– документы, заполняемые при приемке продукции на склад;
– сроки приемки продукции по количеству;
– процесс приемки продукции по качеству;
– процесс приемки продукции в случае обнаружения несоответствия продукции установленному качеству;
– нормативные документы, регламентирующие приемку товаров на склад;
– нормативные сроки приемки товаров по качеству. Разрабатывает и контролирует процессы хранения:
– размещение;
– укладка;
– поддержание условий хранения;
– отбраковка по срокам хранения;
– отбраковка при случайном повреждении;
– отбраковка при ухудшении качества;
– естественная убыль;
– потери при повреждении тары (емкостей);
– хищения;
– списание;
– учет;
– инвентаризация.
Разрабатывает и контролирует процессы отгрузки:
– процесс отбора товаров с мест хранения;
– процесс комплектации партий в зоне комплектации и контроля;
– процесс контроля правильности отбора товаров для партий по количеству и качеству;
– процесс пополнения партий в случае недостачи или необходимости замены некачественных товаров;
– документы, заполняемые при отгрузке товаров;
– сроки отбора, комплектации, контроля и упаковки товаров для отгружаемых партий;
– процесс проверки товаров по качеству;
– нормативные документы, регламентирующие отгрузку;
– повышение эффективности управления снабжением с помощью информационных технологий;
– расчет необходимого количества погрузочных постов;
– расчет количества дней от момента заказа до погрузки.
К обязанностям службы также относится:
– выработка критериев для принятия решений о выборе экономичного или срочного вида транспорта (почта, автомобиль, железная дорога, речной, морской, авиатранспорт, курьер, DHL);
– расчет, учет и анализ затрат на перевозки, перевалки, погрузо-разгрузочные работы, управление, информационное обеспечение;
– постановка задач для компьютеризации процессов подготовки товаросопроводительной и расчетной документации, контроля прохождения отправленными грузами контрольных пунктов, пунктов перевалок, границ, учета и анализа получаемой информации;
– определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;
– разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.;
– постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования.
Служба контролирует и пополняет базу данных и библиотеку следующей информацией:
– порядок взаимодействия систем страхования грузов и ответственность перевозчиков;
– правила транспортного страхования грузов;
– порядок организации и осуществления многоступенчатых грузовых перевозок под таможенным контролем с использованием различных видов транспорта;
– порядок упрощения формальностей при таможенном оформлении и сопровождении международных грузовых перевозок в рамках деятельности международного экспедитора;
– порядок организации и осуществления международных автомобильных перевозок;
– порядок работы с бездокументными и невостребованными грузами;
– концепция единого информационного пространства участников международной грузовой перевозки;
– классификация опасных грузов;
– маркировка упаковки и транспортных средств;
– основные требования к хранению, транспортировке, погрузке и разгрузке опасных грузов;
– особенности перевозки опасных грузов;
– меры защиты при перевозке опасных грузов;
– международные нормативы и коды, регламентирующие перевозки опасных грузов;
– правила приемки товаров по количеству и качеству;
– правила отгрузки товаров;
– правила претензионной работы.
Служба хранений
Служба хранения выполняет:
– в части, завершающей приемку, размещение и укладку принятых товаров по местам хранения, их приходование;
– в части, обеспечивающей хранение, – учет товаров, инвентаризацию, поддержание условий хранения, технологические операции (например, перелопачивание, проветривание, замену поврежденной упаковки и т. д.), контроль качества;
– в части, обеспечивающей отгрузку, – отбор товаров по заказам на основании комплектовочных ведомостей, передачу отобранных товаров в зону отгрузки.
Если раскладка и отбор товаров происходят ежедневно, то операции раскладки и отбора поручают разным сотрудникам. Раскладкой занимаются кладовщики участков и их сотрудники, отбором – комплектовщики.
Требования к управлению хранением
Функции управления хранением:
– управление основными данными по товарным единицам;
– управление запасами;
– управление складскими областями, зонами и местами;
– управление транспортируемыми единицами;
– регистрация незапланированных входящих товаров и смешанных паллет;
– отмена процедуры приема товаров;
– хранение на складе;
– обработка заказов;
– выдача товаров со склада;
– перемещение товаров внутри склада;
– комплектация заказов;
– упаковка и переупаковка выходящих товаров;
– инвентаризация;
– административная информация и отчетность;
– статистика;
– составление документов и печать ярлыков для транспортируемых единиц;
– документация.
Систему управления хранением строят на базе данных, состоящей из групп:
– основные данные по товарным единицам;
– управление товарными запасами;
– управление транспортируемыми единицами;
– основные данные по складу.
Основные данные по товарным единицам состоят из индивидуальных характеристик товаров для данного склада. Для каждой товарной единицы указывается, в какой области, в какой зоне и в каком месте может быть складирована эта единица. Местонахождение каждой товарной единицы на складе характеризуется тремя координатами (ряд, ячейка, ярус), обозначенными штриховыми кодами. В каталоге артикулов находится информация, определяющая приоритеты приемки, выдачи, перемещений товарных единиц в каждой складской зоне. Здесь также могут быть указаны общие характеристики, такие как, например, требование по управлению партиями или способ пополнения товарных запасов.
В базе данных системы содержится информация о товарных единицах, расположенных на каждом поддоне, – дате и времени их приемки на склад, номере поступившей партии, товаровладельце, сроке годности товара.
Данные по управлению товарными запасами позволяют вести учет того, какие товарные единицы, в каком количестве и в каком состоянии хранятся на складе.
Данные по управлению транспортируемыми единицами – "транспортная единица" – означают все виды оборудования, которые могут быть использованы для перемещения и хранения материала: паллеты, складские контейнеры, ящики и т. д. – им присваиваются уникальные номера. Транспортные единицы составляют базу, на основе которой осуществляется управление товарными запасами.
Физическая структура склада характеризуется основ ными данными по складу. Эти данные делятся на следующие группы:
– данные по складским областям;
– данные по складским местам;
– распределение по зонам;
– транспортные маршруты.
Основные данные по складу определяют, на какие области и зоны разделен объект и сколько существует складских мест каждого типа. Склад разделен системой управления на зоны, в которых хранятся товарные единицы определенных типов, размеров, массы. Складские места могут иметь состояние "доступно", "занято" и "закрыто".
Весь склад может быть разделен на несколько складских областей, например:
– области приемки товаров;
– области комплектации заказов;
– резервное хранение;
– склад с высотного хранения;
– склад ячеечного хранения;
– автоматическая конвейерная система;
– области упаковки;
– области отгрузки товаров.
Для каждой складской области может быть задан свой метод комплектации. В пределах одной складской области может быть задано несколько складских мест. Каждое складское место в пределах складской области характеризуется уникальным адресом, например:
– 00 – ряд;
– 000 – колонна (горизонтальная плоскость);
– 000 – ярус (вертикальная плоскость).
Необходима группировка складских мест по категориям ABC, позволяющим учесть оборот той или иной товарной единицы. Товарные единицы с быстрым оборотом хранятся на складе в оптимальных местах. Распределение товаров по зонам ABC осуществляется в основных данных для товарных единиц. Каждое складское место может быть отнесено к зоне ABC для оптимизации процесса перемещения товаров на склад и за его пределы. В результате этого быстро движущиеся товарные единицы помещаются на оптимальные места. В случае структурных преобразований или при других обстоятельствах может возникнуть ситуация, при которой некоторые складские места станут непригодными для хранения. В этом случае система управления позволит заблокировать эти места. Система управления различает несколько типов складских мест. Пользователь может сам задавать типы складских мест. Каждый тип складских мест характеризуется:
– габаритами (длиной, шириной и высотой);
– максимальной грузоподъемностью;
– состоянием "блокировано" или "неблокировано".
Любое число складских мест может быть сгруппировано в зоны. Зоны – это следующий уровень деления склада. Для каждой единицы можно задать несколько зон, которые будут выбираться с учетом соответствующих приоритетов. Так, например, определив зоны, можно ограничить поступление опасных товаров в конкретные области склада – в противном случае организация склада будет носить случайный характер. Здесь также осуществляется контроль соблюдения требований, ограничивающих совместное хранение определенных материалов.
При размещении товаров после выделения складской области и складской зоны система должна осуществлять поиск доступного складского места. Складское место однозначно задается координатами складской области и складского места. Каждое складское место имеет определенный тип, который описывает его высоту и допустимую нагрузку. Так, например, паллета с тяжелым грузом будет отнесена к такому складскому месту, которое будет отвечать ее параметрам. Определение отдельных типов складских мест может осуществляться динамически – например, для паллет слишком большого размера и для специальных нагрузок несколько небольших складских мест могут быть сгруппированы в одно более крупное складское место. Кроме того, в основных данных могут задаваться различные стратегии для определения складских мест. Система равномерно распределяет транспортные единицы по всем рядам, с тем чтобы обеспечить равномерное использование складских мощностей. Данный метод выделения складских мест особенно хорошо подходит для пролетных складов высотного хранения.
Предпочтительное хранение товарной единицы в ряду – эта стратегия хранения предназначена для использования в складской области, где нижние ярусы используются для подборки заказов, а резервные запасы хранятся на более высоких ярусах. Резервные запасы для той или иной единицы хранятся по возможности в том же ряду, где находится место комплектации. Это позволяет существенно сократить перемещения, необходимые для пополнения места комплектации.
Некоторые меры по управлению хранением. Утвердить для применения в документах определение: "Ячейка – это место хранения, для которого можно назначить адрес в любом складском оборудовании: полка, ящик или поддон в стеллаже, место на полу, в карусельном, гравитационном и специальном стеллаже, в морозильнике, в камере с климат-контролем и т. п.".
Пронумеровать ячейки в соответствии с определенной логикой адресации, чтобы новый работник мог легко найти любой товар на складе на второй день работы:
– определить, может ли в одной ячейке храниться больше одного вида товара;
– разделить ячейки на легкодоступные, среднедоступные и наименее доступные;
– размещать товары, которые продаются чаще других, в легкодоступные ячейки;
– размещать товары, которые продаются в средних объемах, в среднедоступные ячейки;
– размещать медленно оборачивающиеся товары, мертвые запасы и товары, которые продаются нерегулярно, в наименее доступных ячейках.
Выделить фиксированные ячейки, отведенные для хранения определенных товаров, – если товара нет, эта ячейка не занимается в ожидании пополнения. Регулярно проверять, достаточно ли места, отведенного каждому товару, для хранения максимального объема его запаса; для хранения обычного его количества, для хранения оптового объема. Выделить ячейки общего пользования – в эти ячейки, если они не заняты, можно складывать любой товар.
Для эффективного использования ячеек общего пользования необходимо вести учет количества товара на каждом участке, а не только общего количества по складу:
– ежедневно составлять перечень пустых общих ячеек, чтобы менеджер мог решить, куда разложить прибывшую продукцию;
– определить, могут ли общие ячейки использоваться для хранения излишков или оптовых объемов товаров, которые обычно хранятся в фиксированных ячейках.
Выделить промежуточные ячейки для хранения товаров, не доступных для продажи, так как они подлежат проверке, переупаковке, сборке или возврату.
Определить назначение ячеек для каждого номенклатурного товара:
– минимум две фиксированные ячейки (основная ячейка и ячейка для хранения излишних/оптовых запасов);
– общие ячейки – при необходимости;
– фиксированная ячейка в качестве основной и общая ячейка для хранения излишних/оптовых запасов.
Периодически оценивать эффективность использования помещения и системы хранения:
– определять объем пространства склада, не занятого товарами;
– определять возможность размещения дополнительного складского оборудования для хранения большего объема запасов;
– определять степень использования наиболее легкодоступных участков наиболее часто реализуемыми товарами;
– размещать медленно оборачивающиеся товары в дальних участках;
– оценивать возможности сужения проходов между стеллажами и использования узкопроходных штабелеров.
Периодически изучать возможности минимизации операционных издержек за счет реорганизации складского пространства:
– возможности минимизировать время отбора товаров при комплектации заказов за счет оптимизации размещения товаров и сокращения маршрутов комплектовщиков;
– возможности перепланировать склад для создания сквозного склада, в котором товары принимают в одном конце склада, а отгружают в другом, процессы приемки и отгрузки выполняются одновременно разным персоналом и оборудованием.
Если склад с одним входом и товары принимают и отгружают в одном конце склада:
– регламентировать приемку и отгрузку в разные периоды дня или суток;
– регламентировать совместное использование персонала и оборудования службами приемки и отгрузки;
– регламентировать операции кросс-докинга, когда принятые от поставщика товары немедленно отправляют покупателю или на другой склад компании без хранения.
Необходимо обучать персонал визуальному знанию товаров:
– работники должны различать товары, которые выглядят схоже, но на самом деле являются разными;
– работники должны уметь выявлять поврежденную продукцию;
– работники должны знать надлежащие места хранения всех товаров или адресную систему зоны хранения;
– работников следует учить размещать продукцию так, чтобы ее легко было забрать при подготовке груза к отправке.
Провести обучение персонала и предусмотреть процедуры, контролирующие правильность ввода данных:
– проверка независимым специалистом;
– программа задает дополнительные вопросы по нестандартным вводам данных;
– компьютер подсчитывает "контрольные суммы".
Установить порядок документирования внутреннего перемещения товаров. Определить, что перемещаемый товар отгружается покупателю, как только поступает.
Установить порядок действий, если при перемещении товара в два приема появляется расхождение между отгруженным и полученным количеством:
– определить форму и сроки направления отчета о таком расхождении менеджеру;
– определить, сохраняется ли расхождение при перемещении товара внутри склада, пока не будет принято решение о коррекции.
Необходимо регламентировать действия при поступлении поврежденных товаров:
– определить условия, при которых следует частично или полностью отказываться от прибывшего груза;
– определить способы оповещения отдела закупок и поставщика.
Необходимо определить условия, при которых принимается груз, содержащий поврежденные товары:
– определить, как поврежденная продукция удаляется из показателя доступного запаса;
– выделить на складе секцию для поврежденной продукции, ежемесячно просматривать товары в этой секции для контроля процесса выброса или возврата поставщику;
– определить способы оповещения отдела закупок и поставщика;
– разработать процедуру направления поставщику запроса на возврат.
Определить в инструкциях, какие действия следует предпринять, если копия заказа на закупку отличается от товарной накладной поставщика:
– установить допустимое отклонение (в процентах или в денежном выражении) – в случае, если отклонение не превышает согласованное, оно будет принято;
– назначить сотрудников, полномочных решать, принимать или нет ошибочно поставленные номенклатурные товары;
– назначить сотрудников, полномочных решать, принимать или нет ошибочно поставленные неноменклатурные товары.
Установить, подлежит ли проверке товар, приходящий на замену:
перечислить поставщиков, поставки от которых можно не проверять при получении;
– перечислить случаи, когда сплошной контроль можно заменить выборочной проверкой.
Установить, кому поручено вводить заявки потребителей в компьютер: сотруднику склада, службы закупки или офиса.
Установить правило: объем товара, который в процессе приемки проходит проверку или обработку, не должен включаться в доступный для продажи объем.
Установить, какие товары нуждаются в проверке:
– определить, проверять все изделия в партии или только отдельные образцы;
– определить, направлять ли данный товар автоматически из зоны приемки в зону проверки;
– определить в контрактах на закупку для каждого товара документально установленный стандарт приемлемого состояния по внешнему виду и качеству.
Установить, что делать с товаром, забракованным при проверке:
– определить порядок оповещения отдела закупок;
– определить порядок оповещения поставщика;
– определить порядок хранения товара до возврата поставщику;
– определить правила документирования внутрискладского перемещения бракованного товара.