех или неудачу. Особенно это актуально в жестких условиях конкурентного рынка.
Вот к какому выводу пришли Дан и Брэдстрит, пятьдесят лет изучающие деятельность самых разнообразных фирм и компаний. Всю деловую мудрость можно выразить в одной фразе: "Компании процветают благодаря высокому объему продаж; компании терпят крах из-за низкого объема продаж. Все остальное второстепенно".
Я основал и управлял двадцатью различными компаниями, и при этом в основе моей деловой философии всегда находился объем продаж. Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с финансовыми трудностями, сразу начинайте думать об увеличении объема продаж и получении большей прибыли. Поток прибыли - это законодатель в финансовом мире, умение им управлять- решающее умение в современном бизнесе.
Во время недавно проведенного исследования членам правления был задан один вопрос: "Насколько важен для вашей организации объем продаж?" Практически все опрошенные ответили, что объем продаж для них имеет огромное, просто первостепенное значение, это наиболее значимый элемент их бизнеса.
Затем членам правления был задан следующий вопрос: "Сколько времени вы тратите на решение вопросов, касающихся объема продаж и маркетинга?" В среднем владельцы бизнеса и управляющие затрачивают на них примерно одиннадцать процентов своего времени! Все остальное время поглощала дела, не связанные с продажей.
Единственный путь выжить и процветать на рынке - сосредоточить все внимание исключительно на производстве и продаже товаров и услуг, которые люди готовы покупать и которые приносят компании прибыль.
АНАЛИЗ ТОРГОВЫХ СТРАТЕГИЙ
При стратегическом планировании для организаций следует обращать внимание на главные вопросы: "Что продается, кому, кем, по какой цене, каким образом это предполагается доставлять и оплачивать?"
Пренебрежение подобного рода вопросами служит основной причиной снижения доходов и замедления движения наличности, а зачастую и банкротства компании. Умение верно задавать и отвечать на эти вопросы - ключ к успеху в делах. Вот ключевые вопросы, на которые регулярно и скрупулезно обязан отвечать любой торговый агент, владелец предприятия или управляющий.
1. Кто наш клиент? Определите своего идеального клиента по критериям возраста, образования, доходов, положения в обществе, вкусов, предпочтений, опыта и психологических особенностей. Как вы представляете себе завтрашних клиентов? Что вам необходимо предпринять, чтобы сделать ваш товар или услугу более привлекательными для идеального клиента?
Что ценит наш клиент более всего? Сколько готов заплатить клиент за ваш товар или услугу в условиях конкурентного рынка?
Каких выгод он ожидает от совместной работы с вами? Из всех преимуществ, что вы ему предлагаете, какое окажется наиболее убедительным и заставит клиента принять положительное решение?
Если вы не в состоянии дать ответы на вышеприведенные вопросы, вам следует вернуться на несколько шагов назад.
Кто является нашими конкурентами? Какие компании соперничают с вами? Поскольку 'клиенты могут приобрести лишь ограниченное количество товаров и услуг, кто пытается заполучить вашего клиента и чем отличается их тактика от вашей?
Почему наши предполагаемые клиенты покупают у наших конкурентов? Какие преимущества они получают при работе с ними?
Что их привлекает в предложении ваших конкурентов, что заставляет предпочитать их товар вашему?
В чем заключается наше конкурентное преимущество? Что мы делаем лучше, чем все остальные? Что предлагаем мы и только мы?
Любой процветающий бизнес строится на основе уникального конкурентного преимущества, которым не может похвастаться более ни один бизнес. Что это в вашем случае? Что это должно быть? Что это может быть? Это ключевой вопрос для достижения успеха в делах.
Какие изменения нам следует внести, чтобы привлечь новых клиентов в будущем? Помните: того, что позволило вам добраться туда, где вы находитесь в настоящий момент, недостаточно, чтобы удержать вас там. Что вам следует делать быстрее, лучшее, дешевле, чтобы переманить покупателей у ваших конкурентов? Ваше умение беспристрастно ответить на этот вопрос определяет ваше деловое будущее.
Какую пользу вы приносите? Что бы сказали о вас ваши бывшие клиенты, если бы им задали такой вопрос? Каким образом они бы вас охарактеризовали? Какими словами они описали бы ваш товар или услугу или свой опыт работы с вами? Более важный вопрос звучит так: как вы можете повлиять на будущих покупателей с тем, чтобы они отзывались о вас наиболее благоприятным образом?
Процесс продажи можно назвать источником жизненной силы любого бизнеса. Каково бы ни было ваше положение в бизнесе, вы все равно, так или иначе, занимаетесь коммерцией. Чем большее влияние вы оказываете на уровень продаж и доходность компании, тем больше вы повышаете свою ценность как работника. Чем больше времени вы посвящаете маркетингу, объему продаж и прибыльности, тем больше вероятность того, что вы займетесь именно теми вещами, которые повысят ваш статус в компании.
Личностное стратегическое планирование
Принцип цели в военном контексте - захватывать стратегически важные объекты, занимать важные позиции и выигрывать сражения и войны. Принцип цели в контексте бизнеса - удерживать клиентов, получать прибыль, выживать в условиях конкурентного рынка. Принцип цели в личностном контексте относится к вашей способности определяться в своих желаниях, разрабатывать планы по достижению поставленных целей, воплощать свои планы в действительность.
Умение ставить цели для своей жизни - решающее умение для успеха. Те, кто ставят четкие цели и точно знают, чего они хотят, всегда добиваются намного большего, чем те, кто на ощупь пробирается вперед, не будучи уверенным, кто они есть и куда идут. Сам процесс постановки целей переворачивает вашу жизнь на сто восемьдесят градусов и обеспечивает прочное будущее.
В процессе постановки целей начинать всегда следует с идеализации. Все преуспевающие люди, высокоэффективные работники позволяют себе мечтать. Они мысленно переносятся на пять-десять лет вперед и представляют, как выглядела бы их жизнь, если бы осуществились все, даже самые смелые их мечты.
Ваша способность рисовать идеальное будущее имеет колоссальное значение для постановки целей в настоящем. Как только вы определили для себя идеальное будущее, задайтесь таким вопросом: "Что должно было бы случиться, чтобы это будущее стало явью?" Я называю это "думать в сослагательном наклонении прошедшего будущего времени". Это высшая форма теоретического и творческого мышления, это ключ к созданию вашего будущего.
Оглянитесь вокруг и попробуйте применить метод идеализации. Определитесь, чего вы в действительности хотите, прежде чем приводить всевозможные доводы в пользу нереальности своего замысла.
Представьте, что вы можете взмахнуть волшебной палочкой и стать кем угодно, обладать, чем пожелаете, и делать все, что вы захотите, без ограничений. Какие цели вы бы поставили перед собой?
Вообразите, что вы освободили джинна из волшебной лампы, и тот предложил вам исполнить три любых желания. Что бы вы попросили? Запишите эти три желания.
Большинство людей при ответе на подобной вопрос, как правило, отмечают здоровье, личные отношения и финансы. Это происходит потому, что здоровье, отношения и деньги являют собой "золотой треугольник" личностного успеха и благополучия. Каковы ваши желания?
СЕМЬ ОСНОВНЫХ ЖИЗНЕННЫХ СФЕР
Постановка и достижение целей в семи ключевых областях гарантирует ваше счастье и полноценную, гармоничную жизнь. На каждом этапе на первый план выходит одна или несколько областей, которые на данный момент имеют для вас наибольшее значение. Если вы потеряли работу, то она приобретает первостепенное значение. Если у вас сложились неудачные отношения или вы одиноки, то личная жизнь превосходит по важности все остальные сферы. Если вы остались без средств к существованию, все силы будут брошены на решение финансовой проблемы. По мере изменения ситуации меняется и настоятельность целей.
Карьера и бизнес. Это ваши цели на трудовой период. Они включают работу, которой вам хотелось бы заниматься, количество денег, которое вам хотелось бы зарабатывать, требуемые умения и навыки, достижения, к которым вы стремитесь, и ваше представление идеального будущего.
Чем четче и определеннее ваш" ответы на вышеперечисленные вопросы, тем быстрее вы достигнете всех поставленных целей.
Семья и личные отношения. Согласно доктору Сидни Жерарду, восемьдесят пять процентов счастья обусловливается благополучными личными отношениями. Даже если ваши цели эмоционально окрашены и нематериальны, оформите их письменно точно так же, как вы оформляете финансовые или карьерные цели.
Какого рода отношения сделали бы вас счастливым? Какого рода семейную жизнь вы бы хотели построить? Чего бы вы хотели достичь для своей семьи и вместе с ней? Что бы вам хотелось изменить в семейной жизни или личных отношениях? От чего вам следует избавиться, а что начать делать, чтобы наслаждаться счастливой, благополучной семейной жизнью? Если бы вы могли взмахнуть волшебной палочкой, что бы вам захотелось изменить?
Деньги и вложения. Каковы ваши финансовые цели, краткосрочные и долгосрочные? Сколько вы хотите зарабатывать? Сколько вы хотите иметь, уйдя на пенсию? Каковы ваши планы касательно доходов на ближайшие три, пять и десять лет?
Что вам придется делать по-другому, чтобы достичь поставленных финансовых целей?
Здоровье и физическая форма. Каковы ваши цели в контексте здоровья и физической формы? Сколько вы хотите весить? Сколько времени вы планируете тратить на физические занятия ежедневно и еженедельно? Сколько часов вы отводите себе для сна? Сколько дней и недель вы собираетесь отдыхать каждый год? Особенно важный вопрос: как долго вы собираетесь жить, и что вам предстоит для этого сделать, начиная с сегодняшнего дня?
Личностное и профессиональное совершенствование. Определите, какого рода знания и умения вам понадобятся как в личностном плане, так и в профессиональном, чтобы стать ведущим специалистом в своей области. Какие книги вам придется изучить? Какие курсы и семинары предстоит посетить для повышения квалификации и уровня профессионализма?
Социальная жизнь. Что вы хотите изменить в мире, в котором живете? Какую пользу вы стремитесь принести своему народу? Какие социальные, религиозные, политические объединения и группы вы поддерживаете? Чем бы вам хотелось заниматься более активно, чтобы изменить этот мир к лучшему?
Внутренний мир и духовное развитие. Величайшее человеческое благо - душевное спокойствие.
Вспомните, когда в своей жизни вы пребывали на вершине блаженства, когда вы были наиболее счастливы? Что приносит вам душевное спокойствие? Если бы у вас была волшебная палочка, какой образ жизни вы бы выбрали для себя как идеальный? Лишь три процента взрослых людей имеют четкие, конкретные, письменно изложенные цели. Ваша задача - стать одним из тех, кто входит в эти три процента, ибо они зарабатывают в пять и десять раз больше, чем все остальные. Они контролируют свою жизнь в отличие от остальных, они добиваются намного большего, и их жизнь полнее, и ярче.
КАК СТАВИТЬ И ДОСТИГАТЬ НУЖНЫЕ ЦЕЛИ
Существует весьма эффективный процесс, состоящий из семи шагов, который поможет вам воплотить в жизнь любой, даже самый невероятный замысел. Как писал Наполеон Хилл, автор книги "Думай и богатей": "Человек в состоянии достичь всего, что примет и во что поверит его разум".
Шаг первый. Прежде всего, четко определите для себя, чего вы хотите достичь в каждой из сфер жизни; логично и четко сформулируйте свои мысли. Письменное изложение целей делает вас одним из тех, кто входит в три лучших процента.
Шаг второй. Определите крайние сроки реализации цели; в случае необходимости установите еще и промежуточные сроки, с тем, чтобы вы всегда могли оценить объем и скорость выполнения работы.
Шаг третий. Определите все препятствия, стоящие между вами и желанной целью. Выберите одно, самое серьезное, и разработайте план по его преодолению или устранению в кратчайшие сроки.
Шаг четвертый. Определите людей, организации или группы, чья помощь или содействие вам потребуется для достижения цели. Что они приобретут, помогая вам? Любой человек, стремящийся к великим свершениям и серьезным достижениям, нуждается в помощи многих людей. Кто эти люди?
Шаг пятый. Какие дополнительные знания и умения потребуются вам для достижения цели? Помните слова Леса Брауна, автора книги "Воплотите свои мечты": "Чтобы получить то, чего у вас никогда раньше не было, вам нужно стать тем, кем вы никогда раньше не были". Решите, какое из умений окажется самым существенным, и продумайте, каким образом вы можете им овладеть в самом скором времени.
Шаг шестой. Соберите ответы на первые пять вопросов, и включите их в план действий. Составьте список всех, даже самых мелких, шагов, которые в итоге приведут вас к поставленной цели. Определите приоритетность каждого пункта, параллельные и последовательные задания. Установите точный срок выполнения каждой части плана. Оформите готовый план письменно, и регулярно с ним сверяйтесь.
Шаг седьмой. Без промедления принимайтесь за реализацию плана. Каждый день должен приближать вас к намеченной цели; нельзя сидеть без дела ни единой минуты. Как сказал Роберт Шуллер: "Осилить ярд сразу очень сложно, но дюйм за дюймом его возможно преодолеть".
В НАЧАЛЕ ПУТИ
На листе бумаги отметьте все-все цели, которых вы хотели бы достичь в ближайшие три-пять лет, как будто вы не ограничены абсолютно ничем. Представьте на мгновение, что в вашем распоряжении время, деньги, друзья, знания, умения, таланты, ресурсы и возможности - все, что может вам пригодиться. Не обуздывайте свою фантазию. Теперь запишите все, что вы мечтаете иметь, делать или кем хотите быть, если бы ваши возможности и ресурсы были неограниченны.