Сборы на завтра. Утренние сборы – источник непреходящего стресса для любого работающего человека. Однако если всем членам семьи один раз обсудить и договориться выполнять общие правила для всех, то утреннего стресса можно избежать. Созовите "круглый стол" Вашей семьи, установите и распределите круг обязанностей, и со следующего утра начните выполнять принятое соглашение. К кругу обязанностей каждого члена семьи относятся такие простые вещи как подготовка с вечера одежды и обуви, портфеля для школьников и менеджеров. Все важные решения, как, например, очередь в ванную и очередность приготовления завтрака, принимаются совместно и так же совместно выполняются. Ничего, кроме доброй воли и желания избежать стресса, ни от кого не требуется.
Группа поддержки. После того как Вы сами прониклись идеями сделать свою жизнь более эффективной, Вам потребуется поддержка и помощь Вашего ближайшего окружения – сослуживцев, членов семьи, друзей и родственников. Объясните им преимущества бережного отношения к своему времени, заручитесь их поддержкой. Если Вы все вместе начнете управлять своим временем в рамках сплоченной команды, результат будет много быстрее и лучше. Помощь и взаимопонимание здесь неоценимы.
Польза стереотипов. Некоторые полезные привычки, стереотипы поведения тоже могут стать важными ресурсами экономии времени. Например, привычка не оставлять неоконченных дел. Это касается как ответа на полученное распоряжение или письмо, так и мытья посуды. Найдите в своей деятельности такие области, где Вам требуется просто автоматически, без особых раздумий выполнять рутинные действия. Если Вы привыкнете выполнять это быстро, не откладывая дело в долгий ящик, Вы скоро достигнете профессионализма в этом вопросе. Полезные привычки всегда помогут Вам справиться с делами быстро и без стресса.
Золотое правило:
Посеешь привычку – пожнешь характер.
Посеешь характер – пожнешь судьбу.
ВРЕМЯ В ТРАНСПОРТЕ, ОЖИДАНИЯ
Всем приходится ездить на большие или меньшие расстояния – поездки на работу, командировки, а также непременные ожидания являются неплохим резервом столь недостающего Вам времени. Используйте это время с пользой. Можно, если это позволяют условия, выполнить некоторую рутинную работу, обдумать и частично подготовить выступление на совещании, выучить что-то, если Вы занимаетесь самообразованием и пр. Всегда имейте при себе материалы, которые помогут Вам "спасти" время, проведенное в очереди, транспорте и пр.
ИСКУССТВО ГОВОРИТЬ "НЕТ"
Это действительно искусство, как дипломатии, так и хорошей организации. Придумайте стандартную вежливую формулу отказа, которая поможет Вам в будущем легко и необидно отклонять некоторые дела и обязанности.
План отказа
1. Поблагодарите предлагавшего самым горячим и искренним образом.
● Дорогой (ая)/Уважаемый (ая)… во-первых, я хочу поблагодарить (Вас) за такое заманчивое предложение.
2. Высоко оцените его/ее предложение.
● Это действительно прекрасная организация с хорошими традициями, известная во всем мире своими благотворительными акциями.
● Это великолепный проект во всех отношениях.
● Это почти то, о чем я мечтала всю жизнь.
3. Приведите, если считаете нужным, убедительную причину, заставляющую Вас отклонить такое заманчивое предложение.
● Однако если я сейчас соглашусь на предложение занять место общественного вице-президента, я должен буду лишить мою семью совместного отпуска как минимум на три года.
● Однако, по ряду причин я сейчас, к сожалению, не могу принять Ваше предложение.
4. Еще раз выразите свою признательность за предложение.
● Тем не менее мне хотелось бы, чтобы Вы знали, как я Вам признателен за это предложение.
● Я хочу еще раз поблагодарить Вас за то, что Вы вспомнили обо мне в связи с таким престижным предложеним.
Пример вежливого отказа на предложение о работе, выходящей за рамки должностных обязанностей
Большое спасибо, что Вы обратились ко мне с этим предложением. Однако, поскольку я до конца месяца буду занята очень важным годовым отчетом нашей организации, мне приходится Вам отказать.
Я, право, очень сожалею об этом, но по-другому поступить не могу. Еще раз спасибо, что Вы выдвинули меня на эту работу.
ВРЕМЯ – ДЕНЬГИ. КУПЛЮ ВРЕМЯ
Звучит парадоксально, однако, если посмотреть внимательно, то иногда можно купить время за деньги, если правильно расставить приоритеты. Вы находитесь в цейтноте, однако это не избавляет Вас от обязанности иметь чистую одежду, регулярно питаться и пр. В этом случае Вам помогут многочисленные службы быта: доставка продуктов, доставка обедов, прачечные с доставкой, службы по уборке квартир, мытью окон и другой сервис. Пользуясь такими услугами, Вы высвобождаете свое время, заплатив за это. Когда это оправданно? Если качество предлагаемого сервиса соответствует цене, а цена Вашего затраченного времени существенно выше уплаченных денег, Вы можете смело покупать себе дополнительное время. Такие расходы окупаются очень быстро. Огромные резерв экономии времени – путь в транспорте на работу. Что лучше, простоять час в пробке или воспользоваться метро? Может, лучше уехать часом позже или часом раньше?
3. Заключение. Контрольный тест "Мой образ жизни"
После того как Вы проштудировали курс "Управление временем", освоили техники экономии времени, выполните следующий тест. Повторяйте тестирование как минимум раз в месяц. С каждым разом Вы должны получать все лучший результат. Если же это не так, Вам нужно еще раз обратиться к курсу, чтобы понять, что же мешает Вам эффективно использовать свое время и достигать поставленных целей.
Ответьте на вопросы "ДА" или "НЕТ", подсчитайте результат.
1. Я часто раздражаюсь, поскольку я изрядно перегружен работой.
2. Я уже не могу отключиться от мыслей о работе.
3. Я считаю, что можно одновременно заниматься несколькими делами.
4. Я страдаю расстройством сна.
5. Уже с утра я чувствую себя усталым и разбитым.
6. Каждый вечер я чувствую себя усталым донельзя.
7. Часто я чувствую себя под прессом времени.
8. Гора дел передо мной постоянно растет.
9. Я охотно откладываю телефонные звонки, которые обязан сделать.
10. Я часто работаю сверхурочно.
11. Я чувствую себя ответственным за все.
12. Когда я делаю ошибку, я страшно нервничаю.
13. Мое так называемое свободное время распланировано до конца.
14. У меня нет ни минуты свободного времени между различными служебными мероприятиями.
15. Из-за чрезвычайно плотного графика я не могу сделать ничего дополнительно.
16. Часто мне трудно найти нужные бумаги или документы.
17. Мне трудно отказать, если меня просят что-то сделать.
18. Часто я разрешаю взваливать на себя чужие обязанности вопреки моей воле.
19. Часто я узнаю о важных вещах слишком поздно.
20. Часто я опаздываю или вообще пропускаю мероприятия.
21. У меня нет времени ни на семью, ни на друзей, ни на родственников.
22. Прежде чем я начинаю какое-то дело, я выясняю, что для этого нужно обязательно сделать.
23. Я просто ненавижу планировать свое время.
24. Я трачу совсем немного времени на образование и здоровье.
25. Моя служебная жизнь сильно влияет на мою личную жизнь.
26. Я поставил себе задачу добиться большего в своей карьере, чем другие.
27. Я хочу быть сильной личностью.
28. Принимая во внимание высокий уровень безработицы, я боюсь потерять работу, поскольку тогда мне будет нечем заняться и нечем кормить семью.
29. Я боюсь потерять скорость, если у меня вдруг окажется мало работы.
30. Я боюсь постареть.
31. У меня всегда присутствует звуковой фон – радио, телевизор и т.п.
32. Когда я не могу работать, я чувствую себя недогруженным.
33. Большая профессиональная нагрузка защищает меня от претензий со стороны семьи.
34. Отдых я всегда провожу по плану.
35. Ничегонеделание приводит к ощущению внутренней пустоты.
Из этого теста Вы поняли, что Ваши проблемы с управлением временем тем больше, чем чаще Вы отвечаете "ДА" на поставленные вопросы. Еще раз внимательно прочитайте вопросы, задумайтесь над фактом, что в каждом вопросе заключен и ответ! Если, например, Вы вынуждены брать работу на дом или работать сверхурочно, не думайте, что тем самым Вы повышаете эффективность своего труда. Эффективность зависит не от времени, проведенного за работой, а от организации труда!
"Истинно велик тот человек, который овладел своим временем".
Гесиод 700 г. до н.э.
9 правил эффективного использования времени (счастливой жизни)
1. Определите свои жизненные цели.
2. Расставляйте приоритеты.
3. Всегда планируйте свое время, свою работу, свою жизнь.
4. Устанавливайте реальные сроки (60% + 40%) выполнения задач.
5. Научитесь делегировать.
6. Организовывайте наиболее важные дела в соответствии с Вашими биоритмами.
7. Определяйте сроки выполнения поставленных задач.
8. Постоянно блокируйте каналы потери времени.
9. Уважайте сами и заставьте других уважать свое время.
К сожалению, осознание быстротечности бытия приходит, когда уже много лет позади. Тогда начинаются приступы запоздалого раскаяния, приводящие к глубоким депрессиям. Очень часто такой неудовлетворительный самоанализ является причиной кризиса среднего, позднего и прочих возрастов. Поэтому нужно как можно раньше осознать и оценить уникальность своей жизни, ее неповторимость, ценить каждую минуту. Рачительно используя свое время, Вы успеваете сделать больше полезных дел. И не просто сделать, но испытывая при этом законное чувство удовлетворения собой, своими успехами.
Больших Вам свершений!
4. Ключи к тестам
ТЕСТ 7. Насколько эффективно Вы используете свое время? Дела служебные Обработка результатов
Число ответов "Всегда" умножьте на 4, "Иногда" – умножьте на 2. Сложите полученный результат.
81 – 100 Вы прекрасно управляете своим временем и держите ситуацию под контролем.
Рекомендация: Поздравление! Загляните в курс, чтобы удостовериться, насколько грамотно Вы управляете своим временем.
61 – 80 Вы неплохо умеете управлять своим временем. Однако в Вашей практике случаются прорывы.
Рекомендация: Вам надо быть более последовательным и шире использовать методы организации работы, сберегающие время.
41 – 60 Да Вы же спите на ходу!
Рекомендация: Не давайте обстоятельствам управлять Вами! Выполните тесты и используйте техники экономии времени! Не давайте процессу развиться до необратимого состояния.
21 – 40 Ситуация вышла из под Вашего контроля!
Рекомендация: Начните сей же час изучать курс! Определите, что Вам мешает рачительно использовать свое время. Упорядочьте Вашу жизнь! Наведите порядок в мыслях и чувствах. Освойте техники эффективного использования своего времени.
0-20 Чем так жить, лучше умереть! Вы подавлены, Ваши интересы так разбросаны, что их как будто бы и нет, Ваши планы терпят крушение. Судя по всему, Вы находитесь под большим стрессом.
Рекомендация Начните сей же час изучать курс! Определите и постарайтесь устранить причины стресса! Упорядочьте Вашу жизнь! Наведите порядок в мыслях и чувствах. Освойте техники эффективного использования своего времени!
ТЕСТ 8.Насколько эффективно Вы используете свое время? Дела личные
Обработка результатов
Вопросы 1 – 10
Если большинство ответов на вопросы 1 – 10 положительные, это значит, что у Вас большие проблемы со временем. Вы лихорадочно пытаетесь сделать что-то, впадаете в больший стресс и вскоре теряете контроль над ситуацией. Основная причина подобного положения вещей находится обычно в нас самих.
Если большинство Ваших ответов на вопросы 1 – 10 отрицательные, Вас можно поздравить: Ваша жизнь выглядит довольно размеренной и почти лишенной стресса. Вы умело управляете своими нагрузками, распределяя их вполне оптимально.
Вопросы 11 – 12
Если Вы положительно ответили на вопросы 11 – 12, это значит, что Вы стараетесь всем угодить и при этом следовать своим планам. Такой ритм жизни удается выдержать не каждому и не долго.
Отрицательные ответы свидетельствуют о том, что Вы успешно следуете пословице "Делу – время, а потехе – час". У Вас хватает времени, чтобы Ваша служебная часть жизни не мешала Вашим домашним делам.
Вопросы 13 – 15
Если количество положительных ответов состаляет большинство, это значит, что Вы не удовлетворены Вашим настоящим образом жизни. В будущем Вы собираетесь устроить все по-другому. Так дальше продолжаться не может, Вы чрезмерно пренебрегаете собой.
Отрицательные ответы описывают Вас как человека, который старается не пренебрегать личными интересами.
Вопросы 16 – 20
Если ответы на вопросы 16 – 20 в основном положительные, это значит, что Вы просто не знаете, как убить время и страдаете от лени. Вы остро реагируете на требования Вашего окружения, без которого Вы проваливаетесь в вакуум.
Отрицательные ответы указывают на то, что Вы вполне самодостаточный человек и прекрасно обходитесь обществом своих близких, книгами, самообразованием.
ТЕСТ 9.Насколько Вы умеете делегировать обязанности? Дела служебные
Обработка результатов
ТЕСТ 11.Страдаете ли Вы перфекционизмом?Обработка результатов
Ответьте на вопросы "Да" или "Нет". Подсчитайте результат.
Если ответов "Да" от 7 до 12, нужно честно сказать, что, к сожалению, Вы очень склонны к перфекционизму. Внимательно изучите материал данного раздела, определите Ваши личностные и поведенческие предпосылки, которые приводят к перфекционизму.
Ответов "Да" 4 – 7. Вы неплохо справляетесь с работой, однако при этом иногда впадаете в перфекционизм. Изучите техники борьбы с перфекционизмом, подумайте, почему Вам иногда удается справляться с этим злом, а иногда нет. Постарайтесь из Вашего частичного успеха выстроить устойчивую победу.
Ответов "Да" 1 – 4. Примите поздравления! Вы уважаете себя и доверяете себе. Один раз качественно выполненная работа не вызывает у Вас чувства необходимости проверять и перепроверять сделанное. Как Вы этого добились – Ваш секрет, однако и Вам будет полезно знать, почему перфекционизм так мешает успешно продвигаться на пути к успеху.
ТЕСТ 12."Жаворонок или Сова?"
Обработка результатов
Подсчитайте, сколько "А" и "В" ответов Вы получили.
Если можно, дать картинку с жаворонком (маленькая птичка) или восходящим сияющим солнцем., но чтобы не выглядело, как закат.
Если большинство ответов "А", то Вы – жаворонок. Вы без труда встаете утром и наиболее продуктивно работаете в первую половину дня. Для этого Вам для сохранения работоспособности рекомендуется пораньше лечь спать, чтобы выдержать санитарную норму продолжительности сна 8 часов.
Если можно, дать картинку с совой или луной на ночном небе.
Если Вы выбрали в основном "В" ответы, то Вы – сова. Вам мучительно трудно встать рано утром, и первая половина дня у Вас уходит на то, чтобы проснуться окончательно. Зато в послеобеденное время Вы полны сил, энергии, идей.
Если же Вы получили примерно одинаково и А и В ответов, это значит, что Вы принадлежите к смешанному типу, который, однако, тяготеет к одному из вышеперечисленных типов.
Контрольный тест "Мой образ жизни"
Обработка результатов
В вопросах 1 – 19 ответов "ДА" от 10 и выше.
Хотя Вы постоянно заняты и находитесь под стрессом, едва ли Вы приближаетесь к заветной цели.
В вопросах 20 – 21 ответы "ДА".
Вы хотите и своих целей достичь, и всем вокруг услужить. Получается? Вообще говоря, так бывает редко, чтобы и волки были сыты, и овцы целы.
В вопросах 22 – 27 ответов "ДА" большинство.
Вы неудовлетворены текущим состоянием дел и хотели бы что-то изменить в будущем. Насколько Вы уверены, что можете долго придерживаться этого немерения? И что с Вами станется при этом?
В вопросах 28 – 35 ответов "ДА" большинство.
В Вашей жизни все чересчур зарегулировано. Если же Вы постараетесь избавиться от этого диктата, что у Вас останется?