37. Накладная.
Накладная – один из самых распространенных документов в работе торгового представителя. Фиксирует факт продажи и передачи товара от компании-поставщика к покупателю. В накладную вписывается юридическое название, юридический и фактический адрес торговой точки, название компании-поставщика, наименование каждой позиции, количество, цена за единицу, полная цена и конечная сумма. В официальных накладных указывается сумма НДС, а также ставится печать компании-продавца.
В работе торгового представителя применяются два вида накладных, так называемые "мягкие" и официальные "белые". Последние, в свою очередь, различаются по следующим признакам:
– если товар отгружается со склада непосредственно покупателю – это товарная накладная;
– если товар будет перемещаться до покупателя транспортом, предоставляемым компанией – это товарно-транспортная накладная ТТН.
Составление "белой" накладной подразумевает, что на сумму отгрузки был пробит чек, накладная распечатана на официальном бланке, сопровождается счетом-фактурой и о факте продажи будет сообщено налоговым органам.
Иногда компании-поставщики для сокрытия от государства факта торговых операций используют расходные накладные. По ним товар не продается, а передается для хранения в другую компанию, то есть расходная накладная выступает как складской документ. В дальнейшем компания-получатель реализовывает этот товар по неофициальным схемам и также неофициально возвращает наличные деньги поставщику.
Мягкая накладная чаще всего применяется торговыми представителями при продажах с борта в случае неофициальной продажи. Она выписывается на свободно продающихся отрывных бланках, не имеет печати и не является официальным документом. При этом мягкая накладная позволяет подсчитать сумму отгрузки, зафиксировать передачу товара в торговую точку, служит временным документом, если подразумевается последующий привоз товарного чека и белой накладной и счета-фактуры. Главное при заполнении мягкой накладной – не ошибиться. Не пренебрегай калькулятором и не ленись пересчитать. Любая твоя ошибка в пользу клиента останется "незамеченной", но копеечная ошибка в твою пользу нанесет непоправимый ущерб твоей деловой репутации.
Важно!
1. Мягкие накладные следует использовать только при реализации по факту, когда деньги возвращаются сразу же после отгрузки. Если оплата по таким накладным происходит с отсрочкой, не единичны случаи, когда клиент отказывается от долга. Запомни, мягкая накладная это всегда риск и дополнительная статья расходов для семейного бюджета торгового представителя. Торговля – дело рискованное и даже у самых надежных и проверенных партнеров возникают ошибки в расчетах, потери документов, иногда они просто забывают! Если же твоя компания-работодатель настаивает на такой форме продаж, нужно в четкой форме уяснить, кто будет покрывать возникающие убытки. Если ты – отказывайся!
2. Я ни в коей мере не призываю к подобной организации продаж, я лишь констатирую факт, что это является распространенной практикой. Но запомни: продавая по мягким накладным, ты участвуешь в нарушении законодательства, позволяя торговой точке и компании-поставщику проводить торговые операции, не уплачивая соответствующих налогов. Если ты будешь пойман за руку в момент передачи товара, то, скорее всего, будешь оштрафован сам, твоя компания и торговая точка. Хотя в моей практике подобных случаев не было.
Кстати, некоторые торговые представители ошибочно полагают, что если факт продажи зафиксирован в компьютерной программе компании-поставщика, например в 1С, то все продажи – белые. Это не так, внутренняя система учета движения продукции может не иметь отношения к конкретной продаже.
Теперь необходимо поговорить об отношении торговых точек к накладным.
Здесь их можно разделить на три категории:
– полностью "белые", требующие официальных документов по каждому факту поставки;
– "серые", обычно отгружающиеся неофициально, но один раз в определенный период времени, требующие "белых" накладных;
– полностью "черные", вообще не утруждающие себя какими-нибудь заботами о документах.
В настоящее время все большее количество компаний-производителей, да и дистрибьюторов стараются иметь максимально честные отношения с государством, что, как уже упоминалось, расходится с интересами ряда торговых точек. В этом случае, дабы не потерять розничного клиента происходит весьма занимательная операция. Все продажи компании – белые, продажи по мягким накладным суммируются и потом оптом отправляются в некую фирму, по заранее заниженной цене. Что потом происходит с этой фирмой не наша проблема. Это позволяет компании быть полностью белой, но при этом не только получать свою прибыль, но и экономить на НДС, который рассчитывается от меньшей цены.
И все-таки хороший тон в торговле – это полный переход к официальным накладным. Да, согласен, возникнет морока – отвези, привези. Но взамен увеличится твоя финансовая безопасность, а, значит, работа станет комфортнее и лучше. Поэтому стремись как можно большее количество клиентов перевести на официальную схему сотрудничества. Тем более что в настоящее время многие торговые точки перешли на упрощенную схему уплаты налогов, поэтому белые накладные не являются для них серьезным раздражителем.
38. Сертификаты.
Начнем с простого. Что такое сертификат и зачем он нужен? Сертификат соответствия – это документ, который выдает уполномоченный орган, гарантирующий, что продукция компании-производителя соответствует установленным нормам и главное безопасна для потребителей. Сертификации подлежат все виды техники, в том числе и бытовая, товары народного потребления, продовольственные товары, в общем, практически все, с чем приходится работать торговому представителю. Сертификат соответствия могут также называть сертификатом качества, безопасности, сертификатом Ростеста.
Цвет сертификата также имеет значение. Если сертификация какой-либо продукции обязательна, то он выполняется на желтом бланке, если добровольная, то на голубом. Впрочем, ты вряд ли увидишь оригинал, но с копиями будешь иметь дело каждый рабочий день. На действительной копии должна быть хорошо видны разборчивый текст, печать организации, выдавшей сертификат, и производителя, а также оригинальный оттиск печати компании-поставщика. Поэтому, заряжая ксерокс, не поленись, затем лично проштамповать каждый лист.
Кстати, поговорим немного о добровольной сертификации. Добровольная сертификация используется производителями, чтобы заявить об уникальности продукта и его высоких потребительских качествах. Часто компании, несмотря на дополнительные расходы, получают добровольные сертификаты соответствия и на ту продукцию, которая уже сертифицирована как обязательная. В этом случае сертификаты служат важным инструментом конкуренции и рекламы. Однако, если продукция не находится в списке обязательно сертифицируемых, производитель получает отказное письмо, которое можно предъявлять клиентам, требующим документы на поставляемый товар. Следует отметить, что наличие сертификатов – это еще и признак социальной ответственности компании, готовности к диалогу, если не с потребителями, то хотя бы с государственными органами, поэтому с отсутствием указанных документов ты вряд ли когда-нибудь столкнешься (если только не подторговываешь продукцией подпольного цеха!).
При проведении сертификации уполномоченными органами проверяются условия производства и соответствие продукта заявленным нормам, которые могут быть двух видов: ГОСТ и ТУ. С первым все понятно – это свято охраняемые еще с советских времен стандарты выпуска отдельных видов продукции. Однако с тех времен ассортимент магазинов увеличился в тысячи раз. Если производитель выпускает не только "Молочную" и "Любительскую" колбасы, а еще и кровяную с перцем, что делать в этом случае? Для этого и существуют технические условия ТУ, которые содержат требования к данной продукции, ее изготовлению, транспортировке и хранению, указания по эксплуатации, контролю и приемке. Технические условия также утверждаются уполномоченными организациями, которые проверяют их соответствие нормам безопасности.
Здесь и возникает один любопытный момент. Подавляющее большинство покупателей не знают о разнице между ГОСТом и ТУ, полагая, что это равнозначные документы. Не вполне добросовестные производители пользуются этим и вводят покупателей в заблуждение, а может, и обманывают их, выпуская ТУшную продукцию под гордым видом ГОСТовской. Зайди в магазин и посмотри "Докторская" ли колбаса там продается? А может "ДОКТОРская"? Или "ДОКТОРСКАЯ особая"? И по какой цене она выставлена? И не получается ли, что вместо продукта из мяса и молока ты покупаешь странную смесь соевого белка и свиного шпика? Кстати, честные производители, готовые идти на большие траты ради качества, с гордостью пишут на этикетках: "Согласно ГОСТ №". Но, запомни, наличие ТУ не всегда признак низкого качества, в большинстве случаев это признак нового отличного продукта.
К сожалению, покупатели часто ленятся или стыдятся спросить сертификат на подозрительную продукцию в магазине, и зря. Иначе владельцы и руководители торговых точек внимательнее относились бы к проблеме их наличия и почаще спрашивали бы их у торговых представителей. Запомни, задача обеспечения магазина сертификатами целиком и полностью лежит на тебе. Если ты ответственный и профессиональный торгпред, то всегда возишь с собой пару полных комплектов сертификатов, действительных на данный момент и при необходимости обновляешь их. Никогда не надейся на офис-менеджеров, сотрудников склада, которые должны прикладывать сертификаты к каждой поставке. Никогда не полагайся на сотрудников магазина и время от времени интересуйся: не нужно ли обновить сертификаты? Всегда проверяй, есть ли документ на новую продукцию и при необходимости выдавай его. Если у магазина произойдет конфликт с проверяющими органами, а он может возникнуть, ведь согласно Закону о защите прав потребителей "не допускается продажа товара без информации об обязательном подтверждении его соответствия требованиям, обеспечивающим его безопасность для жизни, здоровья потребителя", то кара за последствия все равно падет на тебя. Любой торговый представитель со стажем может рассказать о ситуациях, когда клиент звонил и истошно кричал в трубку: "Срочно вези сертификаты! У меня проверка!" И торгпред бросал все дела и мчался, и спасал. Но это только потому, что они имелись, а если бы не нет? Кстати, если у тебя в прайсе триста двадцать четыре позиции и полный комплект сертификатов приближается по объему к первому тому "Войны и мира", требуй от своей компании надлежащим образом оформленный список сертификатов соответствия, перечисляющий наименования продукции, номера ТУ или ГОСТов, номера сертификатов, названия органов, их выдавших и сроки действия. Это не запрещено, хотя многие об этом не знают. Согласно письму Госстандарта РФ от 22 сентября 2000 года № ИК-110-19/3022, "продавец имеет право доводить до сведения информацию о подтверждении соответствия продукции установленным требованиям одним из следующих документов:
сертификатом или декларацией соответствия;
копией сертификата, заверенной держателем подлинника сертификата, нотариусом или органом по сертификации товаров, выдавшим сертификат;
товарно-сопроводительными документами, оформленными изготовителем или поставщиком".
В некоторых отраслях торговый представитель имеют дело с санитарно-гигиеническим сертификатом (санитарно-эпидемиологическим удостоверением), выдаваемым на продукцию, которая может представлять опасность для потребителей. Данный сертификат выдается органами Госсанэпиднадзора после проведения экспертизы условий производства продукции.
И еще один важный момент. Случаются ситуации, когда торговая точка отказывается принимать товар, заявляя, что срок действия сертификата на него истек, или по той же причине требует новые документы на ранее поставленную продукцию. В этом случае она не всегда права. Продукция считается сертифицированной, если она выпущена в срок действия сертификата (п. 3.5.3 "Порядка проведения сертификации продукции в Российской Федерации"). Для примера. Сертификат действителен по 31 июня 2008 года. Срок годности продукции – 1 год. Поставленный продукт выпущен 30 июня 2008 года, следовательно, он считается сертифицированным до 30 июня 2009 года. Исключение составляет алкогольная продукция. Согласно письму Минфина РФ от 18.04.2008 N 13-13-09/2-56 реализация алкоголя с просроченными сертификатами запрещена.
39. Коммерческое предложение.
Коммерческое предложение – документ, являющийся одним из важных элементов переговоров с клиентом, раскрывающий выгоды и преимущества от взаимодействия с компанией-поставщиком и предлагающий приемлемые для обеих сторон условия сотрудничества. Сразу оговорюсь, что коммерческое предложение не самое распространенное явление в работе торгового представителя, а возможно тебе и не придется с ним встретиться вообще. И вот почему. Доля ритейлеров, использующих этот инструмент для оценки перспектив дальнейших отношений невелика, большинство воспринимают как формальность, а те, что все-таки требуют предоставить коммерческое предложение, как правило, весьма крупные и сложные в переговорах клиенты, поэтому за редкими исключениями этим делом будут заниматься более компетентные сотрудники. Однако в фирмах, которые делегируют значительные полномочия торговым представителям, составление коммерческого предложения может оказаться и в твоих руках. Запомни, грамотно составленное коммерческое предложение является эффективным способом заявить о своей компании, неожиданно преподнести продукт, наконец, выделить себя на фоне конкурентов. Последнее совсем не шутка: я и ряд моих знакомых торгпредов, обнаруживая при первичной оценке торговой точки обостренное внимание ее руководства или владельца к восприятию их магазина покупателями и особенно персоналом компаний-поставщиков, вроде "Да у меня лучший продмаг в городе!", шли туда с распечатанным на хорошем принтере коммерческим предложением. И поверьте, в большинстве случаев двери раскрывались гораздо шире, чем обычно, а вскоре хозяева превращались, чуть ли не в приятелей. Указанный прием рекомендуется применять и к руководству двух – трех – четырех небольших торговых точек, которые совершенно серьезно считают себя сложившейся сетью, а потому ожидают соответствующего отношения и от торговых представителей.
Итак, как составить грамотное коммерческое предложение?
Все очень просто. Во-первых, необходим компьютер. Писать от руки даже очень красивым почерком не стоит ни в коем случае. Во-вторых, нужно попросить образец у вышестоящих коллег. Как правило, он уже содержит исчерпывающую информацию о компании и продукте и направит тебя в нужную сторону при составлении собственного шаблона, "кирпича", который и будет в дальнейшем корректироваться в зависимости от ситуации.
Теперь начнем писать. Первым делом удали названия других торговых точек, имена, цифры и детали, использовавшиеся в других переговорах. Это очень важный момент! Неоднократно на стол ритейлеров ложились документы, содержавшие следы сотрудничества с их конкурентами. Представь теперь, как бледно после этого выглядел еще недавно уверенный в своей победе торгпред.
По стилю коммерческое предложение не должно отличаться от грамотной разговорной речи. Конечно, умение писать так же, "как говорить" присуще немногим, но все-таки постарайся не составлять длинных "умных" предложений, избегай канцелярских слов и особенно новомодных бизнес-терминов. Вообще, чем проще, тем лучше!
Не увлекайся излишним оформлением. Набивай текст достаточно крупным шрифтом одинаковой величины, используй выделение жирным только для обозначения наиболее существенных моментов.
Первый лист коммерческого предложения должен содержать полную информацию о твоей компании, твое имя, контактные телефоны, e-mail, и, наконец, заголовок. Вообще желательно использовать официальные бланки компании. Заранее узнай имя и фамилию адресата и обращайся именно к нему.
Длина коммерческого предложения не имеет существенного значения, хотя по психологическим соображениям не советую умещать его в один лист (не солидно!) и растягивать более чем на три (клиент заснет).
Коммерческое предложение должно включать характеристику товара, вариант цены поставки, коммерческие условия (бонусы, премии, доставка, способы оплаты).
Теперь самое главное. Коммерческое предложение должно быть интересным. Конечно ты не Пушкин, чтобы держать читателя в напряжении все три листа, но постарайся зацепить адресата хотя бы первым абзацем. Я, к примеру, начинал многие документы с фразы "Учитывая особое значение и статус Вашей компании (магазина, сети) в городе (районе)…". Грубая, примитивная лесть? – Конечно, но, поверь, работало!
Дальше тебе понадобятся навыки анализа. Посетив торговую точку, ты уже наверняка нарисовал психологический портрет лица, принимающего решения, выяснил какой продукт и с какой целью будешь продавать, какую возможную выгоду он принесет владельцу. Исходя из этого, и составляй текст. Запомни, как и на переговорах, не продавай свой товар, продавай выгоду от него! Поэтому не увлекайся описанием продукции, а о своей компании и ее успехах постарайся рассказать в двух-трех строках, в конце коммерческого предложения.
Если ты заявляешь о высоком качестве предлагаемого товара, обязательно подтверждай это на примерах. Поставь себя на место клиента и вспомни, как сам критически относишься к громким выкрикам рекламных роликов. Если компания получала какие-нибудь премии за свою продукцию, обязательно упомяни о них. Если нет, то можно сослаться на отзывы клиентов.
При описании товара используй иллюстрации. Наглядность повышает интерес и способствует запоминанию информации. Если нет официальных изображений, прояви смекалку, возьми в руки цифровую фотокамеру. Наконец, не забудь дать ссылку на сайт компании.
Теперь, когда ты закончил, исправь ошибки. Поверь, они обязательно найдутся! И еще раз просмотри: удалил ли ты названия других торговых точек. Распечатай и проверь текст еще раз. Особенность восприятия многих людей такова, что на экране компьютера недостатки не заметны и становятся очевидны, только когда ты стоишь у двери нужного кабинета и перелистываешь документ.
Напоследок запомни. Чаще интересуйся судьбой коммерческого предложения. Звони, пиши! Дошло ли оно до адресата? Попало ли в нужные руки? Не следует ли продублировать, дополнить, расширить?
Наверно всё.