40. Акт сверки взаимных расчетов.
Акт сверки – бухгалтерский документ, подтверждающий согласие клиента с предъявляемыми компанией-поставщиком требованиями по задолженности. В акте сверки указываются суммы долга, возникшие в результате поставки продукции, суммы их погашения клиентом, иные расчеты (списание с дебиторской задолженности, премии, взаимозачеты и т. д.).
Торговым представителям достаточно часто приходится иметь дело с данным документом, ведь проведение сверок позволяет навести порядок в финансовых отношениях с магазинами. Теперь ты точно будешь знать, каков именно реальный долг клиента компании, что ослабит давление дебиторки на твой бонус. Но запомни, акт сверки учитывает только "белые" расчеты, все остальное на совести твоей и допустившего "черные" продажи руководства. Подписывая акт сверки, клиент официально подтверждает свой долг перед компанией-поставщиком, от "черных" долгов он может в любой момент отказаться.
41. Инкассация.
Торговым представителям часто приходится проводить расчеты с клиентами, забирать у них деньги, причитающиеся за поставленный товар. Во многих компаниях эта функция входит в стандартный набор обязанностей торгпреда.
Работа с деньгами, особенно чужими, кроме собственной честности и порядочности, требует соблюдения нескольких важных правил:
– Заведи тетрадку, куда ты будешь записывать все расчеты, с которыми придется иметь дело. Когда-нибудь она тебе обязательно пригодится: при споре с клиентом или с собственной бухгалтерией).
– Получение денег от клиента требует документального сопровождения: доверенности, которую ты сможешь получить в бухгалтерии, или расходного ордера, заполняемого непосредственного у клиента.
– Всегда проверяй и пересчитывай деньги, полученные от клиента, насколько бы хорошие отношения тебя с ним не связывали (вечером в общей стопке купюр, трудно определить от кого тебе досталась поддельная пятитысячная).
– При сдаче крупных сумм кассиру компании, требуй расписку (особенно это относится к организациями, свободно относящимся к требованиям налогового законодательства и разводящим поступления то в белую, то в черную кассы).
Но главное, всегда будь осторожен, никакие деньги не стоят человеческой жизни.
42. Кассовые машины.
Стремясь улучшить сервис клиента, а, кроме того, уйти от обвинений в неофициальных операциях, многие компании-поставщики, осуществляющие продажи "с борта", выдают своим торговым представителям кассовые аппараты (ККМ). Конечно, торгпред не пробивает чек для каждого покупателя, но если тот просит, то немедленно выдает. В принципе это выгодно как магазинам, так и самим полевым сотрудникам. Ведь белую накладную можно подвезти и при следующем визите, а вот чек часто необходим как можно быстрее. Вот и ломает торговый представитель рабочий день, развозя полученные в офисе чеки по вчерашнему маршруту.
Итак, использование кассовых аппаратов – это требование времени. Поэтому давай проговорим некоторые правила их использования.
В начале рабочего дня ты должен проверить исправность кассы, заправить чековую и контрольную ленты, установить текущую дату, перевести нумератор на нули;
На кассовом аппарате имеется режим "касса", в котором ты и будешь формировать чеки.
Стандартный чек показывает: наименование организации-продавца, ее ИНН, заводской номер кассового аппарата, порядковый номер чека, дату, время и стоимость покупки, признак фискального режима.
Если требуется проверить правильность работы кассы, ты можешь пробить нулевой чек.
Если ты захочешь в течение дня проверить соответствие между поступлением денег и пробитыми на них чеками, то следует пробить X-отчет. X-отчет не обнуляет информацию в кассе.
В конце рабочего дня, после тщательной проверки соответствия полученных денег и пробитыми чеками, формируется Z-отчет, который отражает показания контрольных регистров на начало и конец рабочего дня, сумму дневной выручки, общую сумму денег и чеков, возвращенных покупателям, и аннулированные чеки.
Если ты ошибся и пробил чек на большую, чем надо сумму, то можно сделать возвратный чек. Но при сдаче выручки и отчетов необходимо заполнить акт о возврате по установленной форме.
На каждую кассовую машину заводится журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. Записи в журнале кассира-операциониста производятся ежедневно в хронологическом порядке без помарок. После снятия Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены и о величине выручки.
43. Материальная ответственность.
Торговый представитель в своей работе имеет дело со значительными материальными ценностями. Это могут быть перевозимые им товары, деньги, полученные от клиентов, автомобиль, телефон, кассовый аппарат, другое оборудование, предоставляемое компанией. Как правило, при трудоустройстве торгпреды подписывают соглашение о материальной ответственности. И эта тема даже не обсуждается. Во время работы каждый полевой сотрудник должен быть максимально честен и осторожен по отношению к материальным ценностям. И если с ними, что-то случилось по твоей вине, будь готов расплатиться.
Но, достаточно часто компании-работодатели добавляют требования компенсации убытков по невыплаченной задолженности клиентов, кражам продукции и т. п. Запомни, это незаконно! Если материальные ценности утеряны в результате деятельности третьих лиц, то торговый представитель не несет за них ответственности. В соответствии со ст. 233 Трудового кодекса РФ материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне в результате ее виновного противоправного поведения. Работник может быть привлечен к материальной ответственности только в случае, если будет установлена совокупность следующих условий:
– наличие имущественного ущерба потерпевшей стороны;
– противоправность действий (бездействия), которыми причинен ущерб;
– причинная связь между противоправным действием и материальным ущербом;
– вина нарушителя трудового договора.
Если хотя бы одно из приведенных условий отсутствует, следовательно, нет и оснований для привлечения к ответственности. Поэтому важный совет: украли товар из багажника – сообщи об этом не только супервайзеру, но и обязательно заяви в милицию. Возбудят потом уголовное дело, не возбудят – какая разница! Но если поднимется вопрос о компенсации из твоей зарплаты и прочих отработках, у тебя на руках будет важный аргумент, который примет любой суд. Невозвращенные же долги клиентов компания обязана выбивать сама через службу безопасности, или через соответствующие структуры, или через суд. Иначе она расписывается в собственной несостоятельности.
Трудовой кодекс ограничивает размер взыскания за ущерб работодателю величиной среднемесячной зарплаты, но также называет и случаи полной материальной ответственности. К ним, например, относятся утеря и растрата, полученных от клиентов денежных средств, что, кстати, бывает с торгпредами не так уж и редко. Если работодатель настаивает на полной компенсации на основании письменного договора о материальной ответственности, то запомни, положения данного документа ограничены трудовым кодексом.
И последнее, упущенная выгода возмещению не подлежит!
При обсуждении данной статьи на сайте было опубликовано два противоположных мнения по данной теме. Привожу их в том виде, в каком они поступили:
–
JULIA.
Каким образом работодатель собирается взыскивать сумму причиненного ущерба в полном объеме, если в Постановлении Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности" отсутствует Торговый представитель, как должностное лицо, с которым можно заключать договоры о полной материальной ответственности?
Заключение с торговым представителем договора о полной материальной ответственности – нарушение трудового законодательства (ст.244 ТК РФ)
–
ВАСИЛЬЕВА НАДЕЖДА
Почему же нельзя заключать договора полной индивидуальной материальной ответственности с торговыми?
В Постановлении Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 указано:
Руководители, их заместители, специалисты и иные работники, осуществляющие: ….. инкассаторские функции и перевозку (транспортировку) денежных средств и иных ценностей (в том числе водители-инкассаторы), а также иные работники, выполняющие аналогичные функции.
В должностной инструкции пропишите инкассаторские функции – и все в порядке
–
44. Отсрочка.
Отсрочка – количество дней, в течение которых отгруженный клиенту товар может быть не оплачен. То есть отсрочка это краткосрочный кредит, предоставляемый поставщиком контрагенту. Ведь товар отдается сейчас, а деньги ожидаются потом. В принципе отсрочка выгодна всем. Во-первых, потому что кредит. Клиенту не нужно держать в готовности большие суммы денег для оплаты поставленных товаров, выдергивать из оборота, а платить в определенный срок, когда деньги уже вернулись от покупателей. Во-вторых, предоставление отсрочки позволяет поставщику эффективнее загружать клиента товаром, так как в ином случае поставка будет ограничиваться размером имеющихся на ее момент свободных средств. Длительность отсрочки прописана в договоре поставки. Отсрочка бывает:
– От поставки до поставки – особо доверительная отсрочка, предоставляемая клиентам обычно под личное поручительство торгового представителя или его руководителя;
– В банковских днях.
– В календарных днях.
Обратите внимание на следующее. Первая типичная ошибка клиентов, а иногда и торговых представителей – клиент может не отдавать деньги поставщику до следующего дня после окончания отсрочки. Это не так! Отсрочка подразумевает, что деньги надо вернуть в течение установленного срока и желательно быстрее. То есть семь дней отсрочки означают, что поставщик готов ждать неделю, но весьма был бы рад, если деньги поступят на третий-четвертый день, в крайнем случае, на седьмой. Восьмой же день, когда клиент бросается "вовремя" платить – день, превышающий срок кредита. Вторая типичная ошибка – неумение считать банковские дни. Отсрочка, предоставляемая на срок, оговоренный в банковских днях, не включает в себя выходные и праздничные дни. Обычно пять банковских дней – это одна календарная неделя, но может быть и восемь и даже семнадцать дней! Например, если вы отгрузили товар 29 декабря 2007 года с отсрочкой в пять банковских дней, а с тридцатого декабря по восьмое января 2008 года объявлены новогодние каникулы, глупо являться к клиенту девятого и требовать оплатить поставку. Он имеет право тянуть до 14 января. Итого: 3 декабрьских + 14 январских = 17 календарных дней. Итак, поучимся считать. Возьмем стандартного клиента. Предоставляемая по договору отсрочка десять банковских дней. Поставка происходит 25 апреля. Именно этот день и считается первым днем отсрочки, а не день постановки на приход! Клиент может возить товар по тундре и пустыням неделями, но это не оправдание, чтобы оттянуть оплату. Теперь смотрим на календарь: 26 и 27 апреля – выходные, значит – пропускаем; 28, 29, 30 апреля, 1 и 2 мая дают еще 5 банковских дней; 3 и 4 мая опять пропускаем – выходные; 5, 6, 7 и 8 мая – последний день отсрочки. Именно 8 мая, а не 9 клиент имеет последний шанс вовремя оплатить задолженность. Девятого наступает просроченная дебиторская задолженность. Теперь усложним задачу. Вспомним, что первое мая – государственный праздник, а, следовательно – выходной. Тогда срок оплаты переносится на один день вперед, то есть на 9 мая. Но в этот день тоже государственный праздник, а 10 и 11 мая – официальные выходные, значит, клиент может заплатить только 12 мая.
45. Товарный запас.
Необходимый товарный запас рассчитывается по формуле: средние продажи в день умножаются на количество дней до следующей поставки, вычитается имеющийся остаток, прибавляется пара дней "на всякий пожарный" (закладываются риски задержки следующей поставки и неожиданного увеличения спроса), получается нужный результат. Пример.
Сок "А" продается по 12 штук в день в среднем. Следующая поставка планируется через неделю. На остатке 38 штук. Итого 12*7=84–38=46+(12*2)=60 штук.
Но в любом случае в формулу стоит вносить коррективы, в зависимости от текущей ситуации. Например, если предстоят праздники, а твоя продукция имеет повышенный спрос именно по праздникам, то стоит увеличить запас еще на пару дней.
Правильный расчет товарного запаса позволит тебе не только избежать возникновения out-of-stock в торговой точке, но и затоваривания.
46. FMCG.
FMCG – от английского fast moving consumer goods (быстро оборачиваемые потребительские товары).
Думаю, что с этим загадочным "эфэмсиджи" за время работы тебе придется столкнуться не раз. Его будут произносить с важным лицом твои начальники, оно встретится в газетах, специальных журналах, объявлениях о вакансиях, а рекрутеры обязательно спросят: "А есть ли у тебя опыт в FMCG?" И действительно, этот термин очень значим, ведь он обозначает гигантскую область экономики, с которой каждому из нас как потребителю, а тебе и как торговому представителю приходится иметь дело ежедневно.
Однако, если попытаться выяснить самостоятельно, что же это такое "FMCG", может так оказаться, что внятного ответа ты не получишь ни от своих руководителей, ни из Интернета. Ведь очень многие вкладывают в это понятие собственный смысл. Вероятно, и ты изобретешь что-нибудь подходящее и будешь в дальнейшем использовать в профессиональной деятельности.
Но давай все-таки не гадать, а попытаемся разобраться в поставленном вопросе. Казалось бы, что проще: во-первых, это потребительские товары, то есть те, что приобретаются отдельными частными лицами, а не предприятиями, фирмами или организациями; во-вторых, эти товары должны иметь короткий жизненный цикл, то есть быстро использоваться, после чего у потребителя возникает зачастую неосознанная или быстро осознаваемая необходимость в новой покупке. Поэтому, FMCG-продукция требует эффективной дистрибьюции, такой, чтобы желание купить обеспечивалось максимальной доступностью. Итак, становится ясно, что холодильник – потребительский товар, а шоколадка – FMCG.
Теперь рассмотрим примеры. Деревообрабатывающие станки не FMCG, так как закупаются юридическими лицами для бизнеса. Холодильник тоже не FMCG, ведь решение о покупке принимается далеко не сразу: копятся деньги, анализируются предложения. Холодильник это планируемое приобретение и используется годами. А вот пакет молока – это FMCG! Его мы покупаем почти каждый день и, не задумываясь. Молоко присутствует почти в каждом магазине и киоске.
Исходя из этого понимания, а еще из предположения, что FMCG – нечто жутко прогрессивное и позитивное, к таковым относят себя производители снеков, сигарет, презервативов, колбасы, бакалеи, того же молока, шампуней, в общем практически все, за исключением гордецов, скрывающихся за еще более таинственным В2В.
Тем не менее, хотелось бы отделить пищевую и мыловаренную промышленность от классических компаний FMCG и основания для этого есть. Ведь, прочитав вышесказанное в твоем пытливом уме, наверняка возникло множество вопросов. Вот, к примеру, мобильный телефон – это что? Не секрет, что кто-то меняет телефоны несколько раз в год, а некоторые уже пять лет пользуются "Nokia" с зеленым экраном. Да и решение о покупке нового телефона зачастую уже подкрепляется текущей необходимостью, а не предваряется месячными раздумьями, хотя цена холодильников и телефонов зачастую идентична. Или, что общего между компанией, специализирующейся на производстве жвачки, и производителем того же молока? Ведь и та, и эта компания теоретически относятся к FMCG-сектору, но какое разное отношение потребителя к их продукции и насколько не схожи подходы к методам ее реализации! Очевидно, что отличия имеются и существенные.
Так, где же проходит граница между обычными потребительскими товарами – назовем их товарами первой необходимости, такими как хлеб, мясо, молоко, мыло, соль, спички и т. д. и быстро оборачиваемыми потребительскими товарами и есть ли она? Да, она есть! Классическая FMCG-продукция производится с целью облегчить кошелек покупателей, заставить их делать все новые и новые покупки, даже когда это совсем не нужно, причем делать это в высоком ритме. Она или скрывается под маской товаров первой необходимости, скажем, вместо молока нам предлагается "более полезный" йогурт, или преподносится как еще один товар первой необходимости (пример – жевательная резинка). Поэтому основная характеристика FMCG продукции – ее сомнительная ценность для покупателя. Потребность в подобных товарах создают сами же компании-производители, через прямое воздействие рекламой. Это результат мощного социального влияния, непрекращающегося "воспитания" потребителя, на которое направляются гигантские маркетинговые бюджеты FMCG-компаний. Именно потому им, к примеру, а не производителям натяжных потолков, при сопоставимых объемах продаж, нужно тратить огромные средства на донесение до человечества слов: "Ты должен купить это!" Более того, зачастую компании, производящие однотипную FMCG-продукцию, скорее помогают друг другу, а не соперничают, насыщая пространство вокруг нас рекламой. Вот скажем два конкурирующих бренда жевательной резины. Представители этих компаний в "полях" ненавидят друг друга как кошка – собаку. Ну и что? А в рекламе они создают образ человека, которому просто необходимо постоянно жевать для нормального существования. Пугают и запахами, и бактериями, и неприятным воздействием на окружающих. Ну не люблю я покупать брэнд "А", но, увидев поддерживающий его рекламный ролик, еще раз подкрепляю убеждение, что перед рабочим днем я просто обязан по пути приобрести брэнд "Б", который мне нравится и по вкусу, и по консистенции. Итак, в результате систематической обработки создается ощущение, что тебе невероятно нужны, в общем-то, бесполезные для существования вещи. Задумайся, если завтра с прилавков исчезнут батончики, шампуни и прочие сухарики, ты, конечно, вздохнешь, погорюешь пару месяцев, но дальше будешь снова жить нормально, прекрасно обходясь без вышеназванного.
Теперь, пользуясь данной характеристикой, ты легко сможешь отделить FMCG-компании и продукцию от прочих.