Рис. 18. Распределение суточной активности (Жаворонки, Совы)
Золотое правило:
Работайте по своим биологическим часам, а не против них!
Конференции, совещания, встречи с коллегами, подчиненными, клиентами
Еще один скрытый резерв времени, который при хорошей организации можно использовать для экономии времени. Рассмотрим два случая. Первый, когда Вы – руководитель и должны подготовить совещание по некоторому вопросу. Второй, когда Вам по долгу службы приходится принимать участие в совещании.
Вы должны подготовить и провести совещание
Прежде чем заняться подготовкой совещания, подумайте, действительно ли оно так необходимо? Сумеете ли Вы собрать всех заинтересованных сотрудников в определенное время в определенном месте? Иногда лучше обратиться с информационным письмом ко всем потенциальным участникам совещания, или провести селекторную или телеконференцию.
Итак, Вы поняли, что ни один из предложенных выше способов общения проблемы не решит и Вы должны непременно провести это совещание. Воспользуйтесь приведенным ниже планом, который поможет Вам быстро и эффективно подготовить и провести совещание, конференцию, "круглый стол".
ПЛАН ПОДГОТОВКИ СОВЕЩАНИЯ
1. Сформулируйте четко ТЕМУ совещания, определите, какая ЦЕЛЬ должна быть достигнута (выработка производственного плана, определение числа новых поставщиков, запуск новой линии продукции и пр.).
2. Каждый участник заранее должен знать полный состав присутствующих, повестку дня, тему и цель совещания.
3. Вы должны позаботиться о приглашении сотрудников, ответственных за вопросы, обсуждаемые на совещании. Приглашения должны быть разосланы не позднее, чем за неделю, чтобы избежать совпадений по времени с другими заседаниями. Укажите в приглашении, что участник должен обязательно немедленно информировать Вас, если он по каким-то причинам не сможет присутствовать на заседании. В ряде случаев встречу приходится переносить.
4. Каждый сотрудник должен быть готов к личному участию в заседании. Для этого каждый должен располагать своим набором фактов, дат, необходимых цифр, относящихся к его участку работы и упорядоченному в соответствие с повесткой дня.
5. Проверьте и согласуйте весь фактический материал: сроки, цифры, объемы производства, названия компаний-поставщиков, цены и пр., чтобы все члены Вашей команды располагали одинаковыми наборами информации.
6. Строго следуйте назначенным Вами же: времени начала заседания, регламенту, объявленному заранее, времени окончания заседания.
7. Проверьте исправность света, отопления, кондиционера, технических средств презентации (проекторы, доска, мел, указки, писчая бумага и пр.).
8. Заранее назначьте секретаря, который будет вести протокол заседания.
9. Подумайте и оптимально распределите места за столом заседаний. Избегайте сажать рядом или друг напротив друга сотрудников, чьи служебные интересы могут стать предметом конфликта на совещании.
10.Позаботьтесь заранее, чтобы всем хватило стульев.
11. В ряде случаев, особенно при сложных и продолжительных совещаниях, протоколом предусматриваются небольшие (10 – 20 минут) перерывы для отдыха и обсуждения острых проблем в неформальной обстановке. Позаботьтесь заранее о кофе, чае и других безалкогольных напитках. Если бюджет Вашей организации позволяет, можно заказать небольшие бутерброды.
12. Укажите заранее, что мобильные телефоны для удобства остальных участников должны быть отключены на время заседания.
Вы должны принять участие в совещании
Прежде чем соглашаться на участие в любом мероприятии, требующем значительных затрат времени, ознакомьтесь с повесткой дня, обсуждаемыми вопросами, списком участников, своей ролью в этом заседании. Если Вы считаете, что Ваша роль сведется к пассивному отсиживанию, т.е. прямой потере времени, под любым благовидным предлогом отклоняйте такое предложение. Ничего полезного для Вас оно не сулит. Если же совещание затрагивает интересные для Вашего подразделения вопросы или Вы сможете встретиться с людьми, знакомство и общение с которыми представляет для Вас интерес, тщательно подготовьтесь к такому событию. Для этого Вам необходимо изучить все рассматриваемые на совещании вопросы, чтобы принять активное участие в их обсуждении. Выясните с Вашим непосредственным начальником, какая роль отведена Вам в обсуждении, какое выступление Вы должны приготовить. Если это не совещание по обмену мнениями, важно, чтобы Ваши заявления не шли в разрез с мнением Вашей команды.
ПОДГОТОВКА К ВСТРЕЧЕ С КОЛЛЕГАМИ, ПОДЧИНЕННЫМИ, КЛИЕНТАМИ
1. Сформулируйте цель встречи/переговоров. Составьте повестку дня проведения встречи. Если во встрече принимают участие несколько человек, определите "ролевое" участие каждого.
2. Подготовьте список обсуждаемых вопросов, раздайте каждому участнику с Вашей стороны.
3. Подготовьте все альтернативные варианты, которые могут быть предложены, если Вы не сумеете прийти к соглашению сразу.
4. Подготовьте все необходимые документы, фактический материал по обсуждаемому вопросу. Ознакомьте с ними всех участников встречи с Вашей стороны.
5. Продумайте регламент проведения встречи. Если встреча продлится более 2 часов или Вы предполагаете, что Вам будет непросто убедить Ваших партнеров, позаботьтесь о кофе/напитках в перерыве. Время перерыва (не более 20 минут) можно очень плодотворно использовать для продолжения обсуждения, но уже в неформальной обстановке.
6. Обдумайте, как распределить места участников встречи за столом переговоров. Обычно одна команда занимает места по одну сторону стола, а другая – места напротив. Приготовьте для каждого участника-гостя папку с рекламными материалами Вашей компании.
7. В конце встречи подведите итог переговоров. Повторите, к каким соглашениям вы пришли, каких результатов достигли. Если во время встречи какие-то вопросы остались нерешенными, особо отметьте, по каким причинам; какая дополнительная информация потребуется для следующей встречи; когда и где вы собираетесь провести новый раунд переговоров.
2.6. Скрытые резервы экономии времени
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА
Взгляните на свое рабочее место – Ваш стол. Что на нем? Горы бумаг, свидетельствующие о высокой занятости? Различные записи, книжки, справочники, однозначно указывающие, что работающий занят интеллектуальным трудом повышенной сложности? К вышеперечисленным атрибутам занятости живым укором там и тут прикреплены различные памятки, что Вы должны успеть сделать сегодня, завтра, всегда? Вы подходите к столу и не знаете, с чего начать, за что хвататься в первую очередь, как разобрать все эти завалы? Не кажется ли Вам, что Вы находитесь в прямой зависимости от своего рабочего места? Оно диктует Вам, что и когда надо сделать, бесцеремонно напоминая о делах неважных, пряча под грудами бумаг нужные, вгоняя Вас в стресс одним видом всего того, что Вам предстоит сделать? Подумайте, сколько полезного времени Вы теряете просто из-за того, что Ваше рабочее место плохо организовано? Сколько крови и нервов у Вас ушло на то, чтобы отыскать в бесконечном беспорядке нужные протокол, расчет стоимости, копию диплома, которая вдруг срочно понадобилась Вашему кадровику, чтобы заполнить бумаги на Ваше повышение по службе? Честно признайтесь себе, сколько раз Вы пытались начать "новую жизнь" и упорядочить свое рабочее место? Не получилось? Почему? Если Вы начнете винить внешние обстоятельства, чрезвычайную нагрузку, болезнь, Вы будете глубоко неправы. Всему причина – Ваши лень и неорганизованность.
Подумайте только, что Вы ведь все равно куда-то кладете эту злополучную бумажку с расчетом или копию. Так почему же Вам сразу не отправить ее на место, где Вы без труда можете ее отыскать? Видимо потому, что Вы точно не знаете, где это самое место.
Золотое правило:
Порядок – это когда у каждой вещи есть свое определенное место.
Подумайте, как лучше организовать Ваше рабочее место?
Пожалуй, самым оптимальным является блочно-модульная организация рабочего места. В этом случае Вы размещаете бумаги, расчеты, всю прочую документацию по темам – модулям. Внутри каждого модуля существуют блоки, которые Вы должны организовать так, чтобы ими удобно было пользоваться. Можно сделать блоки по времени поступления документа, направлению работы внутри модуля, по степени приоритетности задачи и т.д. Все блоки и модули должны быть четко определены и отделены друг от друга. Различные модули лучше разместить в различные папки-скоросшиватели, внутри которых находятся блоки, разделенные специальными цветными вкладками.
Если Вы не поленитесь и будете сразу отправлять все документы в соответствующее им место, у вас никогда не возникнет проблем срочного поиска необходимого документа.
Очень часто можно наблюдать такую картину. Стол завален папками, бумагами, к которым прикреплены листочки-напоминания. При таком положении дел можно подумать, что работник занят сегодня исключительно этими делами. Однако проходит время, а положение дел не меняется – тот же стол, те же бумажки-напоминания. О чем это говорит? Только о том, что такой способ организации труда не работает. Вместо листиков – памяток, папочек и бумажечек, лежащих на видном месте, чтобы про них не забыть, надо всего лишь завести дневник, еженедельник, календарь для планирования своего времени. Выберите, что Вам больше по вкусу – обычный ежедневник-еженедельник в виде книжки, маленький или обычный компьютер со специальной программой дневником. У каждого есть свои преимущества – если книжка всегда с Вами, то карманный компьютер может дать Вам звуковой сигнал, чтобы напомнить о встрече. База данных, занесенная в большой компьютер, будет служить Вам долгие годы.
Вы уже научились расставлять дела в порядке приоритетов, поэтому уберите все ненужное со стола, откройте свой план на сегодня и выполните все, что намечено.
ВАШИ ПОМОЩНИКИ
Ваш первый и самый надежный помощник – это Вы сами и Ваша сильная мотивация на успех. Поэтому Вам не составит труда один раз продумать и навести порядок, который поможет Вам экономить время на выполнение действительно важных жизненных задач. Поэтому мы сейчас научимся наводить порядок на столе, в шкафах, мыслях, чувствах – в жизни вообще.
Основное правило – понять, чего мы хотим добиться. Это цель.
Наша цель – навести порядок. Каким образом мы добьемся цели – это стратегия.
Стратегия – выбросить все ненужное и сделать наиболее эффективным все нужное.
Как реализовать стратегию? Этот шаг – выполнение стратегии.
Что можно выбросить и как сделать эффективным нужное?
После того как цель выполнена, результат выполнения надо проверить и оценить.
Анализ выполнения стратегии. Что было правильным, что нужно исправить?
Наглядный жизненный пример использования основной формулы стратегического менеджмента. Смотрите на рисунке 19.
Рис. 19. Стратегический менеджмент в действии
Нас окружают вещи, много вещей. Вещи разные, нужные и не очень, что-то радует глаз, без чего-то нельзя обойтись. Подумайте, так ли нужно все, что лежит у Вас на столе, копится в шкафу? Определенно, НЕТ!
Все, что Вам сейчас не нужно.
Старые счета, платежки, письма, балансы, т.е. то, что Вам сейчас жизненно НЕ важно, должно уйти с глаз долой, чтобы не отвлекать от забот насущных. Найдите время и систематизируйте Ваши бумаги. Разложите по папкам, папки подпишите, сложите все в коробку и отправьте в архив или туда, где этого не будет видно.
Текущие дела, т.е. то, что имеет отношение к Вашей непосредственной деятельности, надо тоже систематизировать. Вспомните круг Ваших должностных обязанностей. Например, проект ААА, тема БББ, прибор, продукт ССС. Разложите по стопкам ААА, БББ, ССС все материалы, связанные с этими проектами. См. выше об эффективности блочно-модульной системы организации. Внутри стопок наведите одинаковый внутренний порядок – проектная документация, письма и т.п. должны быть расположены по датам поступления. Почему это полезно? Вы почти всегда помните, КОГДА Вы получили письмо, распоряжение, документацию, какая при этом была погода, тепло – холодно, как были одеты, т.е. налицо ассоциативная связь. Если же во всех папках порядок расположения будет одинаковым, Вы скоро к нему привыкнете и перестанете терять время на поиски нужного документа.
Закладки и наклейки. Если Вам по долгу службы приходится часто пользоваться справочниками, словарями, сделайте свою работу с ними максимально эффективной. Здесь помогут цветные наклейки, например, на буквах словаря или разделах справочника. Вы наверняка сталкивались с такой проблемой, когда надо срочно найти в толстой книге определенную информацию, Вам надо перелистать половину книги, пока Вы найдете нужный раздел. Вы нашли, но оказалось, что в этом же разделе требуется дополнительная информация. И вновь перелистывание страниц фолианта. Если же Вы предусмотрительно подклеили цветные указатели тем, разделов, букв и т.п., такой поиск не займет много времени. Если Вам надо поработать с книгой, полезно будет пользоваться закладками. Если Вам понадобилось отметить место в книге, чтобы потом быстро его найти, вложите закладку, подписав сверху, к какой части книги она относится. Просто, однако получается существенная экономия времени и нервов. Инвестируйте немного времени и терпения – и Ваши усилия будут вознаграждены сторицей.
Записная книжка или RAM. Это книжка-памятка, которая всегда с Вами. Где бы Вы ни находились – на работе, в банке, в магазине – книжечка размером с открытку всегда придет Вам на помощь, если надо срочно что-то записать. Если сравнивать с компьютером, то такая записная книжка – это оперативная память. Если информация нужная, Вы перенесете ее в постоянную память, если нет – просто выбросите. Записная книжка лучше различных листиков тем, что листы записной книжки не теряются! Записную книжку RAM нужно постоянно освобождать от ненужной информации. Если Вы уже перенесли информацию в постоянную память, использовали или она оказалось ненужной, выдирайте листок без сожаления. Порядок надо поддерживать.
Очень полезно составить набор памяток для разных оказий. Например, Вы собираетесь в командировку. Как собраться быстро, но при этом ничего не забыть? Как не забыть ничего при подготовке переговоров? Просто составьте памятку, она не подведет! В книге приведен ряд Памяток на разные случаи жизни. Подготовьте памятки, Распечатайте, вставьте в прозрачную обложку, подколите в папку. Все, Вы теперь никогда ничего не забудете! Появились новые пункты в памятке, внесите их, хотя от руки. И опять Ваша голова не загружена неважной информацией.
Оргтехника. Совсем неважно, чем Вы занимаетесь в офисе. Если Вы работаете за письменным столом, Вам потребуется небольшой стандартный канцелярский набор – скрепер, дырокол, современные разноцветные картонные папки-скоросшиватели с колечками, набор толстых и тонких фломастеров, маркеры, наклейки. Попросите Вашего начальника позаботиться о необходимых орудиях труда. Лучше иметь это все на столе, чем тратить время на поиски необходимой мелочи по всему отделу.
Маркеры. Отмечайте маркером всю ту информацию в документах, которая Вам может понадобиться. Нет смысла раз за разом изучать весь документ, если Вам требуется узнать только, например, срок поставки комплектующих. Выделите дату и название, этого будет достаточно. Строго говоря, целью документа и было только это сообщение – доставка чего, когда.
Ваш портфель, сумочка. Если Вам приходится носить портфель, организуйте в нем постоянный порядок на основе блочно-модульной структуры. Деловые бумаги находятся в папке, мобильный телефон в специальном отделении, предметы гигиены (дезодорант, расческа и пр.) в косметичке, записная книжка RAM, еженедельник, ручка. Кладите каждую вещь на отведенное ей место. Если Вы, например, держите мобильный в кармане, пусть он там и находится. Представьте себе, в какой стресс Вы себя вгоните, если начнете искать мобильный или бумажник со всем содержимым в неположенном месте! Порядок в портфеле или сумке не только экономит время и нервную энергию, он радует своей надежностью и красотой.
Еженедельник. Ваше Alter ego. Это Ваше второе Я. Выше Вы узнали, как эффективно планировать время, выбрали для себя те приемы экономии времени, которые больше всего подходят к Вашей деятельности. Это была теоретическая часть курса. Практическая же часть состоит в применении этих знаний для реальной ситуации. Составление плана на день, который Вы затем внесете в еженедельник, начинается с определения всех тех задач, которые Вы предполагаете решить завтра. Выпишите все дела, задумайтесь, каким квадрантам Матрицы Эйзенхауэра или группам метода АВС они соответствуют? Расставьте приоритеты. Определите, какое время займет выполнение Вашего плана на завтра? Вспомните, что на все плановые мероприятия следует отвести 60% рабочего времени, 20% оставить в запас на непредвиденные ситуации и 20% – резерв времени на выполнение основного плана. Теперь напишите иерархический план работы на завтра, поставив в его начало самые важные дела, и завершив план делами важными, но не срочными. Успеете, хорошо, не успеете, перенесете на завтра. Не горит! Если Вы к тому же распределите свою занятость по часам, Вы получите в результате так называемый т.н. рамочный план дня. Строго говоря, в каждом еженедельнике есть строка времени дня. Поэтому рамочный план Вы получите в любом случае.
Лень всегда двигала прогресс вперед. Действительно, если проанализировать технический прогресс, то можно прийти к заключению, что вся история цивилизации – это непрерывные попытки сделать жизнь людей более комфортабельной, сэкономить время и усилия. Когда людям надоело считать на пальцах, стирать у реки, ездить на перекладных, они изобрели соответственно калькулятор, стиральную машину, самолет. Будьте творческим человеком, мобилизуйте свои способности и …лень и придумайте, как выполнить эквивалентную работу быстрее без потери качества.