Важно приучить заказчиков к предварительным заказам, не требующим срочности отгрузок. Зарубежные поставщики стимулируют предварительные заказы клиентов дополнительными скидками, например: на срочные заказы дополнительной скидки нет, на заказы с поставкой в течение 3 дней скидка 1 %, с поставкой в течение недели – 3 %, с поставкой в течение месяца – 5 %; предварительные заказы обеспечивают ритмичную работу склада без оплаты сверхурочных. Более того, многие поставщики не предоставляют скидки в зависимости от объемов заказов, а только скидки в зависимости от предварительности заказов. Клиенты, желая получить наибольшие скидки, вынуждены прогнозировать спрос и готовить предварительные заказы – квартальные и полугодовые.
Требования для управления комплектацией и отправками
Компьютерная система должна обеспечивать следующие возможности:
– возможность устанавливать различные методы обработки заказа непосредственно после ввода;
– расстановка заказов по приоритетам заказчиков;
– приоритеты на уровне отложенных заказов;
– приоритеты товаров;
– подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;
– подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;
– просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;
– подтверждение, основанное на доступности по дате;
– возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;
– подтверждение запасов по будущим заказам;
– установка разного времени резервирования на разных складах.
Файл заказов обрабатывается в несколько этапов.
Проверка артикулов (каталожных номеров) товаров в заказах на соответствие имеющимся в базе данных с выводом спецификации тех товаров, номера которых неизвестны компьютеру. Эти спецификации поступают товароведам для проверки, корректировки, выявления и обобщения спроса на новые товары, нехранимые на складе. Сверка заказов со справочниками приоритетов и других признаков и сортировка заказов с целью первоочередной обработки срочных заказов, заказов приоритетных клиентов, заказов на скоропортящиеся товары и т. д. Компьютер проверяет "ненормальные" заказываемые количества. Во избежание обработки неверного заказа система предусматривает поиск "ненормальных" количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму и дает правильное предложение количеств в таких случаях. Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как "ненормальное" количество, превышающее спрос в 3 раза и более. В случае заказа "ненормальных" количеств не быстро оборачивающихся товаров они могут быть поставлены после подтверждения заказчика.
Распределение запасов
Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственные дилеры, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика не только не способствует поддержке дилеров, о которой должен заботиться дистрибьютор, но и препятствует улучшению его имиджа и развитию продаж.
Система должна распределять наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета , такие как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др. Необходима расстановка заказов по приоритетам заказчиков, приоритетам на уровне отложенных заказов, приоритетам товаров.
Последовательность обработки заказа:
новый заказ + невыполненный заказ → слияние → решение о приоритете распределения → решение по ожидаемому сроку отгрузки или графику отхода судов → распределение запаса → перечень принятых к исполнению (для отгрузки) + перечень отсутствующих (для заказа поставщикам).
Количества, распределенные в конкретный заказ, не могут быть "переброшены" в другой.
Резервирование запасов
Система должна обеспечивать:
– подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;
– подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;
– просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;
– подтверждение, основанное на доступности по дате;
– возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;
– подтверждение запасов по будущим заказам;
– установка разного времени резервирования на разных складах;
– гибкие временные интервалы для оптимизации склада и отгрузок.
Управление позициями заказов
В практике часто возникает необходимость задержки исполнения заказов по разным причинам: ожидание платежа, ожидание недостающего товара для комплекта, ожидание нужного рейса самолета или судна и т. п. Поэтому необходима возможность управления задержками, специальные коды причин задержки и коды этапов, на которых задерживается исполнение заказа: до отбора, до упаковки или до отгрузки.
Поэтому необходимы:
– разные категории задержки отгрузки и их отслеживание;
– возможность задерживать весь заказ или отдельные позиции;
– возможность устанавливать предел кредита заказчику, основанная на просроченной или ожидающей оплаты дебиторской задолженности, до и после приема и подтверждения заказов;
– возможности задержки заказов, зависимые и независимые от кредитов;
– поддержка списка причин задержания для объяснения заказчику;
– контроль кредита в режиме реального времени и авторизация поставки сверхкредита;
– поддержка сообщений о кредитоспособности;
– возможность частичного и выборочного освобождения после задержания;
– возможность пароля для группы пользователей, обладающих правом вести операции с кредитами;
– отслеживание аннулированных заказов.
Кроме того, необходима возможность настройки заказов и строк заказов:
– на неоднократные отгрузки;
– несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями;
– разные методы отгрузки;
– разные исходные склады хранения товаров.
Увязка со складскими операциями
Необходима возможность подготовки накладных на отгрузку, предусматривающая:
– гибкий выбор момента печати;
– возможности по сортировке строк;
– возможность редактировать количество товаров к отгрузке с отражением в выставляемом счете;
– разделение между различными складами;
– инструкции для опасных или хрупких товаров.
Управление заданиями персоналу
Необходимо обеспечение возможностей:
– поддержка распределения заданий между рабочими склада: размещения, перемещения, отбора, пересчета товара, пополнения зон отбора (при наличии модуля автоматического пополнения зон отбора), контроля качества (при наличии модуля контроля качества);
– определение приоритетов типов заданий, выдаваемых рабочим на rf– или batch-терминал;
– распределение заданий между рабочими оптимальным образом с учетом топологии склада, прав этого пользователя, приоритетов заданий и местонахождения пользователя на складе;
– возможность пропустить задание и получить следующее;
– поддержка подтверждения выполнения заданий через rf– и batch-терминалы;
– возможность подтверждение задания путем сканирования штрих-кодов товара и ячеек;
– получение отчета о трудовых затратах (производительности) каждого рабочего;
– просмотр операций, выполненных данным рабочим.
Сортировка и упаковка товара
Система должна обеспечивать:
– управление зонами сортировки и упаковки;
– возможность осуществления консолидации и упаковки товара во время его подготовки к отправке;
– поддержка двухуровневой упаковки (коробка/контейнер);
– возможность предварительного планирования распределения товара по коробкам и контейнерам;
– создание и подтверждение заданий на сортировку и упаковку;
– печать упаковочных листов, маркировка штрих-кодами коробок / контейнеров;
– возможность осуществления распаковки коробок/контейнеров;
– отгрузка коробок и контейнеров со склада;
– отчет об упакованных товарах.
Обработка возвратов
– полное отслеживание возвратов по заказчикам и товарам;
– деление возвратов на кондиционные и некондиционные товары;
– возможность установки обязательной авторизации приема товаров по возвратам;
– отражение принятых возвратов в системе взаиморасчетов с данным заказчиком;
– возможность обязательной регистрации, подтверждения и утверждения перед открытием кредита;
– возможность назначать товарам признак "не подлежит возврату".
Дополнительные возможности:
– отслеживание партий, серийных и т. п. номеров на протяжении всего цикла нахождения товаров на складе;
– возможность срочной отгрузки товаров по заказам с ускоренным оформлением и оплатой наличными;
– средства просмотра и поиска информации по заказам, отгрузкам, счетам и возвратам;
– возможность формировать наборы товаров в процессе продажи (по ходу) с полными возможностями ценообразования и функциональной полнотой;
– определение параметров контроля качества обработки заказов, компьютеризации процессов контроля.
БД знаний для логистического управления
БД знаний ведутся для обеспечения логистического управления главным образом для оперативных целей, а не для непосредственного обслуживания экономических расчетов.
БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.
БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.
БД стоимости перевозки и маршрутов. Эта БД издержек используется для оценки экономической эффективности перевозки грузов.
БД объема работ и портфель заказов. Эта БД содержит оценку будущих запасов и потребности во времени обработки, свойственных имеющимся в наличии заказам; текущую работу и прогноз спроса. Она является основой для контроля обязательств перед покупателями, а также основой для планирования использования рабочей силы и оборудования.
Требования к организации учета
Материальный учет должен обладать широким спектром возможностей как конкурентоспособное средство высококлассного обслуживания заказчиков и снижения накладных расходов при проведении товарных операций, в том числе:
– организация исполнения любых документальных процедур складского прихода-расхода товаров, соответствующие таможенному, временному и свободному хранению и перемещению между этими видами хранения;
– определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;
– обеспечение возможности определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;
– организация партионного учета затрат на хранение и партионного учета внутрискладских операций;
– неограниченное число участков хранения;
– определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;
– постановка задач для компьютеризации процессов анализа, прогноза, выявления тенденций изменения контрольных параметров управления;
– идентификация товаров по внутреннему коду, штрихкоду, артикулу поставщика, матч-коду;
– поддержка серийных номеров;
– поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;
– поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрих-коды, терминалы сбора данных);
– многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;
– мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;
– мониторинг оплаты;
– автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;
– резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;
– автоматическое формирование рекламаций;
– автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;
– поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;
– инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;
– контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;
– поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;
– учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;
– поддержка физических и логических складов;
– учет приемки товаров;
– учет заказов на закупки, перемещений между складами, возвратов товаров;
– полное управление партиями на уровне склада;
– учет отбора заказов;
– комплектовочные накладные;
– инструкции для товаров с повышенным уровнем опасности;
– объединение товаров в партии;
– перемещения между складами;
– стандартные распределения запасов между складами;
– отслеживание отгрузки, товаров в пути и приемки. Отчетность склада должна включать ведомости:
– результаты собственного производства;
– закупленные товары;
– полученные / использованные / отгруженные;
– прямые поставки;
– поправки в результате инвентаризации;
– поврежденные товары;
– возвращенные товары;
– товары в движении между складами.
– остатки – количество и стоимость товаров;
– ожидаемые поступления товаров;
– планирование движения товаров на ближайшую неделю. Запросы состояния склада в реальном времени должны показывать информацию:
– открытые и последние отгруженные заказы;
– заказы на закупки;
– статистика по товарам;
– история по товарам;
– статистика по складу;
– перемещения между складами;
– статистика продаж;
– неотработанные строки заказов;
– замены товаров;
– аналогичные товары;
– коды товаров у заказчиков;
– доступное количество товаров на дату;
– доступное количество товаров по складу.
Необходимые документы и справки:
– регистрация отгрузки;
– журнал складских операций;
– анализ запасов;
– отчет о запасах;
– отчет о движении партии;
– регистрация приема;
– отчет о движении товара;
– анализ и планирование запасов;
– запрос об истории по партиям и серийным номерам.
Необходимые справочники:
– участки и адреса хранения запасов;
– аналоги товаров;
– частоты фоновой инвентаризации.
База данных о товарах
База данных о товарах должна обеспечивать:
– накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т. п.;
– просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;
– выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;
– заказ нескладируемых товаров;
– создание наборов, состоящих из нескольких товаров;
– указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;
– неограниченное число замен товаров с учетом цены;
– предложение замены при отсутствии на складе;
– определение инструкции о месте доставки;
– конкретные указания/сообщения на накладной/счете;
– дробные количества (меры) товаров в заказе;
– распознавание штрих-кодов;
– возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;
– возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.
Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:
– каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;
– код, наименование и размеры;
– несколько возможных единиц измерения;
– штриховой код;
– вторичные коды, идентифицирующие товар;
– неограниченное число замен товара;
– неограниченное число аналогов товара;
– вызов товара по коду заказчика или поставщика;
– коды товара у различных заказчиков;
– коды товара у различных поставщиков;
– оригинальный код товара у производителя;
– отслеживание партий товара;
– отслеживание серийных номеров товаров;
– формирование наборов товаров для реализации;
– указание основного адреса на складе и дополнительных;
– возможность включения товара в отложенные заказы;
– товарные группы;
– группы для ценообразования;
– группы для анализа продаж;
– группы по начислению комиссионных;
– группы по стоимости;
– группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;
– группы для производства;
– группы по бонусам и комиссионным;
– группы по таможенным пошлинам;
– группы по способу доставки;
– параметры для закупок;
– экономичное количество в заказе;
– времена поставки;
– минимальный/максимальный запас на складе;
– пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза;
– до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;
– комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;
– коды налогообложения;
– средневзвешенная стоимость;
– последняя стоимость;
– нормативная стоимость.
Велика неравномерность спроса при огромной номенклатуре запасных частей и трудно найти оптимальную грань между ростом неликвидов и неудовлетворенностью спроса. Желание неудачливых бизнесменов получить все и сразу заставляет их ограничивать штаты товароведов по запчастям, расходы на компьютеризацию и управлять десятком тысяч наименований деталей как одним товаром, чтобы упростить себе жизнь. В результате – упущенные продажи из-за дефицита товара и убытки из-за списания неликвидов.