Типы целей
Рассмотрим различные типы целей.
Текущие цели, определяемые должностью
Существуют цели, которые определяются самой должностью сотрудника. Они описаны в должностном профиле как составляющие конечного результата. Возьмем в качестве примера одну из таких составляющих результата работы торгового представителя: "Быстро отвечать на обращения и жалобы клиентов, добиваясь удовлетворенности". Эти цели создают основу для анализа и оценки результативности. Хотя они называются текущими, их нужно регулярно пересматривать и соответствующим образом корректировать.
Целевые показатели
Целевые показатели – это такие результаты, которые поддаются количественному измерению, например: выработка, объем производства, доход, продажи, уровень предоставления услуг, снижение издержек и уменьшение доли брака. Так, целевой показатель для сотрудника клиентской службы может быть следующим: "Рассматривать 90 % обращений клиентов в течение двух рабочих дней".
Задачи/проекты
В качестве цели может быть задано выполнение задач или осуществление проектов к определенной дате или достижение определенного промежуточного результата.
Ценности
В качестве целей могут выступать ожидания в отношении следования ключевым ценностям организации в таких составляющих работы, как качество, обслуживание клиентов, инновационные разработки, работа в команде, внимательное и заботливое отношение к людям, охрана окружающей среды и обеспечение равных возможностей занятости и карьеры. Эти цели призваны мотивировать сотрудников "оживлять корпоративные ценности" – превращать теорию в практику.
Поведение
Часто ожидания в отношении поведения сотрудников формулируются в схемах компетенций. Но они могут быть определены и самостоятельно в подразделах схемы. Схема компетенций может осветить аспекты поведения, связанные с ключевыми ценностями, например командной работой. Однако нередко они превращают устремления, выраженные в формулировках ценностей, в более конкретные описания желаемого и нежелаемого поведения. Это бывает полезно при планировании и оценке результативности.
Повышение результативности
Цели, касающиеся повышения результативности, определяют сферы индивидуального развития в форме совершенствования знаний и навыков (развития способностей и компетенций).
Развитие
Личностный рост сотрудника – это тоже определенная цель – цель развития. Ее достижение предполагает приобретение новых знаний и навыков (расширения способностей и компетенций).
Что такое правильная цель?
Правильно заданные профессиональные или оперативные цели – это:
• согласованные с ценностями организации, целями подразделения и организации в целом;
• точные – ясно и четко определенные, сформулированные в виде утверждений;
• стимулирующие – побуждающие сотрудника добиваться высокого уровня результативности и двигаться вперед;
• измеримые – могут быть оценены в количественных или качественных показателях результативности;
• достижимые в пределах возможностей сотрудника – необходимо принимать в расчет все ограничения, из-за которых он рискует не достичь поставленных целей, в том числе недостаток ресурсов (денег, времени, оборудования, поддержки других людей), нехватку опыта или подготовки, внешние обстоятельства, неподвластные ему, и т. д.;
• разделяемые менеджером и самим сотрудником, – сотрудник должен сам ставить перед собой эти цели, а не считать их навязанными сверху, хотя возможны и ситуации, когда людей приходится убеждать принять на себя повышенные обязательства по сравнению с теми, которые им самим кажутся "потолком";
• привязанные ко времени – цели должны быть достижимы в пределах определенного временного интервала (это требование не относится к постоянным или текущим целям);
• ориентирующие на работу в команде – требующие от сотрудника быть эффективным членом команды, в то же время не забывая об индивидуальных достижениях.
Многие организации обобщают характеристики правильной цели в аббревиатуре SMART:
Конкретная/стимулирующая (Specific/Stretching) – ясная, однозначная, отчетливая, доступная для понимания и побуждающая расширять границы возможного.
Измеримая (Measurable) количественно, качественно, во времени, в деньгах.
Достижимая (Achievable) – ставящая сложные задачи, но решаемая усилиями компетентного и преданного делу сотрудника.
Релевантная (Relevant) – связанная с задачами организации; цели индивида должны находиться в согласии с целями организации.
Привязанная ко времени (Time-framed) – достигаемая в согласованные сроки.
Процесс формулирования ожиданий в форме целей
Ожидания должны определяться на основе должностного профиля, в котором описывается суть должности, и указываются составляющие конечного результата работы в этой должности. Кроме того, в должностном профиле должны быть перечислены компетенции (знания и навыки), необходимые для выполнения должностных задач, и любые конкретные требования к поведению сотрудника в рамках схемы компетенций организации.
Таким образом, процесс начинается на этапе планирования результативности с анализа и, при необходимости, изменения существующего должностного профиля или создания нового. Для каждой составляющей конечного результата обсуждаются и согласовываются текущие ожидания и все конкретные целевые показатели или задачи, изменения в поведении или требования в плане развития/обучения, связанные с этими областями. В ранее приведенном примере составляющая конечного результата может быть изменена следующим образом: "Отвечать на обращения и жалобы клиентов быстро, эффективно и вежливо, добиваясь удовлетворенности клиента", а цель – "Рассматривать 90 % обращений в течение одного рабочего дня". Вопрос об ожиданиях необходимо увязать с более общим – как данный сотрудник может способствовать в целом улучшению качества обслуживания клиентов. Для достижения соглашения можно обращаться к схеме компетенций в связи с любым изменением в требованиях к поведению и рекомендациях по их выполнению. Может потребоваться и дальнейшее обучение. Тогда итогом обсуждения становится дополнительное соглашение о способах измерения и оценки результативности в данной области. Это сложная, но жизненно важная часть процесса. Необходимо согласовать, каким образом и по каким показателям будет измеряться результативность, или каким способом, на основании каких фактов сотрудник сможет подтвердить, что хорошо выполнил работу.
Постановка целей в Centrica
Джо Дагдейл, исполнительный директор по управлению персоналом компании Centrica Communications, поясняет:
В частности, мы пытаемся укрепить связь между результативностью отдельного сотрудника и результативностью компании в целом и добиться соответствия задач и целевых показателей для сотрудников задачам организации. Большинство руководителей высшего звена стремятся установить прямое соответствие между целями сотрудника и административным планом для подразделения, в котором этот сотрудник трудится. Наш административный план охватывает семь важнейших аспектов деятельности, и мы совместно добиваемся, чтобы индивидуальные задачи вытекали из них. В противном случае мы говорим сотруднику, что едва ли это правильная цель. Затем цели трансформируются в ключевые показатели результативности. Вы всегда можете узнать, кто отвечает за предоставление той или иной услуги.
Измерение показателей результативности
Чтобы повысить результативность, необходимо знать, какова она на сегодняшний день. Действительно, часто приходится слышать: "Что нельзя измерить, тем нельзя и управлять". На этапе планирования необходимо достичь согласия относительно критериев, по которым будет оцениваться, насколько решены поставленные задачи. Это могут быть непосредственные показатели результативности или параметры измеряемых результатов трудовой деятельности. или это могут быть столь же наглядные показатели, связанные с выполненными задачами или проектами, отвечающими определенным требованиям.
Ситуация усложняется, если приходится пользоваться качественными характеристиками поведения сотрудников или такими показателями результатов, которые нельзя измерить. Тогда оценка результативности становится гораздо более субъективной, а значит, потенциально предвзятой, несправедливой или непоследовательной. Чтобы этого избежать, стоит использовать объективные факты, характеризующие поведение и результаты деятельности сотрудника. Необходимо собрать фактические данные, на основе которых выносится суждение. В вышеприведенном примере с торговым представителем можно получить следующие факты, показывающие, насколько он результативен. Они могут касаться оперативности (компьютерные данные о скорости отклика), эффективности (данные о вторичных обращениях или жалобах клиентов) и вежливости (исследование удовлетворенности клиентов). Проблема заключается в том, что измеряется обычно то, что легко измерить. Но в некоторых должностях значимые характеристики работы вообще неизмеряемы, а измеряемые ничего не значат. Как отмечает Левинсон:
Чем сильнее акцент на измерение и количественную оценку, тем выше шансы, что неуловимые, неизмеряемые элементы задачи будут отброшены. Таким образом, качество работы часто приносится в жертву подсчетам.
Классификация показателей результативности
Показатели результативности, или параметры, можно разбить на несколько категорий:
• финансовые показатели - доход, капитализация, добавленная стоимость, прибыль, затраты;
• результаты деятельности - число произведенных или обработанных единиц продукции, объем производства, продажи, число новых клиентов;
• воздействие – достижение соответствия стандарту (качества, уровня обслуживания и т. д.), изменения в поведении, завершение работы/проекта, уровень востребованности услуги;
• отклик - суждение других лиц: коллег, внутренних и внешних клиентов;
• время – скорость реакции или время между получением и выполнением заказа, достижения в привязке к графику работ, количество просрочек, срок вывода продукта на рынок, сроки поставки.
Энди Нили и Крис Адамс называют пять самостоятельных, но взаимосвязанных подходов к результативности. Из каждого вытекают свои способы ее измерения:
1. Удовлетворенность ключевых заинтересованных лиц – кто они, что хотят и в чем нуждаются?
2. Качество стратегии – какие стратегии необходимо воплотить в жизнь, чтобы удовлетворить желания и потребности этих ключевых заинтересованных лиц?
3. Качество процессов – какие критически значимые процессы появятся у нас вследствие реализации этих стратегий?
4. Наличие способностей и компетенций – какие способности необходимы, чтобы управлять этими процессами и совершенствовать их?
5. Вклад заинтересованных лиц – какой вклад заинтересованных лиц потребуется для того, чтобы мы могли приобрести и развить эти способности?
Руководящие принципы
При разработке показателей результативности полезно руководствоваться следующими принципами:
• Показатели должны быть связаны с результатами и наблюдаемым поведением.
• По возможности, индивидуальные результаты должны быть связаны с результатами организации в целом, например сбалансированной системой показателей.
• У каждого сотрудника должна быть возможности достичь этих результатов, а сами результаты должны определяться согласованными целевыми показателями.
• Необходимо установить и согласовать требования к поведению сотрудника (компетенции).
• Для оценки результативности должны быть доступны фактические данные (свидетельства).
• Оценка должна быть объективной.
Относительно легко измерить результативность сотрудников, отвечающих за достижение объективно измеряемых целей, – например в области продаж. Задача осложняется в отношении работников умственного труда, скажем ученых. Нил Уолфорд, менеджер по обучению и развитию организации в Институте исследования рака, делится опытом:
Трудно управлять результативностью научной деятельности. В этой сфере возможно все – и неожиданный прорыв, который внезапно все изменит, и два-три года вообще без конкретных результатов. Так что очень непросто, если речь идет об оригинальном исследовании, задать конкретные показатели и целевые результаты, если не использовать научные параметры, признаваемые самими исследователями. Что касается нашего штата ученых, выяснилось, что все наши аттестации по результативности существуют словно бы сами по себе, не оказывая заметного влияния на их работу. Даже если вы заполнили "галочками" все клетки опросника, это не заставит коллег или руководителей считать вас великим ученым. Поэтому нам пришлось соотнести результативность научной работы со стратегией нашей организации. Роль организации – создавать условия для научного поиска, выделять ресурсы и надеяться, что в общем и целом то, чем заняты ученые, отвечает ее задачам. Это скорее кампус, чем корпоративная структура. Мы создаем среду, куда ученые приходят делать свое дело, и эта среда прочно связана с внешним миром.
Мы стремимся определить ключевые ценности настоящего ученого. Не дав определение результативности, нельзя ее оценить и невозможно воспроизвести. Вся суть именно в этом – попытаться сформулировать, что такое настоящая наука.
Непрерывный процесс управления результативностью
Нужно стремиться к управлению результативностью "круглый год семь дней в неделю" – этот процесс должен стать непрерывным. Управление результативностью не сводится к ежегодной аттестации. Традиционные системы оценки результативности сотрудников обычно реализовывались в форме формальной аттестации один раз в год, к тому же носящей ретроспективный характер. Она проводилась по распоряжению отдела управления персоналом, зачастую поверхностно, и результаты ее быстро забывались. В нужных местах опросного листа появлялись "галочки", и никому не нужные бумаги навсегда исчезали в архивах.
Тем не менее, формальная, чаще всего ежегодная аттестация является важным элементом системы управления результативностью – однако не самым важным. Такое же, если не большее, значение имеют соглашение об исполнении и сам процесс контроля за его исполнением.
Управление результативностью должно восприниматься как неотъемлемая часть непрерывного процесса управления. В основе этого подхода лежат принципы ориентации на:
• обеспечение устойчивого роста результативности;
• непрерывное развитие навыков и расширение возможностей сотрудника;
• создание "обучающейся организации", то есть постоянно развивающейся и применяющей на практике знания, добытые опытом и анализом факторов, обеспечивших наивысшие результаты.
Таким образом, менеджеры и сотрудники должны быть готовы, склонны и способны выявлять и удовлетворять потребности в улучшении, едва они возникнут. Нужно добиваться максимально возможной интеграции знания и профессиональной практики. Это значит всемерно поощрять менеджеров и рядовых сотрудников учиться на успешных примерах, сложностях и проблемах, которыми полна их трудовая жизнь.
Процесс постоянного мониторинга должен ориентироваться на согласованные задачи, планы работ, развития и улучшения. Прогресс можно оценивать и неформально, но необходимы также формальные промежуточные проверки, скажем, через шесть месяцев после официальной аттестации. Иногда такие проверки можно привязать к контрольным точкам проекта и плана работ. В течение всего года, особенно во время промежуточных проверок, нужно пересматривать должностные профили и индивидуальные цели в соответствии с меняющейся ситуацией.
Мониторинг результативности
Управление результативностью – непрерывный процесс. Тем не менее, формальные аттестации один или два раза в год необходимы. Это моменты максимального сосредоточения на важнейших вопросах – мотивации, производительности, развития сотрудников. В это время вы заглядываете в будущее с учетом знания прошлого и настоящего и отвечаете на два основополагающих вопроса: "Куда мы пришли?" и "Куда мы идем?" Аттестации дают менеджерам и членам их команд возможность приостановить круговерть повседневности и поразмышлять над важнейшими проблемами личностного роста и повышения собственной результативности. Это возможность диалога – двусторонней коммуникации по поводу предстоящих дел, в ходе которой формируется основа будущих планов работ и развития. Формальные аттестации не заменяют неформальных или промежуточных обсуждений достигнутого прогресса. Однако, служа для них дополнением и подкреплением, формальные аттестации являются важным элементом управления результативностью. Их можно сравнить с инвентаризацией: все, что уже имело место, берется на учет, чтобы спланировать предстоящее. Кроме того, формальные аттестации необходимы, если сотрудников нужно ранжировать по результативности с целью оплаты труда в соответствии с вкладом в общее дело.
Цели аттестации по результативности
Аттестация сотрудников по их результативности преследует несколько целей:
• Мотивация: обеспечение позитивной обратной связи, признание и вознаграждение, создание условий для дальнейшего роста; информирование сотрудника о возлагаемых на него ожиданиях; предоставление сотрудникам возможности самим контролировать собственную результативность и развитие.
• Развитие: создание основы для развития и расширения у сотрудника возможностей выполнять работу как в нынешней должности, так и в любой другой, которую он в перспективе мог бы занять. Следует отметить, что это развитие может касаться его текущей занятости, что позволяет сотруднику расширить и обогатить сферу своей ответственности, усовершенствовать имеющиеся навыки и добиться соответствующего вознаграждения. Эта сторона развития приобретает особенное значение в горизонтальных организациях, где карьерная лестница коротка и где движение в сторону зачастую оказывается самым быстрым путем наверх.
• Коммуникация: создание двустороннего канала обсуждения должностных функций, ожиданий, взаимоотношений, профессиональных проблем и устремлений.
Кроме того, аттестации могут послужить фундаментом для ранжирования сотрудников по результативности, особенно если рейтинги нужны для сдельной (в соответствии с результатами или с вкладом) оплаты труда. (Способы составления рейтингов будут рассмотрены далее в этой главе.)