Все работники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайныи об ответственности за ее сохранность. В этом документе основными являются следующие обязательства:
1) не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы;
2) соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ;
3) не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;
4) не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.
Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это лицо (лица) несет персональную ответственность за утерю документов, утечку информации из них.
Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляется гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:
Конфиденциально
Экз. № 1.
Или
КТ
Экз. № 1.
Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.
На документе с грифом КТ указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов "подпись" и "отметка об исполнителе"), например:
Составлен в двух экз.:
Экз. № 1. – в адрес;
Экз. № 2 – в дело № 1–7.
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.
Все поступающие (входящие) документы с грифом "КТ" принимаются и вскрываются специально назначенным лицом. Обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом "КТ" составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Документы, имеющие гриф "КТ", формируются в отдельное дело (дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф "КТ". На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом. Все листы номеруются в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность таких документов. Другие сотрудники предприятия не имеют доступ к этому сейфу.
Движение (выдача, возврат) документа с грифом "КТ" своевременно отражается в "журнале учета выдачи документов с грифом "КТ"".
Выданные для работы документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководителя предприятия отдельные документы с грифом "КТ" могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работ с ними, при условии полной сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).
На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом "КТ". Они должны копироваться с разрешения руководства в специально отведенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ"".
Все дела с грифом "КТ" и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.
По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:
1) проверяет наличие всех документов с грифом "КТ";
2) отбирает документы с грифом "КТ" для архивного хранения;
3) отбирает документы с грифом "КТ" для уничтожения.
В случае установление факта утраты документа с грифом "КТ" немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа.
На утерянные документы, если розыск не принес положительных результатов, составляется акт. В "Журнале регистрации документов с грифом "КТ"" делается соответствующая отметка об утрате.
При передаче дел в архив на документ с грифом "КТ" составляется отдельная опись.
Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
На документы с грифом "КТ", отобранные к уничтожению, составляется акт, утвержденный руководством предприятия. Уничтожаются такие документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или другим способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
Если делопроизводство грамотно организовать, секретарю не придется, нервничая, разыскивать срочно понадобившийся документ во всех папках и ящиках стола. Все папки должны быть подписаны, например: "Трудовые соглашения", "Договора на поставку продукции" и т. д.
Современное делопроизводство предполагает, что образцы документов, бланки предприятия имеются в компьютерах сотрудников.
В современном офисе должно быть соответствующее техническое оснащение: компьютеры, факсы, сканеры, принтеры, связь по электронной почте и т. д.
Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
В задачи делопроизводства входит:
• оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
• создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения;
• создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
• создание условий для хранения документов.
РАЗДЕЛ 5
ЭТИКА И ПСИХОЛОГИЯ ДЕГОВОГО ОБЩЕНИЯ
Глава 1. Имидж секретаря
За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. И не зря секретаря принято называть "лицом фирмы", "правой рукой руководителя". Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами.
С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения. Но в тоже время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.
В связи с этим появились новые требования к личности и профессиональным качествам секретаря-референта, появились варианты названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер и т. д.
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы.
Большое значение имеет то, как секретарь организует работу с документами. Неряшливо оформленный служебный документ, орфографические и логические ошибки, не вовремя и не по адресу отправленный документ, письмо или факс, забывчивость и небрежность могут нанести большой ущерб делу. Кроме того, секретарь должен быть всегда в форме: продумано и опрятно одет, уметь быстро, и квалифицировано выполнять данные ему поручения, уметь спокойно, без резкости и суеты решать вопросы в рамках своей компетентности. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ.
Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен развивать в себе необходимые для этого деловые и личностные качества, работать над своим характером, образованием, развивая хороший вкус.
В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:
1) профессиональное мастерство;высокий уровень базового образования, умение работать на компьютере, знание основ работы с документами, хорошее знание русского и иностранного языка.
2) организаторские качества;умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций;
3) ответственность и надежность;умение нести ответственность за задачи, возложенные руководителем.
4) инициативность;умение принимать самостоятельные решения и проявлять инициативу в рамках вопросов своей компетенции, не дожидаясь специальных указаний руководителя.
5) пунктуальность, исполнительность;точное и своевременное исполнение поручений и документов, своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях; умение правильно спланировать мероприятия и строго выполнять их в установленное время.
6) осведомленность;хорошо ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в котором работает его руководитель и предприятие в целом; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и учреждении.
7) преданность работе, дипломатичность, умение хранить служебную тайну;любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию профессионального мастерства; секретарь должен быть тактичен, вежлив и доброжелателен с собеседником, независимо от личного отношения к нему. Недопустимо разглашать информацию, имеющую секретный характер, а также информацию, которая может нанести ущерб делу или отдельным лицам.
8) хорошая память;развивается секретарем за счет своих способностей, запоминания информации, за счет рационального использования современной оргтехники и справочно-информационного аппарата. В современной науке имеется ряд рекомендаций по развитию зрительной и слуховой памяти. Хорошо использовать такие приемы, как подчеркивание основных слов текста, выделение главной мысли и опорных моментов текста, запоминание их путем многократного повторения. Помогают секретарю в развитии памяти различные справочники, картотеки и т. п.
Для того, чтобы развивать и вырабатывать названные деловые качества, секретарю необходимо воспитывать в себе и целый ряд личных качеств.
Большинство из этих качеств закладывается в человеке воспитанием в семье и школе. В зависимости от полученного воспитания степень их развития у разных людей различна, многое здесь определяется индивидуальными наклонностями, привычками, типом нервной системы. Выделим наиболее существенные качества, необходимые секретарю.
9) коммуникабельность – умение легко устанавливать контакт с самыми разными по характеру людьми;
10) интеллигентность – умение секретаря тактично и вежливо вести беседу, сдерживать и не проявлять отрицательные эмоции, соблюдать принятые в обществе нормы поведения и общения, следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места;
11) аккуратность – следует помнить, что "секретарь-лицо учреждения", а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида;
12) доброжелательность – вежливость и любезность, создание психологического комфорта в офисе. В разговоре нужно употреблять вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на "ты". Любой человек, обратившийся за помощью к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано.
13) любознательность – желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы.
Специалистами выделяются три возможных подхода к имиджу:
1) функциональный (имиджи классифицируют по их функционированию);
2) контекстуальный (имиджи подразделяют в зависимости от контекста);
3) сопоставительный (в основу положено сравнение близких имиджей).
При функциональном подходе различают следующие Имиджи:
зеркальный – имидж, соответствующий нашему представлению о себе: мы как бы смотримся в зеркало и рассуждаем, каковы же мы. При этом мы чаще всего видим в себе, особенно в молодости, больше плюсов, чем минусов.
текущий – наш имидж на взгляд со стороны. Необходимо помнить, что непонимание и предубеждение формируют мнение о нас в не меньшей степени, чем наши реальные поступки;
желаемый – имидж, который мы стремимся себе создать;
корпоративный – имидж организации в целом, а не ее отдельных подразделений. Это и репутация организации, и ее успехи, и степень стабильности;
множественный – имидж, который образуется из ряда имиджей независимых структур. К хорошему имиджу стремятся, например, авиакомпании, использующие собственную символику, униформу и т. д.;
отрицательный – наш имидж, создаваемый оппонентом, соперником, противником.
При контекстуальном подходе имидж классифицируется по социальному контексту, в который вписана личность (имидж политика, имидж бизнесмена, имидж поп-звезды и т. п.).
Сопоставительный подход заключается в сравнении имиджевых характеристик, например, двух лидеров. Их можно сопоставлять по степени компетентности, интеллигентности, готовности к силовому решению и т. д.
Чаще всего выделяют идеальный, первичный и вторичный имиджи.
Идеальный имидж – усредненное представление людей о качествах желаемого лидера. Идеальный имидж никогда не может быть создан.
Первичный имидж – представление о конкретном человеке, личности, субъекте деятельности, сформированное по результатам первичного знакомства с ним.
Вторичный имидж – отражение в сознании электората компромисса между стремлением обрести лидера, образ которого зеркально повторяет идеал, и желанием избежать лидера, образ которого в наибольшей степени противоречит идеальному представлению. Вторичный имидж возникает только в процессе конкурентной борьбы. Сохраняя базовые черты первичного имиджа, он получает новые, так называемые "поверхностные" черты, обретенные в изменившейся обстановке.
Женская деловая одежда является одним из важнейших аспектов современного делового этикета.
Требования, предъявляемые к одежде деловой женщины, в принципе мало чем отличаются от требований, предъявляемых к одежде делового мужчины, однако деловой этикет в целом относится к женщине более снисходительно, позволяя ей во многом отходить от жестких мужских стандартов.
Отклонения касаются прежде всего цвета, и, хотя основной вид повседневной деловой одежды у женщины, как и мужчины костюм, гамма цветов этого костюма для женщины весьма обширна, в отличие от мужского, которому мы предписали крайне скупой выбор – серый и синий цвета, для торжественных случаев – черный.
Женский деловой костюм может быть практически любого цвета, но нельзя допускать ярких оттенков в деловой одежде, а также резких, контрастных сочетаний. Умеренность – вот уже упоминавшийся ранее принцип, который не следует нарушать в расцветках женского делового костюма.
Коль скоро мы заговорили о цвете, позволим себе напомнить о том, что гамма цветов, кроме традиционных.
• красный;
• синий;
• желтый;
• белый;
• черный;
• коричневый;
Итак, основной вид повседневной деловой одежды женщины – костюм, т. е. классический пиджак с английским воротником и на подкладке с английской же юбкой – также на подкладке. (Подкладка способствует тому, что юбка дольше сохраняет форму и меньше мнется.). Юбка прямая, с разрезом сзади; разрез не превышает 10 см по длине, а чтобы он не превращался в вырез, два полотнища ткани накладываются друг на друга и прострачиваются, не доходя до низа десять сантиметров; таким образом обеспечивается свобода шага.
Костюм может быть из гладкокрашеной ткани, из ткани в полоску (неяркую и неширокую), из ткани с фактурным рисунком.
Женский деловой костюм может быть и классической тройкой, но не обязательно; кроме того, он может быть как однобортным, так и двубортным.
Женщина может быть одета в платье-костюм, ане в пиджак и юбку.
Для женского костюма нет "свирепых" ограничений по цвету, костюм может быть и коричневым, и других цветов, единственное требование – цвет не должен быть ярким, кричащим.
И костюм, и платье-костюм могут быть дополнены блузкой, если блузки нет, фасон костюма – обязательно с высокой застежкой.
Блузка к женскому костюму рекомендуется светлая, по цвету гармонирующая с костюмом. Допустима для блузки ткань в полоску (тогда костюм должен быть из гладкокрашеной ткани), горошек, клетку. Требования при этом те же – рисунок на ткани должен быть мягким, неярким.
Фасон блузки лучше всего выбрать классический – с английским воротником, сорочечным или воротником-стойкой, заканчивающейся небольшим бантом.
Что касается конкретного фасона костюма или блузки – деловой женщине этикет "любезно" позволяет следовать моде, однако в самом умеренном ее выражении.
Длина пиджака или жакета женского делового костюма – также в соответствии с модой – в разумных пределах.
Сакраментальный вопрос – длина юбки. Принято считать классическими три варианта длины: до колена (но не короче!), по колено, до середины икроножной мышцы. Недопустимы на деловой женщине слишком короткая юбка, слишком глубокий вырез блузки. И вообще, деловая женщина, как и все прочие люди, может, не желая того, допустить те или иные ошибки в одежде, определяющей в основном ее внешний вид, однако она не имеет права на одну ошибку, самую страшную, каковой является вульгарность – даже в самом слабом ее проявлении.
Кроме строгого английского костюма деловая женщина может позволить себе и другие фасоны – в соответствии с модой, но эти фасоны тоже не должны выходить за рамки официальности.
Что касается брючного костюма – что ж, даже самые суровые моралисты и сторонники классики в деловом этикете вполне допускают наличие брючных костюмов в гардеробе деловой женщины. Однако это должен быть костюм, воспроизводящий стиль обычного мужского костюма по плотности и цвету; так же, как для мужского, костюм дополняется блузкой сорочечного или любого другого типа. Напомним, что брючный костюм требует брючного же ремня!
Костюм дополняетсяобувью, соответствующей моде, но, как уже говорилось ранее, мода должна присутствовать во внешнем виде деловой женщины в самом своем умеренном выражении. Поэтому самая рекомендуемая обувь для деловой женщины – классическая "лодочка" черного цвета, высота каблука – по желанию носительницы, но, однако не стоит выбирать туфли с каблуком утрированной формы. Излишне было бы напоминать о том, что классический фасон "лодочки" не предполагает никаких украшений типа бантиков, металлических окантовок и прочего.