4.2. Положение об оплате труда
На основании ст. 22 ТК РФ работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные в соответствии с Трудовым кодексом РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами.
При этом понятие заработной платы содержится в ст. 129 ТК РФ. Так, заработная плата (оплата труда работника) – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
Следовательно, заработная плата содержит не только сам оклад, но и премии и надбавки.
Поэтому все составные части заработной платы нужно отразить в положении об оплате труда.
Положение об оплате труда позволяет:
• урегулировать спорные вопросы назначения премий;
• избежать споров с налоговым органом;
• разъяснить работникам случаи выплаты премий;
• установить надбавки, например, за знание иностранного языка, наличие кандидатской;
• установить компенсации, например, за использование личного транспорта.
Алгоритм создания локального акта об оплате труда может быть следующим:
1. Разработать структуру локального акта.
2. Установить в локальном акте основные положения, регулирующие оплату труда в компании.
Так, большинство локальных актов, касающихся оплаты труда, имеют вводную часть.
Пример. Положение об оплате труда работников ООО "Резерв" разработано в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом и локальными нормативными актами компании.
Настоящее положение распространяется на работников, состоящих в трудовых отношениях с компанией на основании заключенных трудовых договоров, как по основному месту работы, так и работающих по совместительству.
Настоящее положение устанавливает систему оплаты труда работников компании с учетом специфики организации труда и его оплаты в компании.
Заработная плата выплачивается дважды в месяц в виде аванса и основной части заработной платы. Размер аванса устанавливается приказом генерального директора или уполномоченного им лица и не может составлять менее 50 % должностного оклада работников.
Порядок выплаты заработной платы установлен правилами внутреннего трудового распорядка компании: аванс выплачивается 25го числа месяца, за который начисляется заработная плата, основная часть заработной платы – 10-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется заработная плата.
Не позднее двух дней с даты выплаты заработной платы работнику выдается расчетный листок, в котором отражаются все выплаты, начисленные работнику за текущий месяц, произведенные с них удержания и сумма, фактически выданная работнику. Форма расчетного листка утверждается генеральным директором организации. Ответственность за правильность и своевременную выдачу расчетного листка несет главный бухгалтер организации.
Заработная плата выплачивается через кассу предприятия или по заявлению работника переводится на банковскую карту.
3. Предусмотреть особенности, касающиеся оплаты труда в конкретной компании:
• систему оплаты труда;
• учет рабочего времени;
• порядок осуществления выплат;
• место осуществления выплат;
• порядок премирования сотрудников;
• особые положения, связанные с выплатами сотрудникам.
Пример. 3.1. Работники премируются по основанию "за успешное и добросовестное исполнение своих должностных обязанностей в отчетном месяце" в размере 30 % должностного оклада.
Работнику, отработавшему менее месяца, за который выплачивается премия (в связи с заключением и (или) расторжением трудового договора, в связи с временной нетрудоспособностью), размер премии определяется исходя из фактически отработанного им времени в данном месяце, либо премия не начисляется (и не выплачивается).
В локальном акте, посвященном оплате труда, также могут отражаться отдельные условия, улучшающие положение сотрудника по сравнению с установленным в действующем законодательстве. Например, доплаты до среднего заработка в случаях болезни сотрудника, выплата материальной помощи.
Пример. Материальная помощь может выплачиваться в случаях:
• рождения ребенка у работника – в размере 10 000 руб.;
• смерти работника – в размере пяти минимальных окладов;
• бракосочетания – в размере одного оклада работника.
Вместе с тем в локальном акте об оплате труда следует отразить, что ряд выплат не относится к заработной плате. К таким выплатам относятся указанные в ст. 165 ТК РФ, и сотрудники получают их:
• при направлении в служебные командировки;
• при переезде на работу в другую местность;
• при исполнении государственных или общественных обязанностей;
• при совмещении работы с получением образования;
• при вынужденном прекращении работы не по вине работника;
• при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;
• в некоторых случаях прекращения трудового договора;
• в связи с задержкой по вине работодателя выдачи трудовой книжки при увольнении работника.
Однако порядок осуществления данных выплат также может быть указан в положении об оплате труда. Целесообразно указать порядок осуществления данных выплат в следующих целях:
• сотрудники будут знать, какие им полагаются выплаты, например, при переезде на работу в другой регион;
• работники смогут самостоятельно рассчитать положенные выплаты, например, при предоставлении отпусков;
• компания сможет отстаивать интересы в судебном порядке на основании локального акта;
• не будет возникать проблем с налоговыми органами в части отнесения на расходы выплат работникам.
Пример. 3.2. Работнику, направляемому в командировку длительностью от одного рабочего дня, выплачиваются суточные из расчета 700 руб. при командировании по России, 2500 руб. – при командировании в страны ближнего и дальнего зарубежья.
В локальном акте могут также содержаться ссылки на Трудовой кодекс РФ и нормативные акты. Например, особенности исчисления среднего заработка утверждены Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Данные особенности учитываются при:
• начислении отпускных выплат;
• выплате компенсаций при увольнении;
• выплате компенсации при восстановлении на работе.
4. Направить разработанное положение на согласование с различными службами и отделами компании. Так, возможно согласование данного положения со следующими структурными подразделениями:
• юридическим отделом (в части соблюдения норм трудового законодательства);
• бухгалтерией (в части начисления и осуществления выплат заработной платы);
• финансовой или плановой службой (в части планирования премий, материальной помощи).
Возражения по проекту локального нормативного акта, возникающие в ходе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. Если при этом в проект вносятся изменения принципиального характера, то документ подлежит перепечатке и повторному согласованию.
5. Направить локальный акт на согласование с представительным органом работников.
Выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. В случае, если это мнение не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения. Если таковое не достигнуто, возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующей государственной инспекции труда или в суде (ст. 372 ТК РФ).
6. После согласования с представительным органом работников представить локальный акт на подпись руководству компании, например генеральному директору.
7. Ознакомить под роспись сотрудников с локальным актом об оплате труда (см. пример).
Рекомендации:
1. В отличие от других локальных актов положение об оплате труда позволяет избежать споров как с сотрудниками, так и с проверяющими.
Пример
Лист ознакомления работников с положением об оплате труда
2. Согласно позиции Минфина РФ основаниями для выплаты премии могут быть значительный вклад в производственные показатели, добросовестный труд, профессиональное мастерство (Письма от 10.07.2009 № 03-03-06/1/457, от 24.12.2008 № 03-03-06/1/719).
3. Не забудьте ознакомить работников с положением об оплате труда.
4.3. Положение о защите персональных данных
В законодательстве предъявляются особые требования к защите персональных данных работников. Согласно ст. 86 ТК РФ:
• обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
• все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие;
• работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации к специальным категориям персональных данных;
• работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности;
• работодатель должен ознакомить работников под роспись с локальными нормативными актами, устанавливающими порядок обработки персональных данных.
Следовательно, разработка локального нормативного акта, связанного с обработкой персональных данных, является обязательной.
В отношении каких персональных данных требуется особый порядок соблюдения требований законодательства?
К персональным данным относятся:
• фамилия, имя, отчество;
• пол, возраст;
• образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;
• место жительства;
• семейное положение, наличие детей, родственные связи;
• факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
• финансовое положение (доходы, долги, владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.);
• деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
• прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.
Вышеуказанные данные содержатся в следующих документах:
• резюме;
• анкете;
• паспорте;
• личной карточке № Т-2;
• приказах по личному составу;
• трудовом договоре;
• трудовой книжке;
• копиях свидетельств о заключении брака, рождении детей, документах об образовании, документах воинского учета;
• ИНН;
• СНИЛС;
• справке с предыдущего места работы;
• характеристике с предыдущего места работы.
Что будет, если не разработать положение о защите персональных данных?
В этом случае возникает ответственность на основании ст. 13.11 КоАП РФ.
Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
• на граждан – от 300 до 500 руб.;
• на должностных лиц – от 500 до 1000 руб.;
• на юридических лиц – от 5000 до 10 000 руб.
Порядок разработки положения об охране персональных данных может быть следующим:
1. Определить виды персональных данных, которые будут обрабатываться или храниться в компании, установить, будут ли они обрабатываться только руководством или же будут передаваться третьим лицам, например аутсорсинговой компании.
2. Необходимо разработать согласие на обработку персональных данных.
3. Необходимо установить особенности обработки персональных данных в конкретной компании.
4. Направить разработанное положение на согласование с различными службами и отделами компании.
5. После согласования локальный акт подписывается директором или индивидуальным предпринимателем.
6. После подписания нужно ознакомить сотрудников с локальным актом.
Приведем фрагмент положения о защите персональных данных.
Пример
1.1. Работодатель имеет право обрабатывать и передавать персональные данные в соответствии с настоящим положением о защите персональных данных, доступных для внутреннего и внешнего доступа.
1.2. Внутренний доступ (доступ внутри организации):
– руководство предприятия;
– работники отдела кадров;
– руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только работников своего подразделения);
– при переводе из одного структурного подразделения в другое доступ к персональным данным работника может иметь руководитель нового подразделения;
– работники бухгалтерии – к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
– сам работник, носитель данных.
1.3. Внешний доступ. Массовые потребители персональных данных вне организации – государственные и негосударственные функциональные структуры:
– налоговые инспекции;
– правоохранительные органы;
– органы статистики;
– страховые агентства;
– военкоматы;
– органы социального страхования;
– пенсионные фонды;
– подразделения муниципальных органов управления.
1.4. Другие организации. Сведения о работающем работнике или уже уволенном могут быть предоставлены другой организации только по письменному запросу на бланке организации с приложением копии заявления работника.
1.5. Работник обязан представить работодателю комплекс достоверных документированных персональных данных.
1.6. Представление работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора.
1.7. При передаче персональных данных работника специалисты, ответственные за получение и обработку персональных данных, должны соблюдать следующие требования:
– не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
– не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
– предупреждать лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в цепях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать конфиденциальность.
При разработке соглашения нужно учитывать следующее:
1. Приложением к положению об обработке персональных данных должна быть форма согласия на обработку персональных данных. Лучше всего в таком согласии сразу указать, что сотрудник согласен на передачу персональных данных третьим лицам.
2. Необходимо определить, какие данные являются персональными, что является передачей персональных данных и какие данные могут передаваться без согласия работника.
В соответствии со ст. 88 ТК РФ передача персональных данных работника третьей стороне без письменного согласия сотрудника запрещена, за исключением предусмотренных законом случаев.
В Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (далее – Закон № 152-ФЗ) были внесены изменения Федеральным законом от 25.07.2011 № 261-ФЗ. В Законе № 152-ФЗ выделены три вида персональных данных:
• общедоступные (ст. 8 Закона № 152-ФЗ);
• специальные категории персональных данных (ст. 10 Закона № 152-ФЗ);
• биометрические (ст. 11 Закона № 152-ФЗ).
Общедоступные персональные данные могут быть известны неограниченному кругу лиц. Сюда относятся фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии, ученых степенях и званиях и другая информация, которая предоставляется субъектом и может быть отнесена к общедоступному источнику персональных данных (ст. 8 Закона № 152-ФЗ). Источниками для таких данных будут телефонные и адресные книги, энциклопедии и т. п. Данные о генеральном директоре, ставшие общедоступными, могут свободно использоваться, и их распространение законодательством не регулируется.