Подписать и утвердить – это разные вещи. Типичная ошибка состоит в следующем. Как правило, руководитель кадровой службы подчиняется непосредственно директору, и в этом случае директор и подписывает, и утверждает текст инструкции. Это ошибка – неправомерно одному и тому же лицу, в рамках одного документа совершать два разных юридических действия. Общее правило: подписывает руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник, утверждает директор. В данном случае инструкцию разрабатывает и подписывает кадровик, а директор утверждает.
Ошибка 7. Слишком частое обновление должностных инструкций
Не исключено, что руководитель, утвердивший документ, ушел из организации или сменился работник, расписавшийся на инструкции. Некоторые кадровики проявляют излишнее усердие, обновляя должностные инструкции ежегодно. Это не всегда оправданно: инструкция может действовать годами. Изменения требуются лишь в отдельных случаях, например, при изменении функций, переименовании организации и т. д.
Если на должность Петрова приходит Сидоров, а функции этой должности не менялись, вы можете предложить ему расписаться на имеющемся документе. В некоторых организациях используют именные инструкции. Разумеется, если она была написана конкретно на Петрова, Сидоров не имеет права расписываться на ней. Поэтому следует помнить о том, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность. Встречается и другая довольно распространенная ошибка. В некоторых организациях при изменении той или иной функции положение об этой функции просто вычеркивается и делается новая запись. При этом не допускается зачеркивание. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Должностные инструкции могут быть заменены или заново утверждены в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.
Таким образом, при составлении должностных инструкций следует быть предельно внимательными и избегать таких ошибок, которые могут быть обжалованы в суд.
Теперь остановимся на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных инструкций.
Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и туже конструкцию предложения. Например.
Цели:
1) ускорение развития страны;
2) подъем трудовой активности масс;
Соответствующие задачи:
1) поднять благосостояние граждан на качественно новую ступень;
2) обеспечить такие уровень и структуру потребления материальных, социальных, и культурных благ, которые…
Вытекающие из указанных целей и задач функции (действия):
1) намечается удвоить объем ресурсов, направляемых…;
2) предстоит осуществить комплекс мер…;
3 будет проводиться линия на…;
4) будет делаться все необходимое для…;
5) будут продолжены ускоренный рост и совершенствование распределения…;
6) намечается осуществление крупных мер по созданию современной сферы обслуживания и т. д.
Обратите внимание: цели сформулированы с помощью предложений с подлежащими, выраженными существительными, без сказуемых, выраженных глаголами. Задачи сформулированы иначе – с использованием глаголов в неопределенной форме. При формулировании функций использовано несколько конструкций: "намечается / предстоит осуществить то-то и то-то", "будет сделано то-то и то-то", "партия считает важнейшим делом / задачей то-то и тот-то". Возможно, различия имеют под собой какую-то основу, а может быть, все это исключительно для красоты. Если вы пишете не новую программу партии, то лучше воздержитесь от лишних красивостей.
Почему важно придерживаться единого стиля? Да просто потому, что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться: а нет ли здесь скрытого смысла? Зачем забивать голову лишним – пишите проще!
Обратите внимание, что система нормативных документов – это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами рабочих операций. Персональные должностные инструкции по существу представляют собой один из разделов положения о подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки.
1.6. Типичные ошибки, допускаемые при увольнении персонала
Увольнение работника, пожалуй, самая деликатная часть трудовых взаимоотношений, самая сложная и требующая предельной осторожности, внимательности и, конечно же, юридической грамотности. Любая ошибка может привести к судебному разбирательству, административному наказанию и денежному взысканию.
Общие основания прекращения трудового договора определяются ст. 77 Трудового кодекса РФ. К ним относятся:
1) соглашение сторон;
2) истечение срока трудового договора, за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по инициативе работника;
4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя;
5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией;
7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора;
8) отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением;
9) отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность;
10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон;
11) нарушение установленных Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.
Основная группа ошибок, встречающаяся при увольнении работника и дающая основания для обращения в суд, – это неправильное оформление документов. Законом определена последовательность действий:
1) должен быть издан соответствующий приказ (распоряжение) работодателя (постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты");
2) с приказом работник обязательно должен знакомиться под роспись в течение трёх рабочих дней со дня издания, если его уволили за дисциплинарный проступок – ст. 193 ТК РФ. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них – п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 "О трудовых книжках";
3) сведения об увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора вносятся в трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ);
Трудовой кодекс требует, чтобы запись об увольнении в трудовые книжки вносилась в точном соответствии с его формулировками. Необходима также ссылка на конкретную статью. Вот тут-то и подстерегают неприятности.
К примеру, уволить работника по состоянию здоровья позволяют сразу три статьи ТК РФ – п. 3 ст. 81 (по инициативе работодателя), п. 5 ст. 83 (по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон) и п. 8 ст. 77 (общие основания прекращения трудового договора). Причем последняя отсылает еще и к ч. 2 ст. 72 Кодекса (перевод на другую постоянную работу или перемещение). Поэтому встает вопрос: какую статью надо вписать в трудовую книжку работника? Попробуем разобраться. П. 5 Статья 83 ТК РФ предусматривает увольнение в связи с полной утратой работником трудоспособности – это обстоятельство, независящее от воли сторон. Однако работник может утратить трудоспособность лишь частично. А в такой ситуации работодатель обязан предложить работнику другую работу. И только если работник от нее откажется, то его можно уволить. Тогда в трудовой книжке надо указать п. 8 ст. 77 ТК РФ.
При прекращении трудового договора все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы). Указанные записи должны быть также заверены подписью самого работника (кроме случая, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки).
Трудовую книжку с записью об увольнении работодатель обязан выдать работнику в день увольнения ст. 62 ТК РФ(последний день работы).
При задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 "О трудовых книжках").
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник обязательно должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Почему важно обратить внимание на оформление приказа и соблюдение процедуры вручения трудовой книжки? Дело в том, что работник вправе обжаловать свое увольнение только в течение одного месяца со дня вручения копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки. И если работник этот срок пропустил, то суд рассматривать дело не будет (конечно, за исключением случаев, когда пропущенный срок суд восстановит по уважительным причинам, таким как командировка, болезнь).
Нередки случаи, когда работник умышленно отказывается расписываться в приказе и получать трудовую книжку. Тогда работодатель может выслать копию приказа об увольнении по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Дата получения этого письма будет считаться днем получения работником копии приказа.
А вот высылать по почте саму трудовую книжку администрация вправе только с письменного согласия работника. И если такого согласия нет, то работодатель обязан выслать по месту жительства работника уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Вторая группа ошибок, совершаемых при увольнении, связана с реализацией права на отпуск. Если сотрудник увольняется, но в отпуске еще не был, это не означает, что про него можно забыть.
При увольнении работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.
При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.
При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.
Третья группа ошибок происходит при проведении расчета работника, что затрагивает финансовую часть трудовых отношений.
При прекращении трудового договора по любому основанию выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Например, день увольнения – 12 марта 2005 г.; требование о расчете предъявлено 28 мая 2005 г. В этом случае обязательство работодателя выплатить все суммы, причитающиеся работнику, должно быть исполнено 29 мая 2005 г.
Но, конечно же, самой запутанной, сложной частью является выбор основания для прекращения трудовых отношений.
Следует иметь в виду, что список вышеперечисленных оснований не является исчерпывающим. Например, трудовой договор с руководителем организации может быть расторгнут согласно ст. 278 ТК РФ:
1) в связи с отстранением от должности руководителя организации-должника в соответствии с законодательством о несостоятельности (банкротстве);
2) в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о досрочном прекращении трудового договора. С лицом, работающим по совместительству, трудовой договор может быть прекращен также в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной.
Согласно ст. 336 ТК РФ с педагогическим работником трудовой договор может быть прекращен по следующим дополнительным основаниям:
1) повторное в течение одного года грубое нарушение устава образовательного учреждения;
2) применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и (или) психическим насилием над личностью обучающегося, воспитанника;
3) достижение ректором, проректором, деканом факультета, руководителем филиала (института), федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования возраста 65 лет.
Самым безболезненным и простым с точки зрения закона является уход работника по собственному желанию.
Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели.
По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.
Некоторые работодатели не разрешают работникам уходить раньше чем через две недели. Это их право, однако существуют случаи, когда работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный работником: когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и другие случаи).
Любой работник обязан письменно предупредить работодателя о своем намерении за две недели до предполагаемой даты увольнения. Устное заявление не влечет юридических последствий.
Учтите, что до истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится.
В качестве исключения из общего правила допускается увольнение работника, отозвавшего свое заявление, если на его место уже был приглашен другой работник, которому в соответствии с законодательством работодатель не вправе отказать в заключении трудового договора. Например, если нового работника пригласили в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя.
Легко проходит увольнение по соглашению сторон. Оно предполагает согласованное волеизъявление работодателя и работника, направленного на прекращение трудового договора.
При прекращении трудового договора по соглашению сторон не нужно заранее предупреждать другую сторону о намерении расторгнуть трудовой договор по данному основанию. По соглашению сторон трудовой договор расторгается в любой день, определяемый сторонами. Поэтому на практике расторжение трудового договора по соглашению сторон часто применяется в случаях, когда стороны заинтересованы в незамедлительном прекращении трудовых отношений.
Требований к форме соглашения сторон о расторжении трудового договора закон не предъявляет. Однако такое соглашение должно быть письменным, поскольку оно производно от соответствующего трудового договора. Соблюдение письменной формы указанного соглашения сторон можно констатировать, например, если работник и работодатель подпишут одноименный единый письменный документ либо работодатель наложит "согласительную" резолюцию на заявление работника, содержащее предложение о расторжении трудового договора по соглашению сторон.
В любом случае в письменном документе (соглашении, заявлении и т. п.), отражающем взаимное согласие работника и работодателя на прекращение трудовых отношений, необходимо определить конкретную календарную дату прекращения трудового договора (увольнения работника). В указанном документе можно согласовать и некоторые условия увольнения, например, связанные с выплатой выходного пособия.
На первый взгляд кажется, что совсем не возникает проблем, когда работник имеет срочный трудовой договор. Ведь он расторгается с истечением срока его действия, и это дает возможность работодателю уволить работника без дополнительных оснований.
Однако здесь имеется несколько нюансов, которые на самом деле очень важны.
Во-первых, нужно обязательно предупредить работника не позднее чем за три дня в письменной форме.
Во-вторых, нельзя уволить по этому основанию беременную женщину, если она сама не захочет уволиться. В этом случае работодатель должен продлить срок действия договора до наступления у нее права на отпуск по беременности и родам.
К сожалению, довольно часто непонимание между руководителем и подчиненным доходит до того, что совместная работа становится невозможной. Хорошо, если работник покидает фирму по собственному желанию. Но практически каждому работодателю хоть раз, но приходится столкнуться с принципиальным человеком, готовым искать правду в суде. Уверенности обиженным сотрудникам придает тот факт, что суды, разрешая трудовые споры, традиционно исходят из интересов работника. С подобными ситуациями зачастую нелегко справиться профессиональному менеджеру по персоналу, а уж тем более бухгалтеру, которого, как это часто бывает, нагрузили кадровой работой.
Разберем, какие возможности есть у администрации предприятия, желающей уволить сотрудника в рамках действующего трудового законодательства. Расскажем, какие доказательства являются весомыми для увольнения "по статье", а также какие документы надо оформить, чтобы у экс-работника не было претензий, а у суда – оснований восстановить сотрудника на работе.
Рассмотрим, какие могут возникать ситуации при увольнении неугодного работника.
1. В ходе доверительной беседы вы убеждаете работника уволиться по собственному желанию.