Базы данных, необходимых для управления хранением
БД состояния товарных запасов и размещения по единицам хранения на складах. Она должна показывать имеющиеся в наличии, свободные, включенные в заказ и отправленные изделия. Запись содержит критические параметры, используемые в правилах принятия решения о восполнении производственных запасов. Когда ЛИС управляет логистической системой в целом, состояние запасов и их размещение может быть вспомогательной записью в главном файле размещения единиц хранения на складе, для облегчения внутрискладских перемещений. Товары в пути являются дополнительной частью файла о состоянии запасов.
БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.
БД, требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.
БД активности спроса на товары. Эта БД накапливает данные о спросе на товары в зависимости от периода времени и размещения. Она используется для анализа спроса и для периодической проверки прогнозов для управления запасами.
Возможности для управления запасами
Компьютерная система должна обеспечивать следующие возможности:
– возможность устанавливать различные методы обработки заказа непосредственно после ввода;
– расстановку заказов по приоритетам заказчиков;
– приоритеты на уровне отложенных заказов;
– приоритеты товаров;
– подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;
– подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;
– просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;
– подтверждение, основанное на доступности по дате;
– возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;
– подтверждение запасов по будущим заказам;
– установку разного времени резервирования на разных складах.
Файл заказов обрабатывается в несколько этапов.
Проверка артикулов (каталожных номеров) товаров в заказах на соответствие имеющимся в базе данных с выводом спецификации тех товаров, номера которых неизвестны компьютеру. Эти спецификации поступают товароведам для проверки, корректировки, выявления и обобщения спроса на новые товары, не хранимые на складе. Сверка заказов со справочниками приоритетов и других признаков и сортировка заказов с целью первоочередной обработки срочных заказов, заказов приоритетных клиентов, заказов на скоропортящиеся товары и т. д. Компьютер проверяет "ненормальные" заказываемые количества. Во избежание обработки неверного заказа система предусматривает поиск "ненормальных" количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму и дает правильное предложение количеств в таких случаях. Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как "ненормальное" количество, превышающее спрос в 3 и более раз. В случае заказа "ненормальных" количеств не быстро оборачивающихся товаров они могут быть поставлены после подтверждения заказчика.
Распределение запасов
Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении, и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственные дилеры, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика не только не способствует поддержке дилеров, о которой должен заботиться дистрибьютор, но и препятствует улучшению его имиджа и развитию продаж.
Система должна распределять наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета, такие как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др. Необходима расстановка заказов по приоритетам заказчиков, приоритетам на уровне отложенных заказов, приоритетам товаров.
Последовательность обработки заказа:
новый заказ + невыполненный заказ – слияние – решение о приоритете распределения – решение по ожидаемому сроку отгрузки или графику отхода судов – распределение запаса – перечень принятых к исполнению (для отгрузки) + перечень отсутствующих в наличии (для заказа поставщикам).
Количества, распределенные в конкретный заказ, не могут быть "переброшены" в другой.
Резервирование запасов
Система должна обеспечивать:
– подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;
– подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;
– просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;
– подтверждение, основанное на доступности по дате;
– возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;
– подтверждение запасов по будущим заказам;
– установка разного времени резервирования на разных складах;
– гибкие временные интервалы для оптимизации склада и отгрузок.
Возможности для управления комплектацией и отправками
Управление позициями заказов
В практике часто возникает необходимость задержки исполнения заказов по разным причинам – ожидание платежа, ожидание недостающего товара для комплекта, ожидание нужного рейса самолета или судна и т. п. Поэтому необходима возможность управления задержками, специальные коды причин задержки и коды этапов, на которых задерживается исполнение заказа – до отбора, до упаковки или до отгрузки.
Поэтому необходимы:
– разные категории задержки отгрузки и их отслеживание;
– возможность задерживать весь заказ или отдельные позиции;
– возможность устанавливать предел кредита заказчику, основанная на просроченной или ожидающей оплаты дебиторской задолженности, до и после приема и подтверждения заказов;
– возможности задержки заказов, зависимые и не зависимые от кредитов;
– поддержка списка причин задержания для объяснения заказчику;
– контроль кредита в режиме реального времени и авторизация поставки сверх кредита;
– поддержка сообщений о кредитоспособности;
– возможность частичного и выборочного освобождения после задержания;
– возможность пароля для группы пользователей, обладающих правом вести операции с кредитами;
– отслеживание аннулированных заказов.
Кроме того, необходима возможность настройки заказов и строк заказов на:
– неоднократные отгрузки;
– несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями;
– разные методы отгрузки;
– разные исходные склады хранения товаров.
Увязка со складскими операциями
Необходима возможность подготовки накладных на отгрузку, предусматривающая:
– гибкий выбор момента печати;
– возможности по сортировке строк;
– возможность редактировать количества товаров к отгрузке с отражением в выставляемом счете;
– разделение между различными складами;
– инструкции для опасных или хрупких товаров.
Управление заданиями персоналу
Необходимо обеспечение возможностей:
– поддержка распределения заданий между рабочими склада: размещения, перемещения, отбора, пересчета товара, пополнения зон отбора (при наличии модуля автоматического пополнения зон отбора), контроля качества (при наличии модуля контроля качества);
– определение приоритетов типов заданий, выдаваемых рабочим на rf– или batch-терминал;
– распределение заданий между рабочими оптимальным образом с учетом топологии склада, прав этого пользователя, приоритетов заданий и местонахождения пользователя на складе;
– возможность пропустить задание и получить следующее;
– поддержка подтверждения выполнения заданий через rf– и batch-терминалы;
– возможность подтверждения задания путем сканирования штрих кодов товара и ячеек;
– получение отчета о трудовых затратах (производительности) каждого рабочего;
– просмотр операций, выполненных данным рабочим.
Сортировка и упаковка товара
Система должна обеспечивать:
– управление зонами сортировки и упаковки;
– возможность осуществления консолидации и упаковки товара во время его подготовки к отправке;
– поддержка двухуровневой упаковки (коробка/контейнер);
– возможность предварительного планирования распределения товара по коробкам и контейнерам;
– создание и подтверждение заданий на сортировку и упаковку;
– печать упаковочных листов, маркировка штрих-кодами коробок / контейнеров;
– возможность осуществления распаковки коробок/контейнеров;
– отгрузка коробок и контейнеров со склада;
– отчет об упакованных товарах.
Обработка возвратов
– полное отслеживание возвратов по заказчикам и товарам;
– деление возвратов на кондиционные и некондиционные товары;
– возможность установки обязательной авторизации приема товаров по возвратам;
– отражение принятых возвратов в системе взаиморасчетов с данным заказчиком;
– возможность обязательной регистрации, подтверждения и утверждения перед открытием кредита;
– возможность назначать товарам признак "не подлежит возврату".
Дополнительные возможности
– отслеживание партий, серийных и т. п. номеров на протяжении всего цикла нахождения товаров на складе;
– возможность срочной отгрузки товаров по заказам с ускоренным оформлением и оплатой наличными;
– мощные средства просмотра и поиска информации по заказам, отгрузкам, счетам и возвратам;
– возможность формировать наборы товаров в процессе продажи (по ходу) с полными возможностями ценообразования и функциональной полнотой;
– определение параметров контроля качества обработки заказов, компьютеризации процессов контроля.
Необходимость аналитических программ для управления
Опыта руководителей недостаточно, необходимо отслеживание тенденций во всех процессах, чтобы принимать своевременные решения.
Некоторые параметры контроля для управленческих решений высшего руководства:
– тенденции изменения степени удовлетворения спроса на товары – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
– тенденции изменения доли срочных поставок (это негативный показатель) в количестве заказов на пополнение склада;
– тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
– и другие.
Требования к организации учета
Параметры и операции
Материальный учет должен обладать широким спектром возможностей как конкурентоспособное средство высококлассного обслуживания заказчиков и снижения накладных расходов при проведении товарных операций, в том числе:
– организация исполнения любых документальных процедур складского прихода-расхода товаров, соответствующих таможенному, временному и свободному хранению и перемещению между этими видами хранения;
– определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;
– обеспечение возможности определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;
– организация партионного учета затрат на хранение и партионного учета внутрискладских операций;
– неограниченное число участков хранения;
– определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;
– постановка задач для компьютеризации процессов анализа, прогноза, выявления тенденций изменения контрольных параметров управления;
– идентификация товаров по внутреннему коду, штрихкоду, артикулу поставщика, матч-коду;
– поддержка серийных номеров;
– поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;
– поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрих-кода, терминалы сбора данных);
– многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;
– мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;
– мониторинг оплаты;
– автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;
– резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;
– автоматическое формирование рекламаций;
– автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;
– поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;
– инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;
– контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;
– поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;
– учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;
– поддержка физических и логических складов;
– учет приемки товаров;
– учет заказов на закупки, перемещений между складами, возвратов товаров;
– полное управление партиями на уровне склада;
– учет отбора заказов;
– комплектовочные накладные;
– инструкции для товаров с повышенным уровнем опасности;
– объединение товаров в партии;
– перемещения между складами;
– стандартные распределения запасов между складами;
– отслеживание отгрузки, товаров в пути и приемки. Отчетность склада должна включать ведомости:
– результаты собственного производства;
– закупленные товары;
– полученные/использованные/отгруженные;
– прямые поставки;
– поправки в результате инвентаризации;
– поврежденные товары;
– возвращенные товары;
– товары в движении между складами;
– остатки – количество и стоимость товаров;
– ожидаемые поступления товаров;
– планирование движения товаров на ближайшую неделю. Запросы состояния склада в реальном времени должны
показывать информацию:
– открытые и последние отгруженные заказы;
– заказы на закупки;
– статистика по товарам;
– история по товарам;
– статистика по складу;
– перемещения между складами;
– статистика продаж;
– неотработанные строки заказов;
– замены товаров;
– аналогичные товары;
– коды товаров у заказчиков;
– доступное количество товаров на дату;
– доступное количество товаров по складу.
Необходимые документы и справки:
– регистрация отгрузки;
– журнал складских операций;
– анализ запасов;
– отчет о запасах;
– отчет о движении партии;
– регистрация приема;
– отчет о движении товара;
– анализ и планирование запасов;
– запрос об истории по партиям и серийным номерам.
Необходимые справочники:
– участки и адреса хранения запасов;
– аналоги товаров;
– частоты фоновой инвентаризации.
При учете предусматривают возможности:
– заказы на закупки, продукция собственного производства, возвраты товаров;
– полное управление партиями на уровне склада;
– отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;
– операции по учету удовлетворения претензий;
– перемещения между складами;
– отслеживание отгрузок, товаров в пути и приемки.
Для обеспечения анализа учетных данных предусматривают:
– определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;
– определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;
– определение параметров для контроля качества и надежности учета.
Учет товаров поставщиков, полученных для реализации
Фиксировать и контролировать моменты перехода к вам права собственности на эти товары. Определить, за чей счет страхуются запасы этих товаров, кто несет ответственность в случае, если товары утеряны, украдены, повреждены и т. д. Установить, кто определяет параметры пополнения запасов этих товаров – поставщик или вы и каким образом. Определить порядок и периодичность инвентаризации этих товаров.
Учет товаров, переданных агентам на реализацию
Установить, где должны храниться товары, учитываемые как "товары, переданные агентам на реализацию", – в помещениях агентов или на вашем складе. Определить способ отражения в прибыли затрат на хранение продукции для агентов-реализаторов, а также любых дополнительных расходов. Определить порядок предъявления счетов агентам-реализаторам за эти товары. Определить, сам ли агент-реализатор выполняет заказы покупателей, существует ли механизм, обеспечивающий правильное выставление счетов за эти товары. Определить порядок и периодичность инвентаризации товаров, если они хранятся в помещениях агента-реализатора.
Учет образцов
Установить полномочия сотрудников, которые имеют право предоставлять покупателям образцы товаров.
Определить правила оформления выдачи образца и форму регистрации образцов:
– менеджерам по продажам, техническим работникам или любым сотрудникам, запросившим образец;
– покупателям, получающим образцы;
– количество образцов;
– наименование, учетный код образца;
– получатель образца;
– кто разрешил и осуществил выдачу образца;
– обоснование выдачи образца.
Определить процедуру обеспечения возврата образца на склад, оплаты его покупателем или списания на рекламу и т. д.
Коррекция показателей количеств в запасах
Назначить сотрудников, уполномоченных вносить и утверждать корректировки показателей наличия количеств в запасах.
Определить правила записи причины каждой коррекции:
– при утрате продукции;
– при повреждении/порче продукции;
– при устаревании продукции;
– при "обнаружении" продукции;
– в прочих случаях.
Установить правила фиксирования фамилий проводивших коррекцию сотрудников:
– сотрудника, попросившего произвести коррекцию;
– сотрудника, ответственного за коррекцию;
– сотрудника, проводившего коррекцию.
Учет открытых запасов
Необходимо разработать правила работы с открытыми запасами – товарами, данные о наличных запасах которых не поддерживаются компьютерной системой: