Установить, что входящие грузы необходимо экспедировать (сопровождать) силами собственных агентов для контроля и повышения точности сроков поставок по заказам на пополнение:
– когда поставки приходят позже оговоренного поставщиком срока;
– когда доступный запас (наличный за вычетом объема обещанных покупателям товаров) меньше или равен страховому.
Необходимо обеспечить получение предварительных извещений о поставках от всех поставщиков:
– отдел закупок должен их получать для проверки соответствия поставляемых товаров заказанным – это поможет выявлять ошибки до прибытия грузов;
– их копиями должен снабжаться руководитель склада, чтобы иметь возможность выделить место для приемки и хранения прибывающего груза;
– их копиями должен снабжаться груз-менеджер, чтобы иметь возможность планирования выделения техники и рабочих для разгрузки прибывающего груза.
Требования к организации отбора заказов
Методы отбора
Формирование задания на отбор товаров может выполняться по следующим принципам:
– отбор с учетом партии товара (FIFO, LIFO, вручную);
– отбор с учетом сроков годности товара (FEFO, LEFO,
вручную);
– отбор товара из ячеек в порядке их рейтинга;
– отбор товара по принципу максимального высвобождения ячеек;
– отбор товара по принципу минимизации времени;
– отбор товара с возможной заменой единиц измерения на более крупные или мелкие;
– паллетный отбор товара;
– автоматическая подпитка активной зоны при выполнении отбора (в случае отсутствия товара в активной зоне отбора);
– отбор набора товаров из комплектующих, в результате появляется комплект, а комплектующие будут списаны;
– разукомплектация наборов при необходимости (в случае отказа клиентов).
Существует две схемы комплектации – "человек к товару" и "товар к человеку". Система "товар к человеку" рентабельна только при полной автоматизации процессов укладки и отбора товаров. В схеме "человек к товару" половина времени комплектовщика расходуется на перемещение между адресами отбора, 20 % времени – вынужденный простой (ожидание), 20 % – работа с документами, 10 % – изъятие товара с места отбора. Оптимизация комплектации направлена на сокращение времени простоя и перемещений.
На обычном товарном складе затраты на комплектование составляют до 60 % финансовых затрат и затрат времени, и часто простые организационные меры позволяют добиться повышения рентабельности. Время на перемещение людей и механизмов может составлять до 60…80 % процесса комплектации. Если подбирать по нескольку заказов одновременно, можно экономить время на перемещениях. В комплектовочной ведомости товарные позиции должны быть расположены в том порядке, в котором их быстрее можно отобрать с мест хранения, – тем самым диктуется оптимальный маршрут комплектовщика.
Необходимо регулярно выяснять причины, замедляющие отбор заказов. Чтобы иметь полную картину, надо ознакомиться с работой каждого служащего: выяснять что им мешает работать и что нужно изменить – им импонирует то, что их мнение важно для компании.
Индивидуальная отборка – это отбор товара для каждого заказа одним комплектовщиком. Комплектовщик берет из ячеек требуемое для заказа количество товаров, товар укладывает на тележку и перемещает на участок комплектования.
Комплексная отборка – это отбор товаров для одного заказа по частям разными комплектовщиками в отдельных секторах склада. После сборки всего заказа кладовщик проверяет правильность собранного заказа. Отборщики отбирают из ячеек товары для всей партии заказов согласно сводной комплектовочной ведомости. Затем в зоне комплектации отобранные товары распределяют по отдельным заказам. Этот метод дает возможность широко использовать механизмы для больших количеств товаров. При комплексной отборке к одному товару, который включен в разные заказы, отборщик подходит лишь однажды, а при индивидуальной отборке – сколько заказов на этот товар. Один заказ может комплектоваться несколькими отборщиками и впоследствии объединяться.
В схеме "человек к товару" существуют несколько организационных подходов к выстраиванию процессов отбора товаров, требуемых для формирования партий поставляемых товаров, их сортировки и распределения для поставки.
Система областей (area system). Товары хранятся при совместном расположении всех предметов, организованном по какому-либо логическому принципу. Сборщик заказа перемещается по складу, собирая последовательно каждое изделие до тех пор, пока заказ не будет выполнен; затем он перемещается в области упаковки и распределения для дальнейшей отправки. Сортировка в этой системе происходит автоматически, поскольку изделия для каждого заказа накапливаются отдельно, по ходу его комплектации.
Модифицированная система областей (modified area system). Эта система функционирует подобно системе областей, за исключением того, что запасы разделяются на рабочий и резервный. Для пополнения рабочего запаса из резервного применяются дополнительные рабочая сила или процессы.
Система зон (zone system). Каждый сборщик или группа сборщиков работают на специализированном складе или товарной зоне. Заказ "разрывается", т. е. разделяется на зоны, каждая часть отправляется в соответствующую зону для отбора и отправки в сортировочную область, где заказ комплектуется для отправки. Каждый заказ выполняется индивидуально и должен быть завершен, прежде чем появится следующий.
Система последовательных зон (sequential zone system). Каждая часть заказа комплектуется в соответствующей зоне, а заказ по ходу комплектации перемещается от одной зоны к другой. Заказы один за другим могут быть запущены в последовательность зон.
Система с множеством заказов, декомпозиционная сис тема, система расписаний (multiple-order, explosion, schedule system). Собирается группа заказов, подготавливаются и сортируются по зонам квитанции или иные знаки того, какие предметы необходимы для выполнения группы заказов. Отобранные из каждой зоны изделия транспортируются в сортировочную область, где группируются в соответствии с заказами. Эта система требует тщательного контроля для гарантии того, что поставка будет сформирована из всех заказанных предметов и только из них. Обычно каждому заказу назначается время, за которое все изделия должны прибыть в сортировочную область, а также место в этой области, в котором они должны по прибытии складироваться; система грузообработки материалов настраивается на сбор изделий из каждой зоны комплектации на основе установленного расписания и распределения их на требуемые участки сортировочной области.
Система областей складирования является наиболее широко используемой. Она проста в управлении и контроле. Однако она становится громоздкой в том случае, если число заказов или число изделий велико. Система складских зон является попыткой преодоления этого затруднения путем разбиения системы выполнения заказов на последовательности областей, действующие параллельно (система зон) либо последовательно (последовательная система зон). В том случае, если система областей или ее модификация механизированы, пропускная способность системы с трудом адаптируется к колебаниям нагрузки.
Системы с множеством заказов, или с расписанием, лучше адаптируются к условиям управления большими запасами и необходимости обработки очень большого числа мелких заказов, с несколькими изделиями на заказ. Хотя такая система является более сложной в управлении, система расписаний обладает большой гибкостью и способностью к расширению или свертыванию в зависимости от колебаний нагрузки.
Комплектация является ключевой операцией, так как она трудоемка и от нее зависит качество логистического обслуживания клиентов – скорость выполнения заказа, отсутствие ошибок при отборе и т. д.
Если после поступления товаров на склад они без раскладки и хранения сортируются, грузятся на транспортные средства и отправляются заказчикам (кросс-докинг), то работу с этим видом товаров надо тщательно продумать (определить расход товаров, колебания спроса) и составить описание бизнес-процессов с целью достижения высокой скорости их обработки. Операции кросс-докинга наиболее рентабельны.
Необходимо подробно описать бизнес-процессы, выполняемые каждым сотрудником в виде технологических карт, инструкций, приказов о полномочиях, в том числе следующие процессы и операции.
Установить правила обработки заказов покупателей:
– определить, какой объем запаса принимается во внимание при принятии заказа – доступный или физически присутствующий на складе, чтобы один и тот же товар не мог быть обещан разным покупателям;
– для случаев самообслуживания определить, как проверяется соответствие заказу товаров, отобранных (выбранных) покупателями;
– регулярно изучать достаточность помещений, оборудования и персонала в периоды пика оформления заказов;
– обучать работников работе с заказчиками, в частности рекомендовать покупателям товары, сопутствующие заказанным;
– обеспечить особое внимание лучшим покупателям при обработке заказов.
Разработать правила обработки многоэтапных заказов, отбираемых постепенно для поставки с отложенным сроком:
– предусмотреть выделение особой складской зоны для кратко и долго удерживаемых заказов;
– определить периодичность проверки зоны удерживаемых заказов и возврата в запасы устаревших неотгруженных заказов;
– разработать процедуру включения обычных номенклатурных товаров в удерживаемые заказы в период, меньший суммы времени ожидания пополнения и цикла заказа – если эти товары забираются из запасов слишком рано, то возможна без необходимости заморозка товаров, которые могли бы быть проданы другому покупателю; если забирать эти товары в день окончания периода ожидаемого пополнения плюс цикл заказа, то в ситуации нехватки товар гарантированно будет в наличии.
Порядок отбора и отгрузки заказанных товаров:
– определить, какой объем запаса принимается во внимание при резервировании товаров для покупателя – наличный или доступный (наличный минус уже обещанный другим покупателям);
– описать действия комплектовщика, если он не обнаруживает на полке требующегося количества товара;
– установить, поручить ли другому сотруднику проверять правильность отбора товаров по заказу, перед тем как они будут отгружены;
– установить процедуру записи серийных номеров или номеров партий;
– установить правила упаковки товаров перед отгрузкой;
– определить порядок подготовки упаковочных листов и другой товаросопроводительной документации;
– установить, при каких условиях можно отгружать покупателю товары в количестве больше или меньше заказанного.
Установить, кто принимает решения о поставке товаров напрямую от поставщика покупателю без завоза на склад:
– для обычных номенклатурных товаров;
– для срочно необходимых номенклатурных товаров;
– для очень больших объемов номенклатурных товаров;
– определить порядок учета объема товаров, поставленных напрямую, а не со склада, в показателях реализации.
Установить правила периодического хронометража для выяснения, сколько заказов или отдельных товаров может отобрать для отгрузки один комплектовщик за час.
Отправки нестандартных количеств товаров
Установить для каждой товарной позиции, какие товары можно продавать партиями меньше стандартной коробки. Назначить сотрудника, имеющего право разрешать продажу или перемещение товара партиями меньше стандартной коробки. Определить, хранить ли вскрытые коробки в одной ячейке с полными, подходит ли ячейка для их совместного хранения.
Формирование типовых комплектов товаров
Разработать правила формирования типовых комплектов до поступления заказов покупателя и хранения их в запасах как обычных номенклатурных товаров:
– определить стандартные перечни товаров для каждого комплекта;
– определить порядок учета трудовых затрат при определении стоимости комплектов;
– определить порядок учета расходных материалов (используемых в процессе сборки комплекта, но не являющихся частью конечного продукта) – расходные материалы должны быть удалены из запасов и учтены в стоимости комплектов;
– включить спецификации комплектов в прейскурант для информации покупателей;
– определить порядок разу комплектации: комплект должен быть удален из запасов и разобран на составляющие.
Формирование заказных комплектов
Определить порядок создания и учета товарных наборов, сформированных по определенным заказам клиентов (заказных комплектов):
– порядок изменения состава комплекта по заказу при принятии заказа;
– порядок учета сформированных по заказам комплектов;
– возможности формирования заранее часто запрашиваемых комплектов;
– правила возврата покупателями собранных по их заказам комплектов – как их составляющие возвращаются в запасы.
Организация вспомогательных операций
Внутрискладское перемещение товаров
Установить правила пополнения ячеек основной зоны хранения из зоны оптового (резервного) хранения запасов:
– когда ячейка пуста;
– когда в ячейке остается минимальный объем;
– каждый день, раз в неделю или через другие равные промежутки времени.
Определить, объединять ли небольшие запасы какого-либо товара, хранящиеся в разных ячейках общего пользования.
Перемещение товаров между своими складами
Установить периодичность регулярных перемещений с каждого склада-поставщика в каждый склад-получатель. Установить, кто определяет, следует ли совершать не являющееся регулярным перемещение:
– не предоставлять права складу-получателю требовать перемещения;
– определить, что склад-поставщик должен дать согласие на не являющееся регулярным перемещение, если у него нет излишка требуемого товара или если имеющийся у него объем требуемого товара меньше точки заказа или минимального размера заказа.
Определить случаи, когда может быть отгружено товара больше или меньше, чем было заказано. Определить товары, которые должны поставляться стандартными партиями. Разработать процедуру для пересылки специально заказываемых товаров, которые склад-поставщик заказывает для склада-получателя.
Приемка возвращаемых клиентами товаров
Назначить сотрудников, уполномоченных давать покупателям разрешение на возврат товаров. Определить право покупателей возвращать номенклатурные товары и в какие сроки после отправки. Определить право покупателей возвращать товары, заказанные для них специально и в какие сроки после отправки. Выдвигать ли условием возврата согласие поставщика принять их обратно. Установить, что покупатели должны получить согласие отдела продаж на возврат товара для контролирования возврата. Определить, прибавлять ли возвращенные товары к наличному запасу. Может быть, целесообразно разместить их сначала в участке промежуточного хранения под временным номером, пока не пройдут проверку, ремонт, переупаковку или переделку. Установить процент стоимости товара, удерживаемый при его возврате. Определить, принимать ли товары обратно вместо уплаты.
Возврат товаров поставщикам
Необходимо добиться договоренности о возврате непроданных или возвращенных покупателями товаров с каждым из поставщиков. Установить периодичность проверки мертвых, медленно оборачивающихся и излишних запасов на предмет возможного возврата поставщикам или иной ликвидации. Выделить на складе специальную зону для хранения продукции, ожидающей возврата поставщикам. Установить периодичность проверок содержимого этой зоны. Анализировать, за счет чего поставщики предоставляют максимальные права возврата товаров – за счет повышения своих цен или в ответ на какие-либо наши уступки.
Подготовка упаковки и отгрузки
Разработать стандартную процедуру подготовки отгрузочных документов:
– фамилии тех, кто отбирал и упаковывал товары, указываются во всех документах;
– те же фамилии должны быть в отгрузочных документах и в документах на отложенные заказы;
– перечень необходимой для отправки груза документации (гарантия, документация на опасные грузы и т. д.).
Определить порядок обеспечения необходимыми грузовыми контейнерами и упаковочными материалами для всего многообразия товаров.
Требования к компьютерной системе
Возможности для управления хранением
Компьютерная система в части управления хранением должна обеспечивать:
– контроль процесса приемки и отбора, товарных остатков и другой информации, необходимой для эффективной работы;
– систему верификации операций для оценки качества работы сотрудников, менеджеров, агентов и дилеров;
– поддержку стандартов автоматизации документооборота – это означает, что реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес-правилам предприятия и напоминают о необходимости выполнения тех или иных операций;
– наглядное графическое отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада;
– подготовку отчета о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки);
– подготовку отчета о загруженности области склада по владельцам товара (в общественных складах);
– подготовку отчета о загруженности области склада по товарам/подгруппам товаров;
– сопровождение единиц измерения;
– сопровождение номенклатуры товаров (группы, подгруппы);
– возможность расширения информации о свойствах товаров при помощи использования дополнительных атрибутов;
– сопровождение ячеек (типы и классы ячеек, создание, редактирование, поиск ячеек);
– подготовку отчета о наличии товара на складе;
– подготовку отчета о перемещении товара по складу;
– подготовку отчета о приеме товара на склад;
– подготовку отчета об инвентаризации и коррекции товарных запасов;
– подготовку отчета о партионном учете размещения товаров на складских местах;
– подготовку отчета о выявленной пересортицы, недостаче;
– выполнение коррекции товарных остатков (с указанием причины);
– возможность определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;
– партионный учет затрат на хранение и партионный учет внутрискладских операций;
– неограниченное число участков хранения;
– определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений.