5.6. Экономическая безопасность вузов
Понятие экономическая безопасность вузов вкладывается в следующую понятийную схему: безопасность – национальная безопасность – экономическая безопасность – экономическая безопасность в сфере образования – экономическая безопасность системы высшего и послевузовского профессионального образования – экономическая безопасность вузов и научных учреждений. При этом под угрозой понимается совокупность условий, процессов, факторов, препятствующих реализации экономических интересов образовательных учреждений. Угроза экономической безопасности вуза в конечном виде может быть выражена в виде ущерба, характеризующего снижение экономического потенциала вуза.
В приказе Федерального агентства по образованию от 18 ноября 2008 года N 1615 "О состоянии и мерах по укреплению финансово-хозяйственной дисциплины в подведомственных учреждениях Федерального агентства по образованию" отмечается, что, несмотря на проводимую агентством профилактическую, инструктивно-методическую и аналитическую работу, контрольно-ревизионные мероприятия, общее состояние финансово-хозяйственной деятельности в подведомственных образовательных учреждениях медленно меняется к лучшему. В указанном документе отмечаются нарушения законодательства об образовании и нормативно-инструктивных требований, факты нецелевого использования бюджетных средств, несвоевременной выплаты социальной стипендии, нарушения Порядка ведения кассовых операций, несоблюдение правовых требований при сдаче в аренду имущества, отсутствие контроля за своевременных и полным перечислением средств за обучение, оплаты за проживание, арендной платы, оплаты коммунальных услуг. В приказе отмечается об издании по результатам ревизий более тридцати приказов агентства. В большинстве случаев, они касаются деятельности образовательных учреждений среднего профессионального образования. До сведения образовательных учреждений были доведены и ряд приказов о нарушениях, выявленных в образовательных учреждениях высшего профессионального образования.
Часто встречающиеся нарушения финансово-хозяйственной деятельности в вузах – это нарушения, связанные с оформлением прав на имущество и неодополучением дохода от его использования; нарушения, связанные с исполнением бюджета; нарушения в области оплаты труда и выплате стипендий; нарушения при оплате товаров, работ и услуг; нарушения порядка ведения кассовых операций; нарушения в ведении учета и отчетности. Однако, часто встречающиеся и значительные по размеру причиняемого ущерба – это нарушения в области закупок и определения стоимости ремонтно-строительных работ.
Таким образом, основные риски экономической безопасности вузов возникают в области закупок и при определении объемов и стоимости ремонтно-строительных работ. В этой связи представляется возможным выработать некоторые рекомендации по снижению рисков экономической безопасности вузов, путем совершенствования отдельных контрольных процедур.
Основными этапами процесса закупок являются составление и рассмотрение заявок; размещение заказа; оплата товаров, работ, услуг; оприходование. Следует обратить внимание на то, что этапы могут быть до известной степени детализированы, а также изменять некоторую последовательность. Например, оприходование не всегда может быть завершающим этапом – распространенный сегодня порядок оплаты (предоплата 30 %, окончательная оплата – 70 %) требует разделения этапа оплаты на предварительную до оприходования и окончательную после оприходования и т. д.
Основной задачей обеспечения экономической безопасности в области закупок является выявление рисков, анализ и тестирование контрольных процедур. Выявление рисков следует производить во взаимосвязи с угрозами и факторами, их создающими.
Контрольными процедурами в области закупок могут быть следующие.
На этапе составления заявок следует обращать внимание на следующие аспекты:
а) имеется ли в вузе утвержденный план закупок (программа размещения заказов) и не превышены ли фактические показатели по отношению к плановым;
б) осуществляется ли корректировка планов закупок и программ размещения заказов в связи с возрастающими потребностями вуза;
в) осуществляется ли сравнение плановых показателей с достигнутыми.
На этапе размещения заказов необходимо уделить внимание:
а) соответствует ли процедура размещения заказов установленным требованиям;
б) учтены ли в конкурсной документации все условия по доставке, форме расчетов, оплате, дате поставки и др.
На этапе оплаты необходимо установить:
а) выполнены ли условия контракта;
б) проведена ли сверка кредиторской задолженности;
На этапе оприходования важно:
а) обеспечена ли приемка товаров, работ и услуг;
б) оформлена ли соответствующим образом первичная документация.
Что касается ремонтно-строительных работ, то здесь также можно выделить несколько основных этапов:
Основной задачей обеспечения экономической безопасности в области ремонтно-строительных работ является выявление рисков, анализ и тестирование контрольных процедур.
На этапе сметного планирования следует обращать внимание на следующие аспекты:
а) предваряется ли сметное планирование комиссионным осмотром и составлением дефектных ведомостей;
б) соответствуют ли применяемые единичные расценки требованиям к составлению проектно-сметной документации;
в) соответствуют ли планируемые объемы работ реальной потребности.
На этапе размещения заказов необходимо уделить внимание:
а) соответствует ли процедура размещения заказов установленным требованиям;
б) учтены ли в конкурсной документации все условия по видам работ, форме расчетов, оплате, приемке работ и др.
На этапе технического надзора следует установить:
а) обеспечено ли наблюдение за ходом работ, в особенности скрытых работ;
б) достаточна ли квалификация работников, осуществляющих контроль за ходом работ со стороны заказчика.
На этапе приемки работ важно:
а) обеспечена ли комиссионная приемка работ;
б) оформлена ли соответствующим образом первичная документация.
На этапе оплаты необходимо установить:
а) выполнены ли условия контракта;
б) проведена ли сверка кредиторской задолженности.
Эффективная система обеспечения экономической безопасности вуза должна предполагать тестирование контрольных процедур. Тестирование контрольных процедур представляется возможным проводить по двум направлениям:
– соблюдение разработанных регламентов контрольных процедур;
– отслеживание ошибок в регламентах контрольных процедур.
Таким образом, понимание основных рисков экономической безопасности, природы их возникновения в вузах и на этой основе создание регламентов контрольных процедур позволит руководителям, должностным лицам и работникам вузов избежать фактов нарушений финансово-хозяйственной деятельности, а тем самым обеспечить развитие экономики системы высшего и послевузовского профессионального образования.
Глава 6. Построение системы экономической безопасности предприятия
6.1. Общие принципы
Многие авторы при рассмотрении систем безопасности явно или скрыто используют одну и ту же последовательность рассуждений. Первоначально идеологически предполагается наличие предприятия со своей финансово-хозяйственной деятельностью, затем появление угроз предприятию и уже затем ввиду необходимости защиты от угроз создание системы безопасности. Если в системе безопасности задействованы различные методы и средства обеспечения безопасности, то она признается реализацией комплексного подхода. Таким образом, комплексность в понимании многих авторов – это все возможность и разнообразие видов защиты от различных угроз.
Возможен иной механизм реализации комплексного подхода, как уже отмечалось выше. Как единый комплекс, обеспечивающий безопасность предприятия, предлагается рассматривать всю финансово-хозяйственную деятельность предприятия, а не только систему безопасности в узком смысле. То есть предлагается не разрабатывать и проводить Комплекс мероприятий по защите созданного предприятия и его действующей текущей финансово-хозяйственной деятельности, а сразу организовывать предприятие и вести финансово-хозяйственную деятельность, предусматривая их устойчивость к угрозам как обязательное свойство. В случае, если предприятие уже создано ведет финансово-хозяйственную деятельность, то для обеспечения экономической безопасности может быть целесообразно изменить устав, организационную структуру, построение бизнес-процессов.
Такой подход:
– предусматривает необходимость учета требований безопасности начиная последовательно с этапа учреждения предприятия, составления устава, найма сотрудников, до разработки организационной структуры, построения бизнес-процессов, написания должностных инструкций, вплоть до ведения текущей финансово-хозяйственной деятельности;
– рассматривает собственную безопасность не как дополнение к предприятию ввиду необходимости, а как его органичную часть, принимающую участие в финансово-хозяйственной деятельности наравне с другими подразделениями;
– по всей видимости, должен снижать общие затраты предприятия на обеспечение экономической безопасности и повышать эффективность работы по обеспечению экономической безопасности (к сожалению, у авторов нет достаточной сравнительной статистики по этому вопросу);
– согласуется с выводами специалистов по развитию предприятий, которые указывают на низкую эффективность автономных контрольных служб и на необходимость в первую очередь построения контрольной службы с разработкой, увязкой и согласованием широкого спектра мероприятий.
Фактически на практике этот подход реализуется на предприятиях, которые можно условно разбить на две группы. Первая группа – это предприятия, которые в силу специфики своей деятельности явно и постоянно испытывают ряд угроз, и высокий уровень обеспечения экономической безопасности для них очевидно и безусловно необходимое условие деятельности. Вторая группа – это предприятия, на которых собственники или руководство являются в прошлом сотрудниками правоохранительных органов или в силу ряда причин велико влияние служб безопасности, С учетом вышесказанного построение системы безопасности в соответствии с предложенным механизмом реализации комплексного подхода должно происходить следующим образом;
– такие компоненты системы безопасности, как политика, стратегия и концепция безопасности, разрабатываются с учетом научной теории безопасности одновременно с разработкой основополагающих положений для предприятия (миссия, стратегия, устав, пр.) в целом и не противоречат им;
– в соответствии с ними создается система безопасности, являющаяся ядром системы обеспечения экономической безопасности предприятия. В деятельности системы безопасности существенное внимание уделяется взаимодействию с другими подразделениями предприятия, организации их деятельности таким образом, чтобы наиболее эффективно и гарантированно обеспечить экономическую безопасность предприятия;
– в соответствии с ними вырабатываются и учитываются требования безопасности к оргструктуре и финансово-хозяйственной деятельности предприятия, формируется оргструктура, регламентируется финансово-хозяйственная деятельность предприятия.
Существуют различные классификации принципов построения системы безопасности предприятия:
– законность;
– комплексное использование сил и средств;
– координация и взаимодействие внутри и вне предприятия;
– компетентность;
– экономическая целесообразность;
– плановая основа деятельности;
– системность;
– приоритет мер предупреждения (своевременность);
– непрерывность;
– экономность;
– взаимодействие;
– сочетание гласности и конфиденциальности;
– комплексность;
– эшелонирование;
– надежность;
– разумная достаточность;
– непрерывность.
Безопасность предприятия должна быть:
– непрерывной;
– плановой;
– централизованной;
– активной;
– надежной;
– универсальной;
– комплексной.
6.2. Создание и организационная структура служб безопасности предприятий
Как было отмечено выше, ядром системы безопасности предприятия, его основой является служба безопасности (СБ) предприятия.
В практике российских предприятий, исследованиях и в литературе помимо термина "служба безопасности (СБ) встречаются следующие названия подразделений предприятия, деятельность которых непосредственно связана с обеспечением экономической безопасности предприятия (ЭБП): служба охраны, отдел безопасности, служба экономической безопасности предприятия и пр.
Виды услуг, которые СБ разрешается предоставлять своему предприятию-учредителю (или функции СБ):
– выявление недобросовестной конкуренции со стороны других предприятий;
– сбор сведений по уголовным делам;
– расследование фактов разглашения коммерческой тайны предприятия;
– сбор информации о лицах, заключивших контракт с предприятием;
– поиск утраченного имущества предприятия;
– расследование фактов неправомерного использования товарных (фирменных) знаков предприятия;
– розыск без вести пропавших сотрудников;
– выявление некредитоспособных партнеров;
– выявление ненадежных деловых партнеров;
– сбор сведений по гражданским делам;
– изучение криминальных и негативных аспектов рынка;
– сбор информации для проведения деловых переговоров;
– защита жизни и здоровья персонала от противоправных посягательств;
– охрана имущества предприятия;
– обеспечение порядка в местах проведения предприятием представительских, конфиденциальных и официальных мероприятий;
– консультирование и предоставление рекомендаций руководству и персоналу предприятия по вопросам обеспечения безопасности;
– проектирование, монтаж и эксплуатационное обслуживание средств охранно-пожарной сигнализации.
Современные предприятия – как правило, крупные акционерные общества, зачастую входящие в структуры холдингового типа. Таким образом, у такого предприятия есть акционеры (собственники), может быть выборный орган управления (совет директоров) и подотчетный ему руководитель предприятия – генеральный директор.
6.3. Права, обязанности и ответственность сотрудников Службы безопасности
Сотрудники подразделений службы безопасности в целях обеспечения защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, имеют право:
• требовать от всех сотрудников фирмы, партнеров, клиентов строгого и неукоснительного выполнения требований нормативных документов или договорных обязательств по защите коммерческой тайны;
• вносить предложения по совершенствованию правовых, организационных и инженерно-технических мероприятий по защите коммерческой тайны.
Сотрудники службы безопасности обязаны:
• осуществлять контроль за соблюдением инструкции по защите коммерческой тайны;
• докладывать руководству о фактах нарушения требований нормативных документов по защите коммерческой тайны и других действиях, могущих привести к утечке конфиденциальной информации или утрате документов или изделий;
• не допускать неправомерного ознакомления с документами и материалами, имеющими гриф "Коммерческая тайна", посторонних лиц.
Сотрудники службы безопасности несут ответственность за личное нарушение безопасности коммерческой тайны и за неиспользование своих прав при выполнении функциональных обязанностей по защите конфиденциальных сведений сотрудниками предприятия.
6.4. Взаимодействие руководства с сотрудниками Службы безопасности
Проинформируйте сотрудников, с какой целью предпринимаются те или иные меры предосторожности. В этом случае не возникнет непонимания и возражений. От сотрудников, понимающих и разделяющих вашу озабоченность по поводу обеспечения безопасности, всегда можно ожидать проявления большей сознательности и помощи.
Проследите за тем, чтобы все сотрудники службы безопасности имели хорошую профессиональную подготовку. Они должны быть способны решать каждодневные проблемы, проявляя вежливость и профессионализм.
Хорошо подготовленный охранник вряд ли поведет себя неадекватно в стрессовой ситуации. Если сотрудники службы безопасности имеют разрешение на ношение и применение какого-либо вида оружия (включая полицейскую дубинку и особенно огнестрельное оружие), убедитесь, что они могут пользоваться ими, и что оружие применяется в полном соответствии с законом. Границы и случаи применения оружия должны быть оговорены и утверждены руководством, юрисконсультом и начальником службы безопасности компании. Помните, что охранник неподготовленный к рукопашному бою может применить в случае опасности оружие. Личный состав службы безопасности должен быть хорошо подготовлен также и для того, чтобы иметь инициативу в критической ситуации.
Сотрудники службы безопасности должны знать все уязвимые места компании и периодически осуществлять оценку возможной угрозы. Хорошо подготовленный охранник также должен знать основы оказания первой медицинской помощи и способы пожаротушения.
Рутина и скука – враги хорошей службы безопасности. Механическая часто повторяющаяся работа притупляет реакцию личного состава службы безопасности и приводит к невнимательности. Оставленные на долгое время на изолированных постах сотрудники службы безопасности утрачивают бдительность и становятся уязвимыми для внезапных нападений. По возможности меняйте их каждодневные обязанности. Устраивайте частые тренировки и учения. Чем их больше, тем лучше, т. к. это не только оттачивает их навыки, но и поддерживает моральный дух. Вы должны чаще проверять их бдительность и реакцию. Не информируйте служащих компании о запланированной учебной попытке сотрудников службы безопасности прокрасться на ваш завод или в головной офис или же попытайтесь пройти КПП с фальшивым пропуском и под различными предлогами. Припаркуйте подозрительную машину около здания и проследите, как долго она не будет замечена службой охраны, и какие меры они предпримут в этой связи. Проследите, могут ли посторонние люди получить доступ к секретной документации и главному производственному оборудованию.
Дайте почувствовать сотрудникам службы безопасности, что их работа важна. Существует тенденция относиться к сотрудникам службы безопасности как к огнетушителю, запрятанному где-то за стеклянной дверью и необходимому только в крайнем случае. Это не правильно. Сотрудники службы безопасности должны знать, что они являются частью компании, важным элементом производства продукции и услуг, которые вы продаете, и не менее важными, чем инженерно-технический состав, исследователи рыночных условий и юристы.