Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.
Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например "Приказы директора по основной деятельности". Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.
Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.
Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.
Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования". Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), – это твердая картонная обложка или особая папка.
Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:
• обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;
• подготовить полностью дела к архивному хранению, т. к. архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.
Документы предприятия (организации) по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному) хранению.
Во время текущего хранения дела могут выдаваться для временной работы как сотрудникам предприятия (организации), так и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия (организации) дела выдаются по указанию руководителя подразделения, где хранятся дела на срок не более 1 месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия – владельца документов.
Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий. Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.) и постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим.
Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов (службы обеспечения информационной безопасности).
Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания.
Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруднику охраны под роспись.
Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые описи хранящихся дел.
Для оформления дел используются скоросшиватели (папки-файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).
Размеры одной стороны обложки должны на 0,3–0,5 см превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических повреждений (обычно 215 х 300 мм). В один скоросшиватель (том), как правило, не подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см.
Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки документов, и составление (заполнение) описи на них. Такая опись ведется в каждом томе каждого дела.
Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того, как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой нумерацией тома его страницы.
Документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет.
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.
Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.
В задачи архива входят:
• прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
• информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
• организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
• документы в деле необходимо расположить в хронологической последовательности;
• произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу;
• подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
• на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
• дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела;
• архивный шифр дела.
Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставлялся карандашом).
При зыполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:
• название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или сокращенное наименование, принятое официально;
• заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭКП соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки является дата, т. е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержавшего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т. д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а так же дела, состоявшие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т. е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т. п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела; постоянного, долговременного хранения, для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов, на отдельном листе составляется заверительная надпись (заверительный лист), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак "+" (плюс) – количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписи составителя с ее расшифровкой. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т. д.) отмечаются заверительной надписью со ссылкой на соответствующий акт.
Форма заверительного листа.
Для определенных категорий дел постоянного и долговременного сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.
Внутренняя опись помещается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "+" (плюс).
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Таким образом, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
Опись на дела постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) составляются отдельно. Принцип составления описей, на дела разных сроков хранения, одинаков.
Форма описи дел долговременного хранения.
На документы, выделенные к уничтожению, после экспертизы ценности документов, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: "Переписка за 2002–2004 г.г. – 3дела".
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭПК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Форма акта о выделении документов к уничтожению.
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этих целей помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно только в исключительных случаях, например по требованию судебно– следственных органов, с разрешения руководителя учреждения. В этом случае в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.
В течении делопроизводственного года из дела разрешается выдать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время был выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится этот документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и в ней указывают структурное подразделение, в которое было выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело и предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т. д. Они обязаны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно сообщать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т. п.). Заголовок каждой карточки включается в опись.
Дела в ведомственный архив, как правило, передаются по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив). График согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем учреждения.
Правильность оформления и формирования дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передачи в ведомственный архив структурными подразделениями. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел обязаны устранить работники структурных подразделений.
Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел происходит по описи, которая составляется в двух экземплярах. В обоих экземплярах описи, против каждого передаваемого дела, делается отметка о его наличии. В конце описи, в каждом ее экземпляре, цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле.
Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами "Конфиденциально", "КТ", "Секретно" и др.
Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6марта 1997 г. № 188, включает:
1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.
3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна).
4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений и т. д.).
5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).
6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе и коммерческой тайны, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и "чужих" коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
1) разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;
2) ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;
3) ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;
4) использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;
5) осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ;